Buchhaltung mit Haufe X360

Anforderungen an die Buchhaltung in kleinen und mittelständischen Unternehmen werden oft unterschätzt. Wir möchten Ihnen hier einen kleinen Überblick geben, was die Buchhaltung von Haufe X360 leistet.

Als komplett integriertes System ist die Buchhaltung oft nicht sichtbar. Haufe hat Wert darauf gelegt, dass Informationen und Dokumente nicht doppelt angefasst werden. Stammdaten für Artikel, ihre Lager, Kunden oder Lieferanten, sie alle enthalten sämtliche für die Buchhaltung relevanten Informationen. Dokumentiert der Lagerist einen Wareneingang oder eine Bewegung im Lager, löst Haufe X360 im Hintergrund die Buchungen aus.

Wir nennen dies integriert. Eine 360-Grad-Unternehmensanwendung verbindet Ihre Lösungen miteinander. Warenwirtschaft, Kundenmanagement, Einkauf, Verkauf, ein Kundenportal und alle anderen Module teilen sich Daten und erleichtern sich wiederholende Aufgaben. Buchhaltung wird deutlich einfacher. Dabei deckt das Cloud-ERP-Lösung von Haufe die Anforderungen im Mittelstand meisterhaft ab. Und wenn die Buchhaltung den Jahresabschluss lieber dem Steuerberater überlässt, nutzt der Buchhalter die integrierte Schnittstelle zur Datev und gibt die Daten weiter.

Miteinander verbundene Module schaffen mehr Bequemlichkeit

Benutzen Sie einen Standardkontenrahmen, wie beispielsweise SKR 03 oder SKR 04 oder lehnen Sie sich daran an? Wenn wir Haufe X360 für ihr Unternehmen einrichten, stellen wir die Parameter automatisch ein, so dass Sie direkt nach Übernahme von Lieferanten, Kunden und Artikeln durchstarten. Komplexere Holdingstrukturen beherrscht das ERP-System aus der Cloud, doch die Anwendung ist gehalten, dass sie sich mit ihrem Konzept eindeutig an kleine und mittlere Unternehmen oder Unternehmensgruppen richtet.

Aufwändige und kostspielige Einführungsprojekte, wie sie bei Umstellungen auf klassische ERP-Lösungen üblich und gefürchtet sind, vermeiden wir. Wichtige Schnittstellen sind vorhanden und vorkonfiguriert. Datev, Elster, Microsoft Office, Microsoft Power-BI, PayPal, Amazon, Shopware oder Shipcloud, diese und viele andere sind mit wenigen Klicks eingerichtet und es werden täglich mehr. Sie sollen zügig starten und wir empfehlen, die Haufe-ERP-Anwendung lieber nah am Standard zu nutzen und Geld für teure IT-Berater und individuelle Anpassungen auf ein Minimum zu reduzieren. Ähnlich halten wir es mit der Datenübernahme. Wenn die Cloud-ERP von Haufe ein oder oft viele verschiedene Altsysteme ablösen soll, bieten wir einen sehr schlanken Prozess, um aus Lexware, Lexoffice und anderen Lösungen Daten zu übernehmen. Ist dies nicht möglich, füllen wir mit ihnen eine Übernahmedatei in Excel. Bei der Gelegenheit schauen wir auf Ihre Datenqualität und optimieren sie. So gelingt der Umstieg in eine moderne Buchhaltung in wenigen Schritten.

Komplexe Unternehmensstrukturen

Haufe X360 bietet eine übersichtliche Konfiguration von Unternehmens- und Holdingstrukturen. Unternehmensübergreifend sind damit Reporting und Cashmanagement abgedeckt und die zentrale Bearbeitung der buchhalterischen Aufgaben im Zahlungsverkehr und im Rechnungsein- und -ausgang.

Transaktionen gelingen innerhalb der Unternehmensgruppe und Anlagen werden inklusive aller Informationen und ihrer Historie überschrieben. Wenn sie innerhalb Ihrer Unternehmensgruppe unterschiedliche abweichende Wirtschaftsjahre abbilden, gelingt die korrekte Finanzberichterstattung, Planung und Konsolidierung.

Das Hauptbuch in der Cloud-ERP von Haufe

Alle Belege und Dokumente stehen im Hauptbuch zentral zur Verfügung. Sie werden regelmäßig automatisch oder in Echtzeit mit vorgefertigten und selbst entwickelten Berichten und Reports ausgewertet. Die erweiterte Finanzberichterstattung passen wir nach Ihren Vorgaben flexibel an. Hierarchien, Kostenobjekte, Kostenstellen oder Kostenträger werden unterstützt. Für Gesellschafter, Banken oder Steuerberater benutzen Sie die vorgefertigten Berichte oder passen sie nach Ihren Bedürfnissen an. Die Berichtszyklen und Finanzperioden richten wir nach Ihren Vorgaben ein und Sie buchen auf diesen Perioden bis Sie entscheiden, dass sie abgeschlossen sind.

