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08.07.2021

Datensilos vermeiden: bessere Zusammenarbeit durch Cloud-Software

Nahezu jedes mittelständische Unternehmen erreicht irgendwann eine kritische Größe, in der Reibung bei der Kooperation der einzelnen Mitarbeiter oder Teams spürbar wird – und Projekterfolge gefährdet. Auch die Kommunikation lässt zu wünschen übrig. Wichtige Informationen werden nicht oder nur schleppend geteilt, Daten nicht zusammengeführt, Aufgaben isoliert erledigt. Silos bilden sich: Datensilos und zugleich Silodenken. Im Ergebnis leiden sowohl Kundenerfahrungen als auch Beziehungen zu Subunternehmern und Lieferanten. Denn letzten Endes weichen Auftrag oder Vereinbarung und Lieferung erheblich voneinander ab. Eine entscheidende Ursache für das Entstehen von Datensilos sind ungeeignete Werkzeuge: separat agierende Softwareanwendungen, die mehr schlecht als recht integriert und vernetzt sind – wenn überhaupt.

Was Unternehmen mit organisatorischen Silos kennzeichnet

Datensilos vermeiden

In einem Business mit bereits etablierten Silos arbeiten Teams und Abteilungen losgelöst voneinander. Teils sogar auf Einzelpersonen heruntergebrochen. Sie fokussieren sich allein auf ihre Teilaufgaben ohne den Blick aufs Ganze. Sie berücksichtigen nicht, welche Auswirkungen ihr Tun auf benachbarte oder entfernte organisatorische Funktionszusammenhänge hat. Klassisches Beispiel ist die tiefe Schlucht zwischen Buchhaltung und Außendienst. Transparenz und Einblick in die gegenseitigen Abläufe sind kaum vorhanden, ob nun gewollt oder der Infrastruktur geschuldet. Solches Silodenken und der daraus resultierende Tunnelblick sabotieren ein sinnvolles Zusammenarbeiten. Hierdurch kann im schlimmsten Falle sogar die Funktionalität der gesamten Organisation in Schieflage geraten. Unzureichende Softwaresysteme verstärken diese Entwicklung, weil sie nicht miteinander verbunden sind.

Innensicht

Ganz konkret bemühen Ihre Mitarbeiter womöglich gleich mehrere Kalkulationstabellen oder eigenständige Anwendungen im Arbeitsalltag - selbst für so gängige Aufgaben wie Angebotsverwaltung, Projektplanung, Projektmanagement, Buchhaltung und Finanzkalkulation. Tatsächlich kursieren in mittelständischen Unternehmen neben dem Hauptbuchhaltungssystem durchschnittlich sechs bis zehn weitere Softwareanwendungen. Jede davon mit in sich abgeschlossenem Datenpool, manche immerhin mit Cloud-Datenablage, bestenfalls einzelne mit Integration und Vernetzung.

Routinearbeit gestaltet sich so äußerst ressourcenintensiv. Einzellösungen zwingen Ihre Belegschaft, fortlaufend hin- und herzuspringen und Daten notfalls mehrfach manuell einzugeben. Fehler werden geradezu provoziert. Folgerichtig behindert ein solches Sammelsurium an Einzelprogrammen geschmeidige Datenflüsse, Informationsabgleich und koordinierte Abläufe. Dies hat entsprechend Folgen auf die Einstellung der Mitarbeiter. Ganzheitliche Perspektive, Denken und Handeln für ein organisches System, für den Unternehmenserfolg? Häufig Mangelware. Die Arbeitsmotivation und Zufriedenheit leiden merklich. Durch fehlende Systemvernetzung kommt es zu einem Informationsvakuum – und womöglich fatalen Fehlentscheidungen.

Außensicht

Diese internen Störungen machen sich früher oder später auch nach Außen bemerkbar. Wie soll ein Managementsystem aus mehreren eigenständigen Komponenten zu einem runden und überzeugenden Erlebnis für Kunden, Zulieferer oder Subunternehmen führen können? Selbst mit CRM (Customer Relationship Management) fehlen oftmals Verbindungen zu wichtigen Projektelementen und Prozess-Schritten. Es weiß sprichwörtlich die eine Hand nicht, was die andere tut. Kunden nehmen dies genau so wahr und werten Ihre Firma dementsprechend ab, trotz freundlichster und engagiertester Bemühungen Ihres Kundenservice. Das beste Customer-Experience-Team ist nur so gut wie die Informationen, auf die es zugreifen kann. Die Kundenansicht selbst muss dazu stringent und einheitlich sein, um Auskünfte und Service in Echtzeit zu ermöglichen.

