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26.01.2021

So gelingt die Fakturierung in der Transport- und Logistikbranche

Fakturierung Online-Handel

Unternehmen der Transport- und Logistikbranche können sich derzeit über besonders volle Auftragsbücher freuen. Der boomende Onlinehandel macht es möglich. Durch die gute Geschäftslage rückt jedoch eine zeitsparende und fachgerechte digitale Unterstützung durch eine Fakturierungssoftware immer mehr in den Fokus.

Eine sachgerechte Fakturierung stellt für jedes Unternehmen ein zentrales und enorm wichtiges Aufgabengebiet dar. Vor allem, wenn komplexe Prozesse zu bewältigen sind, ist es eine beträchtliche Erleichterung eine funktionale Software zur Fakturierung nutzen zu können; denn neben unterschiedlichster Waren und Dienstleistungen sowie gesetzlicher Vorschriften sind dabei immer häufiger auch Wünsche der Kunden bezgl. der Rechnungslegung zu berücksichtigen.

Was versteht man unter Fakturierung?

Der Fachbegriff Fakturierung stammt aus dem Rechnungswesen. Er ist vom lateinischen Wort Faktura (Rechnung) abgeleitet und bedeutet Rechnungserstellung. Zu dieser gehören sämtliche Vorarbeiten und die Buchung des Geschäftsvorfalls auf den betreffenden Konten. Zur Faktura zählen auch Eigenbelege und Quittungen. Als Unternehmer haben Sie die Wahl zwischen der Vor- und der Nachfakturierung.

Im Transportgewerbe und in der Logistik ist die Vorfakturierung üblich. Sie erstellen die Rechnung vor der Kommissionierung (Zusammenstellung) der Waren. Logistiker bevorzugen diese Form der Rechnungslegung, weil sie ihnen eine unproblematische und zügige Lieferungsabwicklung ermöglicht. Wichtigste Voraussetzung für die Vorfakturierung ist, dass Sie immer genügend Ware im Lager haben. Mit dem Versenden der Faktura vor der Kommissionierung ersparen Sie sich den Arbeits- und Zeitaufwand für eine separate Rechnung. Und natürlich Portokosten, falls Sie sie nicht als E-Mail-Anhang versenden.

Unternehmen anderer Branchen wie beispielsweise Versandhäuser und Baufirmen bevorzugen die Nachfakturierung. Sie legen die Rechnung dem Paket bei oder schicken sie nachträglich per Brief oder E-Mail. Diese Form der Leistungsabrechnung empfiehlt sich bei umfangreichen Lieferungen und Projekten mit größerem Planungsaufwand. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass die Sendungsabrechnung alle verschickten Waren und erbrachten Leistungen aufführt.

Gesetzlich geforderte Pflichtangaben bei Rechnungen

Rechnungen korrekt erstellen

Ihre Rechnung hat die im Folgenden genannten gesetzlichen Mindestvorgaben zu erfüllen. Im oberen Bereich befinden sich Informationen zu Ihrem Unternehmen und zum Kunden: vollständige Firmenbezeichnungen, Geschäftsadressen und weitere Kontaktdaten. Wichtige Informationen wie die Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Kontodaten stehen häufig im Footer des Schreibens.

Im Textteil stehen unter dem Begriff Rechnung Angaben wie

  • das Rechnungsdatum
  • Name und Anschrift desjenigen, der die Ware oder die Leistung erhalten bzw. in Anspruch genommen hat
  • Name und Anschrift des Unternehmens, welches die Ware geliefert bzw. die Leistung erbracht hat
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • das Datum oder der Zeitraum der Warenlieferung bzw. Leistungserbringung
  • eine Liste der erbrachten Leistungen mit Anzahl/Menge, Nettopreisen und Mehrwertsteuersätzen
  • die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Steuernummer des liefernden Unternehmens
  • bei Kleinunternehmern der Hinweis auf die Steuerbefreiung laut Kleinunternehmerregelung (§ 19 Abs. 1 UStG)

Darunter sind der Netto-Rechnungsbetrag, die Mehrwertsteuer getrennt nach Mehrwertsteuersätzen und der Brutto-Rechnungsbetrag (Zahlbetrag) aufgeführt. Angaben zur Zahlungsfrist, Bankverbindung und zu den Zahlungsbedingungen folgen weiter unten. Für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro gelten weniger strenge Voraussetzungen. Die genannten Mindestvorgaben sind bei der Leistungsabrechnung ausländischer Kunden ebenso zu erfüllen. Allerdings müssen Sie die deutsche Umsatzsteuer bei Kunden in Drittländern und im EU-Ausland nicht ausweisen.

Fakturierungsfristen

Die meisten Firmen verschicken ihre Leistungsabrechnung schnellstmöglich, weil sie sich einen baldigen Zahlungseingang erhoffen. Der Gesetzgeber räumt ihnen dafür eine Frist von sechs Monaten nach Versenden der Ware ein. Befindet sich Ihre Firma im EU-Ausland, müssen Sie die Rechnung bis zum 15. des Monats erstellen, der auf den Monat des Umsatzes folgt. Darüber hinaus gilt für Rechnungen laut § 195 BGB eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Daneben existieren weitere Fristenregelungen.

