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E-Commerce mit ERP-Integration
Ein gut aufgestellter Onlineshop ist heute auch für mittelständische Unternehmen kaum noch wegzudenken. Durch den Online-Vertrieb verringert sich die Abhängigkeit von lokalen Gegebenheiten. So ist es möglich, die Bekanntheit des eigenen Unternehmens zu steigern und neue Geschäftsfelder zu erschließen. Im E-Commerce, dem Onlinehandel mit Produkten oder Leistungen, laufen jedoch wesentlich mehr Daten zusammen als dies im Handel vor Ort der Fall wäre: Jeder Kunde muss einzeln erfasst und individuell betreut werden. Hinzu kommen gesetzliche Vorgaben zum Umgang mit und der Haltung von Kundendaten. Bei dieser Herausforderung stößt die Buchhaltung mit konventioneller Software schnell an ihre Grenzen. Allzu leicht verliert man den Überblick in der schieren Datenflut und macht Fehler, die das Unternehmen teuer zu stehen kommen können.
Zusätzlich erschwert wird dies dadurch, dass die meisten Softwarelösungen auf einzelne Abläufe abgestimmt sind. Zum Beispiel wickelt das Framework des Onlineshops nur Bestellungen ab, nicht jedoch die damit verbundene Logistik. Aus diesem Grund ist an jeder Transaktion eine Vielzahl an Systemen beteiligt, die untereinander nicht kommunizieren können. Somit müssen Daten mehrfach aufgenommen werden. Dies nimmt Zeit in Anspruch und ist anfällig für Fehler. Da zudem jede Anwendung andere Daten erfasst, fällt es später oft schwer, die richtigen Informationen zu finden und Zusammenhänge zu verstehen.
Automatisierung macht E-Commerce skalierbar
Es macht folglich Sinn, möglichst viele Prozesse in der Buchhaltung zu automatisieren. Dabei hilft die Anbindung des Onlineshops an ein ERP-System. „Enterprise Ressource Planning“, so der Begriff hinter der Abkürzung, bezeichnet die gezielte Steuerung von Unternehmensressourcen mit dem Ziel der Optimierung von Arbeitsabläufen. Halte dich konstant auf dem Laufenden, was aktuell die wichtigsten Trends im E-Commerce sind und arbeite am der Perdormance deiner Infrastruktur. Dies wird realisiert durch Cloud-ERP, das auf einem zentralen Server läuft und den Zugriff auf sämtliche Unternehmensdaten möglich macht. Durch die Vernetzung mit anderen digitalen Systemen ist es somit kaum noch nötig, dieselben Daten mehrfach zu erfassen. Auf diese Weise ist Fehlern bei der Übertragung von Daten vorgebeugt.
Du kannst es dir folgendermaßen vorstellen: Ein Kunde tätigt eine Bestellung im Onlineshop. Diese wird über eine Schnittstelle, die API, automatisch als Auftrag im ERP-System erfasst. Ist die Software zur Lagerhaltung ebenfalls mit dem ERP-System verknüpft, ist für deine Mitarbeiter sofort ersichtlich, welche Artikel aus dem Lager in welcher Anzahl benötigt werden. Durch digitale Erfassung kann zusätzlich kontrolliert werden, dass auch die richtigen Artikel auf den Weg zum Kunden kommen. Wenn die Bestellung das Lager verlässt, wird auch dies erfasst und kann dem Kunden automatisch per E-Mail mitgeteilt werden.
Die API: So kommunizieren Onlineshop und Cloud-ERP
Der Nutzen liegt also auf der Hand. Um diesen zu realisieren, muss jedoch zuerst die Verbindung zwischen dem E-Commerce-Angebot und dem ERP-System hergestellt werden. Dies geschieht über eine Anwendungsschnittstelle, die sogenannte API, die Daten aus einem System in eine für das andere System verständliche Form umwandelt und überträgt. In der Regel bietet E-Commerce-Software eine eigene API, über die dies möglich ist. Selbiges trifft für einige ERP-Lösungen zu, darunter Haufe X360. Für Software-Lösungen, bei denen dies nicht der Fall ist, besteht zudem die Möglichkeit, über dritte Software mit vorkonfigurierten API-Schnittstellen die Verbindung herzustellen.
Zwar erscheint der Weg über Dritte erst einmal am einfachsten, jedoch bietet eine solche Lösung wenig Flexibilität. Da ein externes Team die Integration übernimmt, gerät dein Unternehmen in Abhängigkeit von diesem. So wird die Anpassung des Systems an deine Bedürfnisse schnell zu einer kostspieligen Angelegenheit. Zudem wird das resultierende System komplexer als nötig. Daher ist es schwierig, technischen Support zu erhalten.
Umgekehrt bietet die API der E-Commerce-Lösung große Freiheit bei der Anpassung. Dafür sind jedoch spezialisierte technische Kenntnisse erforderlich, die in Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung in der Regel nicht vorhanden sind. Somit ist diese Option für die meisten mittelständischen Unternehmen nicht zu empfehlen.
Einen Mittelweg zwischen Flexibilität und Komfort liefert die Integration über die API Ihrer ERP-Lösung. Da diese Teil der ERP-Software ist, erhältst du fachlich kompetenten Support von deren Anbieter. Dieser unterstützt dich dabei, die Schnittstellen zwischen ERP-System und E-Commerce-Lösung so zu konfigurieren, dass beide Systeme auf alle benötigten Daten Zugriff haben. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass dein ERP-System zukunftsfähig bleibt.
