Cloud-ERP für Steuerberater

Die moderne internetbasierte Buchhaltungssoftware Haufe X360 verbessert die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Unternehmen. Die Buchhaltung ist Teil einer 360-Grad Unternehmenslösung. Durch die Verzahnung sehen Führungskräfte mehr, als nur eine BWA oder die Summen- und Saldenliste. Der Steuerberater bucht direkt in der ERP-Lösung seines Mandanten, Belege werden nur einmalig eingescannt und sind überall verfügbar und fehlerhafte Zuordnungen werden viel schneller identifiziert. Diese neue Zusammenarbeit erhöht die Produktivität und verringert die Fehlerquote. Die Buchführung wird damit effizienter und noch besser.

Die ERP-Anwendung von Haufe gilt als moderne und leicht bedienbare ERP-Lösung. Die Buchhaltungssoftware für den Mittelstand ist ein zentraler Baustein neben der Warenwirtschaft, dem CRM mit Kundenportal, Projektbuchhaltung, E-Commerce und lässt sich daher auch von kleinen Betrieben einfach anwenden. Zudem ist das ERP-System cloudbasiert – sie holt sich also alles, was sie für ihr einwandfreies Funktionieren braucht, aus dem Internet. Für den Anwender ist das eine enorme Erleichterung, da die Software ohne großen Aufwand eingeführt werden kann. Auch aufwendige Updates und zeitraubende Schulungen der Mitarbeiter entfallen. Dennoch liefert Haufe X360 eine umfassende Unterstützung in allen Bereichen der Buchhaltung. Wie gut und einfach das klappt, zeigt der Blick auf neun buchhalterische Hauptfelder – vom Hauptbuch bis hin zur Anlagenbuchhaltung.

Mandantenfähige Softwarelösung

• Eine Mandantenverwaltung sorgt für Überblick. Alle Mandanten, die mit der Cloud-ERP arbeiten, können dir eine Datenfreigabe erteilen.
• Die Datenübernahme in deine Kanzleisoftware ist kinderleicht. Es gibt verschiedene Optionen für den Datenexport, mit denen du die Buchungsdaten und Belege transportieren kannst.
• Der Zugriff auf die Geschäftsprozesse deiner Mandanten sorgt für eine optimale und schnelle Zusammenarbeit.
• Einfacher Austausch mit der Datev oder einem Wertpapier- und Vermögensmanagement für Steuerberater.

Die neun Funktionen der Cloud-ERP-Anwendung

1. Hauptbuch

Haufe X360 bietet eine vollständig integrierte Ablage, in der alle digitalen Daten und Dokumente sicher verwahrt und verwaltet werden. An diesem zentralen Ort lassen sich alle Finanzinformationen verlässlich sammeln und analysieren. Kostenobjekte und andere Kostenstellen können abgebildet und Hierarchien konfiguriert werden. Die Weitergabe dieser Berichte ist ganz einfach – in Form einer PDF-Datei oder als Excel-Datei. Die Wahl der Finanzperioden bleibt dem Anwender überlassen – von monatlich bis jährlich sowie in individuell festlegbaren Abständen.

Dabei unterstützt das Cloud-ERP-System von Haufe stets mehrere Währungen und pflegt die Kontensalden auf Wunsch in Basis- und Fremdwährungen. Hauptbuch-Salden lassen sich mit zahlreichen Berichten aufrufen – inklusive sehr tiefgehender Informationen von jeder einzelnen Transaktion bis hin zum Ursprungsbeleg. Das erleichtert die Analyse auffälliger Positionen enorm und erlaubt es, Finanzberichte optimal auszuwerten.

Die Buchhaltungssoftware für den Mittelstand kann aber noch mehr. Sie erstellt etwa wiederkehrende Buchungen nach einem Zeitplan und nach bestimmten Zeiträumen. Dabei helfen praktische Vorlagen mit Ausführungslimits und Ablaufdatum. Auch das Berichtswesen profitiert, da Dashboards und Managementberichte in Echtzeit geliefert werden. Die Standards umfassen GuV, BWA, sowie Bilanz und Kostenstellenberichte. Das automatisierte Erstellen und Versenden von Berichten spart viel Zeit.

