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GRENKE AG

Führender IT-Leasing-Anbieter erweitert seine Buchhaltungssoftware um die E-Bilanz-Lösung von S+S SoftwarePartner. Seit nunmehr 10 Jahren arbeitet der Finanzdienstleister bereits erfolgreich mit der Buchhaltungssoftware von S+S SoftwarePartner und so lag es nahe, auch für die E-Bilanz auf das Know-how des Anbieters zu setzen.

GRENKE AG

Der Finanzdienstleister GRENKE ist froh über die Unterstützung von S+S SoftwarePartner, dessen Software Modul IS-E-Bilanz den Weg zur korrekt durchgeführten elektronischen Bilanzierung deutlich vereinfacht.

Die Baden-Badener GRENKE AG bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit, ihre IT-Ausstattung, die in der Regel sehr kostenaufwendig ist, zu fairen Konditionen zu leasen, statt sie kapitalbindend zu kaufen. Mit seinem Angebot konnte sich das Unternehmen, das seit rund 30 Jahren am Markt und nunmehr in 22 Ländern tätig ist, im jüngst erschienenen Leasing-Test des Unternehmermagazins Impulse gleich in mehreren Kategorien gegen die Konkurrenz durchsetzen. Wie jedes bilanzierende Unternehmen in Deutschland ist nun auch die GRENKE-Gruppe dazu verpflichtet, ab dem Geschäftsjahr 2013 seinen Jahresabschluss elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln, um die neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen einzuhalten.

Eine passende IT-Lösung war dazu schnell gefunden: Seit nunmehr zehn Jahren arbeitet der Finanzdienstleister bereits erfolgreich mit der Buchhaltungssoftware ISF-Finanzbuchhaltung der S+S SoftwarePartner GmbH und so lag es nahe, auch für die E-Bilanz auf das Know-how des Anbieters zu setzen. Die Geschäftsführung entschied sich gemeinsam mit der Buchhaltung folglich dafür, das entsprechende E-Bilanzierungs-Modul des Stemweder Softwareentwicklers zu nutzen, das einfach auf die bestehenden IT-Systeme aufgesetzt werden kann. „So konnten wir einen Systemwechsel vermeiden, für den neue Schnittstellen hätten programmiert werden müssen, und uns von Anfang an auf die zuverlässige Unterstützung von S+S verlassen“, erinnert sich Jochen Abbenseth, der bei GRENKE für die Finanzbuchhaltung und damit auch für die Einführung der E-Bilanz zuständig ist.

Reibungslose Implementierung dank zuverlässiger Unterstützung

Da der Leasing-Anbieter selbst über Erfahrung mit aufwendigen Software-Implementierungsprozessen verfügt, wurde für die Einführung der neuen Lösung ausreichend viel Zeit eingeplant: Vor etwas über einem Jahr entschied man sich dazu, schon mit der Implementierung zu beginnen, so dass seine Funktionsweise vorzeitig am Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2012 erprobt werden kann, damit zum gesetzlich geforderten Zeitpunkt auch wirklich alles rund läuft. Dazu wurden zunächst die gesetzlichen Anforderungen studiert, um im anschließenden Beratungsprozess mit dem Entwickler der Bilanzierungssoftware gemeinsam herauszuarbeiten, was es bei der Einführung zu beachten gibt. Zum Gesamtablauf der Einführung gab es Ende des Jahres 2011 einen Workshop beim Softwareanbieter, um die firmenspezifischen Anforderungen auszuloten. Da aber bereits das Ausgangssystem für die Finanzbuchhaltung genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt wurde, war schnell klar, dass für die E-Bilanz einfach das Standardmodul zum Einsatz kommen kann, ohne dass größere Anpassungen notwendig werden. Wichtig war für den Kunden einzig, dass die Bilanzierungssoftware auch für mehrere Mandanten und verschiedene Geschäftsformen funktioniert, was ohnehin beides in IS-E-Bilanz gegeben ist. Entsprechend rund verlief auch die Implementierung: „Wenn es dann doch einmal geruckelt hat, stand uns S+S mit seinem Know-how tatkräftig zur Seite und hat für jedes technische Problem schnell und unkompliziert die passende Lösung gefunden“, so Jochen Abbenseth. Als die Software fertig programmiert war, wurde es in einem Vor-Ort-Termin vom Softwareentwickler auf das bestehende System aufgesetzt.

Überprüfung der bisherigen Buchungsmentalität

Im Zuge der Implementierungsphase musste auf Unternehmensseite auch überprüft werden, ob die jetzige Buchungsmentalität in der Buchhaltungsabteilung für die geforderte Detailgenauigkeit in der E-Bilanz überhaupt ausreicht. Denn bei der papierbasierten Steuerbilanz reichte es aus, rund 60 Zahlen an das Finanzamt zu übermitteln, in der elektronischen Form sind nun aber um die 200 Zahlenfelder auszufüllen. Sie werden nur dann maschinell und ohne Aufwand aus der Buchhaltungssoftware ISF-Finanzbuchhaltung übernommen, wenn sie dort im Rahmen der Handelsbilanz auch korrekt eingebucht wurden. Ist dies der Fall, wird der gesamte Prozess von der Übernahme der Buchhaltungssalden über die Überleitung aus dem handelsrechtlichen auf den steuerlichen Jahresabschluss bis zur Zuweisung der Werte auf die von der Finanzverwaltung definierten Taxonomie-Positionen vom Programm abgebildet. Alle Schritte werden dabei genau dokumentiert und können somit auf zukünftige Einreichungen übertragen werden. Die fertige E-Bilanz wird dann in der elektronischen Berichtssprache XBRL (eXtensible Business Reporting Language) direkt aus der Buchhaltung an die Finanzverwaltung übertragen. Auf Unternehmensseite werden dazu wie bisher alle Geschäftsvorfälle über ISF- Finanzbuchhaltung direkt von der Buchhaltung des Unternehmens eingebucht. Aus der daraus ermittelten Handelsbilanz berechnet der Steuerberater zum Ende des Geschäftsjahres dann die Steuerbilanz. Das Mapping, also das Gliedern und Zuordnen der Kontierungsstrukturen nach den neuen gesetzlichen Vorgaben, hat GRENKE dazu selbst vorgenommen.

Erfolgreicher Projektabschluss steht kurz bevor

Im Hause des Baden-Badener Spezialisten für Small-IT-Ticket-Leasing steht der Implementierungsprozess inzwischen kurz vor dem Abschluss. Derzeit werden die letzten Schwierigkeiten ausgeräumt, so dass das neue Modul aller Voraussicht nach bereits im zweiten Quartal des Jahres voll einsatzfähig sein wird. Das bedeutet, dass auch schon das Geschäftsjahr 2012 probeweise mit der E-Bilanz abgeschlossen werden kann. Die Zusammenarbeit soll auch über das Projekt hinaus weiter fortgeführt werden – erst zum Jahreswechsel wurde mithilfe der Softwareentwickler beispielsweise ein Modul zur Vereinfachung der IT-Kostenträgerrechnung implementiert. „Wenn in unserem Hause eine Neuerung im IT-Bereich ansteht, fragen wir immer zuallererst bei S+S an. Die enge Zusammenarbeit in den letzten zehn Jahren hat uns dabei geholfen, uns als Unternehmen stetig weiterentwickeln zu können“, resümiert Jochen Abbenseth.

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