Mahnen gestern und heute

Der Begriff "Buchhaltung" stammt aus einer Zeit, als man noch dicke, gebundene Bücher verwendete, um alle Ein- und Ausgänge festzuhalten. Wenn ein Kunde nicht zahlte, wurde auch dies im Buch verzeichnet – der erste Schritt zum heutigen Mahnwesen.

Die Frage der richtigen Formulierung

Kaum jemand genießt es, Mahnungen zu schreiben. Das Mahnwesen ist grundsätzlich eine heikle Sache und erfordert ein hohes Maß an Taktgefühl. Wie genau du deine Mahnungen formulieren, bleibt dir überlassen - wobei es natürlich immer sinnvoll ist, als Unternehmen professionell und höflich zu bleiben. Falls du Anregungen nutzen möchtest, so gibt es im Internet eine Vielzahl an Vorlagen, an denen du dich orientieren kannst. In diesem Zusammenhang stehen dir auch kreative Lösungen zur Verfügung: Um die Zahlungsaufforderung etwas lockerer zu formulieren, kannst du beispielsweise mit Humor mahnen und deinen Kunden die Möglichkeit bieten, die ausstehende Rechnung so bald wie möglich zu begleichen.

Buchhaltungssoftware statt Mahnschreiben

Leider kennen sich die meisten Unternehmer mit Kunden aus, die nicht pünktlich zahlen. Wer nun an jeden Kunden, der in Verzug steht, eine Mahnung verschickt, halst sich zusätzliche Arbeit auf. Moderne Buchhaltungssoftware übernimmt diese Aufgabe und sorgt dafür, dass Kunden eine gesetzeskonforme Mahnung erhalten. Die Software hat Zugriff auf deine Rechnungen und sieht sofort ein, wenn ein Kunde in Verzug gerät. Die Mahnung wird automatisch versandt, wodurch du Zeit und Aufwand sparst. Allerdings entscheidest du über die Parameter der Mahnsoftware. Dazu gehören beispielsweise die verschiedenen Mahnstufen sowie der Zeitpunkt des Versands. Mahnsoftware kann dein Leben einfacher machen und dir sehr viel Arbeit abnehmen.

Mit Mahnsoftware zum Erfolg

Die S+S SoftwarePartner GmbH bietet gleich zwei unterschiedliche Softwarelösungen für Ihr Mahnwesen an:

Finanzbuchhaltung mit schlauem Mahnwesen

Mit der Finanzbuchhaltungssoftware bestimmst du als Nutzer über die Gestaltung Ihres Mahnwesens:
• Festlegung einer Mahntoleranz (Tage zwischen Ablauf der Zahlungsfrist und der ersten Mahnung)
• Entscheidung über den Mahnrhythmus (in welchem zeitlichen Abstand bei Nicht-Zahlung die nächste Mahnung herausgeschickt wird)
• Bis zu neun Mahnstufen einstellbar
• Festsetzung der Höhe der Mahngebühren und eventueller Verzugszinsen
• Gestaltung mehrerer Mahntexte, auch in unterschiedlichen Sprachen, möglich

All diese oben genannten Parameter kannst du einerseits frei als Standardeinstellungen für dein Unternehmen wählen. Andererseits ist es auch möglich, dass du die Werte zudem kundenindividuell gestaltest oder ganze Konten vom Mahnlauf ausschließt. Falls gewünscht, so erstellst du vor dem Start des Mahnlaufs noch eine Mahnvorschlagsliste (MVL), in der die Konten und die Posten einzeln bearbeitet (z.B. gelöscht) werden können. Nach Freigabe der MVL kann dann der Mahnlauf gestartet werden. Wenn du dies möchtest, so können auch Kontoauszüge anstelle von Mahnschreiben erstellt und verschickt werden. Hat ein Kunde auch nach Erreichen der letzten Mahnstufe noch nicht gezahlt, so wird er von der Finanzbuchhaltungssoftware automatisch auf die Rechtsverfolgungsliste übertragen.

Verknüpfung von CRM und Buchhaltung im Cloud-ERP Haufe X360

Auch in der cloudbasierten ERP-Lösung von Haufe kannst du viele Parameter deiner Mahnungen individuell wählen, wie den Text zur Mahnung, die Dauer bis zur Erreichung der nächsten Mahnstufe oder die Höhe der Mahngebühren in den einzelnen Kundenklassen. Falls kleine Forderungen nicht in den Mahnlauf mit aufgenommen werden sollen, so kann ein Schwellenwert für Kleinstforderungen festgelegt werden. Ebenso ist es möglich, bestimmte Kunden (bspw. aufgrund individueller Vertragsbestandteile) aus dem Mahnlauf heraus zu nehmen oder andersherum weitere, noch unbezahlte Belege eines Kunden mit in die Mahnung aufzunehmen.

Ein besonderer Pluspunkt bei Haufe X360 ist die automatische Verknüpfung zwischen Vertrieb und Buchhaltung: Bereits bei Erfassung des Kundenauftrages kannst du prüfen, ob dein Kunde einen zu hohen offenen Forderungsbestand hat. Durch die Aktivierung einer Checkbox wird dann der Beleg bei negativer Kreditprüfung gesperrt. Hierdurch muss bei Überschreitung des gesetzten Kreditlimits explizit die Sperre für den Auftrag aufgehoben werden.

Verknüpfung zum Marketing

In besonderem Maße profitierst du von deiner Mahnsoftware, wenn du diese mit deinem Marketing verknüpfst. Mit Tools zur Marketing Automation, wie beispielsweise HubSpot, ist dies leicht umzusetzen. Durch einfache Schnittstellen ist es möglich, die versandten Mahn-E-Mails zu verfolgen: Alle in deinem Unternehmen berechtigten Personen können einsehen, welche Kunden eine E-Mail erhalten haben und wer diese bereits geöffnet hat. Zusätzlich hast du die Wahl, ob Verknüpfungen zum Kundenkonto oder zu weiteren Informationen eingefügt werden. Mithilfe von HubSpot kannst du nachvollziehen, welche in der E-Mail angebotenen Information oder Schaltflächen von den einzelnen Kunden abgerufen wurden. Darüber hinaus wird dir ermöglicht direkt in HubSpot die weiteren Schritte für die Kommunikation mit einzelnen Kunden festzulegen. Diese Schritte können unterschiedlich gestaltet und automatisiert gestartet werden, je nachdem, ob die Mahnung gelesen wurde oder welche Inhalte der E-Mail geöffnet wurden. Eine fertige Schnittstelle zwischen HubSpot und Haufe X360 bieten wir bereits an.

"Möchtest du mehr zu einem der erwähnten Themen erfahren? Gerne unterstützen wir dich bei der Suche nach einer passenden Mahnsoftware oder ebnen dir den Weg in die Verknüpfung deiner Finanzbuchhaltung mit der Marketingautomation HubSpot. Nimm gerne Kontakt auf oder vereinbare direkt einen Gesprächstermin."