30.10.2020

Dokumente digital und rechtskonform archivieren

Die papierlose, also digitale Dokumentenarchivierung hat sich in den meisten Unternehmen inzwischen etabliert. Keine Frage: Digitale Archivierung und ein entsprechendes Dokumentenmanagement bedeuten einen Gewinn für Unternehmen – sie tragen dazu bei, nicht nur Ressourcen, sondern auch Geld und Zeit einzusparen. Darüber hinaus lassen sich Fehler reduzieren.

Wer jetzt denkt: "Dann brauche ich nur noch via Scanner die elektronische Archivierung umsetzen", der vergisst einen entscheidenden Punkt – die gesetzlichen Anforderungen. Keine Frage: Dein Dokumentenmanagement muss sich als rechtskonform erweisen. Hier geben die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, auch als GoBD bekannt, näheren Aufschluss. Hinzu kommt die DSGVO – also die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung. Diese gesetzlichen Vorgaben solltest du immer im Blick haben, denn bei einer Betriebsprüfung kontrolliert das Finanzamt kritisch die Einhaltung selbiger.

Gesetzliche Standards im Dokumentenmanagement einhalten

In den GoBD sind die „Regeln“ insbesondere für die elektronische Buchführung sowie Archivierung festgeschrieben. Rechtskonforme beziehungsweise GoBD-konforme Archivierung bedeutet im Prinzip nichts anderes, als dass aufbewahrungspflichtige Dokumente für den Zeitraum der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht via elektronischem Archivsystem verwahrt werden. Der Gesetzgeber möchte mit der GoBD sicherstellen, dass die Standards der digitalen Archivierung von Geschäftsdokumenten jenen der traditionellen Aufbewahrung in Papierform absolut vergleichbar und ebenso korrekt sind. Aus diesem Grund müssen Unternehmer dafür Sorge tragen, dass sämtliche aufbewahrungspflichtigen Dokumente ausnahmslos revisionssicher archiviert sind.

Hinsichtlich der Revisionssicherheit gelten gemäß GoBD verschiedene Kriterien. Dazu gehören Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, was für Unternehmen bedeutet, dass sie jeden Geschäftsvorgang per Beleg nachweisen müssen. Des Weiteren zählen Vollständigkeit, Richtigkeit, sowie Ordnung zu den elementaren Merkmalen beziehungsweise den Grundsätzen für digitale Archivierung. Dies betrifft nicht nur die lückenlose Aufzeichnung sowie richtige Kontierung aller Geschäftsvorgänge, sondern auch die exakte Einhaltung der Aufbewahrungspflichten. Außerdem müssen sämtliche Buchungen für Dritte – insbesondere für Betriebsprüfer – übersichtlich und somit nachvollziehbar sein. Darüber hinaus gilt es, den Grundsatz der Unveränderbarkeit einzuhalten. Dies bedeutet, dass der ursprüngliche Inhalt einer Buchung beziehungsweise Aufzeichnung stets feststellbar sein muss. Natürlich muss auch der Verfahrensdokumentation ausreichend Rechnung getragen werden. Dies betrifft jede Software, welche für Buchführung und Archivierung zum Einsatz kommt. Ein weiteres wichtiges Kriterium stellt die Sicherung vor Verlust dar – auf keinen Fall darf ein Dokument beim Archivieren wie auch im Archivsystem verloren gehen. Und last but not least: Die Archivierung der Dokumente hat zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu erfolgen.

Aus diesen Kriterien ergeben sich verschiedene konkrete Anforderungen in puncto GoBD-konforme Archivierung. Die Aufbewahrung aller steuerlich relevanten Unterlagen in einem Ordnungssystem mit Indexierung ist Pflicht – es genügt nicht, die Unterlagen lediglich in einem Dateisystem abzulegen. Weiterhin müssen Unveränderbarkeit wie auch Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit durch die digitale Archivierung sichergestellt sein. Ein weiterer Punkt betrifft die Aufbewahrung der Dokumente im Ursprungsformat. Papierdokumente dürfen vernichtet werden, sofern deren elektronischer Archivierung nichts im Wege steht und auch keine gesetzlichen Gründe dem entgegenstehen.

