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25.08.2020

Die Vorteile von Haufe X360 gegenüber Dynamics

Ein Interview mit Stacey Poll

Haufe X360 und Microsoft Dynamics GP sind beide starke ERP-Produkte, zwischen denen es allerdings einige deutliche Unterschiede gibt. Stacey Poll und ihre Kollegen von CAL Business Solutions arbeiten täglich mit beiden Anwendungen, sodass Frau Poll uns die Vorzüge von Haufe X360 (welches in den USA unter dem Namen Acumatica bekannt ist) erklären konnte.

Frau Poll, was ist Ihrer Meinung nach der herausragendste Vorteil von der Haufe Cloud-ERP gegenüber Microsoft Dynamics GP?

Der erste Punkt, den wir den Leuten vorstellen möchten, ist die Möglichkeit, dass die cloudbasierte ERP-Lösung von Haufe mehrere Unternehmen innerhalb derselben Instanz beherbergen kann. Wenn Sie mehrere Firmen in Dynamics GP haben, müssen Sie sich physisch bei der Anwendung an- und abmelden, um die Firma wechseln zu können. Mit Haufe X360 loggen Sie sich einmal in das System ein, und es gibt eine Dropdown-Option, mit der Sie einfach zwischen den Firmen hin- und herwechseln können.
Dies gilt für jede Firma, die den gleichen Kontenplan verwendet und Lieferanten, Kunden und Artikel teilen möchte. Wenn Sie den Kontenplan, Lieferanten, Kunden oder Artikel einschränken möchten, die die Benutzer in den einzelnen Unternehmen sehen können, können Sie dies zusätzlich steuern - das ERP-System von Haufe verfügt über entsprechende Sicherheitsoptionen. Wenn Sie die oben beschriebenen Einträge nicht gemeinsam nutzen möchten, dann wäre die firmenübergreifende Umgebung innerhalb von Haufe X360 nicht die empfohlene Herangehensweise. Sie würden eher den gleichen Ansatz wie bei Dynamics GP wählen, bei dem Sie zwei separate Instanzen einrichten und sich ein- und ausloggen würden, um das Unternehmen zu wechseln.
In Situationen, in denen Sie Kunden, Lieferanten, Artikel und Kontenplan gemeinsam nutzen, bedeutet es allerdings viel weniger Wartung, mit mehreren Firmen zu arbeiten. Sie müssen nicht zu jedem einzelnen Unternehmen gehen, um dasselbe Konto, denselben Lieferanten oder denselben Kundenartikel hinzuzufügen oder zu aktualisieren. In der Cloud-ERP von Haufe geben Sie die Daten einmal ein, und alle Benutzer haben Zugang zu den Informationen.

Dieser Ansatz ist nicht der einzige, welcher Haufe X360 moderner als andere Anwendungen erscheinen lässt, nicht wahr?

Das ERP-System von Haufe basiert auf einer modernen Plattform, die sich die Vorteile moderner Technologie zunutze macht und die der Anwendung ein modernes Aussehen und Gefühl verleiht. Ich denke, viele Leute gewöhnen sich an dieses zeitgemäße Look and Feel; es ist die neue Normalität. Zum Beispiel ändert das reaktionsschnelle Design die Größe und Ausrichtung Ihres Bildschirms, je nachdem, welches Gerät Sie benutzen. Andere Designs fühlen sich einfach ein bisschen veraltet an.

Welche Neuerungen bietet die ERP-Lösung von Haufe sonst noch?

Ein weiterer Vorteil der neueren Technologie ist die Möglichkeit, einige wirklich leistungsfähige Suchfunktionen hinzuzufügen, ohne dass Sie irgendwelche Zusatzprodukte kaufen müssen. In Microsoft Dynamics GP sind die Out-of-the-Box-Suchfunktionen ziemlich starr. Sie können ein Add-on wie Rockton Smartfill erwerben, das eine "schnelle und einfache Datensuche im Google-Stil" ermöglicht. Aber Haufe X360 tut dies und bietet darüber hinaus noch leistungsfähigere Möglichkeiten, innerhalb des Kernsystems kostenlos zu suchen.

