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ERP-Einführung bei der Sandax GmbH: Weniger Retouren und Reklamationen durch Haufe X360
Sandax ist ein europaweit tätiger Großhändler für Ladungssicherung und Industrieverpackungen. Als mit zunehmendem Wachstum die bestehenden Prozesse und Systeme immer weniger passen, entscheidet sich das Unternehmen für das Cloud-ERP Haufe X360.
Vom Mini-Start-up zum Mittelständler
Die Sandax GmbH startet im Jahr 2007 als Ein-Mann-Unternehmen mit 30.000 Euro Grundkapital. Die Anfänge sind bescheiden: Die Privatwohnung von Gründer Stefan Patock fungiert als Firmensitz, eine Scheune in Barsbüttel als Lagerhalle. Doch der Erfolg lässt nicht lange auf sich warten. Schon bald akquiriert Patock, ein erfahrener Vertriebsprofi mit internationaler Erfahrung, seine ersten Kunden am Hamburger Hafen. Dass sein Studienfreund Nils Kröger dort in der Logistik arbeitet und entsprechend gut vernetzt ist, ist dabei hilfreich. 2011 steigt Kröger schließlich als Partner bei Sandax ein.
Das Unternehmen der beiden Freunde wächst heran, erweitert in den folgenden Jahren stetig seinen Kundenstamm und erschließt internationale Absatzmärkte. Heute hat Sandax mehr als 15.000 Abnehmer im In- und Ausland und kann über 290.000 verschiedene Artikel liefern. Der Umsatz liegt mittlerweile im zweistelligen Millionenbereich. Aus der One-Man-Show mit Scheune ist ein veritabler Mittelständler mit modernem Hochregallager geworden.
Prozesse und Systeme kommen an ihre Grenzen
Mit dem Umzug nach Norderstedt richtet Sandax schon 2017 Lager- und Bürogebäude an der gewachsenen Unternehmensgröße aus. Die Prozesse und Systeme werden jedoch zunächst nicht konsequent angepasst, und das schafft Probleme.
Baustelle Auftragsbearbeitung: Reklamationen und Retouren nehmen zu
Vor allem die Auftragsabwicklung erreicht mit wachsendem Umsatz und zunehmender Artikelvielfalt ihre Grenzen. Zwar ist das Kernsortiment, das über den Onlineshop vertrieben wird, deutlich kleiner als die eingangs erwähnten 290.000 Positionen. Komplexität und Bearbeitungsfrequenz steigen aber unabhängig davon stark an.
Die Prozesse mit ihrem hohen manuellen Anteil sind dafür nicht ausgelegt. Kundenbestellungen werden noch immer ausgedruckt und händisch ins System eingegeben, die Übergabe an den Versand ist nicht automatisiert. Das erweist sich beim erhöhten Auftragsvolumen als zu langsam und zu fehleranfällig, und so steigen leider auch die Retouren und Reklamationen an.
Sandax führt das Cloud-ERP Haufe X360 ein
Um die Probleme in den Griff zu bekommen und die Systemlandschaft zu optimieren beschließt Sandax, ein ERP-System einzuführen. Angestoßen wird das Thema von Simon Bode, einem jungen Sandax-Mitarbeiter, der 2021 ein berufsbegleitendes Studium mit Schwerpunkt Digitalisierung beginnt. „Da bin ich natürlich zwangsweise auf die Themen ERP, Daten und Datenqualität gestoßen“, erinnert sich Bode, „und habe das dann mit in die Firma genommen.“ Die Geschäftsleitung ist dafür aufgeschlossen – und beauftragt ihn auch gleich mit der Projektleitung.
Nach Analyse und intensivem Vergleich diverser ERP-Software fällt die Wahl auf Haufe X360, wo das Preis-/Leistungsverhältnis am meisten überzeugt. Eine Lösung, so Bode, „die für uns Sinn ergibt und auch preislich attraktiv ist.“ Zur Unterstützung und Begleitung der Implementierung holt Sandax anschließend S+S SoftwarePartner an Bord.
Fokus auf Warenwirtschaft und E-Commerce
Aufgrund begrenzter Kapazitäten und klarer Problemfelder beschränkt sich die Projektplanung auf Warenwirtschaft und Webshop. Nebenthemen wie Personal oder CRM sind von Beginn an ausgeklammert. Auch die Finanzbuchhaltung spielt keine Rolle, da sie bei Sandax outgesourct ist und das - zumindest kurzfristig - auch bleiben soll. Durch diesen reduzierten Umfang können die Komplexität und die Projektlaufzeit niedrig gehalten werden.
Die Umsetzungsphase beginnt im September 2021, der Schwerpunkt der Aktivitäten liegt auf Datenpflege und -migration. Dabei werden die vorhandenen Daten bereinigt und vervollständigt, sodass die neue Systemwelt mit einer erheblich verbesserten Datenqualität starten kann. Bereits im März 2022 geht die Warenwirtschaft mit Haufe X360 live, der Bereich E-Commerce mit der Integration von Shopware folgt wenig später.
Simon Bode erzählt im Video von seinen Erfahrungen mit Haufe X360
Im Video spricht Dirk mit Projektleiter Simon Bode über die Herausforderungen und die erfolgreiche Einführung von Haufe X360 bei der Sandax GmbH.
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Rückblick auf fast zwei Jahre mit Haufe X360
Wie beurteilt Sandax die Situation heute: Wurden die Ziele erreicht und Erwartungen erfüllt? Was hat sich konkret durch Haufe X360 im Unternehmen verändert? Und was könnte oder würde man - rückblickend betrachtet - eventuell anders machen?
Retouren und Beschwerden sind rückläufig
Der Prozess von der Kundenbestellung über die Auftragsbearbeitung bis zum Versand wird inzwischen durchgängig im Cloud-ERP abgebildet. Zwar ist der Ablauf nicht voll automatisiert, er läuft aber nahtlos und ohne Systembrüche ab. Die Bearbeitung geht nun schneller und es passieren wesentlich weniger Fehler. Als Folge davon sind sowohl die Retouren als auch die Reklamationen deutlich gesunken.
Somit war die Einführung von Haufe X360 für Sandax ein voller Erfolg. Einen Tipp für Unternehmen, die künftig ihr System auf Haufe X360 umstellen möchten, hat Simon Bode aber. Die Umstellung für die betroffenen Mitarbeiter verlief anfangs nicht ganz reibungslos. Aus Sicht von Simon Bode lag es hauptsächlich daran, dass die Belegschaft nicht ausreichend auf das neue System vorbereitet war. „Das ließe sich sehr gut vermeiden, wenn man es jetzt noch mal machen würde“, sagt er selbstkritisch und als Tipp an andere. „Und zwar, indem man stetig die Mitarbeiter schult und sensibilisiert und mit ihnen in den Austausch geht.“
Wir beantworten deine Fragen zu Haufe X360
Als Haufe X360 Goldpartner begleiten wir Unternehmen auf der Suche nach dem passenden ERP-System bis hin zum Implementierungsprozess und nötigen Schulungen. Wenn du dich für Haufe X360 interessierst, so vereinbare gerne einen Termin zum Videocall mit einem unserer Kollegen. Sie beantworten dir deine Fragen zum Cloud-ERP.
An dieser Stelle würden wir dir gerne einen Kalender mit möglichen Gesprächsterminen anzeigen. Zur Anzeige ist es notwendig, Drittanbieter-Inhalte unseres Partners Calendly zu akzeptieren.
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