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Wie digitale Rechnungsverarbeitung funktioniert
Du bearbeitest deine Eingangspost noch manuell? Wie du sicher bereits festgestellt hast, versenden immer mehr Firmen ihre Rechnungen nicht mehr auf dem Postweg, sondern vorrangig via E-Mail. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Papier. Höchste Zeit also auch für dich, auf die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung umzusteigen. Was aber ist das eigentlich genau und worauf musst du bei der Umstellung achten?
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Wie Eingangsrechnungen bearbeitet und verbucht werden, ist dir sicher bekannt. Nach der Erfassung werden die Rechnungen sowohl auf formale als auch auf rechnerische Richtigkeit geprüft. Danach werden sie gebucht und zur Zahlung freigegeben. Bei der Buchung sind die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, zwingend einzuhalten. Ist das Kontieren erledigt, gilt es, die Eingangsrechnungen rechtssicher aufzubewahren. Grundsätzlich unterscheidet sich die digitale Rechnungsbearbeitung nicht wesentlich von der manuellen Bearbeitung. Allerdings musst du die Rechnung zunächst scannen. In größeren Firmen geschieht das in einer eigenen Poststelle. Ein Arbeitsplatzscanner ist also eine Neuanschaffung, die du für die digitale Rechnungsverarbeitung einplanen solltest.
Eine weitere wichtige Neuerung ist die automatische Verbuchung. Das bedeutet, dass die Daten auf der Rechnung automatisiert erfasst werden. Zu diesen Daten zählen unter anderem das Rechnungsdatum, die Rechnungs- und Kundennummer sowie der Rechnungsbetrag. Selbst eine maschinelle Zuordnung des zuständigen Rechnungsprüfers ist kein Problem. Ein Mitarbeiter in der Buchhaltung prüft, ob diese Daten korrekt erfasst wurden und verbucht die Rechnung über eine Schnittstelle. Nachdem die Rechnung bezahlt wurde, wird sie rechtssicher und den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechend abgelegt und verwahrt. Dieses Verfahren zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist sowohl für Rechnungen in Papierform als auch für E-Rechnungen gültig, die du per E-Mail erreichst. In diesem Fall entfällt natürlich das Einscannen des Dokuments.
Bei Rechnungen, die per E-Mail eingehen, gibt es eine weitere Besonderheit: Laut Gesetzgeber ist es nicht gestattet, diese auszudrucken und die Datei zu löschen. Vielmehr musst du eine elektronische Rechnung auch digital speichern. In diesem Fall bist du also verpflichtet, die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung zu nutzen. Dagegen kannst du dich noch nicht einmal wehren, denn bereits seit dem Jahr 2019 musst du als Unternehmen digitale Rechnungen akzeptieren und ab 2024 wird schrittweise die E-Rechnung eingeführt.
Welche Vorteile hat die digitale Rechnungsverarbeitung?
Statistiken belegen, dass durch eine E-Rechnung die Zeiten für das Bearbeiten von Eingangsrechnungen deutlich abnehmen. Die Arbeitsprozesse werden also optimiert. Ziel der digitalen Rechnungsbearbeitung ist es, dass die menschliche Arbeitsleitung auf ein Minimum reduziert werden soll. So sinken die Fehlerquellen enorm.
Auch die Abteilung Buchhaltung hat einen wesentlichen Vorteil: Die Mitarbeiter können zu jedem Zeitpunkt sehen, welche Eingangsrechnungen sich im Haus befinden und wie deren aktueller Status ist. Sicher ist es dir schon einmal passiert, dass dir eine Rechnung in den Papierbergen untergegangen ist und du aus diesem Grund die Skontofrist überschritten hast. Dank der neuen elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung wird dir das nicht mehr passieren! Du und dein Unternehmen sparen also bares Geld.
