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Eingangsrechnungen durchgängig verarbeiten: ISF (Version G3.4) und d.velop invoices im Zusammenspiel
Ausgangslage und Zielsetzung
Viele mittelständische Unternehmen stehen vor derselben Aufgabe: Eingangsrechnungen sollen zügig, nachvollziehbar und regelkonform verarbeitet werden – von der Ankunft des Belegs bis zur Zahlung und revisionssicheren Ablage. Medienbrüche, unklare Zuständigkeiten und fehlende Transparenz über den Status einzelner Rechnungen kosten Zeit, binden Personal und gefährden Skontovorteile. Hinzu kommen rechtliche Anforderungen an elektronische Rechnungen und an eine prüfbare Dokumentation der einzelnen Schritte. Dieser Beitrag beschreibt einen durchgängigen Ablauf, der sich im Zusammenspiel aus d.velop invoices (Erfassung, Vorprüfung, Freigaben) und ISF (Buchung, Zahlung, Rückmeldung) bewährt. ISF ist eine Software zur Finanzbuchhaltung, entwickelt von der S+S SoftwarePartner GmbH. In Version G3.4 sind die Funktionen für die Eingangsrechnungsverarbeitung so integriert, dass die Übergabe aus dem Dokumentenmanagement zielgerichtet in die Buchhaltung führt. d.velop invoices bietet dafür Bausteine, um Rechnungen unabhängig vom Eingangsformat – E-Rechnung, PDF oder Papier – zu erfassen, Pflichtfelder zu prüfen, Dubletten zu erkennen und die sachliche sowie die rechnerische Prüfung sauber zu steuern. Der Leitgedanke ist schlicht und wirksam: Erkennen – Prüfen – Buchen – Zahlen – Rückmelden. Die Arbeitsschritte sind klar gegliedert und lassen sich auf Rollenbasis zuteilen, Protokolle machen jeden Schritt nachvollziehbar, und die Verknüpfung zwischen Buchungssatz und Archivdokument erlaubt den Sprung zum Beleg mit einem Klick. Ziel ist ein effizienter Ablauf, der die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gewährleistet.
Rechtlicher Rahmen in Kürze
Seit dem 1. Januar 2025 ist für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich eine elektronische Rechnung vorgesehen; es gelten Übergangsbestimmungen. Entscheidend ist die Form: Eine elektronische Rechnung liegt nur vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ohne Medienbruch ermöglicht. Ein reines Bild- oder „Nur-PDF“ erfüllt diese Bedingung nicht. In der Praxis sind vor allem XRechnung (deutsche Ausprägung der europäischen Norm) und das hybride Format ZUGFeRD/Factur-X relevant. XRechnung definiert die Struktur vollständig maschinenlesbar; Factur-X verbindet eine für Menschen lesbare Darstellungsdatei mit eingebetteten strukturierten Daten. Für die Buchführung gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung (GoBD). Wesentliche Anforderungen sind Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung und Unveränderbarkeit. Das bedeutet im Alltag: Jede relevante Handlung am Beleg wird protokolliert, Verantwortlichkeiten sind zugewiesen, und die Systeme verhindern unzulässige Änderungen oder dokumentieren sie. Die Aufbewahrungsfristen betragen – vorbehaltlich von Übergangs- und Branchenregeln – acht Jahre für Buchungsbelege sowie zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse. Zusätzlich ist sicherzustellen, dass Unterlagen maschinell auswertbar bleiben und der Zugriff im Prüfungsfall gewährleistet ist. Diese Vorgaben sind kein Selbstzweck, sondern bilden die Messlatte dafür, wie Prozesse gestaltet sein müssen: technisch sauber, fachlich eindeutig, ohne Grauzonen. Wer im Alltag auf klare Zuständigkeiten, ordentliche Protokolle und konsistente Daten achtet, kommt in der Prüfung nicht ins Schwimmen und erhält zugleich Tempo im Tagesgeschäft.
