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11.03.2021

Komplexe Verträge einfach verwalten: Digitales Vertragsmanagement

Verträge digital verwalten

Erster Entwurf, überarbeitete Version, verschiedene Stufen als Verhandlungsbasis und die Einigung auf eine finale Fassung … Es dauert im Schnitt 30 Arbeitstage, bis ein Vertrag abgeschlossen ist. Verträge mit Lieferanten, Geschäftspartnern und Kundschaft müssen aufbewahrt werden. 60 Prozent der Unternehmen schließen heute noch ihre Verträge auf Papier ab. Warum eigentlich? Digitales Dokumentenmanagement funktioniert auch für Verträge!

Oft geht es um die endgültigen Konditionen, um Fristen und Bedingungen. Verträge müssen hin und wieder erneuert werden, laufen aus, bedürfen einer Überarbeitung. Wo ist der gesuchte Vertrag, welche Version ist gültig? Und wie schaffen Sie es, alle Fristen im Blick zu behalten? Für kleine und mittelständische Unternehmen ist das nicht einfach. Digitales Vertragsmanagement kann der Vertragsverwaltung die Schärfe nehmen. Wir erklären, wie es funktioniert.

Was genau ist digitales Management von Verträgen?

Der sperrige Begriff des Vertragsmanagements meint, einfach ausgedrückt, den Umgang zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Es geht also darum, die Geschäftsbeziehungen Ihres Unternehmens zu gestalten, und zwar in einer nachvollziehbaren Art. Das wird gemeinhin in Form von Verträgen getan. Die Verträge halten die terminlichen, personellen und finanziellen Charakteristika Ihrer geschäftlichen Beziehungen fest. Es ist üblich, diese Implikationen nicht im Kopf zu behalten, sondern schriftlich festzulegen. Damit soll einerseits die Nachvollziehbarkeit gewährleistet werden, andererseits bietet ein schriftlich abgeschlossener Vertrag rechtliche Sicherheit. Als Ausnahme gibt es natürlich immer noch die Besiegelung von Absprachen per Handschlag – die werden aber in der Regel nicht „verwaltet“.

Für die digitale Verwaltung von Dokumenten gibt es viele Gründe. Akten auf Papier müssen von Hand einsortiert werden, der entsprechende Raum dafür muss vorhanden sein. Bei Außenterminen haben Ihre Mitarbeiter keinen uneingeschränkten Zugriff auf alle Unterlagen, sondern müssen mitnehmen, was sie vermutlich benötigen. Es ist völlig klar, dass die eine oder andere Akte dann mal fehlt. Digitalisierte Dokumente sind dagegen immer und von jedem mobilen Endgerät aus abrufbar. Unternehmen, die ihre Dokumente digital managen, sind also flexibler und agiler.

Vertragsverwaltung passt sich den Anforderungen Ihres Unternehmens an

Verträge müssen immer auffindbar sein. Jeder Vertrag muss dem passenden Vertragspartner zugeordnet werden können. Fristen dürfen nicht verloren gehen. Vom ordentlich beschrifteten Hefter über große Leitz-Ordner bis hin zu verschiedenen Ablagesystemen gibt es viele Möglichkeiten, das zu erreichen. Sie und Ihre Belegschaft haben mit Sicherheit ein System gefunden, das auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Trotzdem finden Sie bisweilen ein bestimmtes Dokument nicht auf Anhieb oder müssen nachfragen, um Fristen einzuhalten. Können Sie sich Ihren Geschäftsalltag ohne diese Ärgernisse vorstellen?

Digitale Tools machen das möglich. Idealerweise nutzen Sie für Ihr Vertragsmanagement aber kein Sammelsurium unterschiedlicher Softwarelösungen, sondern verwalten Ihre Dokumente einheitlich mit einem System. Digitale Vertragsverwaltung soll Ihnen den Geschäftsalltag schließlich erleichtern und nicht erschweren. Deshalb bietet eine gute Anwendung auch immer die Möglichkeit, die Benutzer-Oberfläche individuell zu konfigurieren. Sie passen die Software in diesem Fall nicht an Ihr Unternehmen an. Jede Abteilung in Ihrem Unternehmen hat bei der Arbeit mit Dokumenten andere Schwerpunkte. Und deshalb müssen alle Abteilungen und im Zweifelsfall jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin die Möglichkeit haben, die Navigation individuell einzurichten, Bereiche nach Bedarf anzupassen und die Oberfläche zu verändern. Nur so arbeiten wirklich alle Beteiligten effizient.

Das folgende Video von d.velop gibt Ihnen einen Einblick in die Anwendung zum digitalen Vertragsmanagement.