2. Kreditorenbuchhaltung

Die Verwaltung der Zahlungen und Verbindlichkeiten mittels Softwarehilfe schafft mehr Übersichtlichkeit. Dazu trägt bei, dass mehrere Währungen unterstützt werden. So können Rechnungen und Gutschriften auch in einer Fremdwährung verarbeitet werden. Wer seine Kreditorenbuchhaltung automatisiert, erhält den effektiven Währungskurs, ohne dass dieser von den Mitarbeitern extra umgerechnet werden muss.

Auch wiederkehrende Rechnungen lassen sich einfach erstellen, indem man den Zeitrahmen und die Häufigkeit der Zahlung bestimmt. Da sich Kreditoren-Rückerstattungsbelege in Windeseile erfassen lassen, werden auch diese Abläufe stark vereinfacht. Zudem werden Restriktionen und Benutzerrollen transparenter, da der Zugriff innerhalb der Kreditoren einfach kontrollierbar ist. Das schützt besonders sensible Lieferanten-Informationen.

3. Debitorenbuchhaltung

Die Automatisierung der Rechnungserstellung und die Verwaltung des Inkassos sind zentrale Funktionen von Haufe X360. Sie erlauben Vorlagen für wiederkehrende monatliche Gebühren, für die man jeweils einen Abrechnungsplan, Verlängerungsbedingungen und andere Optionen festlegen kann. Auch sind die Abwicklung in mehreren Währungen und eine automatische Währungsumrechnung möglich.

Steuerunterlagen wie etwa die Umsatzsteuervoranmeldung werden automatisch erstellt und via ELSTER-Schnittstelle ans Finanzamt übermittelt. Ebenso inklusive sind die stark vereinfachte Berechnung von Verkaufsprovisionen und die automatische Berechnung von Versandkosten. Lieferaufträge gehen via Schnittstelle direkt an Dienstleister wie zum Beispiel DHL. Verzugskosten und Mahngebühren lassen sich automatisch berechnen.

4. Zahlungsverkehr

Das cloudbasierte ERP-System von Haufe sorgt für mehr Überblick bei den täglichen Transaktionen. Mithilfe der Software lassen sich einfach und schnell der Kontostand und die Portokasse verwalten. Durch die Festlegung von Kontonummern und anderen Zahlungsinformationen kann man die Zahlungsabwicklung deutlich beschleunigen und vereinfachen.

Berichte zur Kassenführung lassen sich mit der ERP-Anwendung ebenfalls stark vereinfachen. Bereitgestellte Berichte unterstützen die Abstimmung der Kassenkonten-Salden, die Verwaltung von kurzfristigen Liquiditätsreserven sowie die Erstellung von Hochrechnungen und Prognosen. Transaktionsdetails können einfach mittels PDF- oder Excel-Datei mit Partnern geteilt werden. Das Online-Banking via XML-Datei erleichtert ebenfalls den Zahlungsverkehr und optimiert die Abläufe in der Buchführung. Oberstes Gebot ist dabei stets eine effektive Kontrolle. Benutzerrollen und Restriktionen schützen Salden und Informationen von Geldkonten vor dem Zugriff Unbefugter.

5. Währungsmanagement

Haufe X360 ist besonders für jene Unternehmen eine verlässliche Unterstützung, die internationale Geschäfte abwickeln. Die Buchführung für Fremdwährung ist einfach, da damit Hauptbuch-Konten in anderen Währungen neu bewertet werden können. Auch Wechselkurse lassen sich damit unkompliziert verwalten und automatisch aktualisieren. All das ist in einer unbegrenzten Zahl von Währungen und Kurstypen möglich, die sich jederzeit aktualisieren lassen. Der Anwender kann beliebig viele Währungen hinterlegen und Kurse nach Bedarf für ausgewählte Zeiträume anpassen.

6. Mahnwesen

Auch das Mahnwesen lässt sich mit der Buchhaltungssoftware automatisieren, was sich positiv auf die Sicherung der Liquidität auswirkt. Die Skontoautomatik des Programms erlaubt eine einfache und rasche Auszifferung von Posten. Die Verwaltung von Mahnlisten und die Konfiguration von Mahnstufen unterstützen ebenfalls das Forderungsinkasso. So lässt sich ganz einfach nachverfolgen, welche Posten aktuell offen sind und ein Reagieren erfordern.