Lassen Sie uns nun etwas mehr in die Details gehen. Was sind die Unterschiede bei den Kontenplänen?

Wenn Sie in Dynamics GP Filialen haben, müssen Sie die Filiale in Ihre GL-Segmentierung einbeziehen. Haufe X360 verfügt über eine Zweigstellenfunktionalität, die es nicht erfordert, diesen Zweigstellen- oder Standortcode in Ihre GL-Kontostruktur zu integrieren. Der Vorteil davon bezieht sich auf Ihren Kontenplan. Sie haben am Ende weniger Kontenpläne als in Dynamics GP, weil Sie diese Filiale oder diesen Standortcode nicht in Ihre Zeichenfolge einbinden müssen. In der cloudbasierten Anwendung von Haufe kann Ihr Kontenplan also viel kleiner und schlanker sein. Außerdem können Sie mit der Zweigstellenfunktionalität leicht verschiedene Logos pro Zweigstelle integrieren, wenn Ihre Organisation so strukturiert ist. Wenn Sie Steuerbescheide auf Filialebene drucken möchten, ist diese Funktionalität auch in die Kernfinanzdaten integriert.

Gibt es Unterschiede in der Übersichtlichkeit der beiden Programme?

Microsoft Dynamics GP verfügt nicht wirklich über ein sofort einsatzbereites Dashboarding. Sie müssten einige Business-Intelligence-Tools verwenden, die mit der Dynamics GP-Datenbank verknüpft sind, oder Sie könnten einige Dashboarding-Funktionen direkt über Microsoft Excel ausführen. Auch hier müssten Sie es mit der Datenbank verknüpfen, und es ist nicht Teil der Kernanwendung.
Haufe X360 hat Dashboarding direkt in eine Kernplattform integriert. Das ist wirklich leistungsstark. Jedes Dashboard, das Sie angelegt haben, ist mit nur einem Klick in der mobilen Anwendung sichtbar. Dies macht es sehr einfach, Dashboards für mehr Benutzer sichtbar zu machen, egal welches Gerät sie benutzen.

Und wie genau sehen die Dashboards aus?

In der Cloud-ERP von Haufe werden Dashboards aus generischen Anfragen aufgebaut. Einer der schönen Vorteile dieses direkt eingebauten Dashboards zeigt sich, wenn Sie ein Dashboard Widget anklicken. Es bringt Sie tatsächlich zu den zugrunde liegenden generischen Daten, auf denen das Widget aufgebaut ist. Dann können Sie alle Transaktionsdetails, aus denen diese Ergebnisse bestehen, in Ihrem Dashboard sehen.
Das Dashboard kann aus einem Widget bestehen, das wie ein KPI aussehen kann. Es gibt Diagramme und alle Arten von Grafiken. Sie können auch Tabellen in Ihr Dashboard aufnehmen. Es gibt viele Optionen, was die Art und den Präsentationsstil der Daten in den Dashboards betrifft.

Eine Verknüpfung zwischen Aktivitäten und Datensätzen ist in Haufe X360 ebenfalls möglich, oder?

Genau, ein weiterer systemweiter Vorteil der Haufe-ERP ist die Aktivitätsfunktionalität. Für jeden Stammsatz, für fast jede einzelne Transaktion haben Sie die Möglichkeit, eine Aktivität mit diesem Datensatz zu verknüpfen. Eine Aktivität kann etwas so Einfaches sein wie die Aufzeichnung eines Telefongesprächs, das Sie mit dem Kunden oder Lieferanten geführt haben. Sie können diese Aktivität jederzeit auf diesem speziellen Datensatz sichtbar sein lassen, wenn Sie ihn öffnen. Aktivitäten können in Form von E-Mails erfolgen. Wenn Sie eine E-Mail als eine Aktivität aus dem Kundendatensatz heraus initiieren, haben Sie immer eine Aufzeichnung dieser gesendeten E-Mail. Das gilt für jede Transaktion, die Sie per E-Mail an Ihre Kunden oder Lieferanten senden. Wenn Sie z.B. eine Rechnung per E-Mail versenden, finden Sie eine Historie dieser E-Mail in der Kundenakte des Kunden.
Neben den Aktivitäten können Sie auch Aufgaben für sich selbst erstellen. Standardmäßig können Aufgaben für die Ausführung von Posten angelegt werden, an die Sie vom System erinnert werden möchten. Sie können Fälligkeitsdaten und Prioritäten festlegen. Aufgaben können mit Datensätzen verknüpft werden, so dass Sie, wenn die Aufgabe erscheint, nicht nur eine Erinnerung erhalten, sondern auch alle zugehörigen Daten in diesem Datensatz sehen können.