Fünf Dinge, die ERP im E-Commerce können muss
Bei der Wahl einer geeigneten ERP-Lösung für den E-Commerce ist auf eine Reihe von Faktoren zu achten: Einerseits sollte natürlich die Chemie mit dem Anbieter stimmen; schließlich ist dieser dein erster Ansprechpartner für technischen Support. Andererseits muss die Software selbst den Anforderungen des Einsatzbereichs E-Commerce sowie denen des Gesetzgebers gerecht werden. Dabei gibt es fünf Funktionen, die die ERP-Lösung deiner Wahl auf jeden Fall bieten muss:
Finanzen
Der Gesetzgeber schreibt in den GoBD, den verbindlichen Richtlinien zur Buchführung, vor, dass Daten vor Manipulation geschützt sein müssen. Selbiges gilt bei der Bonitätsprüfung, wenn dein Unternehmen einen Kredit beantragt. Gewährleistet ist dies dann, wenn sich verfolgen lässt, wer Änderungen vornimmt und warum. Bei manueller Erfassung wäre es jedoch möglich, absichtlich oder versehentlich falsche Eintragungen vorzunehmen – die Bilanz zu schönen. Wird die E-Commerce-Lösung mit deiner ERP-Software verknüpft, erfolgen sämtliche Eintragungen automatisch: Eine Bestellung wird erst als Auftrag und später, nach Bezahlung der Rechnung, als Umsatz erfasst. So ist die Richtigkeit aller Einträge garantiert.
Customer Relationship Management
Hinter dem Begriff „Customer Relationship Management“, kurz CRM, verbirgt sich eine Vielzahl von Prozessen: Neben der Pflege von Bestandskunden und deren Nutzerkonten geht es auch darum, Kundenverhalten zu analysieren. Dies ermöglicht es, Trends darin zu erkennen, wie Kunden deine Angebote nutzen. Zudem können auf diese Weise Kunden mit personalisierten Empfehlungen auf Angebote hingewiesen werden, die für sie von Interesse sind. Cloud-ERP unterstützt dich dabei, indem es Kundendaten in eine standardisierte Form bringt. So können diese von Algorithmen ausgewertet und verwendet werden.
Inventar
Die digitale Erfassung des Inventars lässt dich genau nachvollziehen, welche Artikel in welcher Anzahl vorrätig sind. Durch Analyse des Kaufverhaltens von Kunden kann zudem prognostiziert werden, ob und wann eine Nachbestellung Sinn ergibt. Eine gute ERP-Lösung ermöglicht die Abwicklung des gesamten Prozesses, der damit verbunden ist. Erfolgt eine ERP-Integration des Onlineshops, ist es ferner möglich, Kunden zu informieren, ob ein Artikel aktuell auf Lager ist bzw. wann Nachschub eintrifft.
Vertrieb
Ausgehend von der Verwaltung des Inventars ist es auch möglich, die logistische Seite deines Geschäfts durch digitale Lösungen zu optimieren. So können zum Beispiel Mitarbeiter entlastet werden, indem ein- und ausgehende Ware digital erfasst wird. Zudem ermöglicht die ERP-Integration das Tracking von Artikel- und Seriennummern. Damit trägt sie zur Vermeidung von Fehlern bei der Zusammenstellung von Sendungen bei. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass es auf diese Weise möglich ist, dem Kunden Informationen zum Status seiner Bestellung zur Verfügung zu stellen.
Produktinformationen
Wird ein Artikel in verschiedenen Shops oder Varianten angeboten, so kann dies schnell unübersichtlich werden. Cloud-ERP führt die Verwaltung von Preisen und Beschreibungen in einem einzigen System zusammen und schafft so Abhilfe. Dadurch können Informationen zu einem Produkt in allen Shops gleichzeitig angepasst werden. Umgekehrt ist es auf diese Weise aber auch möglich, individuelle Anpassungen vorzunehmen. So könnte zum Beispiel neuen Kunden ein Rabatt gewährt oder ein abweichender Preis für eine Variante eines Artikels festgelegt werden.
Fazit
Die Anbindung an eine ERP-Lösung erleichtert den E-Commerce immens. Durch eine zentrale Datenbank in Form eines Cloud-ERP-Systems steigt nicht nur die Produktivität Ihres eigenen Unternehmens an; auch die Kundenerfahrung verbessert sich: Zum Beispiel ist es durch Analyse von Kundenprofilen möglich, gezielt für Angebote zu werben. Darüber hinaus kann dem Kunden durch Vernetzung mit der Software zur Lagerhaltung Aufschluss über die Verfügbarkeit von Artikeln und den Verbleib seiner Bestellung geboten werden.
Gleichzeitig entlastet Cloud-ERP deine Mitarbeiter: Die Automatisierung von Abläufen trägt dazu bei, dass Fehler vermieden und Ressourcen befreit werden. Hinzu kommt, dass der Zugriff auf Daten nicht an einzelne Systeme gebunden ist. So sind deine Daten vor Verlust geschützt und stehen überall zur Verfügung.
Zu guter Letzt: Um im E-Commerce zukunftsfähig zu bleiben, empfiehlt es sich, auf eine ERP-Lösung mit nativer API, wie zum Beispiel Haufe X360 oder die Oracle NetSuite zu setzen. Auf diese Weise erhältst du Software und API aus einer Hand und hast somit einen kompetenten Ansprechpartner, der dich bei zukünftigen Anpassungen unterstützt.
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