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23.11.2020

Wie digitales Dokumentenmanagement für Übersichtlichkeit sorgt

Gerade bei mittelständischen Unternehmen oder kurz nach einer Unternehmensgründung ist sie noch weit verbreitet: eine einfache Mischung aus Papierablage und elektronischer Dokumentenspeicherung. Wenn das Unternehmen wächst und damit das Volumen an Dateien und Informationen steigt, stößt dieses klassische System allerdings schnell an seine Grenzen.

Die Probleme der klassischen Dokumentenarchivierung

Inkonsistente Archive können verschiedene Probleme verursachen und mit wachsenden Dokumentenmengen potenzieren sich die negativen Auswirkungen langfristig. Die klassische Ablage beeinflusst vor allem die folgenden Aspekte nachteilig:

Problem 1: Zeit- und Kostenfaktor

Büroangestellte verbringen einen nicht unerheblichen Teil ihrer Arbeitszeit damit, Dokumente manuell abzulegen. Dies beeinflusst die Gehaltskosten und schmälert die Produktivität. Je mehr Dokumente gespeichert werden, desto länger dauert es wiederum, bis Mitarbeiter in Dateiservern und Ordnern die erforderlichen Informationen finden. Dies erhöht den Prozentsatz an Personalkosten, der auf die manuelle Ablage entfällt. Zudem haben Mitarbeiter weniger Zeit für wichtige produktive Arbeiten.

Das Verteilen von Kopien und das Duplizieren von Archiven (wie Kopien von Projektdateien usw.) können zudem zu erheblichen Druck- und Papierkosten führen. Die meisten Dokumente müssen kopiert und in mehreren Ordnern abgelegt bzw. gespeichert werden, damit sie von jedem gefunden werden können. Ein Drittel der Fehler beim Zugriff auf Dokumente sind auf eine falsche Ablage von Dokumenten zurückzuführen. Falsch archivierte oder fehlende Dateien verursachen ebenfalls erhebliche Kosten.

Problem 2: Mangelnde Transparenz

Digitales Dokumentenmanagement

Ohne Dokumentenmanagement-System ist der Workflow verwirrend, niemand weiß, wo sich die Dokumente befinden und wer gerade daran arbeitet. Termine und Fristen bleiben offen, da Mitarbeiter die zu verarbeitenden Dokumente nicht nachverfolgen können. Zudem lassen sich Informationen über Projekte eher horten oder absichtlich nicht weitergeben. Und da die Dokumente während der Bearbeitung bis zur endgültigen Einreichung nicht verfügbar sind, können die Informationen in dieser Zeit nicht verwendet werden.

Die Struktur des Dateiservers ist oft verwirrend, da jeder Mitarbeiter seine eigene Struktur erstellt hat und Kollegen sich in diesen nicht zurechtfinden. Darüber hinaus ist es schwierig, die gesetzlichen Anforderungen für die richtige Archivierung auf diese Weise zu erfüllen. Dies liegt daran, dass das Dokument immer im Originalformat archiviert werden muss. Es reicht also nicht aus, elektronische Dokumente nur auszudrucken und abzulegen.

Problem 3: Fehlende Kommunikation und Kontrolle

Der Kundenservice leidet erheblich unter einem mangelhaften Informationsmanagement, da die Mitarbeiter keine schnellen Informationen bereitstellen können. Ein weiterer Schmerzpunkt ist die komplexe Kommunikation und Datenübertragung. Die Steuerungsaufgabe ist ebenfalls aufwendig. Der Verarbeitungsstatus eines einzelnen Dokuments ist für Außenstehende schwer nachzuvollziehen. Sie können nur herausfinden, wer das Dokument zuletzt bearbeitet hat, indem sie danach fragen. Und dieses Nachfragen ist ein weiterer Zeitfaktor.

Änderungs- und Versionskontrolle von Office-Dokumenten sind nahezu unmöglich. Archivdateien benötigen Speicherplatz auf jeder Workstation und bei jeder Registrierung. Im Durchschnitt wird jedes Dokument zwei- bis dreimal kopiert. So wächst der Berg an Dateien mit jedem neuen Tag und nimmt nach wenigen Jahren ein nahezu unüberschaubares Belegvolumen ein. Zudem ist der Zugriff auf Dokumente jederzeit und überall sehr schwierig, wenn nicht sogar unmöglich.

Noch schwieriger wird es, wenn die Archive noch gar nicht virtuell geführt werden, sondern Dokumente in Ordnern und Aktenschränken abgelegt werden. Um in diesem Falle zumindest eine einheitliche Struktur zu schaffen, gibt es hier ein paar nützliche Tipps. Am übersichtlichsten wird ein Archiv allerdings, wenn professionelle Verfahren angewendet werden.

Die ideale Lösung? Dokumentenmanagement-Systeme!

Dokumentenmanagement mit System

Dateiverwaltungssysteme und passende Archive lassen die oben beschriebenen Probleme erst gar nicht entstehen. Wer so früh wie möglich mit der digitalen Verwaltung von Dokumenten beginnt, profitiert sogar mehrfach. Denn die passenden Programme schaffen Transparenz und Struktur auf allen Ebenen des Unternehmens.

Eine häufig gestellte Frage im Bereich Enterprise Content Management lautet: Was ist eigentlich der Unterschied zwischen dem ECM (Enterprise Content Management) und einem DMS (Dokumentenmanagement-System)? Basierend auf der gemeinsamen Definitionsmethode kann schnell eine klare Abgrenzung vorgenommen werden. Ein ECM repräsentiert die Gesamtstrategie und das Verwaltungskonzept sämtlicher Unternehmensinhalte, während sich DMS ausschließlich mit der Dateiverwaltung befasst. Daher ist das Dokumentenverwaltungssystem die Kernkomponente jedes Content-Management-Systems für Unternehmen.

Last but not least profitieren so einzelne Mitarbeiter und auch der gesamte Betrieb von effizienteren Prozessen. Mit Dokumentenmanagement-Systemen wie d.velop kann der Workflow automatisiert und die Suchgeschwindigkeit von Dokumenten und Informationen um ein Vielfaches erhöht werden. Darüber hinaus können alle autorisierten Mitarbeiter problemlos auf die aktuell verarbeiteten Dokumente zugreifen.

Wie genau digitale Archive funktionieren und aus welchen einzelnen Bausteinen diese zusammengesetzt werden können, erfahren Sie unserem Whitepaper „Digitales Dokumentenmanagement einfach erklärt“. Zusätzlich erläutert unser Partner d.velop, welches die ersten Schritte in Richtung eines digitalen Dokumentenmanagements sind.

 

„Sie haben weitere Fragen rund um die digitale Archivierung? Kein Problem – Suchen Sie sich direkt einen Termin für ein unverbindliches Gespräch aus.“

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