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Digitalisierung mit Taktgefühl – Wie die AKA-Bank ihre Finanzbuchhaltung in Rekordzeit modernisierte
Die Anforderungen an die Finanzbuchhaltung im Bankenumfeld sind hoch: Regulatorische Vorgaben, hohe Datenqualität, komplexe Abstimmprozesse und revisionssichere Dokumentation sind nur einige der Herausforderungen. Als zum Jahresstart 2024 bei der AKA Ausfuhrkredit-Gesellschaft mbH (kurz: AKA) eine neue Softwarelösung für diesen sensiblen Bereich eingeführt werden sollte, war klar: Das Projekt muss nicht nur fachlich exzellent umgesetzt, sondern auch zeitlich punktgenau abgeschlossen werden.
In nur wenigen Monaten wurde aus dieser Vision Realität. Gemeinsam mit den erfahrenen externen Projektleitern der Adesso und der S+S SoftwarePartner GmbH konnte die AKA eine moderne, zukunftsfähige Finanzbuchhaltungslösung einführen – ohne Zeitverzug, bei vollem Tagesbetrieb.
Die AKA im Profil: Spezialbank mit globalem Blick
Die AKA Ausfuhrkredit-Gesellschaft mbH mit Sitz in Frankfurt am Main ist eine auf internationale Handelsfinanzierungen spezialisierte Konsortialbank. Gegründet 1952 auf Initiative von Hermann Josef Abs, gehört sie heute 17 Gesellschafterbanken, darunter die Deutsche Bank AG, Commerzbank AG und Unicredit Bank AG. Ihre Hauptaufgabe: Banken und Unternehmen bei der Finanzierung und administrativen Abwicklung internationaler Geschäfte zu unterstützen. Mit einem klaren Fokus auf Schwellenländer sichert die AKA Risiken in mehr als 70 Ländern ab. Ein zentrales Leistungsangebot der Bank sind CIRR-Kredite. Diese staatlich geförderten Festzinssatzkredite ermöglichen Exportunternehmen aus Deutschland wettbewerbsfähige Finanzierungskonditionen bei abgesicherten Risiken (Hermesdeckung). In Deutschland dürfen diese Kredite nur die AKA und die staatliche KfW vergeben. Als Plattform für Kooperation und strategische Weiterentwicklung in der Trade-Finance-Branche versteht sich die AKA zunehmend auch als europäisches Kompetenzzentrum für Handelsfinanzierung.
Ausgangssituation und Zielsetzung
Die bisher genutzte Finanzbuchhaltungssoftware bei der AKA Bank war technologisch veraltet und konnte den gestiegenen regulatorischen und organisatorischen Anforderungen nur noch eingeschränkt gerecht werden. Die Zielsetzung war klar:
- Ablösung der Altsoftware bis Anfang 2024
- Sicherstellung der regulatorischen Compliance
- Zukunftsfähige, skalierbare Lösung
- Minimierung der Belastung für das Fachteam
Dabei war der Zeitrahmen ambitioniert: Zwischen Projektstart und Produktivsetzung lagen weniger als 12 Monate.
Projektstruktur und Zusammenarbeit
Die Projektorganisation war dreigeteilt: Die AKA lieferte fachliche Anforderungen und prüfte die bereitgestellten Unterlagen und Bausteine, mit Adesso übernahm ein externer Projektleiter das methodische Projektmanagement und trug mit seiner Expertise rund um die Finanzwirtschaft zum Projekterfolg bei, und S+S SoftwarePartner verantwortete die technische Implementierung sowie die fachliche Beratung und Schulung zur Lösung. Die enge Abstimmung zwischen den Beteiligten, regelmäßige Sprint-Meetings und ein klar strukturierter Zeitplan bildeten das Rückgrat des Projekts. Die AKA profitierte dabei von der Erfahrung und Flexibilität beider Partner – und von einem internen Team, das die Veränderung konstruktiv mittrug.
Erfahrungsbericht aus dem Implementierungsprojekt
Im Gespräch mit Dirk erzählen Stefan Jakobi von der AKA Bank und Projektleiter Martin Jackstein von adesso von ihren Eindrücken zur Einführung der neuen FiBu-Software. Neben den Erfolgsgeheimnissen der schnellen Implementierung verraten sie auch, welche Herausforderungen es zu meistern galt.
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Umsetzung und Meilensteine
Nach einer intensiven Anforderungsaufnahme folgte die Auswahl und Konfiguration der neuen Software. Dabei war entscheidend, dass nicht nur Standardprozesse abgebildet werden konnten, sondern auch die speziellen Anforderungen der AKA als Konsortial- und Spezialbank.
Zentrale Meilensteine
- Projektstart & Kick-off: Februar 2023
- Anforderungsworkshops & Prozessanalyse: März bis Mai
- Systemkonfiguration & Schnittstellenanbindung: Juni bis Oktober
- Testphase & Schulungen: November bis Dezember
- Produktivstart: Anfang Januar 2024
Auch wenn es zwischenzeitlich mal knapp war, konnten trotz aller Herausforderungen innerhalb der AKA parallel zum Projekt alle Termine eingehalten werden.
Erfolgsfaktoren und Zusammenarbeit
Was hat dieses Projekt zum Erfolg geführt?
Aus Sicht der Beteiligten waren es vor allem:
- Klare Rollen und Verantwortlichkeiten
- Transparentes Projektcontrolling
- Fachliche Kompetenz und Branchenkenntnis der Beteiligten
- Eine offene, vertrauensvolle Kommunikation
Die Zusammenarbeit wurde von allen Seiten als konstruktiv und zielführend beschrieben. Besonders gelobt wurde die Lösungsorientierung im Projektverlauf und das vorausschauende Vorgehen in der Umsetzung.
Empfehlungen für Banken und Spezialinstitute
Das Projekt zeigt: Auch komplexe Einführungen können im gesetzten Zeitrahmen gelingen – wenn Struktur, Kommunikation und Expertise stimmen. Für andere Institute lassen sich daraus folgende Empfehlungen ableiten:
- Frühzeitige Anforderungsaufnahme mit allen Stakeholdern
- Erfahrene Projektleitung mit Methodenkompetenz
- Auswahl eines Partners mit Branchenkenntnis
- Iteratives Vorgehen mit realistischen Zeitfenstern
- Einbindung des Fachbereichs als aktiver Treiber
Fazit und Ausblick
Die AKA-Bank hat mit dem Projekt einen wichtigen Meilenstein in ihrer Digitalisierungsstrategie erreicht. Die neue Finanzbuchhaltungslösung bietet eine skalierbare Plattform für hohes Buchungsvolumen, ist eine stabile Grundlage für zukünftige Weiterentwicklungen und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.
In einem Marktumfeld, das von regulatorischer Dynamik und internationaler Komplexität geprägt ist, bleibt Digitalisierung ein zentraler Erfolgsfaktor. Die AKA positioniert sich dabei als aktiver Gestalter – partnerschaftlich, präzise und zukunftsorientiert.
Wir begleiten auch dich gerne bei der Einführung einer neuen Software
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