Buchhaltung mit Oracle NetSuite

Manuelle Finanzbuchhaltung stößt rasch an ihre Grenzen

Kleine Unternehmen und Start-ups arbeiten oft mit überwiegend manuellen oder improvisierten Buchhaltungs-Prozessen. Dem Accounting wird gerade zu Beginn noch wenig Aufmerksamkeit geschenkt, der Fokus liegt eher auf Kernfunktion wie Fertigung oder Verkauf. Anfangs ist das kein Problem, doch ab einer gewissen Größe zeigen sich dann die Nachteile: Die Buchhaltung ist personalintensiv, fehleranfällig und zunehmend ineffizient. Und die Prozesse binden nicht nur viel Kapazität, sie kosten auch richtig Geld.

Ein Praxisbeispiel dazu: die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen. Schon deren manuelle Erfassung wird bei steigendem Belegvolumen zum kritischen Thema. Eine noch größere Herausforderung ist aber die fachliche Rechnungsprüfung. Dabei muss der bestellende Fachbereich die Rechnung mit den Auftragsdaten und dem Lieferschein abgleichen. Das kann dauern: Herr Hansen vom Einkauf antwortet einfach nicht, Frau Müller sucht den fehlenden Wareneingangsbeleg, und hatte Herr Peters den Auftrag nicht noch telefonisch geändert? Liegt schließlich eine Freigabe vor, fehlt eventuell noch das OK des nächsthöheren Vorgesetzten. Der ist vielleicht aktuell auf Dienstreise oder kennt den Vorgang gar nicht und muss deshalb zunächst mit dem Sachbearbeiter Rücksprache halten.

Mit integrierten Daten und Prozessen zur Automatisierung

Der Schlüssel zur Optimierung der Finanzbuchhaltung ist deren Automatisierung. Und die wichtigste Voraussetzung dafür sind integrierte Daten und Prozesse. Diese Anforderung erfüllt ein ERP in idealer Weise. Oracle NetSuite ist weltweit das meistgenutzte cloudbasierte ERP, das vor allem für Unternehmen mittlerer Größe optimal geeignet ist. Mit NetSuite werden alle Kernfunktionen des Unternehmens inklusiv der Buchhaltung in einer integrierten Systemumgebung abgebildet und gesteuert.

Durchgängige Geschäftsprozesse („End-to-End“) arbeiten dabei unternehmensweit und in Echtzeit mit einem einheitlichen Datenbestand. So kann dann zum Beispiel ein vom Vertrieb bestätigter Kundenauftrag automatisch die Rechnungserstellung in der Buchhaltung auslösen. Oder umgekehrt kann eine in der Buchhaltung erfasste Vorauszahlung sofort den Warenversand im Lager anstoßen. Solche Schritte sind durch die ERP-Integration ohne zusätzliche Schnittstellen möglich.

Auch die fachliche Rechnungsprüfung – das zeitintensive Problem aus unserem Eingangsbeispiel - ist mit NetSuite automatisierbar. Über die identische Auftragsnummer kann das System Rechnung, Bestellung und Wareneingangsbeleg ziehen und vergleichen („Drei-Wege-Abgleich“). Bei Auffälligkeiten und Unstimmigkeiten wird der Vorgang zur weiteren Bearbeitung markiert, anderenfalls kann die Rechnung direkt freigegeben werden. Laut Corcentric, einem Spezialisten für die Automatisierung von Finanzprozessen, lassen sich so bis zu 75 % aller Eingangsrechnungen komplett automatisiert verarbeiten. Das Optimierungspotenzial gegenüber einer mehr oder weniger manuellen Rechnungsprüfung ist also enorm.

Buchhaltung nach Maß: konfigurierbar und erweiterbar

Ein weiteres Hauptmerkmal von NetSuite ist die Möglichkeit der individuellen Anpassung. Vieles ist änderbar, wobei das ERP für unterschiedliche Branchen oder Geschäftsmodelle aber auch schon passend vorkonfiguriert ist. Für unternehmensspezifische Anpassungen gilt daher: Alles kann, aber nichts muss! Zudem sind für spezielle Anwendungsfälle zahlreiche Erweiterungen erhältlich, die sich nahtlos in NetSuite integrieren lassen.

Spezifische Erweiterungen auf dem SuiteApps Marketplace

Auf suiteapp.com bietet Oracle eine große Auswahl solcher zusätzlicher Funktionen an. Für die Buchhaltung besonders nützlich ist etwa ein OCR-Modul (Optical Character Recognition). Damit können eingescannte Papierrechnungen oder solche im PDF-Format automatisch erfasst werden. Eine weitere hilfreiche Buchhaltungsfunktion sind automatisierte Workflows (SuiteFlow) für Rechnungsprüfung und -anerkennung.

Noch ein letztes Mal zurück zum Eingangsbeispiel der Lieferantenrechnungen. Mit OCR, Workflows und dem zuvor beschriebenen Drei-Wege-Abgleich wäre dann in NetSuite der komplette Prozess automatisiert.

Dynamisches Hauptbuch und individuelle Kontenpläne

Das Ausmaß der Konfigurierbarkeit sieht man im Buchhaltungsmodul besonders beim Hauptbuch, das praktisch komplett individualisierbar ist. So können beispielsweise beliebig viele Hauptbuchsegmente definiert, geändert oder ergänzt werden. Belegzeilen für Hauptbuchtransaktionen können angepasst oder hinzugefügt werden. Die Struktur und Bezeichnung der Konten ist frei definierbar. So wird die Buchhaltung bei Bedarf komplett auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten.

Fazit

Integration von Daten und Prozessen, Konfigurierbarkeit sowie Echtzeitverarbeitung sind die wichtigsten Charakteristika der Finanzbuchhaltung in NetSuite. Das Zusammenspiel dieser Aspekte ermöglicht eine umfangreiche Automatisierung. Das steigert nicht nur die Effizienz der Abläufe, sondern unterstützt zugleich die Umsetzung rechtlicher Regelungen und Compliance.

Ein zweiter entscheidender Punkt ist die umfassende Transparenz, die durch entsprechende Berichte und Dashboards unterstützt wird. Dadurch sind buchhalterische Daten nicht mehr nur zu den Stichtagen der Abschlüsse, sondern ständig in ähnlicher Qualität verfügbar („continuous close“). Die Steuerung innerhalb der Buchhaltung und vor allem die Unternehmenssteuerung können so erheblich effektiver werden.

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