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11.01.2021

Cloud-ERP im Start-up: Im Schnelldurchlauf zur Produktivität

IoTmaxx nutzt Cloud-ERP lexbizz

Seit Mai 2020 vertreibt das Start-up IoTmaxx aus Hannover seine moderne IoT-Infrastruktur im deutschsprachigen Raum. Als zentrale Lösung für die Warenwirtschaft und Kundenbeziehungsmanagement setzt das junge Unternehmen auf lexbizz XRP. Später soll eine Buchhaltung und ein Kundenportal zuschaltbar sein. Die Software wurde gemeinsam mit S+S SoftwarePartner eingeführt.

Die wichtigste Anforderung bei der Auswahl war, dass eine Software von verschiedenen Standorten und aus dem Homeoffice uneingeschränkt nutzbar sein sollte. Zusätzlich war ein externes Lager und die Logistik mit Handscannern einzubinden und die Lösung sollte in wenigen Wochen einsatzbereit sein. Die Entscheidung für lexbizz XRP haben Christian Lelonek und seine Kollegen sich nicht leicht gemacht. Seine persönlichen Kriterien und wie die Einführung geklappt hat, hat uns Christian Lelonek von der IoTmaxx GmbH verraten.  

Softwareauswahl– Was gilt es zu beachten?

Im Mai 2020 ist IoTmaxx an den Markt gegangen. Ihr Businessmodell: industriefähige Router und Gateways, die Maschinen und Geräte über Schnittstellen verbinden. Die Zielgruppe des Start-ups bildet der Mittelstand, für den es keine passgenauen, unkompliziert anzuwendenden Lösungen gibt. Mit IoTmax kann der Mittelstand sein Geschäft digitalisieren und profitiert von den Vorteilen des Internets der Dinge (IoT).

Die leistungsstarken, lösungsoffenen und robusten IIoT-Mobilfunk-Gateways und Industrierouter von IoTmaxx sammeln und verarbeiten Informationen industrieller Maschinen und Systeme und übertragen sie über sichere Mobilfunkverbindungen.

Wir haben uns mit dem Geschäftsführer Christian Lelonek getroffen und über den Markteintritt seines Unternehmens und den Schlüsselfaktor Softwareeinrichtung gesprochen. Im Entscheidungsprozess stand für Christian Lelonek früh fest, dass die richtige Wahl auf ein cloudbasiertes ERP-Programm fallen musste: „Unser Team arbeitet von unterschiedlichen Standorten aus und muss von überall her Zugriff auf unsere Systeme haben. Da wurde die Auswahl auf Cloud-Produkte beschränkt, die genau diesen Gedanken unterstützen. Im Nachhinein hat sich dies natürlich im Rahmen des Corona-Lockdowns als Gold wert erwiesen – wir waren perfekt vorbereit.“

Die Wahl fiel schlussendlich auf lexbizz XRP, die cloudbasierte ERP-Lösung von Haufe-Lexware. Auf die Frage, warum es lexbizz geworden sei, verriet uns Herr Lelonek, dass sie ein System brauchten, welches, anders als andere ERP-Systeme, umgehend einsatzbereit sein musste und einfach anzuwenden. Ein weiterer Faktor ist die Flexibilität, die lexbizz liefert. Zusätzliche Vorteile sieht Herr Lelonek in den planbaren monatlichen Kosten und in der intuitiven Handhabung der Anwendung. „lexbizz kam deutlich kompletter daher als andere Systeme. Ich kann den vollständigen Vertriebstrichter abbilden und habe ein starkes ERP-System als Hintergrund. Mit lexbizz brauche ich keine weitere Lösung mehr, um beispielsweise meine Warenwirtschaft abzubilden.“

Da IoTmaxx einen externen Logistik-Dienstleister nutzt, ist es unverzichtbar, dass externe Nutzer Zugriff zur Software bekommen. Über das Berechtigungskonzept in lexbizz ist dies ohne zusätzlichen Aufwand möglich. Der Logistikpartner bucht online Wareneingänge und -ausgänge direkt im System.

Entscheidungskriterien für die Cloud-ERP lexbizz:

  • Standortunabhängig arbeiten aus dem Homeoffice
  • In wenigen Wochen implementiert und einsatzfähig
  • Unkomplizierte intuitive Bedienung
  • Vorbereitung auf neue Anforderungen und schnelles Wachstum
  • Einbindung von externen Dienstleistern mit individuellen Berechtigungen
  • Planbare monatliche Ausgaben ohne hohe Anschaffungskosten

Implementierung im Schnelldurchlauf

Mit der ERP-Lösung sollte nach Markteintritt im Mai zeitnah gestartet werden. Einen kurzen Rückschlag gab es, als der ursprünglich geplante Implementierungspartner für lexbizz mitten im ersten Lockdown ausfiel. An dieser Stelle lobt Herr Lelonek die Krisensicherheit des Lexware-Teams: Dieses stellte im Handumdrehen den Kontakt zu einem anderen Partner her: S+S SoftwarePartner. Dieser Übergang hat erfreulich gut funktioniert, erzählt Christian Lelonek. „Alle Beteiligten waren sofort im Thema, jeder hatte einen guten Überblick und Abstimmungen konnten leicht getroffen werden.“ Bei SoftwarePartner wurden kurzfristig die Ressourcen und ein Projektmanagement-Tool geschaffen, um das System für IoTmaxx einzurichten. Auf beiden Seiten wurde diszipliniert und strukturiert gearbeitet, so dass innerhalb von 2 Monaten nach dem ersten Gespräch die ERP-Plattform genutzt werden konnte.

