Datensilos vermeiden: bessere Zusammenarbeit durch Cloud-Software

Was Unternehmen mit organisatorischen Silos kennzeichnet

In einem Business mit bereits etablierten Silos arbeiten Teams und Abteilungen losgelöst voneinander. Teils sogar auf Einzelpersonen heruntergebrochen. Sie fokussieren sich allein auf ihre Teilaufgaben ohne den Blick aufs Ganze. Sie berücksichtigen nicht, welche Auswirkungen ihr Tun auf benachbarte oder entfernte organisatorische Funktionszusammenhänge hat. Klassisches Beispiel ist die tiefe Schlucht zwischen Buchhaltung und Außendienst. Transparenz und Einblick in die gegenseitigen Abläufe sind kaum vorhanden, ob nun gewollt oder der Infrastruktur geschuldet. Solches Silodenken und der daraus resultierende Tunnelblick sabotieren ein sinnvolles Zusammenarbeiten. Hierdurch kann im schlimmsten Falle sogar die Funktionalität der gesamten Organisation in Schieflage geraten. Unzureichende Softwaresysteme verstärken diese Entwicklung, weil sie nicht miteinander verbunden sind.

Innensicht

Ganz konkret bemühen deine Mitarbeiter womöglich gleich mehrere Kalkulationstabellen oder eigenständige Anwendungen im Arbeitsalltag - selbst für so gängige Aufgaben wie Angebotsverwaltung, Projektplanung, Projektmanagement, Buchhaltung und Finanzkalkulation. Tatsächlich kursieren in mittelständischen Unternehmen neben dem Hauptbuchhaltungssystem durchschnittlich sechs bis zehn weitere Softwareanwendungen. Jede davon mit in sich abgeschlossenem Datenpool, manche immerhin mit Cloud-Datenablage, bestenfalls einzelne mit Integration und Vernetzung.

Routinearbeit gestaltet sich so äußerst ressourcenintensiv. Einzellösungen zwingen deine Belegschaft, fortlaufend hin- und herzuspringen und Daten notfalls mehrfach manuell einzugeben. Fehler werden geradezu provoziert. Folgerichtig behindert ein solches Sammelsurium an Einzelprogrammen geschmeidige Datenflüsse, Informationsabgleich und koordinierte Abläufe. Dies hat entsprechend Folgen auf die Einstellung der Mitarbeiter. Ganzheitliche Perspektive, Denken und Handeln für ein organisches System, für den Unternehmenserfolg? Häufig Mangelware. Die Arbeitsmotivation und Zufriedenheit leiden merklich. Durch fehlende Systemvernetzung kommt es zu einem Informationsvakuum – und womöglich fatalen Fehlentscheidungen.

Außensicht

Diese internen Störungen machen sich früher oder später auch nach Außen bemerkbar. Wie soll ein Managementsystem aus mehreren eigenständigen Komponenten zu einem runden und überzeugenden Erlebnis für Kunden, Zulieferer oder Subunternehmen führen können? Selbst mit CRM (Customer Relationship Management) fehlen oftmals Verbindungen zu wichtigen Projektelementen und Prozess-Schritten. Es weiß sprichwörtlich die eine Hand nicht, was die andere tut. Kunden nehmen dies genau so wahr und werten deine Firma dementsprechend ab, trotz freundlichster und engagiertester Bemühungen deines Kundenservice. Das beste Customer-Experience-Team ist nur so gut wie die Informationen, auf die es zugreifen kann. Die Kundenansicht selbst muss dazu stringent und einheitlich sein, um Auskünfte und Service in Echtzeit zu ermöglichen.

Es geht darum, Kunden zu verstehen – auf Anhieb. Und zwar auch, was in der Kundenkontakt-Chronologie schon alles geschehen ist und besprochen wurde. Vernetzte Lösungen präsentieren die erforderlichen Daten auf Knopfdruck, in der Cloud sogar von jedem beliebigen Ort aus. So lässt sich in einem komplexen Prozess jeder Kunde persönlich betreuen.