Alle Funktionen des Mahnwesens sind vollständig mit allen anderen Buchhaltungsfunktionen verknüpft. Auch das Währungsmanagement ist integriert.

7. Firmen/-Holdingsstrukturen

Die Haufe Cloud-ERP zentralisiert die Rechnungserstellung, die Finanzberichterstattung, die Transfers und das Cash-Management zwischen mehreren Niederlassungen und Firmen. Einkauf und Fakturierung lassen sich zentral abwickeln dank integrierter Kundenverwaltung sowie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Geld- und Bankkonten können bestimmten Niederlassungen oder Firmen zur ausschließlichen Nutzung zugeordnet werden. Auch Vermögensübertragungen werden vereinfacht. Mit Haufe X360 kann das Anlagevermögen ganz nach Wunsch zugeordnet werden. Abweichende Wirtschaftsjahre im Konzernverbund sind kein Problem und lassen sich einfach abbilden.

8. Wiederkehrende Umsätze

Die softwareunterstützte Verwaltung wiederkehrender Abrechnungen spart Zeit und erhöht die Transparenz. So lassen sich komplexe und flexible Angebotsmodelle wie etwa Abonnements, Rabattvereinbarungen oder Wartungsverträge besser managen. Produkte und Dienstleistungen können mithilfe vordefinierter Regeln automatisiert abgerechnet werden. Das führt zu einer genaueren Fakturierung und Rechnungserstellung, was sich wiederum positiv auf den Umsatzfluss und die Kundenzufriedenheit auswirkt.

9. Anlagenbuchhaltung

Die Verfolgung des Anlagevermögens und die Verwaltung der Abschreibungsberechnungen sind zwei zentrale Funktionen. Dabei lassen sich mehrere Abschreibungsbücher für Berichts- und Steuerzwecke anlegen (ohne Fortschreibung des Hauptbuchs). Unabhängig vom Hauptbuch können auch Steuer- und Berichtsfiskaljahre zugeordnet werden.

Mehrere Besitzarten für Anlagegüter inklusive Eigentum oder etwa sicherungsübereignete Aktiva werden transparent verwaltet. So bleiben vermietete oder verpachtete Vermögenswerte stets im Blick. Änderungen im Anlagevermögen sind ebenso einfach wie das Anlegen von Anlageklassen zur Gruppierung von Wirtschaftsgütern. Integrierte Berichte zu Beständen sowie Ab- und Zugängen von Anlagen vereinfachen ebenfalls die Anlagenbuchhaltung.

Die zehn wichtigsten Vorteile im Überblick:

1. Die digitale Buchführung erlaubt einen Echtzeit-Einblick in die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens.
2. Die Automatisierung wichtiger Prozesse spart viel Zeit und erhöht die Effizienz bei allen buchhalterischen Aufgaben.
3. Haufe X360 ermöglicht Analysen und Auswertungen, die wirklich in die Tiefe gehen.
4. Die Buchhaltung wird dank geschützter Schnittstellen mobil und kann auch im Homeoffice sicher abgewickelt werden.
5. Das Hauptbuch wird zum zentralen Ort, um Finanzinformationen zu sammeln und zu analysieren.
6. Dank GuV-Reporting wird die Gewinn- und Verlustrechnung zu einer einfachen Übung.
7. Auch die Verwaltung von Forderungen, der Zahlungseingang und die Rechnungsstellung werden damit einfacher und effektiver. Das Währungsmanagement ist stets inklusive, was die Abwicklung internationaler Geschäfte sehr erleichtert.
8. Die Verbindlichkeiten für erhaltene oder gekaufte Waren und Dienstleistungen lassen sich übersichtlich verwalten.
9. Ein Buchungsjournal listet alle Buchungen innerhalb eines Zeitraums tabellarisch auf.
10. Haufe X360 sorgt für die automatisierte Erstellung der Bilanzen – auch für mehrere Filialen oder Unternehmen. Die unternehmensrechtliche Bilanzierung von Derivaten ist in guten Händen.

Wenn du dich allgemein mit den Vorteilen von Cloud-ERP gegenüber On-Premises-Lösungen beschäftigen möchtest, so empfehlen wir dir unseren Blogbeitrag "8 Gründe, warum Cloud-ERP die bessere Wahl ist".

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