Erste Erfahrungen mit lexbizz XRP

Die flotte Implementierung war möglich, weil lexbizz standardisierte Abläufe mitbringt. Werden diese verwendet, fällt der Einstieg in die ERP-Plattform leicht. „Hierdurch haben wir keine Zeit verloren und konnten den Fokus auf das Wesentliche setzen.“ freut sich der Geschäftsführer.

Da es sich bei IoTmaxx um ein Start-up handelt, gab es keine bestehenden Daten, die in die ERP-Plattform übertragen werden mussten. Hierin sieht Herr Lelonek einen Vorteil: „Wir konnten die Best-Practice-Vorgehensweisen direkt aus dem System heraus anwenden und haben keine alten und neuen Vorgehensweisen miteinander kombinieren müssen. Wir profitieren von den Erfahrungen tausender Unternehmen vor uns – bisher haben wir damit sehr gute Erfahrungen gemacht.“ Hilfreich bei den ersten Schritten war die Testumgebung, die SoftwarePartner zur Verfügung gestellt hat. Dort wurden Abläufe ausprobiert, ohne dass die Kollegen von IoTmaxx Gefahr liefen Daten zu zerstören. In der Testumgebung galt: „Learning by Doing“. Darüber hinaus empfanden die Mitarbeiter die Begleitung durch die Projektleiterin bei SoftwarePartner als sehr angenehm und professionell: „Wir konnten auch kurzfristige Antworten auf unsere Fragen erhalten: Wir hatten häufiger spontane Video-Meetings, in denen uns die richtigen Schritte kurzerhand gezeigt wurden. Diese Dynamik hat immer schnell zu positiven Ergebnissen geführt.“

Christian Lelonek, Geschäftsführer der IoTmaxx GmbH resümiert:

„Die Mitarbeiter konnten mit der neuen Software sofort aus dem Homeoffice arbeiten. Dass das mobile Arbeiten so reibungslos funktioniert, hat die Kollegen positiv überrascht.“

Gut gefällt den Anwendern der intuitive Aufbau von lexbizz. Die Mitarbeiter konnten nach den Schulungen durch S+S SoftwarePartner ruck zuck mit dem System arbeiten. Die einzige Schwierigkeit, welche Herr Lelonek uns nennen konnte, waren die Momente nach den Schulungen, wenn die ein oder andere Herangehensweise nicht unmittelbar verinnerlicht werden konnte. „Hier war das Testsystem wiederum eine große Hilfe. In diesem haben wir am Anfang viele angelegte Artikel zerstört,“ lacht er. Diese Fehler wurden später im Live-System zum Glück nicht mehr begangen: „Meine Mitarbeiter und ich haben hierdurch eine Menge an Sicherheit im Umgang mit der Anwendung gewonnen.“

Implementierungs-Highlights

  • Kurzfristiges Go-Live innerhalb von zwei Monaten
  • Spontane Videoseminare
  • Testumgebung zum Üben des Umgangs mit der ERP-Plattform
  • Übernahme der Best-Practice-Abläufe des Systems

ERP modular zusammengesetzt

Cloud-ERP lexbizz

Da lexbizz sich aus unterschiedlichen Modulen zusammensetzen lässt, sieht jeder Anwender die Funktionen, die er benötigt. Im Falle von IoTmaxx sind das das Customer Relationship Management (CRM) und die Warenwirtschaft.  

Die Transparenz im CRM-Modul gefällt den Mitarbeitern der IoTmaxx besonders: „In unserem Geschäft vergehen in der Regel mehrere Wochen zwischen Erstkontakt und Kauf. In diesem Zeitraum finden Gespräche mit unterschiedlichen Akteuren aus unserem Unternehmen statt. Damit diese immer auf dem aktuellen Stand sind und den Kunden gut beraten können, ist ein transparentes CRM-Modul wichtig. Von der Geschäftsanbahnung, den Angeboten, Preisen bis hin zum Auftrag benötigen wir keine interne Abstimmung mehr, da lexbizz den Verlauf transparent dokumentiert.“  

Für die Geschäftsführer ist das Dashboard hilfreich. Hier findet sich auf einen Blick, wie viele und welche Kunden in den letzten 30 Tagen angelegt wurden, wie viele und welche Aufträge erfasst wurden und welche Erlöse und Liefereingänge es gab. „Ich sehe mithilfe eines Ampelsystems sofort, ob meine Kennzahlen im grünen Bereich sind und kann auch direkt in die Hintergründe dieser Auswertungen einsteigen.“

Wie wird es für IoTmaxx im Jahr 2021 weitergehen?

Im Jahr 2020 konnte IoTmaxx viele Interessenten für ihre Produkte gewinnen. Im neuen Jahr gilt es, die Vertriebsmannschaft weiter auszubauen und weitere Kunden zu akquirieren. In diesem Zusammenhang wird das Thema Außendienststeuerung einen größeren Stellenwert erhalten, was ebenfalls mit der Cloud-ERP abgebildet werden kann. Außerdem soll das ausgelagerte Callcenter besser in die Software integriert werden.

Fazit

Geschäftsführung und das Team von IoTmaxx sind heute froh, dass sie lexbizz eingeführt haben. Die Lösungen erfüllt die in sie gesetzten Erwartungen bei transparenten und überschaubaren laufenden Kosten und die Geschwindigkeit der Einführung überrascht das Unternehmen im Rückblick immer noch.

lexbizz XRP kennenlernen

"Möchten auch Sie sich genauer über lexbizz XRP und die verfügbaren Module informieren? Laden Sie sich die lexbizz-Produktbroschüre herunter oder vereinbaren Sie gerne einen Termin zur Onlinepräsentation der lexbizz-Anwendung und zur Beantwortung Ihrer Fragen."

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