 

Grundlagen der digitalen Vertragsverwaltung

Die digitale Vertragsverwaltung leistet genau das, was Sie bislang mit einer analogen Vertragsverwaltung auf Papier erledigt haben. Sie unterhalten also eine digitale Version Ihrer Verträge in einer digitalen Akte. In dieser Akte sind alle Eigenschaften des Dokuments festgehalten.

Die wichtigsten Komponenten von Verträgen sind im Unternehmen häufig die Fristen. Um die Kosten zu optimieren und einen reibungslosen Ablauf aller geschäftlichen Vorgänge zu garantieren, dürfen Sie keine Vertragsfristen verpassen. Software für die digitale Verwaltung von Verträgen erleichtert es, diese Fristen im Auge zu behalten. Und nicht nur das: Sie finden alle wichtigen Informationen auf einen Blick.

 

Digitales Vertragsmanagement
Quelle: d.velop

 

Verwaltung für Fortgeschrittene: Management von Aufgaben

Die Ablage von Verträgen und die übersichtliche Darstellung aller Informationen, die mit dem Vertrag verbunden sind, bilden die Grundlage. Wie Sie mit diesen Informationen arbeiten, ist der nächste Schritt. Denn mit jedem Vertrag hängen weitere Dokumente zusammen. Das können Kostenaufstellungen, Kataloge oder Briefwechsel sein. Die digitalen Akten müssen dem Vertrag beigeordnet werden, aber auch einzeln auffindbar sein. Für Ihre geschäftlichen Vorgänge sind die darin enthaltenen Daten wichtig. Ihre Belegschaft hat genau definierte Aufgaben, die Zugriff auf die Dokumente und Verträge erfordern. Werden neue Dokumente angelegt, so erlaubt die Software für die Verwaltung von Verträgen, dass diese Dateien direkt digital erstellt werden. Sie sparen sich also die Ausfertigung auf Papier und das spätere Abfotografieren oder Scannen. Die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen profitieren von einer stringenten und standardisierten Abwicklung der Verwaltungsaufgaben.

Von Anfang an konsequent digital

Im Jahr 2021 schließen 60 Prozent der Unternehmen ihre Verträge auf Papier ab. Was machen die übrigen 40 Prozent? Sie nutzen die Möglichkeiten des digitalen Dokumentenmanagements. Denn natürlich kann man heutzutage auch Verträge digital abschließen. Vom ersten Kontakt mit Ihren Vertragspartnern an wird alles elektronisch erfasst. Über Textbausteine erstellen Sie Angebote, Anfragen und Verträge schneller und in standardisierter Form. Die Vorlagen individualisieren Sie für Ihr Unternehmen. Sie speichern sie und können sie immer wieder verwenden, aber auch immer wieder überarbeiten.

Die digitale Verwaltung von Verträgen und Dokumenten ist ein Schritt hin zu einem papierärmeren oder gar papierfreien Büro. Das klingt kompliziert und nach einer großen Veränderung, muss es aber nicht sein. Denn wie Ihre Akten auf Papier in Ordnern abgelegt sind, legen Sie bei der digitalen Verwaltung die einzelnen Dokumente in elektronischen Ordnern ab.

Vollständig wird es aber erst dann, wenn Sie Ihre Verträge auch digital unterzeichnen. Und das ermöglicht die digitale Signatur, die in einer guten Anwendung für das Dokumentenverwaltungssystem integriert sein sollte.

 

 

Vorhandene Software integrieren

Ganz ohne Software kommt heutzutage kaum ein Betrieb aus. Viele Unternehmen nutzen Microsoft Outlook für die Kommunikation, Excel und andere Anwendungen. Wer im Betrieb auf die digitale Verwaltung von Verträgen umstellt, muss diese Software also einbinden können. Ein Excel Export und die Integration in den E-Mail-Client sollten selbstverständlich möglich sein.

Mehr Zeit für das Kerngeschäft: Digitale Verwaltung

Eine gute Software erleichtert die Verwaltung von Dokumenten so weit, dass im Unternehmen mehr Zeit für das eigentliche Geschäft bleibt. d.velop ist ein gutes Beispiel für sinnvolles digitales Dokumentenmanagement. Der Umstieg von einer analogen Dokumentenverwaltung auf ein digitales System passiert nicht an einem Tag. Es ist völlig normal, dass in einer mehrjährigen Übergangszeit beide Methoden parallel laufen. Das hat den Vorteil, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen den Umstieg auf die digitale Verwaltung schrittweise vollziehen können und nicht von den neuen Aufgaben überfordert werden. Auch das ist wichtig, um reibungslose Betriebsabläufe zu gewährleisten.

 

„Sie haben weitere Fragen zum Thema digitale Vertragsverwaltung oder zu Enterprise Content Management (ECM) im Allgemeinen? Suchen Sie sich gerne direkt einen Termin für eine Onlinepräsentation aus.“

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