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150.000 Buchungssätze pro Woche: Wie FiLEH und S+S SoftwarePartner seit Jahrzehnten gemeinsam Buchhaltung neu denken
Eine 40-jährige Geschäftsbeziehung ist im digitalen Zeitalter eine Besonderheit. Während Technologien sich in rasantem Tempo weiterentwickeln, Plattformen wechseln und Prozesse neu gedacht werden, bleibt eines konstant: das Vertrauen zwischen Menschen, die gemeinsam Verantwortung tragen. Die Zusammenarbeit zwischen der FiLEH Buchhaltungsdienste e.K. aus Hamburg und der S+S SoftwarePartner GmbH ist ein Beispiel dafür, wie Partnerschaften auch über Jahrzehnte hinweg Bestand haben – und dabei nicht nur stabil, sondern auch zukunftsweisend sind.
Begonnen hat alles in den 1980er-Jahren, als Michael Schuldt, damals noch bei der Deutschen Spar AG tätig, erste Berührungspunkte mit den Softwarelösungen von S+S SoftwarePartner hatte. Heute, über vier Jahrzehnte später, führt er ein eigenes Unternehmen, das sich auf die Buchhaltung im Lebensmittel-Einzel- und Großhandel spezialisiert hat – und setzt dabei weiterhin auf ISF, die integrierte Softwarelösung von S+S SoftwarePartner. Was sich seither verändert hat, ist vor allem die Komplexität der Anforderungen. Geblieben ist das gemeinsame Ziel: Prozesse verständlich, nachvollziehbar und effizient zu gestalten.
Diese Geschichte ist nicht nur ein Rückblick auf eine lange Geschäftsbeziehung. Sie ist auch ein Einblick in die Praxis moderner Buchhaltungsdienstleistungen, ein Blick auf Herausforderungen im Handel und ein Beleg dafür, wie eine spezialisierte Software gemeinsam mit einem engagierten Dienstleister echten Mehrwert schaffen kann – für Unternehmen, die ihre Zahlen im Griff behalten wollen.
Im folgenden Artikel erfährst du, wie FiLEH arbeitet, welche Herausforderungen im Buchhaltungsalltag von Einzel- und Großhändlern bestehen, und welche Rolle SoftwarePartner dabei spielt, diese Herausforderungen mitzugestalten und zu lösen.
FiLEH Buchhaltungsdienste e.K. im Porträt
FiLEH Buchhaltungsdienste e.K. ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit Sitz in Hamburg-Bahrenfeld – verkehrsgünstig gelegen, mitten im Herzen eines wirtschaftsstarken Handelsumfelds. Das Team um Geschäftsführer Michael Schuldt besteht aus acht erfahrenen Fachkräften, die täglich für rund 15 Gesellschaften im Einzel- und Großhandel tätig sind. Darunter befinden sich Unternehmen mit bis zu mehreren hundert Millionen Euro Jahresumsatz – ein Indiz für das hohe Vertrauen und die operative Tiefe, mit der FiLEH arbeitet.
Der Unternehmensname FiLEH steht für „Finanzbuchhaltung für den Lebensmittel-Einzelhandel“ – und ist damit Programm. Die Spezialisierung auf diesen Bereich ist über Jahrzehnte gewachsen und zeigt sich in jeder Prozessentscheidung: von der Art der Datenerfassung bis hin zur branchenspezifischen Auswertung.
Die Tätigkeiten von FiLEH gehen dabei weit über das klassische Buchen von Belegen hinaus. Neben der laufenden Buchhaltung übernimmt das Team auch Zahlungsverkehr, Debitorenmanagement, Vertragsverwaltung und die Kommunikation mit Banken. Für viele Mandanten agiert FiLEH damit als verlängerte Finanzabteilung – praxisnah, effizient und in enger Rückkopplung mit den operativen Abläufen im Markt oder Lager.
Ein weiteres Alleinstellungsmerkmal: Der hohe Digitalisierungsgrad und die strukturierte Nutzung der Finanzbuchhaltungslösung ISF von S+S SoftwarePartner ermöglichen es FiLEH, auch mit einem kleinen Team enorme Datenmengen schnell und zuverlässig zu verarbeiten. So werden beispielsweise wöchentlich rund 150.000 Datensätze aus den Warenwirtschaftssystemen der Mandanten analysiert, bewertet und in verdichteten Reportings zusammengeführt.
