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DATEN & DIENSTE GmbH

Schnell und problemlos: SEPA-Einführung mit S+S SoftwarePartner. Die Umstellung des Zahlungsverkehrs auf das neue SEPA-Format brachte Daten & Dienste viele Vorteile, denn Aufwand, Kosten und Dauer von internationalen Überweisungen wurden durch die Schaffung eines einheitlichen Zahlungsraums den nationalen gleichgestellt.

DATEN & DIENSTE GmbH

Für viele Menschen in Deutschland sind die neuen Bankverbindungen IBAN und BIC nichts weiter als ein Zahlenungetüm und zahlreiche Unternehmen in Deutschland scheuen noch immer die Kosten und Mühen der Umstellung. Doch die Zeit drängt: "Die Übergangsfrist wird nicht über den 1. August 2014 hinaus verlängert", stellte EU-Kommissar Michel Barnier klar. Dabei kann die Umstellung auf den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, abgekürzt SEPA, so einfach sein - vorausgesetzt, man läßt sich von einer leistungsfähigen Finanzbuchhaltungs-Software unterstützen.  So wie das Rostocker Unternehmen "Daten & Dienste GmbH Rostock", das seit nunmehr 15 Jahren auf die Produkte aus dem Hause S+S SoftwarePartner setzt.

Die DATEN & DIENSTE GmbH hat ihren Firmensitz im traditionsreichen "Haus der Schifffahrt" im Herzen der mecklenburgischen Hansestadt - und diese Adresse verrät schon viel über das Profil des Unternehmens. Seit 1993 entwickelt DATEN & DIENSTE Individual- und Standardsoftware insbesondere für Reedereien, Hafenverwaltungen, Hotelbetriebe, Marinas, kommunale Betriebe und Verwaltungen. Der Kundenkreis des Unternehmens ist international: Neben dem norddeutschen Raum ist DATEN & DIENSTE vorzugsweise in nordeuropäischen Ländern tätig.

 

Die Umstellung des Zahlungsverkehrs auf das neue SEPA-Format brachte DATEN & DIENSTE daher viele Vorteile, denn Aufwand, Kosten und Dauer von internationalen Überweisungen wurden durch die Schaffung eines einheitlichen Zahlungsraums den nationalen gleichgestellt. Klar, dass DATEN & DIENSTE daher, im Unterschied zu vielen anderen säumigen Unternehmen und Vereinen in Deutschland, zu den Pionieren bei der SEPA-Umstellung zählt.

Bereits vor einem Jahr wurde hier der Zahlungsverkehr umgestellt - mit tatkräftiger Unterstützung des IT-Unternehmens S+S SoftwarePartner GmbH. Denn im Rechnungswesen des Rostocker IT-Entwicklers sind schon seit 1999 Produkte von S+S im Einsatz, so neben der zentralen Buchhaltungssoftware ISF-Finanzbuchhaltung auch in der Anlagenverwaltung und im Controlling. Die Stemweder Firma S+S SoftwarePartner bietet seit über 40 Jahren Lösungen aus dem Bereich Rechnungswesen und Controlling an.

Vorbereitung auf die SEPA-Umstellung

Das Ziel des Projekts SEPA-Umstellung bei DATEN & DIENSTE war klar: Durch die Überweisungen im neuen Format sollte der Zahlungsverkehr mit den Partnern und Kunden des Unternehmens in den europäischen Nachbarländern vereinfacht, beschleunigt und kostengünstiger werden. Gut neun Monate vor der geplanten Umstellung begann man bei DATEN & DIENSTE daher damit, die Systeme und Vorsysteme auf diesen Schritt vorzubereiten. Wichtigster Punkt dabei: Die Beschaffung und den anschließenden Import der neuen Bankverbindungen in die Vorsysteme. Hierbei konnte sich das Unternehmen auf die Mitwirkung der Hausbank verlassen, die die neuen IBAN und BIC nach Übermittlung der alten Bankdaten durch DATEN & DIENSTE zur Verfügung stellte. Danach konnte ein konkreter Termin für den SEPA-Start bei DATEN & DIENSTE festgelegt werden.

Start frei für SEPA

Innerhalb von zwei Tagen , so bereichtet Lothar Reiter, bei dem Rostocker Unternehmen Manager für die IT-Systeme Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen, konnte die Umstellung des Überweisungsverfahrens auf SEPA abgeschlossen werden - nahezu problemlos und in enger Abstimmung mit S+S. Organisatorische Veränderungen waren nicht erforderlich, denn der Zahlungsverkehr läuft mit ISF-Finanzbuchhaltung auch nach der SEPA-Umstellung genauso weiter wie vorher. Einziger Unterschied: Anstelle des alten DTAUS-Formats gibt das System nun die neue XML-Datei aus. Nur an zwei Stellen hakte es im Umstellungsprozess, und in beiden Fällen leistete S+S, so betont Lothar Reiter, schnell und unkompliziert Abhilfe. So galt es zum einen, die Schemata der XML-Dateien in eine Form zu bringen, die die Hausbank akzeptierte, und zum anderen, eine Funktion in die ISF-Finanzbuchhaltung zu integrieren, die den Zahlungsverkehr auch mit dem SEPA-Land Schweiz ermöglichte. "Innerhalb von einem halben Tag", so bewertet Lothar Reiter die Zusammenarbeit, "hat S+S eine Lösung für das Problem der abweichenden Datei-Schemata zur Verfügung gestellt. Und auch die Schweizer Anpassung wurde innerhalb kürzester Zeit von S+S vorgelegt, so dass wir seither SEPA-Anweisungen für unseren Schweizer Mandanten in Euro vornehmen können."

Kein Grund zu zögern: Reibungslose Umstellung auf SEPA

Alles in allem lief die Umstellung des Überweisungsverkehrs auf SEPA bei DATEN & DIENSTE reibungslos - und auch die Anpassung an das SEPA-Lastschriftenverfahren wird von S+S optimal unterstützt. So können die Anwender der S+S Software sicher sein, dass ihnen die SEPA-Umstellung keine unerwarteten Schwierigkeiten bereitet. Viele, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen und Vereine, scheuen dennoch die Kosten und Mühen einer Umstellung. Im Dezember 2013, wenige Wochen vor dem ursprünglich festgesetzten Stichtag am 01. Februar, wurden über 50 % aller Überweisungen in Deutschland noch nach dem althergebrachten nationalen Format aufgegeben - Grund genug für die EU-Kommission, die Frist um sechs Monate zu verlängern. Dennoch sollte die Umstellung jetzt in Angriff genommen werden - nicht zuletzt, um in den Genuss der Vorteile des einheitlichen Euro-Zahlungsraums zu kommen.

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