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03.01.2022

Audit und Compliance im Haufe ERP

Am Thema Compliance kommen auch kleine und mittelständische Unternehmen nicht mehr vorbei. Der Grund: Gesetzliche und unternehmensinterne Richtlinien und Vorgaben spielen eine immer wichtigere Rolle - auch in der Außenwirkung von Organisationen. So machen viele Kunden ihre Kaufentscheidung nicht mehr nur an der Funktionalität von Produkten fest, sondern wollen wissen, ob Unternehmen ethisch, nachhaltig und gesetzeskonform wirtschaften. Hier treten Softwarelösungen auf den Plan: Sie spielen eine wesentliche Rolle für das Compliance-Management und die Wahrnehmung Ihres Unternehmens auf dem Markt. Doch fangen wir vorne an.

Sinn und Zweck eines Compliance Audit

Compliance Audit

Auf Deutsch bedeutet Compliance so viel wie Regeltreue. Diese kann sich auf gesetzliche Vorgaben sowie auf unternehmensintern festgelegte Richtlinien und Verhaltensvorgaben beziehen.
Im Rahmen eines Audits überprüfen unabhängige Auditoren, ob rechtliche Verstöße vorliegen. Die Fragen richten sich in der Regel an das Top Management beziehungsweise an die Führungsebene. Befragt werden aber auch normale Mitarbeiter, beispielsweise IT-Verantwortliche. Gegenstand eines IT-Audits können die geltenden Sicherheitsvorschriften, die Verwaltung der Nutzerrechte, Abläufe des Risikomanagements oder der Datenschutz sein. Für den Fall, dass das Unternehmen eine spezielle GRC-Software (Governance, Risk Management und Compliance) nutzt, lassen sich viele Antworten bereits mit Hilfe der Software beantworten.

Ein Audit dient also dazu, Risiken aufzudecken und Verbesserungspotenziale zu ermitteln. Kommt die Prüfung zu dem Schluss, dass keine Compliance besteht, kann dies Rechtsverstöße und damit Sanktionen zur Folge haben. Außerdem haben Compliance-Verstöße Einfluss auf das Unternehmensimage und den geschäftlichen Erfolg, weshalb sie oftmals personelle Konsequenzen in der Führungsebene nach sich ziehen.

Compliance Management Software: Hilfreiche Tools für die Umsetzung von Compliance

Inzwischen gibt es digitale Systeme, die alle Compliance-Bereiche abdecken. So erhalten Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen wertvolle Unterstützung.

Die verschiedenen Softwaresysteme sind als fertige Standardlösungen erhältlich. Es gibt aber auch veränderbare Enterprise-Lösungen, die an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden können.

ERP-Systeme: Möglichkeiten zur Compliance-Sicherung

Im Rahmen des Compliance-Managements bieten ERP-Systeme zahlreiche Vorteile. Sie ermöglichen ein regelkonformes Arbeiten. Außerdem stellen sie die geforderten Compliance-Nachweise zur Verfügung.

Zum einen dienen ERP-Systeme als zentrales Dokumenten-Management-System. Das ist wichtig, denn für ein Audit ist ein Compliance-Nachweis erforderlich. Zum anderen liefert die Software workflowbasierte Freigabeprozesse und regelkonforme Autorisierungen. Auf diese Weise wird zum Beispiel sichergestellt, dass die eine Bestellung aufgebende Person nicht gleichzeitig Zahlungen anweisen kann. Natürlich hält die Software auch Belegprüfungen stand, indem sie Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen zuverlässig dokumentiert.

ERP-Systeme sind zudem GoBD-konform. Das heißt, sie erfüllen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff und die Vorgaben zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen. Bezogen auf Compliance kommen die digitalen Systeme so einer Dreifach-Funktion nach: Sie erleichtern das Einhalten von Vorgaben und wirken auf diese Weise versehentlichen Verstößen entgegen. Außerdem bieten sie Unterstützung bei den Kontrollen und halten die dafür notwendigen Dokumentationen bereit.

Haufe X360: Automatisiertes Cloud-ERP für KMU

Cloud-ERP-Systeme werden immer beliebter. Vor allem überzeugen sie durch ihre schnelle Implementierung und bessere Skalierbarkeit. Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung der IT-Kosten. Das Haufe ERP garantiert außerdem, dass Ihre Unternehmensdaten ausschließlich in deutschen Rechenzentren (Frankfurt am Main) und damit unter Einhaltung der hier geltenden Datenschutzrichtlinien verarbeitet und gespeichert werden. Eine hohe Verfügbarkeit und ständige Überwachung, der Schutz vor Cyber-Angriffen und eine SSL-Verschlüsselung nach AES-Standard sind Ihnen somit sicher. Unsere Hosting-Partner garantieren außerdem häufige Backups (alle acht Minuten), eine Notfall-Wiederherstellung und eine 100-prozentige Compliance-Konformität.

Die ISO-Zertifizierungen von Haufe X360 dienen als Belege für die Rechtskonformität der Cloud-Services. Durch die Datenverarbeitung und -speicherung in Deutschland kommen Sie mit unserem ERP-System Ihrer Verantwortung gegenüber Kunden und Mitarbeitern zu 100 Prozent nach. Dafür schließen wir zu Beginn der Zusammenarbeit einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung.

In diesem Video zeigen wir die Änderungsverfolgung im Haufe ERP und wie sich Änderungen in den Anforderungen rund um Audit und Compliance auch nach Jahren noch einfach nachvollziehen lassen:

 

 

Anmerkung zum Video: Bis in den Oktober 2021 hieß das Haufe ERP „lexbizz XRP“. Da unser Video kurz vor der Umstellung gedreht wurde, ist hier noch von lexbizz die Rede. Die gezeigten Funktionen sind natürlich auch in Haufe X360 an derselben Stelle zu finden.

Sie möchten sich über das Haufe ERP informieren? Gerne zeigen wir Ihnen die Anwendung in einem Videocall. Buchen Sie sich einfach einen Termin in den folgenden Kalendern.