Die Arbeitsweise ist dabei geprägt von einem tiefen Verständnis für die Handelsbranche – inklusive deren Eigenheiten, wie etwa saisonale Schwankungen, filialübergreifende Strukturen oder das zunehmende Spektrum an Zahlungsarten. FiLEH liefert für diese Herausforderungen nicht nur Zahlen, sondern auch Orientierung.
Branchenspezifische Herausforderungen
Der Lebensmittelhandel – ob im Einzel- oder Großhandelsformat – stellt besondere Anforderungen an das Rechnungswesen. Unterschiedlichste Kassensysteme, eine Vielzahl an Zahlungsarten und die Verteilung der Geschäftsprozesse auf zahlreiche Filialen erhöhen die Komplexität erheblich.
Im Einzelhandel ist die Vielfalt der Zahlungsverfahren in den vergangenen Jahren stark gewachsen: EC- und Kreditkartenzahlungen, App-basierte Systeme, Coupons und digitale Kundenbindungsprogramme müssen heute ebenso verarbeitet werden wie klassische Barzahlungen. Die Datenflüsse aus den Kassensystemen sind entsprechend vielfältig – ein Umstand, der eine hochgradig automatisierte, gleichzeitig aber präzise arbeitende Buchhaltung erforderlich macht.
Im Großhandel verschieben sich die Herausforderungen: Hier stehen das Debitorenmanagement und ein strukturiertes Mahnwesen im Vordergrund. FiLEH übernimmt für seine Mandanten nicht nur die Erstellung von Ausgangsrechnungen, sondern auch die Überwachung offener Posten und die Koordination mit Banken und Kunden. Besonders in Branchen mit unterschiedlich ausgeprägter Zahlungsmoral ist dies ein zentraler Erfolgsfaktor.
FiLEH zeigt insgesamt, wie sich mit digital unterstützten Prozessen und definierten Standards auch mit kleinen Teams große Volumina bewältigen lassen – effizient, fehlerfrei und termintreu.
Praxisnah und persönlich: 40 Jahre Zusammenarbeit
Die Verbindung zwischen FiLEH und S+S SoftwarePartner ist mehr als eine Kundenbeziehung – sie ist über Jahrzehnte gewachsen und geprägt von kontinuierlichem Austausch. Begonnen hat sie in der Zeit der Spar AG, als Michael Schuldt die Softwarelösungen von SoftwarePartner erstmals einsetzte. Die positiven Erfahrungen führten dazu, dass er auch nach seiner Selbstständigkeit im Jahr 2007 auf ISF setzte – und diese Entscheidung bis heute trägt.
Im Zentrum dieser Zusammenarbeit steht die von S+S SoftwarePartner entwickelte Buchhaltungssoftware ISF. Sie ist für FiLEH nicht nur ein Werkzeug, sondern die zentrale Basis für die tägliche Arbeit. Die Software ist stabil, schnell und in ihrer Funktionstiefe auf die Anforderungen des Handels ausgerichtet. Eingabemasken sind optimiert für effiziente Arbeitsabläufe, Standardreports liefern auf Knopfdruck alle wesentlichen Kennzahlen – ohne fehleranfällige manuelle Abfragen.
Besonders wertvoll ist der direkte Draht zur Entwicklung bei SoftwarePartner. Die Zusammenarbeit mit Frank Heyn und seinem Team ermöglicht es, Anforderungen aus der Praxis schnell zurückzuspielen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln. Viele Funktionen in ISF sind auf diese Weise entstanden oder wurden an die Bedürfnisse von FiLEH und deren Mandanten angepasst.
Im Video: Einblick in 40 Jahre Zusammenarbeit
Wie lässt sich Buchhaltung im Handel effizient und zuverlässig gestalten – trotz hoher Datenmengen und komplexer Anforderungen? Und wie sieht eine Partnerschaft aus, die über Jahrzehnte hinweg gewachsen ist?
