Dokumentenmanagement im Cloud-ERP: d.velop-Integration in Haufe X360

Gute Nachrichten für die Nutzer von Haufe X360: Das Cloud-ERP bekommt ab Juni ein integriertes Dokumentenmanagement-System (DMS). Hintergrund ist die Kooperation mit der d.velop-Gruppe, einem der führenden Anbieter von Business Software für digitale Dokumentenverwaltung. Das DMS von d.velop wird künftig in Haufe X360 eingebunden sein: Die Basisfunktionalität ist kostenfrei, erweiterte Funktionen können gegen Aufpreis zugebucht werden.

In der kostenlosen Grundversion bietet dir d.velop 500 GB Speicher für die revisionssichere Ablage von Belegen aus Haufe X360 sowie eine belegübergreifende Suchfunktion. Schauen wir uns einmal näher an, was sich hinter diesen Features verbirgt.

Ein herausragendes Merkmal dieser Integration ist die Fähigkeit zur automatisierten Ablage und Erkennung von Dokumenten. Im Debitorenbereich werden alle erzeugten Dokumente automatisch abgelegt, während im Kreditorenbereich hochgeladene Dateien erkannt und verarbeitet werden. Diese Automatisierung reduziert manuelle Eingriffe und minimiert das Risiko menschlicher Fehler, was zu einer signifikanten Zeitersparnis führt und die Genauigkeit der Dokumentenverwaltung erhöht. Mit der neuen Integration profitieren Haufe X360-Nutzer also von einer erhöhten Effizienz und Transparenz in der Dokumentenverwaltung.

Wie funktioniert die revisionssichere Ablage?

Für den Begriff der Revisionssicherheit gibt es keine allgemeingültige Definition. Nach üblicher Auffassung gilt ein elektronisches Archiv als revisionssicher, wenn es den Anforderungen der GoBD genügt. Diese „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ sind eine Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums. Zwar sind sie nur für steuerliche Zwecke bindend, haben sich aber als Orientierung für ordentliche und sichere Archivierung allgemein durchgesetzt.

Das Dokumentenmanagement von d.velop ist GoBD-konform. Das bedeutet im Einzelnen:

Wie kann ich Dokumente im Archiv finden?

Beim Wechsel aus dem Cloud-ERP auf die d.velop-Plattform werden unter „DMS Übersicht“ alle digitalen Akten angezeigt, die Struktur erinnert an konventionelle Verzeichnisse und Unterverzeichnisse. Wenn du exakt weißt, was du benötigst, kannst du direkt in eine Akte und dort auf das entsprechende Dokument klicken. Bei kleineren Archiven ist das eine schnelle und einfache Zugriffsmöglichkeit. Der Mehrwert eines leistungsfähigen digitalen Dokumentenmanagements liegt jedoch darin, eben nicht durch Ordnerstrukturen navigieren zu müssen. Dafür gibt es bei d.velop die belegübergreifende Suchfunktion für das komplette Archiv.

Über eine detaillierte Eingabemaske kannst du nach dem Inhalt einzelner Felder filtern. So kannst du dir zum Beispiel alle Dokumente eines Kunden, eines Dateityps oder eines bestimmten Sachbearbeiters anzeigen lassen. Eventuell suchst du nach einem konkreten Erstell- oder Änderungsdatum: Auch das ist problemlos möglich. Selbstverständlich kannst du mehrere Filterkriterien miteinander kombinieren.

Noch einfacher ist die Volltextsuche, bei der du einen beliebigen Suchbegriff eingibst. Im Ergebnis werden dir alle Dokumente angezeigt, die an irgendeiner Stelle diesen Begriff enthalten. Wenn du ein gefundenes Dokument öffnest, wird er zur besseren Orientierung hervorgehoben dargestellt. Außerdem ist es möglich, das Suchergebnis weiter zu filtern, also beispielsweise nur die Treffer aus der Kategorie „Auftragsbestätigung“ anzuzeigen.