Mögen Sie uns noch etwas zu den Automatisierungsmöglichkeiten erzählen?

Automationszeitpläne sind wirklich leistungsstark, wenn Sie bestimmte Aufgaben innerhalb des Systems automatisieren möchten. Ein Beispiel für einen Automationszeitplan könnte sein, dass Sie möchten, dass Ihre Kundenrechnungs-E-Mails für einen bestimmten Tag automatisch versandt werden. Sie können einen Zeitplan einrichten, der dann allen Ihren Kunden die für diesen Tag erstellten Rechnungen per E-Mail zuschickt. Automationszeitpläne können so eingerichtet werden, dass Transaktionen freigegeben werden. In der Welt von Dynamics GP entspricht dies der Buchung von Transaktionen. Anstatt sich also darauf zu verlassen, dass die Benutzer daran denken, ihre Transaktionen zu buchen, wie sie es in Dynamics GP tun, können Sie Zeitpläne einrichten, so dass Transaktionen für einen bestimmten Tag oder einen bestimmten Zeitraum terminiert werden. Alles, was Sie innerhalb des Systems manuell erledigen müssen, können Sie in einem Zeitplan festlegen, damit dies automatisch für Sie geschieht.

Das klingt sehr praktisch. Darüber hinaus werden die Nutzer bei bestimmten Ereignissen automatisch vom System benachrichtigt, richtig?

So ist es. In der ERP-Anwendung von Haufe sind Geschäftsereignisse eine Möglichkeit, Benutzer auf bestimmte Dinge aufmerksam zu machen, die in Ihrem System passiert sind. Ein Beispiel für ein Geschäftsereignis könnte sein, dass Sie einen neuen Lead haben, der in Ihr System gekommen ist. Es könnte ein Lead sein, der durch eine Integration, vielleicht von Ihrer Website, hereinkam, oder es könnte ein Lead sein, den jemand manuell eingegeben hat. Sie könnten ein Geschäftsereignis haben, bei dem eine E-Mail oder ein Text an den Vertriebskontakt gesendet wird, um ihn darüber zu informieren, dass er einen neuen Lead zu verfolgen hat. Im Grunde genommen können Sie Benachrichtigungen einrichten, um Personen über alles zu informieren, was in Ihrem System geschieht. Einer unserer Kunden verwendet Geschäftsereignisse, um den Vertriebsmitarbeiter zu benachrichtigen, wenn ihm ein Lead oder eine Verkaufschance zugewiesen wurde. In diesem Fall muss es sich nicht um einen neuen Lead handeln, sondern nur um etwas, das diesem Vertriebsmitarbeiter jetzt zugeordnet ist, damit es nicht verpasst wird.

Es gibt in Haufe X360 auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder einzurichten.

Exakt, die Attribute in der Haufe-ERP entsprechen den benutzerdefinierten Feldern in Dynamics GP. In Dynamics GP sind benutzerdefinierte Felder auf einigen Formularen und in einigen Fenstern erlaubt, aber sie sind eingeschränkt und limitiert. Das cloudbasierte ERP-System von Haufe erlaubt benutzerdefinierte Felder oder Attribute in den meisten Datensätzen, unabhängig davon, ob es sich um eine Transaktion oder eine Stammdatei, d.h. einen Kunden, einen Lieferanten oder einen Artikel handelt. Und wo sie erlaubt sind, können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Attributen oder benutzerdefinierten Feldern einrichten. Meiner Meinung nach ist das ein großer Vorteil von Haufe X360.
Wenn Sie in Dynamics GP zusätzliche benutzerdefinierte Felder benötigen, die über das hinausgehen, was im Lieferumfang enthalten ist, müssten Sie entweder von unserem Entwicklungsteam eine Anpassung vornehmen lassen, oder Sie müssten ein Zusatzprodukt wie Extender kaufen. Auch hier handelt es sich um zusätzliche Kosten bei Dynamics GP für etwas, das in der Kernfunktionalität von Haufe X360 enthalten ist.