Architektur und Rollenverständnis
Die Trennung der Aufgaben ist der rote Faden des gesamten Vorgehens. d.velop übernimmt das Einsammeln, Strukturieren und Prüfen der Rechnungsdaten im Archiv- und Dokumentenumfeld. ISF führt die finanzbuchhalterischen Schritte bis zur Zahlung aus. Dabei greifen die beiden Systeme nahtlos ineinander. Es ergibt sich ein einfacher Ablauf:
- Eingang/Vorprüfung (Formale Prüfung): Vollständigkeit, Pflichtfelder, Plausibilitäten, Dublettenhinweis.
- Rechnerische Prüfung und Verteilung - Summen, Steuersätze, Skonto, Rechenfehler; Weiterleitung an sachliche Prüfer, sowohl interne Mitarbeiter, Abteilungen oder auch externe Prüfer
- Sachliche Prüfung: Leistung, Menge, Preis, Vertragsgrundlage, Bestellbezug.
- Endfreigabe/Zahlungsfreigabe: zeichnungsberechtigte Personen, Betragsgrenzen, Ausnahmen.
- Buchung/Zahlung: Vorkontierung prüfen, im Stapel buchen, Zahllauf steuern, Rückmeldung.
Dieses Modell ist bewusst schlank. Es vermeidet Doppelprüfungen, sichert das Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Beträgen und ordnet Verantwortlichkeiten an der fachlichen Kompetenz aus. Ein klarer Eskalationspfad (Vertretungen, Fristen) verhindert Stillstände.
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Der Workflow in d.velop
Rechnungen erreichen das Unternehmen auf verschiedenen Wegen: als strukturierte E-Rechnung (X-Rechnung), als hybrides Dokument mit eingebetteter Struktur (ZUGFeRD), als PDF-Dokument oder als Scan. In d.velop werden alle Eingänge in einen einheitlichen Lebenszyklus überführt. Zu Beginn steht der Eingang in einem Rechnungsleser-Modul. Dort liest die Texterkennung (OCR) die Daten aus dem Kopf der Rechnung. Der Dublettenhinweis schlägt an, wenn dieselbe Rechnungsnummer des Kreditors bereits im System vorhanden ist. Pflichtfelder (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, gesetzliche Pflichtangaben) werden geprüft; bei Abweichungen oder Lücken wird der Datensatz zur Klärung zurückgegeben.
Die Rechnung wird nach dem Speichern im Rechnungsleser bereits revisionssicher in d.velop gespeichert. Sie erhält außerdem eine zusätzliche Statusanzeige („S+S Rechnungsstatus“) in Verbindung mit ISF.
Die rechnerische Prüfung klärt, ob die Berechnung formal korrekt ist: Stimmen Netto-, Steuer- und Bruttosumme? Wurde der richtige Steuersatz angewandt? Ist der Skonto rechnerisch korrekt, und ist die Frist realistisch erreichbar? Diese Prüfung gehört ins Rechnungswesen. Hier werden auch Steuerkennzeichen und Konten im Blick behalten. In Summe gilt: Nur geprüfte Rechnungen gehen weiter in die Buchhaltung. Ein praxisnahes Vorgehen sieht vor, bereits in dieser Phase Kostenstellen und – falls genutzt – Kostenträger positionsgenau zu pflegen. Der Nutzen ist zweifach: Erstens stehen für die spätere Vorkontierung in ISF belastbare Informationen bereit. Zweitens können Freigaben differenziert nach Verantwortungsbereichen ablaufen. Wo vorhanden, wird der Bestellbezug verknüpft. Stimmen Mengen, Preise und Lieferbedingungen mit der Bestellung überein, verkürzt das die sachliche Prüfung erheblich. Die Weitergabe an die sachliche Prüfung bedeutet in der Regel, dass die Rechnung an interne Fachabteilungen, oder auch an externe Prüfer geleitet wird. Alle Handlungen in d.velop erzeugen Protokolleinträge: Wer hat wann was geprüft oder geändert? Wurde ein Pflichtfeld ergänzt, ein Betrag korrigiert, eine Freigabe erteilt? Diese lückenlose, technische Nachvollziehbarkeit ist ein Kernbestandteil der Ordnungsmäßigkeit. Sie hilft im Tagesgeschäft ebenso wie in der Prüfung.
