Investitionscontrolling bei Steigenberger

Die InterCityHotels der gehobenen Mittelklasse sind vielen Reisenden in Deutschland, Österreich und den Niederlanden ein Begriff. Wer es noch luxuriöser liebt, logiert in einem Steigenberger-Hotel der 4- oder 5-Sterne-Kategorie, die neben Deutschland inzwischen auch in Ägypten, China, Dubai, Spanien, der Schweiz, der Türkei, Belgien, den Niederlanden und Österreich vertreten sind. Im November 2015 hat mit dem Jaz Amsterdam das erste Hotel von Steigenbergers neuer Marke Jaz in the city eröffnet. Ein kreatives Konzept, das von der lokalen Kultur- und Musikszene lebt.

Neben dem Kerngeschäft, der Hotellerie, verfügt die Steigenberger Hotels AG über zahlreiche Tochterunternehmen und Kooperationen, unter anderem in der Gastronomie. Um diese Vielzahl an Geschäftsbereichen kaufmännisch unter einen Hut zu bringen, entschied sich das Unternehmen bereits im Jahre 1990 für die Rechnungswesensoftware der S+S SoftwarePartner GmbH, die auch das Hosting der Lösung im hauseigenen Rechenzentrum übernommen hat. Neben den Anwendungen für Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie die Fakturierung, bildet das Modul für Investitionscontrolling ein wichtiges Steuerungsinstrument. Da die Hotelgruppe laufend in Modernisierungen und den Ausbau der Häuser investiert, müssen die Großinvestitionen exakt überwacht werden, um nachhaltig wirtschaftlichen Erfolg erzielen zu können.

Reibungsloser digitaler Informationsaustausch dank Investitionscontrolling

Ab Ende des Sommers läuft die Controlling-Abteilung bei Steigenberger in der Europa-Zentrale auf Hochtouren, denn dann beginnt die Budgetierungssaison. Nach Abstimmung und Freigabe des Budgetplans durch den Vorstand wird jede einzelne Maßnahme mit der Softwarelösung für Investitionscontrolling angelegt und festgeschrieben. Ob die Renovierung von 100 Hotelzimmern inkl. Bad und Klimaanlage, das Streichen der Flure eines Hotels oder die Anschaffung von neuen Kaffeemaschinen – für jede Investition wird nach Erfassung vom System automatisch eine Investitionsnummer vergeben, die eine Strukturierung nach internen Verantwortungsbereichen widerspiegelt. Die Investitionsnummer ist der zentrale Schlüssel für ein ausgeklügeltes System: Sämtliche Eckdaten, wie z.B. die genaue Beschreibung, Projektart, Gültigkeit, Laufzeit, Höhe des Budgets etc. werden mit der Nummer verknüpft. Gleichzeitig werden alle investitionspflichtigen Konten definiert. Wird dann in der Finanzbuchhaltung eine Eingangsrechnung auf einem investitionspflichtigen Konto gebucht, wird diese Information über die mitgegebene Investitionsnummer sofort im Investitionscontrolling sichtbar. So wird die Controlling-Abteilung bei Steigenberger in Echtzeit darüber informiert, wie hoch die einzelnen Bestellungen, Rechnungen und Budgets (mit direkter Verzweigung in die Einzelbewegungen) der einzelnen Investitionen pro Betrieb oder für mehrere Betriebe zusammen betragen. Ein zusätzlicher Vorteil: In der Finanzbuchhaltung kann kein Anlagegut gebucht werden, wenn es nicht zuvor im Investitionscontrolling angelegt wurde. Mit der integrierten Gesamtlösung von S+S SoftwarePartner kommunizieren die Anwendungen reibungslos miteinander und schaffen damit die Grundlage für schnelle und sichere Arbeitsabläufe.

Wohin geht die digitale Reise?

Ist das Budget einmal erstellt, wird es bei Steigenberger auch nicht mehr verändert. Es dient der Orientierung und ist der rote Faden für das Wirtschaftsjahr. Ein Großunternehmen wie die Steigenberger Hotels AG überlässt nichts dem Zufall und führt mit der Softwarelösung auch Prognosen durch, um mögliche Planabweichungen frühzeitig zu identifizieren. Durch die Ermittlung von Forecastwerten wird angezeigt, ob die geplanten Budgets am Ende der Laufzeit abweichen werden und wenn ja, in welcher Höhe. Die Ergebnisse des Forecasts werden u.a. für die Liquiditäts- und Ergebnisplanung des Unternehmens genutzt. Kündigt der Forecast möglicherweise höhere Ausgaben an, als im Budgetplan angenommen, kann das Management rechtzeitig gegensteuern, indem es beispielsweise geplante Baumaßnahmen im 2. Quartal eines Geschäftsjahres zeitlich auf das letzte Quartal verschiebt oder weitere geplante Investitionen vorerst ganz streicht. Der besondere Vorteil bei der Softwarelösung von S+S SoftwarePartner besteht darin, dass sich der Forecast für jede einzelne Investitionsmaßnahme nicht nur statisch für ein Kalenderjahr, sondern über einen offenen Zeitraum hinweg, beispielsweise für mehrere Jahre, durchführen lässt. Dies ermöglicht Steigenberger damit jederzeit einen detaillierten Überblick und Transparenz selbst bei komplexen Investitionsprojekten. Zentrale Fragestellungen wie z.B. „Welche Maßnahmen wurden bereits abgewickelt? Was hat es bisher gekostet? Wie lag die bisherige Planung? Was ist noch offen? Welche Ausgaben werden noch auf uns zukommen?“, lassen sich damit zuverlässig beantworten.

Die Softwarelösung für das Investitionscontrolling ist auf diese Weise fest in die kaufmännischen Abläufe integriert und erfüllt zuverlässig die hohen Ansprüche der Steigenberger Hotels AG, so dass sich die Hotelgruppe auch weiterhin auf das Wesentliche konzentrieren kann: das Wohlbefinden und die Zufriedenheit ihrer Gäste.