Die Durchlaufzeit einer digitalen Rechnung sinkt dankt der digitalen Bearbeitung um ein Vielfaches. Im manuellen Bearbeitungsprozess liegt die Durchlaufzeit einer Rechnung bei teilweise bis zu 30 Tagen. Klar, dass du dann deine Lieferanten nicht mehr zeitnah bedienen kannst und mit Mahnungen rechnen musst. Bei einem digital gestalteten Prozess hingegen liegt die Durchlaufzeit bei durchschnittlich vier Tagen. Höchste Zeit also, sich für eine vollständige Digitalisierung zu entscheiden. Übrigens: Du musst diese nicht in einem Zug erledigen, sondern kannst Arbeitsprozesse Schritt für Schritt optimieren.
Alle Vorteile der digitalen Rechnungserfassung für dein Unternehmen auf einen Blick:
- zeitnahe und vollständige Erfassung aller Eingangsrechnungen
- Zeit des Rechnungsumlaufs wird deutlich verringert
- digitaler Zugriff auf alle im Haus befindlichen Eingangsrechnungen
- bestmögliche Ausnutzung von Skonti
- Vermeidung von Mahnkosten durch die Lieferanten
Habe keine Angst, dich dem Umstellungsprozess zu stellen: Schon bald wirst du die Vorzüge zu schätzen wissen. Doch nicht nur das: Vom Gesetzgeber her bist du verpflichtet, elektronische Rechnungen sowohl empfangen als auch verarbeiten zu können. Was bislang nur für öffentliche Auftraggeber galt, wird demnächst ebenfalls kleine und mittelständische Unternehmen betreffen. Zunächst betrifft das Gesetz alle Unternehmen und Betriebe, die Leistungen für öffentliche Einrichtungen erbringen. Dazu zählen unter anderem Krankenhäuser, Kindertagesstätten, die Stadtwerke oder Sparkassen. Damit ist bereits jetzt jedes zweite Unternehmen in Deutschland von dem Gesetz betroffen und zur digitalen Rechnungsbearbeitung verpflichtet. Bedenke, dass eingescannte Rechnungen im PDF-Format nicht als elektronische Rechnungen anerkannt werden.
Welche Anforderungen gibt es an digitale Rechnungen?
In § 14 UStG ist genau definiert, welche Anforderungen an eine elektronisch übermittelte Rechnung gelten. Grundsätzlich unterscheiden sich diese nicht von einer Rechnung in Papierform. Die Aufbewahrungsfrist beträgt auch für elektronische Rechnungen zehn Jahre.
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Die Möglichkeiten der digitalen Rechnungsverarbeitung
Besonders beliebt zur Verarbeitung digitaler Rechnungen ist das sogenannte Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS genannt. Das integrierbare Modul zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung bildet den gesamten Rechnungsworkflow ab:
- Auslesen der Eingangsrechnungen
- Verarbeitung der Rechnungsdaten
- Einfache und transparente Abwicklung der Rechnungsprozesse
- Sachliche Rechnungsprüfung
- Rechnungsfreigabe
- Abschlusskontierung
- Archivierung
Digitale Rechnungen werden automatisch erfasst und erhalten zudem einen sogenannten elektronischen Zeitstempel. So kannst du zu jeder Zeit nachverfolgen, wann die Rechnung eingegangen ist. Das hat den Vorteil, dass du die E-Mail nicht zwingend archivieren musst. Eine direkte Anbindung an bestehende Buchhaltungssysteme sorgt für die Integration der Rechnungen in deine buchhalterischen Prozesse.
Für kleine und mittelständische Unternehmen, die nur wenige Eingangsrechnungen am Tag erhalten, ist eine cloudbasierte Anwendung zur digitalen Bearbeitung der Rechnungen zu empfehlen. Nutze z.B. die DMS-Cloudlösung von d.velop, um künftig Zeit und Geld zu sparen. Als großes Unternehmen oder Konzern mit eigenem Rechnungszentrum und entsprechend großer Anzahl an Eingangsrechnungen kommt für dich vielleicht eher eine eigene Inhouse-Lösung in Frage, wie z.B. ein Finanzbuchhaltungssystem mit einem entsprechenden Modul zur digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Bankkontoauszügen. Analysiere also zunächst deine bestehende IT-Landschaft und die durchschnittliche Anzahl der täglich eingehenden Rechnungen, um die bestmögliche Software-Anwendung zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung für dein Unternehmen bestimmen zu können.
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