Auch die Anforderungen einer DSGVO-konformen Archivierung solltest du nicht aus dem Blick verlieren. Keine Frage: Im Normalfall enthalten geschäftliche Unterlagen auch personenbezogene Daten. Letztere unterliegen dem Schutz der DSGVO, was in der Folge bedeutet, dass die Digitalisierung archivierter Dokumente auch das Befolgen datenschutzrechtlicher Vorgaben bedeutet. Im Zentrum stehen vor allem Aufbewahrungs- und Löschfristen. Hier ist gemäß der Maxime „Nur so viel wie nötig“ zu verfahren. Dies heißt: Personenbezogene Daten dürfen prinzipiell nicht länger aufbewahrt werden, als sie für einen bestimmten Zweck benötigt werden. Die essentiellen Aufbewahrungsfristen für Unternehmen entnimmst du dem Handels- und Steuerrecht – im Wesentlichen handelt es sich um sechs bis zehn Jahre.
Wie auch immer – um Dokumente rechtskonform archivieren zu können, bedarf es professioneller Archivierungssysteme und der Verwendung entsprechender Archivierungssoftware. Dann sollte es auch optimal mit deinem rechtssicheren Dokumentenmanagement klappen.

Setzt du alle GoBD-Richtlinien korrekt um?

Du handelst erst dann GoBD-konform, wenn du wirklich alle Vorgaben über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen korrekt umsetzt. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung betreffen alle steuerrelevanten Dokumente, egal, ob diese digital oder in Papierform aufbewahrt werden. Die Sicherstellung einer rechtskonformen Umsetzung kann sich durch die Nutzung klassischer Office-Anwendungen deutlich schwieriger gestalten als der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems.

Ein herkömmliches EDV-System kann die geforderte Unveränderlichkeit der Daten nicht sicherstellen

Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme werden vielfach zur Erstellung buchhaltungsrelevanter Dokumente genutzt. Sobald diese im normalen Dateisystem gespeichert werden, entsteht ein digitaler Beleg, der ab dem Zeitpunkt seiner Entstehung unveränderbar sein muss. Sofern es sich dabei um Dokumente handelt, die weder einer Aufzeichnungs- noch Aufbewahrungspflicht unterliegen, stellt das keine Rechtswidrigkeit dar. Anders ist das bei Unterlagen, die Geschäftsvorfälle dokumentieren und damit steuerlich relevant sind. Dazu gehören:

Rechnungen
Geschäftskorrespondenzen
Berechnungen zur Bewertung von Wirtschaftsgütern
Rückstellungsberechnungen
Dokumentation von Warenein- und ausgängen

Es ist ein Trugschluss zu glauben, dass in diesen Fällen das Umwandeln der Dokumente in das PDF-Format die Unveränderbarkeit des Beleges gewährleistet. Da an diesem vermeintlich unveränderbarem Dateitypus theoretisch Änderungen möglich sind, erkennt das Finanzamt eine GoBD-Konformität nicht an. Die einzige anerkannte Möglichkeit ist hier das Ausdrucken und Ablegen der Unterlagen ausschließlich in Papierform, wobei alle Belege lückenlos in die Buchführung eingehen müssen (Erfassungskontrolle).

Um Defizite in der Buchhaltung zu vermeiden, die zu Hinzuschätzungen durch das Finanzamt oder gar einer Nichtanerkennung der gesamten Jahreswerte führen können, empfiehlt sich die Nutzung einer Softwarelösung, um Dokumente rechtssicher zu archivieren.

Das bietet dir ein digitales Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagementsystem wie z.B. das von d.velop ermöglicht die digitale Verwaltung und rechtskonforme Archivierung sämtlicher Dokumente. Alle Geschäftsprozesse von Erstellung bzw. Eingang eines Dokumentes über die Bearbeitung bis zur Archivierung und späteren Vernichtung werden vereinfacht, optimiert und natürlich komplett GoBD-konform verarbeitet. Das ebnet KMU's nicht nur den Weg zum papierlosen, sondern vor allem auch zum rechtssicheren und effizienten Büro.

Digitalisierung der Buchhaltung: Verträge, Rechnungen und sonstige Unterlagen werden, wenn nötig, eingescannt und grundsätzlich in digitalen Akten abgelegt.
Dokumentenablage mit System: Sämtliche Belege werden individualisiert und inklusive nachvollziehbarer Historie spezifischen Akten zugeordnet.
Schnelle Auffindbarkeit: Jedes Dokument lässt sich jederzeit in Sekundenschnelle finden und aufrufen.
Gewährleistung hoher Sicherheit: Zugriffsberechtigungen schützen vor unberechtigten Einblicken und garantieren die Wahrung des Datenschutzes.
Strukturierung von Arbeitsabläufen: Workflows erleichtern die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen und verkürzen Bearbeitungszeiten.
Rechtskonforme und übersichtliche Archivierung: Alle Dokumente werden revisionssicher und klar strukturiert im System archiviert und allen Archivierungspflichten wird nachgekommen.
Zeitgerechte Löschung aus dem System: Mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Belege sicher gelöscht.

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