Silos einreißen, Cloud ERP-System implementieren

Cloud-ERP, noch kompletter als Variante XRP (Extended Ressource Planning) wie beispielsweise Haufe X360, vereinfacht mühselig gewordene Geschäftsprozesse. Alle relevanten Informationen sind über eine virtuelle Zentrale vernetzt. ERP in der Cloud rationalisiert und automatisiert, was bis dahin aufwendig und zeitraubend war. Statt dass du mehrere Einzelberichte anfertigst und daraus einen Gesamtblick aggregierst, erhältst du deine Reports und Analysen auf Knopfdruck. Cloudbasierte Systeme sind echte End-to-End-Lösungen. Alle Einzelschritte sind darin integriert, transparent nachvollziehbar und abrufbar für alle Beteiligten: Außendienst, Backoffice, Management, Distribution, Produktion – je nach Unternehmensstruktur.

Das macht für dich den Unterschied:

• stets auf aktuelle Daten zugreifen, aus einem einheitlichen System
• Informationen ungehindert, abteilungsübergreifend austauschen
• jederzeit Berichte über den Anteil abgeschlossener Projekte generieren
• Kalkulation der Kosten für Material, Betrieb und Arbeit direkt abrufen
• Waren-, Lager-, Stücklisten per Klick
• Echtzeitdaten für Planung, Disposition und Verwaltung jedes Auftrags parat haben
• Projektfortschritte verfolgen
• zeitnah auf Änderungsaufträge reagieren
• sofort gegensteuern bei Abweichungen
• Datenhoheit behalten

Anwendungen mit Netzzentrale in der Cloud ermöglichen es, dass jeder Mitarbeiter geänderte Daten sofort abgleichen und zur Verfügung stellen kann. Via mobiler App sind aktualisierte Kundeninfos sofort allen zugänglich. Umgekehrt kann der Außendienst beim Kunden vor Ort interne Informationen direkt abfragen: erfolgte Buchungen, Auslieferungen oder den Status bestimmter Projektteile. Niemand muss unnötig auf Freigaben warten, die Prozessketten und -verzahnungen können nahtlos ineinandergreifen. Hierdurch bleibt mehr Zeit für wichtige Aufgaben. Gibt es irgendwo ein Problem, fällt es umgehend auf und kann auf kürzestem Wege angegangen werden.

Projektmanager haben zu jeder Zeit Zugriff auf Informationen. So können sie wesentlich zügiger Kostenprognosen erstellen, um Projekte rentabler zu gestalten. Genehmigte Bestellungen, Aufträge und Verträge von der Projektverwaltung erreichen in Echtzeit die Kollegen in der Buchhaltung. Anpassungen und Änderungen sind nicht länger kostspielige Ausbremser, sondern ganz selbstverständlicher Bestandteil eines Projekts. Die schnell gefundenen Lösungen zeugen von einem effizient kalkulierten Projektmanagement im Betrieb. Es müssen neue Leistungen unterbeauftragt werden? Die Geschäftspartner erhalten sie vollautomatisch. Dynamische und flexible Handlungsfähigkeit ist ein äußerst wertvoller Wettbewerbsfaktor.

Mehr Kundenorientierung dank Cloud-ERP – bei Bedarf mit Extras

Komplett wird ein wahrhaft vernetztes ERP-System erst mit einem integrierten Customer-Relationship-Management-Modul, mit den Funktionen eines vollwertigen CRM. Es verwaltet deine Kundenkontakte und zeigt dir, welche der vermeintlichen Top-Kunden wirklich profitabel sind. Berichte, Vertriebsdaten, Ergebnisse und Prognosen geben dir Schlüssel zu besserer Produktivität und Kundenzufriedenheit an die Hand. Deine Teams haben Einsicht in die gesamte Erfahrungshistorie jedes Kunden mit deinem Unternehmen. Du kannst schneller und nur bei Bedarf eingreifen. Kunden fühlen sich verstanden, werden nicht weiterverbunden und müssen ihr Anliegen nicht mehrfach wiederholen. Das reduziert Supportkosten und verbessert die Kundenbeziehungen.

Möchtest du dazu noch weitere Optionen zur Verfügung haben? Werkzeuge für Marketing, Vertrieb und Kundenservice und alles vernetzt? Das mit Haufe X360 verknüpfbare und flexible Modul-System HubSpot kann dein Inbound-Marketing sinnvoll automatisieren. Es unterstützt gezielt dabei, aus Interessenten effektiv Kunden zu machen. Mit HubSpot kannst du alle deine Marketingaktivitäten, von Downloadangeboten, über Newsletter bis hin zu Social Media Posts, in einem System planen, durchführen und tracken. Auch nach dem Abschluss wird Kundenpflege damit zum Kinderspiel, teilautomatisiert ausgespielt und spezifisch für jede Zielgruppe.