Die sachliche Prüfung beantwortet die Frage, ob die bestellte oder vertraglich vereinbarte Leistung fachlich in Ordnung ist: Wurde geliefert, was bestellt war? Stimmen Mengen und Qualitäten? Liegt eine Abnahme oder ein Leistungsnachweis vor? Stimmt der vereinbarte Preis, sind eventuelle Nachträge dokumentiert? Diese Prüfung liegt sinnvoll in der Fachabteilung, denn dort ist die Kenntnis der Leistung angesiedelt.
Damit das im Alltag funktioniert, braucht es einfache Regeln:
- Betragsgrenzen definieren, ab denen eine zweite Freigabe erforderlich ist.
- Fristen für sachliche und rechnerische Prüfung festlegen (zum Beispiel drei Arbeitstage sachlich, zwei Arbeitstage rechnerisch).
- Vertretungen bestimmen, damit Abwesenheiten den Fluss nicht stoppen.
- Hinweise für typische Fehlerquellen formulieren (falscher Steuerschlüssel, Rundungsdifferenzen, fehlender Leistungszeitraum).
d.velop unterstützt dies mit Zuweisungen, Erinnerungen und Statusanzeigen. So wird sichtbar, welche Rechnung wo liegt und seit wann. Nach der sachlichen Prüfung erfolgt die Weiterleitung zur Freigabe.
- Hierarchische und/oder betragsspezifische Genehmigung (z. B. Abteilungsleiter ab 5.000 €, Geschäftsführung ab 50.000 €).
- Sind rechnerische und sachliche Prüfung abgeschlossen und die Genehmigung wurde durch die entsprechende Stelle (z.B. zeichnungsberechtigte Personen) erteilt, erhält der Vorgang den Status „freigegeben zur Buchung“ und wird an die Buchhaltung Hier erfolgt durch die abschließende Buchung die Übergabe an ISF.
Workflow in ISF
Übergabe an ISF – der geordnete Schritt in die Buchhaltung
Die Übergabe überträgt neben Kopf- und Positionsdaten auch die Vorkontierung: Sachkonten, Steuerkennzeichen, Kostenstellen und – je nach Einrichtung – Projekte oder Vertragsnummern. Wichtig ist die eindeutige Beleg-ID, die in beiden Systemen geführt wird. So bleibt die Verknüpfung zwischen Buchungssatz und Archivdokument dauerhaft stabil. In ISF werden die Vorgänge in Stapel aufgenommen. Ein Stapel ist ein geordneter Behälter, der mehrere freigegebene Rechnungen für die Buchung bündelt. Diese Bündelung schafft Übersicht, erlaubt die Durchsicht durch eine verantwortliche Person und unterstützt interne Kontrollen. Vor dem Buchen wird die Vorkontierung geprüft: Stimmen Konto, Steuerkennzeichen, Kostenstelle? Sind Hinweise aus der Vorprüfung geklärt? Müssen Abgrenzungen oder Perioden berücksichtigt werden? Erst danach erfolgt die Buchung. S+S SoftwarePartner GmbH entwickelt ISF mit Blick auf eine direkte Verbindung in die Zahlung. Die Version G3.4 bildet hierbei den Rahmen für ein konsistentes Zusammenspiel aus Übergabe, Stapelbuchung und weiterführenden Prozessen. Unsere Empfehlung ist es, den Prozess ohne Abkürzungen zu fahren: Nur geprüfte Rechnungen werden gebucht; nur gebuchte Rechnungen gelangen in den Zahllauf. Das sorgt für Disziplin – und für Klarheit im Prüfungsfall.
