Digitales Dokumentenmanagement mit d.velop

Digitalisierung braucht Struktur – und Intelligenz

Die digitale Transformation ist längst kein Zukunftsszenario mehr. Unternehmen jeder Größe stehen vor der Aufgabe, ihre Informationsflüsse effizienter, sicherer und zugleich flexibler zu gestalten. Moderne Tools ermöglichen es, effizient an Dokumenten zu arbeiten, sie zu kommentieren und zu editieren, wodurch die Zusammenarbeit vereinfacht und beschleunigt wird. Die Digitalisierung und Automatisierung verändern die Arbeitswelt drastisch, und Unternehmen müssen sich diesen Herausforderungen und Chancen stellen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Wer heute mit Papier arbeitet oder Dokumente in unübersichtlichen Dateisystemen verwaltet, riskiert nicht nur Effizienzverluste, sondern auch Compliance-Verstöße und Datenchaos.
Doch wie gelingt der Umstieg auf ein modernes, intuitiv nutzbares und vor allem wirksames Dokumentenmanagementsystem (DMS)? Wie lassen sich gewachsene Prozesse abbilden? Wie stellt man die Nutzerakzeptanz sicher? Und wie können bestehende Systeme wie ERP, CRM oder Office-Tools sinnvoll eingebunden werden?
Die Lösung: Strukturen, Prozesse und Technologien, die sich anpassen – nicht umgekehrt. In diesem Artikel geben wir Antworten auf die oben gestellten Fragen – praxisnah, strukturiert und mit einem klaren Blick auf die Lösungsmöglichkeiten rund um d.velop, eine moderne Plattform für Enterprise Content Management (ECM). Wir zeigen, wie sich Dokumentenstrukturen gestalten, Workflows modellieren und Automatisierungen mit Künstlicher Intelligenz etablieren lassen – alles im Sinne eines sicheren, anwenderfreundlichen und revisionssicheren Dokumentenmanagements.

Digitale Dokumentenstrukturen – weg vom Denken in Ordnern

Viele Unternehmen organisieren ihre Dokumente noch nach dem klassischen Windows-Ordnerprinzip: Ablagen, die sich über Jahre angesammelt haben, oft ohne klare Struktur oder Rechtevergabe. Das Problem: Informationen sind schwer auffindbar, mehrfach abgelegt oder veraltet.

Mit d.velop wechselt man von dieser statischen Sicht auf eine intelligente Aktenlogik. Dokumente liegen dabei nicht mehr in starren Verzeichnissen, sondern werden anhand von Metadaten (z. B. Kundennummer, Projektnummer, Dokumentenart) automatisch in virtuellen Akten sichtbar gemacht. Ein und dasselbe Dokument kann so z. B. gleichzeitig in der Kundenakte, im Vertragsarchiv und in der Projektdokumentation erscheinen – ohne redundante Kopien.

Zusätzliche Vorteile:

• Rechte- und Rollenkonzept: Gesteuert wird über Benutzergruppen, Rollen und individuelle Rechte – bis hin zur Sichtbarkeit einzelner Dokumentversionen.
• Status-Management: Jedes Dokument kann mit Bearbeitungsstatus (z. B. „Entwurf“, „in Prüfung“, „freigegeben“) versehen werden.
• Versionierung: Änderungen werden automatisch historisiert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann was geändert hat.
• Volltextsuche: Die Suchfunktion durchforstet nicht nur Dateinamen, sondern sämtliche Inhalte – inklusive gescannter PDFs dank OCR. (OCR steht für Optical Character Recognition. Es handelt sich um eine Technologie, die es ermöglicht, gedruckten oder handgeschriebenen Text in digitalen Bildern oder gescannten Dokumenten automatisch zu erkennen und in maschinenlesbaren Text umzuwandeln.)

Effiziente Workflows für den Mittelstand

Ein digitales DMS ohne Workflow ist wie ein Auto ohne Lenkrad. d.velop bietet gleich mehrere Möglichkeiten, Prozesse zu digitalisieren – von standardisierten Freigaben bis hin zu komplexen Unternehmensworkflows.

Standardisierte Workflows

Für viele Anwendungsfälle gibt es bereits fertige Prozessvorlagen:

• Eingangsrechnungen: Beleg wird automatisch erfasst, Werte ausgelesen, Genehmigungsworkflow startet abhängig von Betrag und Zuständigkeit. Integration in ERP zur Prüfung und Buchung inklusive.
• Urlaubsanträge: Mitarbeitende füllen ein digitales Formular aus, Führungskräfte erhalten eine Benachrichtigung zur Freigabe. Abwesenheiten werden automatisch weiterverarbeitet.
• Vertragsprüfungen: Verträge werden versioniert im System geführt, durchlaufen mehrstufige Genehmigungsprozesse und können abschließend digital signiert werden.