Was passiert bei fehlerhafter Rechnungsstellung?

Fehlen in Ihrer Sendungsabrechnung die in § 14 und § 14 a UStG geforderten Angaben, dürfen Sie die Vorsteuer nicht abziehen. Dies gilt auch dann, wenn die aufgelisteten Waren/Leistungen nicht eindeutig identifiziert werden können. Haben Sie die Umsatzsteuer versehentlich zu hoch angesetzt, müssen Sie sie berichtigen und Ihren Kunden sofort darüber informieren. Ansonsten entrichten Sie die Steuer gemäß § 14 c Abs. 1 Satz 1 in voller Höhe an das Finanzamt. Stellen Sie Ihrem Kunden als Kleinunternehmer irrtümlicherweise Umsatzsteuer in Rechnung, müssen Sie sie ebenfalls ans Finanzamt abführen. Alle diese und weitere Fehler lassen sich mit einer Faktura-Softwarelösung vermeiden.

Erstellen digitaler Rechnungen

Viele Kleinunternehmer schreiben ihre Leistungsabrechnungen mithilfe von Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen. Diese Anwendungen erfüllen jedoch nicht die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Im Unterschied dazu arbeitet die Mehrzahl der deutschen Unternehmen mit speziellen Software-Lösungen. Dabei handelt es sich entweder um Insellösungen für Buchhaltung, Mahnwesen und Rechnungsverwaltung oder um eine digitale Komplettlösung, einem so genannten ERP-System. Durch die Nutzung solcher Systeme sind Sie hinsichtlich DSGVO auf der sicheren Seite. Neben der erforderlichen GoBD-Konformität profitieren Sie von einer schnellen, leichten und fehlerfreien Rechnungslegung und Buchung in folgenden Bereichen:

  • Rechnung
  • Gutschrift
  • Stornorechnung
  • Teilrechnung
  • Abschlagsrechnung
  • Anzahlungsrechnung
  • Vorauszahlungsrechnung
  • Schlussrechnung

Zur Rechnungserstellung klicken Sie einfach die erforderlichen Kunden- und Artikeldaten an und geben die jeweiligen Mengen ein. Das Fakturierungssystem übernimmt sowohl die Vergabe der fortlaufenden Rechnungsnummern als auch die Berechnung der Umsatzsteuer. Mit nur wenigen Klicks stellen Sie Ihre Rechnung im PDF-Format fertig und versenden sie per Mail an Ihren Kunden. So sparen Sie viel Zeit und auch Material- und Portokosten. Wiederkehrende Rechnungen müssen nur einmal im System angelegt werden. Eine auf diesem Wege erstellte Rechnung ist elektronisch auslesbar (E-Rechnung) und somit beim Rechnungsempfänger für die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung nutzbar.

Spezielle Lösung für Logistik und Transport

Sendungs- und Leistungsabrechnung

Sind Sie Inhaber einer Logistikfirma, benötigen Sie eine auf Ihren speziellen Bedarf zugeschnittene Fakturierungslösung. Die Anwendung zur Sendungs- und Leistungsabrechnung bietet spezielle auf Bereiche wie z.B. Paket- und Zustelldienstleistung, Kontraktlogistik oder Verlagsauslieferungen ausgerichtete Funktionen zur Fakturierung. So lassen sich selbst komplexe Preisstrukturen meistern und individuelle Anforderungen bei der Abrechnung berücksichtigen.

SP-Logistik ist eine modular angepasste Branchenlösung, die durch integrierte Funktionen aus Rechnungswesen und Controlling die vielseitigen und häufig individuellen Prozesse bei Transport- und Logistikunternehmen bestmöglich abdeckt. Über eine Schnittstelle zum Finanzbuchhaltungs-System können Sie innerhalb der Fakturierungsprozesse auch auf alle dort hinterlegten Daten zugreifen. Das ermöglicht Ihnen jederzeit Ihre Konten einzusehen, offene Posten zu überblicken und Mahnprozesse anzustoßen. Die Anbindung an Controlling-Funktionen ermöglicht es Informationen in Form von Echtzeitstatistiken abzurufen und so stets über wichtige Daten und Kennzahlen im Bilde zu sein. Dank der integrierten Analysefunktion können Sie neue Trends in Ihrem operativen Geschäft sofort identifizieren und rechtzeitig darauf reagieren.

Die Erstellung von Rechnungen und Buchungen und die Verwaltung der Anlagen werden im Faktura-System automatisiert durchgeführt. Sie können mit Ihrer Logistiksoftware alle gängigen Arten von Rechnungen schreiben und Zahlungseingänge verfolgen. Die Abrechnungsintervalle sind dabei frei wählbar. Sonderleistungen können ebenfalls flexibel angelegt und abgerechnet werden.

 

„Sie haben weitere Fragen zum Thema Fakturierungssoftware für die Transport- und Logistikbranche? Nehmen Sie gerne Kontakt zu mir auf oder suchen Sie sich direkt einen Termin für ein unverbindliches Gespräch aus.“

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