Die Buchhaltung haben wir für Unternehmen im deutschsprachigen Raum ausgelegt. Unsere Lösung ist mehrsprachig und sie kommt auch in Schweden, den Vereinigten Staaten, Frankreich, Vietnam und einer beachtlichen Anzahl von anderen Ländern zum Einsatz. Ausländische Tochtergesellschaften lassen sich konsolidieren und Fremdwährungen unterstützen wir ebenso; die Fremdwährung kann bei einer konsolidierten Tochtergesellschaft die Basiswährung sein.

Mittelständische Unternehmen arbeiten und steuern ab einer höheren Komplexität gerne mit Budgets für Teams, Abteilungen, Projekte oder Bereiche und schränken den Zugriff auf Informationen mit Lese- und Bearbeitungsrechten ein. Sowohl in der Anwendung als auch in den Berichten und in den Schnittstellen werden diese Regeln berücksichtigt.

Zeit- und Ausführungspläne helfen Ihnen Buchungen zu automatisieren. Erstellen Sie Vorlagen und legen Sie wiederkehrende Buchungen an. Das spart Zeit und die Qualität Ihres Buchwerkes steigt.

Vom Bericht zum Einzelbeleg

Selbstverständlich stellt die Haufe Cloud-ERP Daten so zur Verfügung, dass Ihre Berichtslösung immer die aktuellsten Daten nutzt. Das gilt für Excel, Power-BI, Elster, die Datevschnittstelle und viele andere Werkzeuge und Partnersysteme. Sachbearbeiter und Führungskräfte werten Informationen mit den integrierten Dashboards und Berichten aus. Mit einem Klick springen sie aus der Grafik oder dem Bericht in detailliertere Ansichten bis zum einzelnen Beleg oder der gebuchten Rechnung. Haufe X360 unterstützt Sie, Veränderungen zu verstehen oder Fehler zu finden.

Alle in der Buchhaltung benötigten Berichte und Dashboards werden in Echtzeit geliefert. Das cloudbasierte ERP-System erstellt und verteilt Berichte gerne automatisch für Sie. Das funktioniert mit betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Ihrer Gewinn-und-Verlust-Rechnung, Berichten über Kostenstellen, Kostenträger oder Ihren Bilanzen und mit allen anderen vorgefertigten oder angepassten Berichten.

Eine hilfreiche Arbeitserleichterung ist, dass Zahlungseingänge automatisch gebucht werden. Bleibt der Zahlungseingang aus, erstellt das System die fälligen Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch. Workflows übernehmen viele Arbeitsschritte für Sie. Unnötige sich wiederholende Aufgaben werden den Kollegen in der Buchhaltung abgenommen.

Selbstverständlich versteht Haufe recht viel von Buchhaltung. Ihre Buchhaltung soll den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff des Bundesfinanzministeriums in der aktuellsten Fassung entsprechen. Notizen und Belege können mit Buchungen verbunden werden und für Audits gibt es vordefinierte Rollen, mit denen die erforderlichen Informationen eingesehen und ausgegeben, nicht aber geändert werden können.

Das Rechnungsausgangsbuch in der Haufe Cloud-ERP

Das Rechnungsausgangsbuch bietet zahlreiche Automatisierungen bis hin zum automatischen Erstellen und Versenden von Rechnungen per E-Mail oder über Plattformen zum Rechnungsaustausch, wie unser Partnersystem crossinx. Wiederkehrende Zahlungen mit verbrauchsabhängigen Parametern lassen sich automatisieren. In Verbindung mit dem Vertragsmanagement bilden Sie komplexere Kundenbeziehungen und automatisieren die Abrechnung.

Die Sicht auf sensible Daten zu Lieferanten lässt sich einschränken, wie es in der Hauptbuchhaltung geregelt ist. Gebuchten Belege sind unveränderlich. Fehler werden mit Stornobuchungen und mit Korrekturen nachvollziehbar dokumentiert und korrigiert. Anfallende Versandkosten berechnet das System automatisch und über Schnittstellen zu Paketdiensten wie DHL löst das System Lieferaufträge automatisch aus.

Das Mahnwesen übernimmt die Cloud-ERP von Haufe

Offene Forderungen, die nicht nachhaltig eingefordert werden, reduzieren Ihre Liquidität. Haufe X360kümmert sich entsprechend Ihren Vorgaben um das Mahnwesen. Die Regeln sind hierarchisch aufgebaut und decken viele Anwendungsfälle ab. Unternehmensspezifische und auch unternehmensübergreifende Regeln werden berücksichtigt. Die Besonderheiten einer Buchhaltung in unterschiedlichen Währungen deckt das ERP-System von Haufe für Sie ab.