Individuelle Workflows mit dem Prozessstudio

Für individuelle Prozesse bietet d.velop das Prozessstudio, ein Low-Code-Tool zur Modellierung eigener Workflows. Über eine grafische Oberfläche (BPMN 2.0) können Fachabteilungen Abläufe selbst gestalten – ohne IT-Abhängigkeit.

Das Besondere: Nicht nur Abläufe, sondern auch zugehörige Formulare lassen sich mit wenigen Klicks erstellen. So können zum Beispiel Eskalationen bei Fristüberschreitungen, Genehmigungsstufen oder Dokumentanhänge problemlos integriert werden.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen erhält Kündigungen für unterschiedliche Produktbereiche. Statt starrem Standardprozess lässt sich ein flexibler Workflow starten, in dem Zuständigkeiten, Informationswege und Aufgaben frei definiert sind – direkt aus dem DMS heraus.

Revisionssicherheit, Signaturen & gesetzliche Anforderungen

Die Anforderungen an die rechtssichere Ablage und Verarbeitung digitaler Dokumente steigen kontinuierlich. Gesetzliche Regelwerke wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form), die DSGVO sowie die neuen Vorschriften zur elektronischen Rechnung (z. B. XRechnung) fordern transparente, nachvollziehbare Prozesse.

Mit d.velop ist eine vollständig revisionssichere Ablage gewährleistet – inklusive:

• Unveränderbarkeit der Dokumente nach Freigabe
• Historisierung aller Bearbeitungsschritte
• Nachvollziehbare Löschprotokolle gemäß DSGVO
• Versionsverwaltung mit Sperr- und Archivierungsfunktionen

Digitale Signaturen lassen sich direkt in den Workflow integrieren. Je nach Bedarf können einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturarten genutzt werden – sowohl intern als auch extern. Die Signatur erfolgt direkt im DMS, ein Wechsel in Drittanwendungen ist nicht erforderlich. Die Plattform unterstützt auch Vier-Augen-Prinzipien, mehrstufige Unterschriftsprozesse sowie die rechtssichere Archivierung signierter Dokumente.

Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, E-Rechnungen im XML-Format automatisch zu interpretieren und visuell aufzubereiten. So kann die Rechnungsprüfung weiterhin manuell nachvollzogen werden, auch wenn der ursprüngliche Beleg maschinenlesbar ist. Unterschiede zu ZUGFeRD-Formaten werden transparent dargestellt, sodass stets klar ist, welche Daten tatsächlich verarbeitet wurden.

Die Integration mit ERP-Systemen wie Haufe X360 erlaubt es, elektronische Rechnungen direkt aus dem Mailpostfach oder Uploadordner zu übernehmen, zu interpretieren und im DMS strukturiert abzulegen – inklusive automatischer Zuordnung zu Kreditor, Kostenstelle und Buchungsbeleg.

Jetzt den Wandel gestalten – nicht abwarten

Die Einführung eines modernen DMS wie d.velop ist weit mehr als ein IT-Projekt. Es ist ein Kulturwandel, der Struktur, Klarheit und Effizienz in die Informationsverarbeitung bringt. Unternehmen, die heute investieren, sichern sich nicht nur technische Vorteile, sondern auch organisatorische Souveränität.

Mit d.velop lassen sich:

• gewachsene Strukturen digital abbilden,
• Prozesse vereinfachen oder automatisieren,
• gesetzliche Anforderungen rechtskonform erfüllen,
• und die tägliche Arbeit spürbar entlasten.

Dabei steht nicht die Technik im Vordergrund, sondern der konkrete Mehrwert für die Menschen im Unternehmen: klarere Zuständigkeiten, weniger Suchaufwand, mehr Transparenz und schnellere Entscheidungswege.

Fazit: Wer Dokumente, Prozesse und Wissen intelligent verknüpfen will, braucht ein leistungsstarkes, anwenderfreundliches und zukunftssicheres DMS. d.velop bietet hierfür die passende Plattform – flexibel, sicher, skalierbar.

Wenn du Fragen zum DMS von d.velop hast und dich von unseren Experten beraten lassen möchtest, dann vereinbare gerne einen Gesprächstermin im unten stehenden Kalender.