Wie steht es um die Integration externer Daten?

Importszenarien in Haufe X360 ist ein sofort einsatzbereites, kostenloses Tool, mit dem Sie Daten in nahezu jedes einzelne Formular integrieren können. Haufe stellt Ihnen einen Kernsatz von Importszenarien zur Verfügung, die jeder verwenden kann, um Daten aus einer Konvertierungsperspektive in das System zu importieren. Es ist aber auch einfach, Ihre eigenen Importszenarien zu erstellen, wenn Sie Daten irgendwo importieren müssen, wo Haufe kein "out of the box"-Formular zur Verfügung stellt. Oder vielleicht möchten Sie Daten aus einem externen System fortlaufend integrieren. In der Cloud-ERP von Haufe können Sie Importszenarien verwenden. Auch diese Importszenarien können so eingerichtet werden, dass sie nach einem automatisierten Zeitplan ablaufen.
In Microsoft Dynamics GP ist das Äquivalent zu einem Importszenario die Datenmigration. Das ist das Tool, das wir als Partner von Dynamics GP verwenden, wenn wir Dynamics GP für einen neuen Kunden implementieren. Microsoft gibt uns für eine begrenzte Anzahl von Tagen Zugang zur Datenmigration, dann läuft die Lizenz ab. Wenn Sie also danach oder fortlaufend Daten integrieren müssen, müssen Sie eine Datenmigrations-Lizenz erwerben, die Microsoft sich gut bezahlen lässt. Sie haben also hohe Kosten, nur um Daten in Ihr System bringen zu können.
Ich glaube, dass das in Haufe X360 integrierte Importszenarien-Tool viel flexibler und reicher an Funktionalität ist als der Integration Manager von Dynamics GP. Der Integration Manager ist in den Formularen, in die Sie Daten bringen können, ziemlich begrenzt. Wenn Sie Daten in eine Form bringen müssen, die vom Integration Manager nicht unterstützt wird, müssen Sie unser Entwicklungsteam bitten, eine benutzerdefinierte Integration zu erstellen. Auch diese sind im Vergleich zu Importszenarien nicht einfach zu verwenden und sehr kostspielig.

Lassen Sie uns zu guter Letzt über das i-Tüpfelchen von Haufe X360 sprechen.

Die letzte systemweite Funktion ist die mobile App. Die Cloud-ERP von Haufe verfügt über eine mobile App, die den Benutzern ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung steht. Wie ich bereits angedeutet habe, ist die Anzeige von Dashboards in der mobilen Anwendung mit nur einem Klick auf eine Schaltfläche möglich. Dasselbe gilt für Ihre generischen Anfragen. Sie können ganz einfach das Kontrollkästchen aktivieren, das die Allgemeine Abfrage in der mobilen Anwendung sichtbar macht. Sie brauchen keinen teuren Entwickler, der das für Sie erledigt.
Wenn es darum geht, tatsächlich in der mobilen Anwendung zu arbeiten, ist sie am stärksten für die CRM- und Außendienstfunktionen. In den anderen Bereichen ist sie nur zur Ansicht gedacht. Sie können einige Transaktionsverarbeitungen durchführen, aber sie ist nicht so reich an Funktionalität, wie wir sie im CRM und Außendienst sehen. Die mobile App von Haufe X360 ist perfekt für mobil arbeitende Führungskräfte und Managementteams. Sie gibt ihnen die Transparenz, die sie benötigen, um intelligente Entscheidungen auf der Grundlage der Geschäftsvorgänge direkt von ihren mobilen Geräten aus zu treffen.
Dynamics GP verfügt nicht über eine solche Funktion, es gibt überhaupt keine mobile App.

Vielen Dank, Frau Poll!