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Bessere E-Mails schreiben
Die Digitalisierung ist im vollen Gange. Post und Telefon werden als Kommunikationsmittel mit Kundinnen und Kunden oder anderen Betrieben seltener und werden zum Teil als langsam und altertümlich angesehen. Immer mehr Menschen setzen bevorzugt auf digitale Kommunikationswege – gerade im Unternehmen. Doch wie sieht die perfekte E-Mail, das Hauptkommunikationsmedium des 21. Jahrhunderts, aus? Wann wird die digitale Post gelesen und wann sinkt die Wahrscheinlichkeit, die erhoffte Antwort zu erhalten? Nachfolgend finden Sie einige wichtige Tipps, mit denen du bessere E-Mails schreibst und die Antwortrate steigerst!
Drahtseilakt zwischen formeller und informeller Ansprache
Die E-Mail gilt als Mittelweg zwischen der sehr förmlichen Briefpost und der eindeutig informellen Chatkommunikation. Für dich als Verfasser oder Verfasserin geht das mit einigen Schwierigkeiten einher: Wie soll der Drahtseilakt zwischen lockerer und professioneller Ansprache bewältigt werden? Tatsächlich ist zu beobachten, dass E-Mails in der Anfangszeit wie Briefe behandelt und entsprechend formuliert wurden. Im Laufe der Zeit, vermutlich auch bedingt durch den Siegeszug von SMS und Messengern, entwickelten die Mails sich jedoch hin zu einem lockereren Umgang, wobei die konzeptionelle Schriftlichkeit anders als im Chat beibehalten wurde.
Konkret bedeutet das, dass eine Geschäfts- oder Marketing-E-Mail heute nicht mehr zwingend mit „Sehr geehrter Herr Mustermann“ oder „Sehr geehrte Frau Musterfrau“ beginnen und mit freundlichen Grüßen beschlossen werden muss. Gleichwohl erwartet das Gros der Empfängerinnen und Empfänger eine Anrede und Verabschiedung. Auch das Einhalten von Rechtschreib- und Grammatikregeln wird in der Mailkommunikation, anders als im Chat, erwartet.
Möglichkeiten nutzen: Die Gestaltung ist wichtig
Bedeutsam ist darüber hinaus die Tatsache, dass die E-Mail wie der Geschäftsbrief einigen Freiraum zur grafischen Gestaltung bietet. Viele Unternehmen verzichten darauf, wiedererkennbare Vorlagen zu nutzen. Damit verschenken sie Potential, das beim Geschäftsbrief selten liegengelassen wird – oder würdest du einen Brief ohne Briefkopf und Kontaktdaten versenden? Selbst einfachste Webmaildienste bieten die Möglichkeit individueller Gestaltung. Mit einer Signatur, die die Firmenadresse, eine Telefonnummer und das Firmenlogo enthält, lässt sich ein erster Schritt hin zu einem professionellen Erscheinungsbild erreichen.
Abzusehen ist hingegen vom kontextlosen Einfügen kleiner Bewegtbilder oder bunter Buchstaben, die keine erkennbare Funktion erfüllen und nicht zum Firmenauftritt passen. Besonders im privaten Bereich waren derartige Mailgestaltungen eine Zeit lang beliebt. In geschäftlicher Korrespondenz konterkarieren sie jedoch einen kompetenten Auftritt und zeugen nicht gerade von Medienkompetenz.
Diese Beispiele zeigen, dass die E-Mail zwar zahlreiche Möglichkeiten bietet, die sie dem Brief voraus hat; zugleich lässt sich jedoch gut erkennen, dass es nicht unbedingt sinnvoll ist, das Potential der E-Mail in jedem Falle komplett auszuschöpfen. Auch hier ist vielmehr ein Balanceakt gefragt.
Wohin geht die Reise?
Die E-Mail ist ein Kommunikationsmittel, das sich – ebenso wie das Internet – ständig weiterentwickelt. Heute ist kaum abzusehen, wohin die Reise dabei gehen wird. Möglicherweise werden Mails in zehn Jahren wesentlich informeller sein als heute. Vielleicht bildet die E-Mail in einigen Jahren ein noch stärkeres Gegengewicht zur sich ausbreitenden Chat- und Messengerkommunikation, die heute auch von Firmen und Behörden genutzt wird. Klar ist: Willst du weiterhin vorne dabei sein, musst du dich mit dem Kommunikationsmittel unserer Zeit auskennen! Die professionelle E-Mail wird nicht verschwinden.
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E-Mail-Versand automatisieren
Bei einem größeren Aufkommen an zu versendenden E-Mails, wie bei Newslettern oder wichtigen Kundeninformationen, lässt sich durchaus über eine Automatisierung des Mailversandes nachdenken. Mit Hilfe von Tools zur Marketing Automation wird die geschäftliche Korrespondenz zeitsparend, automatisiert, zuverlässig und rechtskonform gestaltet.
Ein Beispiel:
Kennen Sie E-Mails, deren CC-Leiste mit einer Menge an E-Mail-Adressen gefüllt ist? Oder E-Mails, die ohne persönliche Anrede als Blindkopie gesendet werden? Was unternehmensintern vielleicht noch tragbar ist, ist für die Konversationen außerhalb des Unternehmens ein absoluter Fauxpas! Aber wer möchte den Inhalt einer Mail diverse Male Kopieren und Einfügen, nur um dem Datenschutz gerecht zu werden? Eine verzwickte Situation, die die so genannten Customer Relationship Management Systeme lösen können. Einmal erstellte Empfängerlisten, die bei Bedarf lediglich ergänzt werden müssen, sorgen dafür, dass eine E-Mail mit nur einem Klick eine Vielzahl an Personen erreicht. Das erspart dir nicht nur eine Menge Aufwand, sondern ist vor allem DSGVO-konform.
„Solltest du daran interessiert sein deinen geschäftlichen E-Mail-Verkehr noch effizienter zu gestalten, informiere ich dich gerne über die vielseitigen Möglichkeiten der Marketing Automation. Gerne beantworte ich deine alle Fragen rund um CRM-Systeme.“
An dieser Stelle würden wir dir gerne einen Kalender mit möglichen Gesprächsterminen anzeigen. Zur Anzeige ist es notwendig, Drittanbieter-Inhalte unseres Partners Calendly zu akzeptieren.