Es geht darum, Kunden zu verstehen – auf Anhieb. Und zwar auch, was in der Kundenkontakt-Chronologie schon alles geschehen ist und besprochen wurde. Vernetzte Lösungen präsentieren die erforderlichen Daten auf Knopfdruck, in der Cloud sogar von jedem beliebigen Ort aus. So lässt sich in einem komplexen Prozess jeder Kunde persönlich betreuen.

Anzeichen für Datensilos im Betrieb

Ihre Antworten auf folgende Fragen könnten Sie auf die richtige Spur bringen.

  1. Beobachten Sie gehäuft schmerzhaft ruckelnde Informationsflüsse innerhalb Ihres Unternehmens? Zunehmend verlangsamte Prozesse mit unbefriedigenden Ergebnissen?
  2. Erhalten Sie mühelos belastbare Angaben über die Rentabilität der verschiedenen Projekte? Können Sie damit strategische Entscheidungen treffen?
  3. Wie transparent ist die größte Kostenkomponente: Arbeit?
  4. Wie viele externe, nicht integrierte Softwaresysteme betreiben Sie? Wie häufig müssen dieselben Daten von Hand eingegeben werden?
  5. Aus welcher Zeit stammt Ihre Technologie?
  6. Unterstützen Ihre Managementsysteme ausreichend flexibel, wenn schon nicht skalierbar, entscheidende Teilaspekte? Solche wie Zugriffsmöglichkeiten für einen größeren Mitarbeiterkreis, transparente Prozessabläufe und Optionen zu deren Optimierung?

Silos einreißen, Cloud ERP-System implementieren

Cloud-ERP für individuelle Bedürfnisse

Cloud-ERP, noch kompletter als Variante XRP (Extended Ressource Planning) wie beispielsweise lexbizz, vereinfacht mühselig gewordene Geschäftsprozesse. Alle relevanten Informationen sind über eine virtuelle Zentrale vernetzt. ERP in der Cloud rationalisiert und automatisiert, was bis dahin aufwendig und zeitraubend war. Statt dass Sie mehrere Einzelberichte anfertigen und daraus einen Gesamtblick aggregieren, erhalten Sie Ihre Reports und Analysen auf Knopfdruck. Cloudbasierte Systeme sind echte End-to-End-Lösungen. Alle Einzelschritte sind darin integriert, transparent nachvollziehbar und abrufbar für alle Beteiligten: Außendienst, Backoffice, Management, Distribution, Produktion – je nach Unternehmensstruktur.

Das macht für Sie den Unterschied:

  • stets auf aktuelle Daten zugreifen, aus einem einheitlichen System
  • Informationen ungehindert, abteilungsübergreifend austauschen
  • jederzeit Berichte über den Anteil abgeschlossener Projekte generieren
  • Kalkulation der Kosten für Material, Betrieb und Arbeit direkt abrufen
  • Waren-, Lager-, Stücklisten per Klick
  • Echtzeitdaten für Planung, Disposition und Verwaltung jedes Auftrags parat haben
  • Projektfortschritte verfolgen
  • zeitnah auf Änderungsaufträge reagieren
  • sofort gegensteuern bei Abweichungen
  • Datenhoheit behalten

Anwendungen mit Netzzentrale in der Cloud ermöglichen es, dass jeder Mitarbeiter geänderte Daten sofort abgleichen und zur Verfügung stellen kann. Via mobiler App sind aktualisierte Kundeninfos sofort allen zugänglich. Umgekehrt kann der Außendienst beim Kunden vor Ort interne Informationen direkt abfragen: erfolgte Buchungen, Auslieferungen oder den Status bestimmter Projektteile. Niemand muss unnötig auf Freigaben warten, die Prozessketten und -verzahnungen können nahtlos ineinandergreifen. Hierdurch bleibt mehr Zeit für wichtige Aufgaben. Gibt es irgendwo ein Problem, fällt es umgehend auf und kann auf kürzestem Wege angegangen werden.

Projektmanager haben zu jeder Zeit Zugriff auf Informationen. So können sie wesentlich zügiger Kostenprognosen erstellen, um Projekte rentabler zu gestalten. Genehmigte Bestellungen, Aufträge und Verträge von der Projektverwaltung erreichen in Echtzeit die Kollegen in der Buchhaltung. Anpassungen und Änderungen sind nicht länger kostspielige Ausbremser, sondern ganz selbstverständlicher Bestandteil eines Projekts. Die schnell gefundenen Lösungen zeugen von einem effizient kalkulierten Projektmanagement im Betrieb. Es müssen neue Leistungen unterbeauftragt werden? Die Geschäftspartner erhalten sie vollautomatisch. Dynamische und flexible Handlungsfähigkeit ist ein äußerst wertvoller Wettbewerbsfaktor.

