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09.08.2021

Deutsche Unternehmen auf dem Weg ins Digital Office

Die Einführung des Digital Office verspricht effizientes Arbeiten von überall. Verwaltungs- und Kundenprozesse zu automatisieren soll Effizienz, Sicherheit und die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern steigern. Doch während auch in mittelständischen deutschen Unternehmen digitale Prozesse zunehmen, bleiben einige Hemmnisse auch nach Jahren der Digitalisierungsbestrebungen bestehen.

Digital Office 2021: Der aktuelle Stand

Digital Office

Das Digital Office ist nicht nur das Homeoffice. Stattdessen bezeichnet es die ganze Bandbreite digitaler Werkzeuge, die ein Arbeiten von Zuhause ermöglichen. Doch auch im herkömmlichen Büro kann dieses hilfreich sein. Beispielsweise um Mitarbeiter zu vernetzen oder Arbeitsabläufe zu vereinfachen.

Je nach Branche oder Unternehmensgröße kann sich das Digital Office anders gestalten. So gehören laut einer Studie von bitkom aus 2021 bei 93 % der befragten Unternehmen Digital-Office-Lösungen wie Customer-Relationship-Management, Enterprise-Content-Management oder Enterprise-Resource-Planning zu den verwendeten Werkzeugen.

Das bedeutet, dass Kundenpflege und -bindung, der Umgang mit Dokumenten oder anderen Inhalten zur Unterstützung von organisatorischen Unternehmensprozessen elektronisch geschehen. Außerdem laufen die Planung, Steuerung und Verwaltung von Aufgaben, Ressourcen und der Informations- und Kommunikationstechnik bereits digital ab.

Circa ein Drittel der Unternehmen verwendete laut bitkom-Studie im Jahr 2021 ausschließlich oder überwiegend digitale Büro- und Verwaltungsprozesse anstelle von papierbasierten Vorgängen. Besonders häufig setzen die Betriebe auf digitale Dokumentmanagement-Systeme zur Erstellung, Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Auch Freigabeprozesse und das Management der Arbeitsprozesse nehmen bei Unternehmen des Mittelstands einen hohen Stellenwert ein. Mit nur 21 % gehören digitale Signaturlösungen bisher zu den am wenigsten genutzten Prozessen.

Nachholbedarf bei Büro-, Verwaltungs- und Kommunikationsprozessen

Auf der anderen Seite werden bei fast 25 % der Unternehmen noch immer vorrangig oder sogar ausschließlich papierbasierte Büro- und Verwaltungsprozesse verwendet. Dies zeigt, das deutliche Unterschiede zwischen den Unternehmen herrschen. Besonders klar wird dies bei der Selbsteinschätzung der Betriebe im Hinblick auf ihren Fortschritt bei der Digitalisierung: Während sich 46 % als Vorreiter auf dem Gebiet sehen, betrachten sich 50 % der Unternehmen als Nachzügler, bei denen es aufzuholen gilt.

Zusätzliche Chancen können insbesondere bei den Kommunikationskanälen ausgeschöpft werden: Gerade die Nutzung bei den sozialen Medien wie Twitter oder Instagram schreitet nur langsam voran. Aktuell werden sie nur von 30 % der Unternehmen zur internen oder externen Kommunikation verwendet. Das entspricht einem Zuwachs von gerade einmal 5 % innerhalb der letzten drei Jahre. Als neue Möglichkeit der Kommunikation haben sich Kollaborationstools ergeben. Auch diese werden bisher nur von 45 % der Unternehmen genutzt.

Die Krise als Treibkraft der Digitalisierung

Auswirkungen Pandemie auf digitale Transformation von Unternehmen

Die Corona-Pandemie zeigte sich als deutliche Treibkraft des digitalen Wandels: Der Zweifel am Nutzen der Digitalisierung sank von 2020 bis 2021 um mehr als die Hälfte. 95 % der deutschen Unternehmen, die von bitkom befragt wurden, gaben zudem an, dass die Einführung von digitalen Prozessen durch die aktuelle Situation an Bedeutung gewonnen habe.

Die Corona-Krise zeigte jedoch auch Mängel auf: Mehr als die Hälfte der Unternehmen der bitkom-Studie gab an, dass ihre bisher verwendeten Prozesse die Arbeit im Homeoffice behinderten. Dieses Problem wurde von vielen Betrieben angegangen: Eine Studie des Kompetenzcentrum für Entrepreneurship & Mittelstand zeigte, dass in verschiedensten Bereichen, wie bei der Auswahl neuen Personals, bei Bildung und Weiterbildung, sowie bei Messen und Marketing-Budgets, auf digitale Konzepte umgestellt wurde.

