d.velop und Microsoft 365 - Ein starkes Team

Der Münsterländer IT-Dienstleister d.velop ist Spezialist für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und für intelligentes Dokumentenmanagement. Microsoft 365 fasst mit seinen Content Services alles zusammen, was fortschrittliche Unternehmen für die digitale Dokumentenverwaltung brauchen. Dazu zählen etwa OneDrive, SharePoint Online und auch teilweise die Cloud-Plattform Microsoft Azure. Gemeinsam bilden die beiden Unternehmen ein starkes Team. d.velop ist seit Jahren Spezialist für Lösungen und Services, die auf Microsoft- Technologien basieren und diese noch leistungsstärker machen. Entsprechende Kollaborationsfunktionen erleichtern die Arbeit mit Dokumenten und Informationen enorm. Das Angebot fügt sich bis zu einem kompletten Enterprise Content Management System zusammen.

d.velop for Microsoft schlägt eine Brücke und forciert die Automation über geschäftskritische Systeme hinweg. Die nahtlose Integration der d.velop-Produkte in Microsoft 365 holt durch das applikationsübergreifende Arbeiten im direkt Browser das Beste aus den Microsoft-Produkten heraus. Dabei sind zwei Strategien denkbar: zum einen die Erweiterung von Microsoft 365 durch d.velop-Produkte. In diesem Fall ergänzen Unternehmen ihre Microsoft-Umgebung um bestimmte d.velop-Produkte und -Lösungen. Das Ergebnis ist die ganzheitliche Abbildung aller digitalen Geschäfts- und Dokumentenprozesse im Betrieb auf Basis der Technologien von Microsoft. Eine zweite Strategie verbindet Microsoft 365 mit dem d.velop Dokumentenmanagement-System (DMS). So können alle Nutzer die Funktionen des Dokumentenmanagements in beliebten Microsoft-Anwendungen wie Office, Teams oder Outlook nutzen.

So funktioniert das Zusammenspiel

Die Funktionalitäten von d.velop for Microsoft 365 können sich sehen lassen. Zusammengehörende Inhalte werden dabei als digitale Akten in einer strukturierten 360°-Darstellung organisiert. E-Mails und Dokumente können nach Vorgängen und Themen sortiert abgelegt werden. Die auf Metadaten basierende Suche ist intelligent und strukturiert. Nutzer können auf die gleichen ECM-Funktionen und digitalen Akten direkt aus der jeweiligen Microsoft-Anwendung heraus zugreifen. Dokumente lassen sich automatisch mit Metadaten klassifizieren. Die Benutzerfreundlichkeit ist hoch dank intuitiver Navigation, die technische durch organisatorische Begriffe ersetzt. Ein weiterer Pluspunkt ist das anwenderfreundliche Drag and Drop zu SharePoint aus Outlook, Office und WindowsDesktop.

d.velop-Produkte und Lösungen für Microsoft 365

1. Dokumentenmanagement

Mit SharePoint ist die Grundlage für ein ausgeklügeltes DMS oft bereits im Unternehmen vorhanden. Darauf baut d.velop documents for Microsoft 365 auf. Es sorgt dafür, dass du deinen Dokumenten- und Datenstrom stets im Griff hast.

2. Vertragsmanagement

Auch das digitale Vertragsmanagement profitiert. Der Brückenschlag zwischen Microsoft 365 und d.velop sorgt für mehr Transparenz und macht die Abläufe bei der Vertragsverwaltung effizienter: von der Erstellung und der Ablage bis hin zur Wiedervorlage von Verträgen. Auch das Signieren wird optimiert. amxSIGN unterstützt in Office 365 rechtssicher die einfache ebenso wie die fortgeschrittene und qualifizierte Signatur.