Im Video-Interview mit Michael Schuldt, Geschäftsführer von FiLEH Buchhaltungsdienste e.K., spricht Dirk mit ihm über den Weg von der Spar AG bis zur heutigen, digital unterstützten Zusammenarbeit mit S+S SoftwarePartner. Michael gibt dabei Einblicke in die Herausforderungen im Einzel- und Großhandel, den Einsatz von ISF in der Praxis und erklärt, warum Verlässlichkeit und klare Prozesse heute wichtiger sind denn je.
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Digitalisierung und Prozessoptimierung mit der Fibu-Software ISF
Die Softwarelösung ISF ist für FiLEH weit mehr als ein Tool zur Buchhaltung. Sie bildet das Fundament für durchgängige Prozesse, ein hohes Maß an Datensicherheit und eine bemerkenswerte Effizienz. Besonders im Handel, wo täglich große Datenmengen verarbeitet werden müssen, spielt Standardisierung eine zentrale Rolle. Die definierten Reports, die FiLEH für ihre Mandanten bereitstellt, sind über Jahre hinweg gemeinsam mit SoftwarePartner entwickelt und optimiert worden. Sie liefern verlässliche Kennzahlen – ohne Interpretationsspielraum und mit minimaler Fehleranfälligkeit.
Ein zentrales Element ist die automatisierte Auswertung großer Datenmengen. Bis zu 150.000 Buchungssätze pro Woche werden strukturiert analysiert, geprüft und verdichtet. Auffälligkeiten, etwa ungewöhnliche Einkaufspreise oder Abweichungen in der Spanne, werden automatisch erkannt und den Händlern als kompakte Reports zur Verfügung gestellt. Damit erhalten die Mandanten nicht nur einen Überblick über ihre Zahlen, sondern konkrete Hinweise, wo Handlungsbedarf besteht.
Michael Schuldt bringt es auf den Punkt: „Mit ISF haben wir für unsere Arbeit das, was der Handwerker mit einer Hilti hat – ein verlässliches, leistungsstarkes Werkzeug. Wir wissen, dass wir uns darauf verlassen können – gerade, wenn es schnell gehen muss.“
Diese Zuverlässigkeit ist für FiLEH ein entscheidender Faktor – insbesondere, weil viele Mandanten bereits am dritten Werktag des Monats belastbare Auswertungen erwarten. Die Softwarearchitektur von ISF ist darauf ausgelegt, genau diese Geschwindigkeit und Transparenz zu ermöglichen – ohne Kompromisse bei der Qualität.
Neben der Buchhaltung unterstützt ISF auch das branchenspezifische Controlling. Rohgewinne lassen sich auf Abteilungsebene auswerten, Lieferantenumsätze analysieren und Einkaufsstrukturen nachvollziehen. All das sind Grundlagen für fundierte unternehmerische Entscheidungen – und machen deutlich, dass moderne Buchhaltung mehr ist als Zahlenverwaltung. Sie ist ein Informationssystem für den Handel.
Fazit & Ausblick
Nach vier Jahrzehnten gemeinsamer Arbeit zeigt sich: Eine verlässliche Partnerschaft zwischen einem spezialisierten Dienstleister wie FiLEH und einem fokussierten Softwareanbieter wie S+S SoftwarePartner ist ein entscheidender Erfolgsfaktor – gerade in einer Branche, die sich stetig verändert.
Die Digitalisierung hat die Anforderungen an Buchhaltungsprozesse im Handel stark verändert. Gleichzeitig sind neue Erwartungen entstanden – an Tempo, Transparenz und Datenqualität. FiLEH zeigt, wie diese Herausforderungen durch klare Standards, eine konsequent eingesetzte Softwarelösung und tiefes Branchenwissen erfolgreich gemeistert werden können.
Für die Zukunft plant FiLEH, diesen Weg weiterzugehen – mit Augenmaß, individueller Betreuung und selektivem Wachstum. Die Nähe zur Entwicklung bei SoftwarePartner ermöglicht es, auch künftig schnell auf Veränderungen im Markt zu reagieren und neue Funktionen in die Praxis zu überführen. Dabei bleibt der Grundsatz bestehen: Erst verstehen, dann digitalisieren.
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