Zahlung und Rückmeldung – Transparenz bis zum Abschluss
Nach der Buchung folgt die Zahlung. In ISF wird ein Zahlungsvorschlag gebildet, Freigaberegeln werden berücksichtigt, Skontofristen erhalten Aufmerksamkeit. Nach der Ausführung wird der Zahlungsstatus an d.velop zurückgemeldet und im S+S Rechnungsstatus angezeigt. Dieser Rückkanal ist mehr als Komfort: Er schafft Transparenz für die Fachabteilungen, ohne dass sie Einblick in die Buchhaltung benötigen. Der Archivvorgang erhält damit einen abschließenden Status („bezahlt“ + Datumfeld) und kann bei Rückfragen unmittelbar beantwortet werden. Die technische Umsetzung sollte so gestaltet sein, dass die Rückmeldung aus ISF automatisch erfolgt und im Archiv protokolliert wird. Das verhindert Fehleingaben und erspart manuellen Erfassungsaufwand. Damit schließt sich der Kreis: Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung ist der Verlauf lückenlos dokumentiert.
Archivierung, Nachvollziehbarkeit und Verfahrensdokumentation
Ein durchdachter Prozess ist nur so gut wie seine Dokumentation. Die Verfahrensdokumentation beschreibt Zweck, Aufbau, Verantwortlichkeiten, Systeme, Prüfschritte, Protokollierung und Aufbewahrung. Sie sollte knapp gehalten, aber vollständig sein, regelmäßig aktualisiert werden und für alle Beteiligten zugänglich sein. In Kombination mit Berechtigungskonzept, Protokollen und Löschregeln entsteht ein Gerüst, das die GoBD-Grundsätze zuverlässig abdeckt. Solch ein Gerüst bietet die neue Verknüpfung zwischen ISF und d.velop invoices. Für die Aufbewahrungsfristen gibt es je nach Dokumentenart rechtliche Vorgaben. Die Fristen werden in der Konfiguration am Dokumenten-Typ hinterlegt und Löschungen dadurch automatisch ausgeführt. Die Kombination aus ISF und d.velop bietet natürlich eine maschinelle Auswertbarkeit: Für Prüfungen ist der Datenexport möglich und die Verknüpfung zwischen Buchungssatz und Archivdokument geht nicht verloren. Für Spezialfälle – etwa langfristige Rahmenverträge, Anlagenrechnungen oder Projekte mit Abgrenzungen – empfiehlt sich ein erweitertes Protokoll: Neben den üblichen Prüfvermerken werden fachliche Aktennotizen hinterlegt, damit spätere Rückfragen schnell beantwortet sind.
Kennzahlen, die wirklich steuern
Ein paar wenige, aber aussagekräftige Kennzahlen reichen aus, um den Prozess zu steuern und bei Bedarf zu optimieren:
- Durchlaufzeit vom Eingang bis zur Zahlung.
- Fristtreue in der sachlichen und rechnerischen Prüfung.
- Skontoquote (genutzte Skonti im Verhältnis zu möglichen).
- Anteil elektronischer Rechnungen an allen Eingängen.
- Korrekturquote (Anteil der Rechnungen, die nach der ersten Prüfung zurückgegeben werden mussten).
- Bestellbezug in Prozent (je höher, desto einfacher die sachliche Prüfung).
Wichtig ist die Interpretation: Monatlich erheben, Ausreißer prüfen, Maßnahmen beschließen. Viele Probleme lassen sich auf Stammdatenqualität (Kreditoren, Zahlungsbedingungen, Kontenplan), Regelklarheit (Betragsgrenzen, Vertretungen) und Schulung zurückführen. Ein kleines, festes Gremium aus Rechnungswesen und zwei Fachabteilungen genügt, um die Kennzahlen zu besprechen und zielgerichtete Anpassungen vorzunehmen.
Einführung ohne Umwege
Eine Verknüpfung von ISF mit d.velop invoices erfolgt in der Regel in der folgenden Reihenfolge:
- Ausgangslage erfassen. Großhandel-Kampagne mit Haufe? Webinar-Themenidee? 15 SQL wären gut, meint Thomases? Welche Belegarten? Wo entstehen Verzögerungen? Welche Rollen sind heute faktisch beteiligt?
