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13.04.2022

Projektbuchhaltung leicht gemacht

eine Frau schaut auf ihren Laptop aus dem mehrere Waben mit diverser Icons schweben

Bereits wenn die Projektplanung beginnt, sieht sich die Projektbuchhaltung eines Unternehmens zahlreichen Herausforderungen gegenüber. Denn die Planung und das Management umfassen eine lange Liste von komplexen Aufgaben. Mit der richtigen Herangehensweise können Sie häufige Fehler aber leicht vermeiden. Auch unterstützende Softwarelösungen können eine erhebliche Erleichterung darstellen. Cloud-ERP-Systeme wie Haufe X360 sind hierfür bestens geeignet. Über die klassischen ERP-Funktionen hinaus helfen die Anwendungen dabei, die typischen Fallstricke der Projektumsetzung zu umgehen. Mit der daraus resultierenden effizienten Projektbuchhaltung werden Frust und Zeitfresser vermieden.
In diesem Beitrag möchten wir häufig auftretende Probleme bei der Umsetzung von Projekten beleuchten und Ihnen Tipps mit auf den Weg geben, um solche Unwägbarkeiten professionell zu meisten.

Projekte und Probleme

Nach Abschluss der Planung und Beginn des Projekts zeigt sich bereits das erste typische Problem: unerwartete Änderungen. Ob Liefertermine nicht eingehalten werden können oder der Auftraggeber nachträglich neue Anforderungen stellt – in jedem Fall kommt es hierdurch zu notwendigen Anpassungen in Hinblick auf Zeit, Ressourcen und Vorgehen. Daraus entsteht häufig ein erheblicher Mehraufwand. Ebenso verhält es sich bei Projektrisiken, die nur schwer in der Planung berücksichtigt werden und jederzeit auftreten können.

Solche Abweichungen vom Plan sind weit mehr als ärgerlich, denn das zur Verfügung stehende Budget wird dadurch frühzeitig belastet. Eine Möglichkeit des besseren Umgangs damit ist es, von vornherein Puffer für derartige Eventualitäten einzubauen. Änderungen und Schwierigkeiten lassen sich so leichter abfangen. Wichtig ist außerdem, alle Anpassungen schriftlich festzuhalten und zu protokollieren. Dieses Vorgehen erlaubt ein hohes Maß an Transparenz für Auftraggeber und das eigene Unternehmen. Zudem wird es möglich, Auslöser für Komplikationen festzustellen und sich zukünftig darauf einzustellen.

Prognosen und Planung

Während der Planung eines Projektes sind Prognosen und Schätzungen unerlässlich. Umso präziser diese ausfallen, desto reibungsloser lässt sich das Projekt umsetzen. Fallen sie hingegen ungenau aus, ergeben sich daraus die nächsten Fallstricke.

Spätestens bei dem Projektabschluss wird das problematisch für die Projektbuchhaltung. Bereits der Vergleich zwischen der Budgetprognose und den tatsächlichen Projektkosten wird schwierig. Für die Zukunft wichtige Informationen können hierdurch nur mit erheblichem Aufwand gewonnen werden. Eine Verbesserung der Projektplanung gestaltet sich daher nicht effizient oder ist aufgrund mangelnder Zeit kaum möglich.
Eine Erleichterung kann hingegen die Digitalisierung von Dokumenten und Daten sein. Denn die Informationen lassen sich auf diese Weise leicht mit der entsprechenden Software zusammenfassen, zuordnen und analysieren. Zeit und Aufwand werden langfristig reduziert. Das senkt die Kosten und erhöht den Gewinn. Im Idealfall beruhen die Prognosen für die Planung aus einer umfassenden und jederzeit abrufbaren Erfassung aller notwendigen Daten. Zeichnen sich Engpässe ab oder treten Änderungen ein, fallen diese frühzeitig auf.

Realisierung und Zeit

Die Gewinnrealisierung stellt eine der größten Herausforderungen für die Projektbuchhaltung dar. Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und der Fülle an Inhalten, Daten und Dokumenten ist damit ein erhöhter Zeitaufwand verbunden.

Gerade Zeit ist jedoch ohnehin ein sehr großer Kostenfaktor bei der Umsetzung von Projekten. Aus diesem Grund sind auch genaue Zeiterfassung und ein angepasstes Zeitmanagement entscheidend für die Transparenz und die Abrechnung.

Hierbei den Überblick zu behalten ist mit einer entsprechenden Cloud-ERP einfacher. Da Angestellte Arbeitsstunden direkt einem Projekt zuordnen können, fällt die Unterscheidung leichter. Hinzu kommt, dass Zeitfenster für Aufgaben eingestellt werden können. Die Bearbeitungszeit lässt sich dabei flexibel gestalten. Dennoch verhindert das System, dass zu viel Zeit auf irrelevante Schritte verschwendet wird. Pünktliche Abgaben und damit weniger Verzögerungen bei der Umsetzung des Projekts sind weitere positive Nebeneffekte. Zudem sollten sich die Mitarbeiter selbst einbringen und Angaben zur benötigten Bearbeitungsdauer oder möglichen Problemen machen können. Ohne dieses Feedback ist es auch mit dem besten System nicht realistisch, individuell passende Lösungen zu finden.

Projektbuchhaltung einfach gemacht

So zahlreich und komplex die potenziellen Probleme bei der Umsetzung von Projekten sind, es gibt zahlreiche implementierbare Lösungen dafür. Speziell darauf abgestimmte Cloud-ERPs können durch Digitalisierung und vielseitige Möglichkeiten eine erhebliche Erleichterung darstellen. Genaue Prognosen, Puffer und das Einbeziehen der Mitarbeiter sind in jedem Fall unerlässlich. Dies kommt nicht nur dem aktuellen Projekt und dem damit verbundenen Budget zugute. Die gewonnenen Daten und Ergebnisse dienen ebenso als Basis für die effizientere und effektivere Planung und Umsetzung künftiger Projekte.

Wie Sie die klassischen Probleme in der Projektbuchhaltung umgehen können und künftige Projekte besser umsetzen, beleuchten wir in unserem Whitepaper noch detailreicher.