Mahnen gestern und heute

Der Begriff "Buchhaltung" stammt aus einer Zeit, als man noch dicke, gebundene Bücher verwendete, um alle Ein- und Ausgänge festzuhalten. Wenn ein Kunde nicht zahlte, wurde auch dies im Buch verzeichnet – der erste Schritt zum heutigen Mahnwesen.

Die Frage der richtigen Formulierung

Kaum jemand genießt es, Mahnungen zu schreiben. Das Mahnwesen ist grundsätzlich eine heikle Sache und erfordert ein hohes Maß an Taktgefühl. Wie genau Sie Ihre Mahnungen formulieren, bleibt Ihnen überlassen - wobei es natürlich immer sinnvoll ist, als Unternehmen professionell und höflich zu bleiben. Falls Sie Anregungen nutzen möchten, so gibt es im Internet eine Vielzahl an Vorlagen, an denen Sie sich orientieren können. In diesem Zusammenhang stehen Ihnen auch kreative Lösungen zur Verfügung: Um die Zahlungsaufforderung etwas lockerer zu formulieren, können Sie beispielsweise mit Humor mahnen und Ihren Kunden die Möglichkeit bieten, die ausstehende Rechnung so bald wie möglich zu begleichen.

Buchhaltungssoftware statt Mahnschreiben

Leider kennen sich die meisten Unternehmer mit Kunden aus, die nicht pünktlich zahlen. Wer nun an jeden Kunden, der in Verzug steht, eine Mahnung verschickt, halst sich zusätzliche Arbeit auf. Moderne Buchhaltungssoftware übernimmt diese Aufgabe und sorgt dafür, dass Kunden eine gesetzeskonforme Mahnung erhalten. Die Software hat Zugriff auf Ihre Rechnungen und sieht sofort ein, wenn ein Kunde in Verzug gerät. Die Mahnung wird automatisch versandt, wodurch Sie Zeit und Aufwand sparen. Allerdings entscheiden Sie über die Parameter der Mahnsoftware. Dazu gehören beispielsweise die verschiedenen Mahnstufen sowie der Zeitpunkt des Versands. Mahnsoftware kann Ihr Leben einfacher machen und Ihnen sehr viel Arbeit abnehmen.

Mit Mahnsoftware zum Erfolg

Die S+S SoftwarePartner GmbH bietet gleich zwei unterschiedliche Softwarelösungen für Ihr Mahnwesen an:

Finanzbuchhaltung mit schlauem Mahnwesen

Mit der Finanzbuchhaltungssoftware bestimmen Sie als Nutzer über die Gestaltung Ihres Mahnwesens:
• Festlegung einer Mahntoleranz (Tage zwischen Ablauf der Zahlungsfrist und der ersten Mahnung)
• Entscheidung über den Mahnrhythmus (in welchem zeitlichen Abstand bei Nicht-Zahlung die nächste Mahnung herausgeschickt wird)
• Bis zu neun Mahnstufen einstellbar
• Festsetzung der Höhe der Mahngebühren und eventueller Verzugszinsen
• Gestaltung mehrerer Mahntexte, auch in unterschiedlichen Sprachen, möglich

All diese oben genannten Parameter können Sie einerseits frei als Standardeinstellungen für ihr Unternehmen wählen. Andererseits ist es auch möglich, dass Sie die Werte zudem kundenindividuell gestalten oder ganze Konten vom Mahnlauf ausschließen. Falls gewünscht, so erstellen Sie vor dem Start des Mahnlaufs noch eine Mahnvorschlagsliste (MVL), in der die Konten und die Posten einzeln bearbeitet (z.B. gelöscht) werden können. Nach Freigabe der MVL kann dann der Mahnlauf gestartet werden. Wenn Sie dies möchten, so können auch Kontoauszüge anstelle von Mahnschreiben erstellt und verschickt werden. Hat ein Kunde auch nach Erreichen der letzten Mahnstufe noch nicht gezahlt, so wird er von der Finanzbuchhaltungssoftware automatisch auf die Rechtsverfolgungsliste übertragen.

Verknüpfung von CRM und Buchhaltung in der Cloud-ERP Haufe X360

Auch in der cloudbasierten ERP von Haufe können Sie viele Parameter Ihrer Mahnungen individuell wählen, wie den Text zur Mahnung, die Dauer bis zur Erreichung der nächsten Mahnstufe oder die Höhe der Mahngebühren in den einzelnen Kundenklassen. Falls kleine Forderungen nicht in den Mahnlauf mit aufgenommen werden sollen, so kann ein Schwellenwert für Kleinstforderungen festgelegt werden. Ebenso ist es möglich, bestimmte Kunden (bspw. aufgrund individueller Vertragsbestandteile) aus dem Mahnlauf heraus zu nehmen oder andersherum weitere, noch unbezahlte Belege eines Kunden mit in die Mahnung aufzunehmen.

Ein besonderer Pluspunkt bei Haufe X360 ist die automatische Verknüpfung zwischen Vertrieb und Buchhaltung: Bereits bei Erfassung des Kundenauftrages können Sie prüfen, ob Ihr Kunde einen zu hohen offenen Forderungsbestand hat. Durch die Aktivierung einer Checkbox wird dann der Beleg bei negativer Kreditprüfung gesperrt. Hierdurch muss bei Überschreitung des gesetzten Kreditlimits explizit die Sperre für den Auftrag aufgehoben werden.

Verknüpfung zum Marketing

In besonderem Maße profitieren Sie von Ihrer Mahnsoftware, wenn Sie diese mit ihrem Marketing verknüpfen. Mit Tools zur Marketing Automation, wie beispielsweise HubSpot, ist dies leicht umzusetzen. Durch einfache Schnittstellen ist es möglich, die versandten Mahn-E-Mails zu verfolgen: Alle in Ihrem Unternehmen berechtigten Personen können einsehen, welche Kunden eine E-Mail erhalten haben und wer diese bereits geöffnet hat. Zusätzlich haben Sie die Wahl, ob Verknüpfungen zum Kundenkonto oder zu weiteren Informationen eingefügt werden. Mithilfe von HubSpot können Sie nachvollziehen, welche in der E-Mail angebotenen Information oder Schaltflächen von den einzelnen Kunden abgerufen wurden. Darüber hinaus wird Ihnen ermöglicht direkt in HubSpot die weiteren Schritte für die Kommunikation mit einzelnen Kunden festzulegen. Diese Schritte können unterschiedlich gestaltet und automatisiert gestartet werden, je nachdem, ob die Mahnung gelesen wurde oder welche Inhalte der E-Mail geöffnet wurden.

"Möchten Sie mehr zu einem der erwähnten Themen erfahren? Gerne unterstützen wir Sie bei der Suche nach einer passenden Mahnsoftware oder ebnen Ihnen den Weg in die Verknüpfung Ihrer Finanzbuchhaltung mit der Marketingautomation HubSpot. Nehmen Sie gerne Kontakt auf oder vereinbaren Sie direkt einen Gesprächstermin."