- Zielbild definieren. Wie sollen Rollen, Fristen, Betragsgrenzen und Eskalationen künftig aussehen? Wie ist die Verknüpfung ISF ↔ d.velop geplant?
- Stammdaten bereinigen. Kreditoren ohne Dubletten, klare Zahlungsbedingungen, eindeutige Konten, aktuelle Kostenstellen und Kostenträger.
- Parametrisieren. Pflichtfelder, Dublettenregeln, Fristen, Erinnerungen, Vertretungen, Protokollstufen.
- Pilotbereich wählen. Ein Bereich mit typischen Rechnungen (mit und ohne Bestellbezug) eignet sich am besten.
- Schulung und Verfahrensdokumentation. Kurz, verbindlich, zugänglich. Änderungen werden fortlaufend nachgetragen.
- Stufenweise ausrollen. Nach dem Piloten schrittweise auf weitere Bereiche erweitern.
- Nachhalten. Kennzahlen monatlich prüfen, Maßnahmen beschließen, Regeln nachschärfen.
Typische Risiken und Gegenmaßnahmen
- Unklare Verantwortlichkeiten: Rollen schriftlich festhalten, Ausnahmen begrenzen, regelmäßige Durchsicht.
- Stammdatenfehler: Kreditorendubletten und veraltete Zahlungsbedingungen beseitigen; klare Pflegeprozesse.
- Fristüberschreitungen: Verbindliche Fristen, automatische Erinnerungen und Eskalationen.
- Medienbrüche: Verknüpfung zwischen Buchungssatz und Archivdokument konsequent nutzen; keine Schattenablagen.
- GoBD-Lücken: Protokollierung, Berechtigungskonzept, Verfahrensdokumentation, Stichproben.
- Fehlende Rückmeldung „bezahlt“: Technischen Rückkanal einrichten, Verantwortung für die Pflege benennen.
Was ISF (G3.4) und d.velop im Verbund besonders praktikabel macht
Klare Arbeitsteilung. d.velop invoices ist stark in der Belegaufnahme, der strukturierten Vorprüfung und der Steuerung von Freigaben. ISF führt die finanzbuchhalterische Logik bis zur Zahlung aus. Diese Trennung sorgt für Tempo und mindert Fehler.
Nachvollziehbarkeit. Durch durchgängige Protokolle in d.velop invoices und eindeutige Beleg-IDs ist erkennbar, wer wann was entschieden hat. Das reduziert Diskussionen und stabilisiert die Prüfung.
Skalierbarkeit. Ob zehn oder tausend Rechnungen pro Woche: Stapel in ISF und Verteilmechanismen in d.velop invoices wachsen mit.
Ordnungsmäßigkeit. Die Grundprinzipien – Unveränderbarkeit, Protokollierung, klare Verantwortlichkeiten – sind im Prozess verankert. Das erleichtert Außen- und Innenprüfungen.
Einfachheit im Alltag. Ein definierter Soll-Prozess, wenige Kennzahlen, kurze Dokumentation – mehr braucht es nicht, um dauerhaft stabil zu bleiben.
Fazit
Die Verbindung aus d.velop invoices und ISF (Version G3.4) schafft einen durchgängigen, prüfbaren Ablauf für Eingangsrechnungen. d.velop invoices bündelt die Erfassung und die fachlich-rechnerischen Prüfungen und Freigaben; ISF setzt die freigegebenen Daten geordnet in Buchung und Zahlung um und meldet den Status zurück. Damit sind die Kernfragen gelöst: Wer prüft was, wann und mit welchem Ergebnis – und wo ist das belegt? Wer diesen Soll-Prozess konsequent lebt, gewinnt Zeit, senkt Korrekturaufwände und erfüllt die Ordnungsvorgaben ohne Zusatzrunden.
Der Weg dorthin ist kein Großprojekt: Klare Rollen, saubere Stammdaten, kurze Verfahrensdokumentation und eine nüchterne Parametrisierung reichen aus. Danach gilt: erst stabilisieren, dann automatisieren – und die Kennzahlen sprechen lassen.
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