Hürden des digitalen Wandels

Auch jenseits der Corona-Pandemie ergeben sich Schwierigkeiten bei der Einführung nachhaltiger digitaler Prozesse. Dazu gehören insbesondere Sorgen um die Sicherheit der Unternehmensdaten vor unberechtigten Zugriffen, die zu hohen Anforderungen an den Datenschutz sowie mangelnde Standards für die neuen Abläufe. 39 % der Unternehmen erlebten zudem Widerstand innerhalb des Unternehmens, wenn Digitalisierungsprozesse angestoßen wurden.

Ein weiteres, unternehmensinternes Problem ist mangelnde Kompetenz. Allein die Arbeit im Homeoffice erfordert laut des europäischen Referenzrahmens für digitale Kompetenz Fähigkeiten in fünf Kernbereichen: Informations- und Datenkompetenz, Kommunikation und Zusammenarbeit, Erstellung digitaler Inhalte, Sicherheit und Problemlösung.

Nur etwas mehr als die Hälfte der Unternehmen sieht sowohl ihr Management als auch ihre Mitarbeiter dazu imstande, die Digitalisierung des Unternehmens gezielt voranzutreiben. 64 % der Firmen investieren gezielt, um Angestellte weiterzubilden. Der Investitionsbedarf wird von 57 % der Unternehmen jedoch als zu hoch eingestuft. Auch die Zeit zur Umstellung der Prozesse fehlt mehr als der Hälfte der Betriebe.

So gelingt der Umstieg zum digitalen Arbeitsplatz

Um den Schritt hin zum Digital Office erfolgreich zu überstehen, müssen einige Abläufe komplett neu erdacht werden. Arbeits- und Kommunikationsprozesse müssen angepasst, technische Voraussetzungen geschaffen und vor allem Vertrauen in diese neue Art des Arbeitens gebildet werden.

Technische Voraussetzungen schaffen

Bei der Umstellung auf digitale Prozesse dürfen gesetzliche Rahmenbedingungen nicht aus den Augen verloren werden. Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen gelten auch bei der Arbeit aus dem Homeoffice. Statt privater Hard- und Software sollten diese von Ihrem Unternehmen bereitgestellt werden, damit die notwendigen Sicherheitsstandards eingehalten werden.

Arbeits- und Kommunikationsprozesse automatisieren

Einer der größten Gewinne durch die Umstellung auf das digital Office liegt in größerer Effizienz und der Unabhängigkeit vom Standort. Dazu müssen zunächst alle papierbezogenen Prozesse umgestellt werden. Möglich wird dies durch digitale Signaturen, Clouds und Dokumentenmanagement-Systeme.

Ebenso verhält es sich mit der Kommunikation: Es sollten mehrere Kommunikationswege angeboten werden. Neben klassischen Kanälen wie E-Mail oder Telefon sollten digitale Lösungen wie Webkonferenzen, Chatprogramme oder soziale Medien zu Ihrem Repertoire gehören. Dies gilt nicht nur für die interne Unternehmenskommunikation, sondern auch für die externe. Kundenbeziehungen können beispielsweise über die Einrichtung eines Kundenportals digitalisiert werden.

Vertrauen ist die Grundlage des digitalen Arbeitens

Bei der Umstellung auf die Arbeit im Homeoffice oder mit den neuen Möglichkeiten im Büro zeigen viele Mitarbeiter Skepsis. Es fehlt Vertrauen in die ungewohnten Technologien und Prozesse, aber auch in die eigene Fähigkeit mit diesen umgehen zu können. Deshalb sollte die Umstellung transparent gestaltet und von qualifizierenden Bildungsmaßnahmen begleitet werden. Die Ziele der Veränderung und der Steuerungsprozess müssen auf allen hierarchischen Ebenen deutlich gemacht werden.

Fazit: Der Digitalisierungsprozess bleibt langwierig

Die Digitalisierung von Unternehmen des deutschen Mittelstands schreitet voran. Dieser Prozess wurde durch die Corona-Pandemie weiter beschleunigt. Doch Angst um mangelnde Datensicherheit, nicht verfügbares Investitionskapital und fehlende Kompetenz bei Mitarbeitern und Management erschweren den Schritt ins Digital Office. Dieser gelingt nur bei langfristiger Planung, die alle hierarchischen Ebenen einbezieht und die technischen sowie die emotionalen Grundlagen schafft.

Sie möchten mit Ihrem Unternehmen einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung gehen? Oder Sie haben Fragen rund um die hier beschriebenen Anwendungen? Lassen Sie uns gerne darüber sprechen! Sie können sich einfach einen Termin für ein zwangloses Gespräch mit einem unserer Experten aussuchen. Tom Neumann und Jörg Waßermann stehen Ihnen bei allen Anliegen rund um die verschiedenen Anwendungen zur Verfügung.

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