Mehr Kundenorientierung dank Cloud-ERP – bei Bedarf mit Extras

Kundenzentrierung erleichtern mit Cloud-Software

Komplett wird ein wahrhaft vernetztes ERP-System erst mit einem integrierten Customer-Relationship-Management-Modul, mit den Funktionen eines vollwertigen CRM. Es verwaltet Ihre Kundenkontakte und zeigt Ihnen, welche der vermeintlichen Top-Kunden wirklich profitabel sind. Berichte, Vertriebsdaten, Ergebnisse und Prognosen geben Ihnen Schlüssel zu besserer Produktivität und Kundenzufriedenheit an die Hand. Ihre Teams haben Einsicht in die gesamte Erfahrungshistorie jedes Kunden mit Ihrem Unternehmen. Sie können schneller und nur bei Bedarf eingreifen. Kunden fühlen sich verstanden, werden nicht weiterverbunden und müssen ihr Anliegen nicht mehrfach wiederholen. Das reduziert Supportkosten und verbessert die Kundenbeziehungen.

Möchten Sie dazu noch weitere Optionen zur Verfügung haben? Werkzeuge für Marketing, Vertrieb und Kundenservice und alles vernetzt? Das mit lexbizz XRP verknüpfbare und flexible Modul-System HubSpot kann Ihr Inbound-Marketing sinnvoll automatisieren. Es unterstützt gezielt dabei, aus Interessenten effektiv Kunden zu machen. Mit HubSpot können Sie alle Ihre Marketingaktivitäten, von Downloadangeboten, über Newsletter bis hin zu Social Media Posts, in einem System planen, durchführen und tracken. Auch nach dem Abschluss wird Kundenpflege damit zum Kinderspiel, teilautomatisiert ausgespielt und spezifisch für jede Zielgruppe.

Daten digitalisieren und Dokumente sicher verwalten in der Cloud

Praktisch alle Cloud-ERP-Module greifen auf zentral verwaltete Daten und abgelegte Dokumente zu. Es sollte daher ein gutes System für Dokumentenmanagement (DMS) zugrunde liegen. Ein besonders leistungsfähiges ECM (Enterprise Content Management) bietet d.velop. Dieses besteht aus dem DMS-Herzstück und zusätzlichen Funktionen: Digitale Signatur, Rechnungsverarbeitung, Vertrags- und Dokumentenmanagement sowie Web-Content-Management. Damit rückt das angestrebte Ziel einer papierlosen Verwaltung einen wesentlichen Schritt näher. Die Dokumentenverwaltung von d.velop lässt sich problemlos mit diversen Unternehmenslösungen verknüpfen, sodass ein reibungsloser Informationsfluss gewährleistet wird.

Unterm Strich: besser Connected-Cloud statt Datensilos

Fehlen vernetzende Verbindungen zwischen IT-Anwendungen, etablieren sich isolierte Datensilos und kooperationsfeindliche Abgrenzungen von Abteilungen. Cloud-ERP-Systeme wie lexbizz XRP dagegen vereinen alle Geschäftsvorfälle in einer Plattform, machen sie allen zugänglich und tragen zum Blick aufs Ganze bei. Ob Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Marketing und Vertrieb, Produktion oder weitere, auch branchenspezifische Zusatz-Module: Moderne ERP-Lösungen halten wertvolle Ressourcen frei. Sie sind cloudbasiert und übernehmen regelmäßig wiederkehrende Abläufe. Und: Die eigene Arbeit jedes Einzelnen wird im betrieblichen Kontext wahrnehmbarer und sinnstiftender. Wer wünscht sich nicht eine Belegschaft, die voll hinter ihrem Unternehmen steht, weil sie sich als Teil davon versteht. Unterm Strich können Sie mit Cloud-ERP erfolgreicher und profitabler agieren und das Unternehmen nachhaltig voranbringen.

 

Weitere Informationen zur Cloud-ERP von lexbizz, dem cloudbasierten CRM-System von HubSpot oder der ECM-Lösung aus der Cloud von d.velop erhalten Sie auf den entsprechend hinterlegten Webseiten. Wenn Sie Interesse an einem persönlichen Gespräch bzw. einer Onlinepräsentation der verschiedenen Anwendungen haben, buchen Sie gerne einen Termin.

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