3. Rechnungsverarbeitung

Die digitale SharePoint Eingangsrechnungsverarbeitung bringt mehr Power und Transparenz in den Rechnungsfreigabeprozess. d.velop for Microsoft 365 erlaubt die automatische Analyse von Eingangsrechnungen und macht sie in SharePoint und im ERP verfügbar. Für den einzelnen Mitarbeiter bedeutet das: Er oder sie hat jederzeit und in Echtzeit einen Überblick über alle Rechnungen und den jeweiligen Bearbeitungsstand. Die Freigaben werden zudem standortübergreifend zügiger abgewickelt und es sinkt sogar die Fehlerquote dabei.

4. Qualitätsmanagement

Lückenlose Rückverfolgbarkeit und Transparenz in jedem Prozessschritt sind die wesentlichen Merkmale des SharePoint Qualitätsmanagements. Damit werden die jeweils Zuständigen verlässlich eingebunden und der Überblick bleibt auch dann gewahrt, wenn es mal etwas hektisch wird.

5. Digitale Akte

Transparenz ist auch dann oberstes Gebot, wenn es um Akten geht. Die Verwaltung mit der digitalen Akte in Microsoft Office 365 und SharePoint läuft stets übersichtlich und effizient ab.

 

Vielfältige Vorteile

• Mehr Zeit für das Kerngeschäft

Das Integrieren von d.velop-Produkten in Microsoft Office, Outlook und Teams sorgt dafür, dass der Aufwand für die Ablage sinkt und mehr Zeit für das Kerngeschäft und die Wertschöpfung bleibt. Das Handling mit Dokumenten aus dem d.velop-Dokumentenmanagement in Microsoft 365 wird schneller und deutlich einfacher. Auch das gemeinsame Bearbeiten wird leichter.

• Einfach integrieren und mitnutzen

d.velop ist kein Fremdkörper innerhalb der gewohnten Office-Umgebung, sondern fügt sich benutzerfreundlich ein. So präsentiert sich etwa die d.velop-Sidebar in Outlook als Seitenleiste im Stil von Explorer. Die Ablage eines Dokuments wird auf Basis von Metadaten automatisch vorgeschlagen. E-Mails und Anhänge aller Art können damit schnell und einfach in den SharePoint bzw. ins d.velop DMS transferiert und leicht wiedergefunden werden.

• Maßgeschneiderter Einsatz

Kleinere Unternehmen profitieren schon mit kleinen Schritten ebenso wie große Unternehmen, die ganzheitlich und ohne Medienbrüche agieren möchten. Hier lassen sich ganze Unternehmensbereiche bis hin zum Vertragsmanagement einbinden

Unser Fazit

Dass die Verbindung von d.velop und Microsoft 365 so leistungsstark ist, hat gute Gründe. Die Basis liegt darin, dass d.velop über ein enormes Potenzial an Know-how verfügt. Der IT-Spezialist agiert mit einem hauseigenen Microsoft-365-Entwicklerteam aus zertifizierten und geschulten Mitarbeitern. Zum anderen bringt es seine eigenen Erfahrungen clever ein, da d.velop selbst Microsoft-Kunde ist. Der deutsche Softwareentwickler verwendet die Microsoft 365-Anwendungen Tag für Tag und kann daher aus eigener Erfahrung einschätzen, was beim Brückenschlag mit integrierten Produkten wirklich wichtig ist.

Das Ergebnis dieser Anstrengungen kann sich sehen lassen. Die Verbindung von Microsoft 365 und d.velop erlaubt Unternehmen ein leistungsstarkes Informationsmanagement. Sie sorgt für mehr Transparenz bei den Dokumenten sowie bei den geschäftlichen Prozessen und ist eine tragfähige Basis für die rechtskonforme Ablage. Alle Mitarbeiter können dank klarer Strukturen und Ordnung jederzeit schnell auf die für sie relevanten Dokumente zugreifen und diese effektiv nutzen. Auch in Sachen Benutzerfreundlichkeit bleiben keine Wünsche offen.

 

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