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24.07.2020

Was ist bei der Rückkehr aus dem Homeoffice zu beachten?

So war es vor Corona

In der Corona- Krise haben viele Unternehmen erlebt, dass eine Home Office Lösung gar nicht so problematisch ist, wie befürchtet.

Allmählich kehren die Menschen in die Unternehmen zurück und der Alltag kehrt ein. Kann weitergearbeitet werden wie vor der Krise? Diese Frage stellt sich automatisch, denn es gibt Auflagen, die erfüllt werden müssen, um die Mitarbeiter vor Ansteckungen zu schützen.

Vor einem Jahr war der Weg ins Büro eine tägliche Gewohnheit.

Man verlässt das Haus, läuft zur Bushaltestelle. Hier stehen viele andere Menschen, die sich in den ohnehin schon vollen Bus drängen. Man steht dicht an dicht und ist froh, wenn die Haltestelle erreicht ist, an der man den Bus verlässt.

Der Weg ins Büro dauert 5 Minuten. Dort sind Kollegen anwesend, man wechselt ein paar Worte, holt sich gemeinsam einen Kaffee und sitzt dann Schreibtisch an Schreibtisch. Evtl. geht man zusammen zur Mittagspause oder trifft sich zu Meetings.

Das alles war normal, vor Corona.

Bürogestaltung hat Priorität

Es herrscht Verunsicherung, sowohl bei den Arbeitgebern als auch bei den Mitarbeitern. Bürogestaltung ist jetzt ein wichtiges Thema. Um die Ausbreitung zu vermeiden gilt weiterhin die Abstandsregel. Das Bundesarbeitsministerium hat Standards formuliert, die einen Rahmen vorgeben. Der Mindestabstand beträgt 1,50 Meter zur nächsten Person.

Manchmal reicht es, die Möbel anders anzuordnen oder notwendigerweise zu modifizieren. In den meisten Büros stehen sich die Schreibtische gegenüber, da ist der Mindestabstand schon mal nicht einzuhalten. Abhilfe kann hier eine Abtrennung bieten. Ob das dazu beiträgt sich wohler zu fühlen ist fraglich. Andere Möglichkeiten können in Betracht gezogen werden.

Pflanzen schaffen Atmosphäre

Pflanzen schaffen Atmosphäre

Bepflanzte Container, die als Abstandshalter dienen, sind eine komfortable Möglichkeit eine angenehme Atmosphäre zu schaffen und den Mitarbeitern die notwendige Sicherheit zu geben. Das ist nicht in allen Unternehmen möglich. Oft fehlt es an Platz oder Pflanzen sind nicht erlaubt, wie das in vielen Großraumbüros der Fall ist. Als Alternative gibt es Plexiglas-Abtrennungen, die den Charakter eines Schalters haben. Was ist mit Mitarbeitern, die krankheitsbedingt auf Steharbeitsplätze angewiesen sind? Das gilt es genauso zu organisieren wie die konsequente Reinigung.

Alte Gewohnheiten sind jetzt nicht mehr möglich. Zusammensitzen, in die Küche oder zur Toilette gehen, den Kopierer nutzen, in der Kantine essen. Das alles muss gut durchdacht werden. Experten raten zu Einbahnstraßen, diese Wege sollen möglichst nur eine Laufrichtung haben und markiert werden. Der Arbeitgeber hat Verpflichtungen, denen er nachkommen muss und die unter Umständen einen Kostenaufwand bedeuten.

In Großraumbüros ist es schwierig ein Konzept umzusetzen, denn je mehr Menschen auf einer Fläche arbeiten, umso komplizierter ist es Abstände einzuhalten und Pläne umzusetzen.

Das unfreiwillige Experiment Home Office hat gezeigt, dass eine Büro-Anwesenheit nicht unbedingt für ein gutes Arbeitsergebnis erforderlich ist. Abstimmungsprozesse werden mittels moderner Tools einfach. Es ist also kein Problem, wenn nur jeweils ein Teil der Mitarbeiter im Büro anwesend sind.

Leerstand durch Homeoffice

Das führt zu einem weiteren Aspekt: Wie viele Arbeitsplätze sind notwendig? Bereits vor der Krise haben Betriebe Desk Sharing angewendet. Das bedeutet, Mitarbeiter haben keine festen Arbeitsplätze, sondern sind jeden Morgen auf der Suche nach einem freien Platz. Das hat Vor- und Nachteile:

  • Kostenersparnis
  • Förderung der Kreativität
  • Förderung der Flexibilität
  • Informationsfluss

Alle Aspekte können Vor- oder Nachteile sein. Für eher introvertierte Menschen ist es schwierig, sich täglich damit auseinander zu setzen, wo sie einen freien Platz zum Arbeiten finden und wer für heute ihr Sitznachbar ist. Das kann belastend sein bzw. Unsicherheit und Unruhe auslösen.

Diejenigen, die offen sind und sich gerne austauschen, werden davon profitieren. Es ist also abzuwägen für wen dieses Modell geeignet ist. Unternehmen, wie Vodafone, nutzen das Flex-Office-Modell bereits und freuen sich über die Einsparpotentiale.

Recht auf Homeoffice?

Bundesarbeitsminister Hubertus Heil möchte das Recht auf Home Office gesetzlich verankern. Arbeitgeber haben die Pflicht darauf zu achten, dass zuhause die arbeitsrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Es macht Sinn Maßnahmen im Arbeitsvertrag festzuhalten.

“Mit Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter gemessen werden kann. Jedenfalls betonte der EuGH, dass es den Mitgliedsstaaten obliegt, konkrete Modalitäten der Umsetzung eines solchen Systems zu treffen und den Besonderheiten des Tätigkeitsbereichs und der Größe bestimmter Unternehmen Rechnung zu tragen.”

Kosten für Home Office absetzbar

Menschen, die im Home Office arbeiten und die arbeitsrechtlichen Bedingungen erfüllen, können jährlich ein Höchstbetrag von 1.250,- Euro steuerlich geltend machen. Kosten für das Arbeitszimmer können uneingeschränkt abgesetzt werden, wenn es den „Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit“ bildet, wie es im Gesetz heißt. Das gilt für Freiberufler und Angestellte, denen der Arbeitgeber im Unternehmen keinen Arbeitsplatz mehr zur Verfügung stellt, die also permanent im Homeoffice arbeiten (Quelle IHK). Das ist eine hilfreiche Unterstützung für Arbeitnehmer.

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