Verbindlichkeiten transparent verwalten

Verbindlichkeiten sollen so gebucht und dokumentiert werden, dass einzig und allein berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf Informationen haben und alles für das Audit in der erwarteten Qualität zu Verfügung steht.

Rechnungen erreichen ein Unternehmen auf mehreren Wegen. Teilweise werden Dienstleister für den elektronischen Rechnungseingang genutzt oder Sie scannen Ihre Rechnungen ein und das Rechnungseingangsbuch bereitet die Buchung ohne das Zutun der Kreditorenbuchhaltung vor. Die Freigabe von Rechnungen erleichtert Haufe X360 mit seinen Regeln für wiederkehrende Zahlungen.

Verbindlichkeiten lassen sich in unterschiedlichen Währungen buchen. Realisierte oder nicht realisierte Gewinne und Verluste berechnet das System gesondert ausgewiesen und gebucht. Verkäufe lösen in manchen Unternehmen Provisionen aus. Die Berechnung und die Auszahlung kann zu vorgegebenen Terminen automatisch erfolgen. Mit Vorlagen für wiederkehrende Zahlungen lassen sich alle Arten von regelmäßigen Gebühren, Beiträgen oder Entgelten planen und verbrauchsabhängig automatisch buchen.

Währungen korrekt buchen

Arbeiten Sie mit Geschäftspartnern in fremden Währungsräumen zusammen, hat Ihr Unternehmen Tochtergesellschaften im Ausland oder möchten Sie ein Unternehmen mit Tochtergesellschaften im Ausland in einer einzigen Unternehmenssoftware führen? Dann kennen Sie die Herausforderungen, die es mit sich bringt, Hauptbuchkonten in verschiedenen Währungen zu führen.

Abhängig von Ihren Vorgaben aktualisiert das ERP-System von Haufe Kurse in allen benötigten Währungen mit der von Ihnen vorgegebenen Anzahl an Nachkommastellen und kümmert sich um die zu buchenden Rundungsdifferenzen. Realisierte Gewinne und Verluste werden im Währungsmanagement transparent dargestellt.

Die Abschreibungen im Griff

Einfache Abschreibungsregeln werden ohne Anlagenbuchhaltung abgearbeitet. Mit der integrierten Anlagenbuchhaltung decken Sie komplexe steuerliche Abschreibungstatbestände ab, führen dedizierte Abschreibungsbücher und es gelingt, unterschiedliche Arten von Anlagegütern bis hin zu beispielsweise sicherungsübereigneten Aktiva zu verwalten.

Über die Anlageklassen gruppieren Sie die Wirtschaftsgüter. Gemeinsame Regeln berücksichtigt Haufe X360 einheitlich und unterschiedlichste Besitzarten für Anlagegüter werden abgedeckt. Für Änderungen, Freigaben, Übernahmen und den Anlagekalender benötigen Sie kein Excel und keine Fremdsoftware.

Mit der Massenverwaltung steuern Sie die Anlage direkt aus dem Einkaufsvorgang und Anlagentransaktionen lassen sich in einer übersichtlichen Darstellung zentral freigeben. Das umfangreiche Reporting bringt Anlagenspiegel, Projektionen, Transaktionslisten und einen Bericht zu den Restbuchwerten mit.

Unser Fazit zur Buchhaltung mit Haufe X360

Das cloudbasierte ERP-System schafft Transparenz, spart Zeit und Sie haben Ihre Finanzen dank der mobilen Verfügbarkeit überall im Griff. Geben Sie von unterwegs Zahlungen, Rechnungen oder Reisekostenabrechnungen frei und nutzen Sie Ihr persönliches Dashboard mit den wichtigsten Informationen zu Ihren Kennzahlen, Konten und Budgets – in Echtzeit.

Microsoft Excel und Microsoft Power BI gewinnen in Verbindung mit der Cloud-ERP von Haufe. Schluss mit dem Export von Zahlen und Tabellen. Auf Knopfdruck ist ihr excelbasierter Bericht aktualisiert. Sie müssen die Anwendung dazu nicht öffnen. Berichts- und Controllingwerkzeuge rufen über das Internet alle relevanten Daten direkt ab und bereiten sie auf.

Haufe X360 wurde für den Mittelstand von den Mittelstandsexperten bei Haufe entwickelt, ist immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und schafft in vielerlei Hinsicht Entlastung. Jeden Tag arbeitet das Haufe-Team daran Anwender zu begeistern. Erfolgreich. Und wenn die Haufe Cloud-ERP Ihre Erwartungen nicht erfüllt, lassen Sie es uns wissen. Wir sind da, um das zu ändern und arbeiten hierzu Hand in Hand mit den Kollegen bei Haufe zusammen.

Wenn Sie sich über Haufe X360 und die Einsatzmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen informieren möchten, buchen Sie gerne direkt einen Termin für eine Onlinepräsentation.