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ERP für den Großhandel
In vielen Branchen und Wirtschaftsbereichen nimmt die Implementierung von ERP-Systemen seit Jahren stetig zu. Immer mehr Unternehmen nutzen die Vorteile, welche die Integration der Kernprozesse in einer einheitlichen Systemplattform mit sich bringt. Der Großhandel war hier bislang tendenziell eher zurückhaltender als andere Sektoren. Das ändert sich zunehmend angesichts der großen Herausforderungen, vor denen Großhandelsunternehmen heute stehen.
Wir werden uns in diesem Artikel detailliert damit befassen,
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welche konkreten Herausforderungen für den Großhandel existieren.
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welchen Beitrag ERP-Systeme zu deren Bewältigung leisten können.
- welche ERP-Module und Funktionen für den Großhandel besonders relevant sind.
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was bei der Auswahl einer ERP-Software im Großhandel zu beachten ist.
Darüber hinaus schauen wir uns beispielhaft das Cloud-ERP Haufe X360 im Hinblick auf seine Eignung als ERP-Software für den Großhandel an.
Digitalisierung im Großhandel und die Rolle von ERP-Systemen
Im Vergleich zu anderen Sektoren wie Produktion oder Dienstleistungen, aber ebenso zum Einzelhandel gilt der Großhandel in Sachen Digitalisierung eher als Nachzügler. Inzwischen ist auch dort die digitale Transformation angekommen, für die kommenden Jahre besteht jedoch noch erheblicher Handlungsbedarf.
In einzelnen Teilbereichen wie Vertrieb, Einkauf, Logistik oder Finanzen haben jeweils 50 – 60 % der Großhandelsunternehmen digitale Prozesse eingeführt. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Großhandelsstudie von Roland Berger mit 180 befragten Unternehmen. Im Umkehrschluss bedeutet das: Nur etwa die Hälfte hat bislang durchgängige, funktions- und bereichsübergreifende Digitalisierungsinitiativen - wie beispielsweise ein ERP-System – implementiert.
Die Potenziale der unternehmensweiten Integration von Daten und Prozessen, wie sie eine ERP-Lösung bietet, sind im Großhandel also noch überwiegend ungenutzt. Das dürfte sich zukünftig ändern, denn ERP-Systeme können viel zur Lösung der spezifischen Herausforderungen des Großhandels beitragen.
Aktuelle Herausforderungen des Großhandels und ERP-basierte Lösungsansätze
Was aber sind heute konkret die wichtigsten strategischen und operativen Herausforderungen des Großhandels? Und welche Rolle können ERP-Systeme bei deren erfolgreicher Bewältigung spielen?
Instabile Lieferketten
In der bereits zitierten Studie von Roland Berger nannten über 90 % der befragten Unternehmen instabile Lieferketten als große strategische Herausforderung. Um hinreichende Lieferfähigkeit zu gewährleisten, müssen höhere Bestände vorgehalten werden, was zu wachsendem Kapitalbedarf führt. Starke Steigerungen der Einkaufspreise wirken sich dabei verschärfend aus.
Die Optimierung der Wertschöpfungskette, das sogenannte Supply Chain Management, ist daher ein erfolgskritisches Thema. Ein solches Lieferkettenmanagement wird durch die Prozess- und Datenintegration von Beschaffung, Lagerhaltung, Verkauf und Distribution in einem ERP-System möglich.
Fachkräftemangel
Ähnlich besorgt blickt der Großhandel auf die personelle Situation. Sowohl im kaufmännischen als auch im logistischen Bereich fehlen qualifizierte Fachkräfte und Nachwuchs. Viele der befragten Unternehmen räumen selbstkritisch ein, sich zukünftig stärker um Aus- und Weiterbildung kümmern zu müssen. Eine alternative oder parallel nutzbare Möglichkeit, dem Fachkräftemangel zu begegnen, kann in der Automatisierung von Prozessen mit ERP-Software liegen.
Anstieg des Onlinehandels
Spätestens seit den Coronajahren setzt sich E-Commerce auch im Großhandel nachhaltig durch. Anders als im Einzelhandel nahm der Onlinekanal im Großhandel zuvor lange Zeit eine nachrangige Stellung ein. So gab es vor der Pandemie in Deutschland circa 150.000 Großhändler, aber nur etwa 6.000 B2B-Onlineshops. Die Veränderung des Einkaufsverhaltens war jedoch zu dieser Zeit bereits absehbar, wie eine Analyse des Kompetenzzentrums Handel von 2019 zeigt. ERP-Software verfügt über eigene Webshop-Module und Schnittstellen zu gängigen Shop-Lösungen.
Neue Wettbewerber
Die zunehmende Verschiebung der Großhandelsumsätze in den Onlinekanal zieht auch neue Wettbewerber an. Große Plattformen und Marktplätze wie Amazon oder eBay weiten ihre Aktivitäten auf den B2B-Bereich aus. Mit professioneller Technik und ausgereiften, hocheffizienten Prozessen stellen sie eine starke Konkurrenz dar. Gleichzeitig gehen Hersteller vermehrt dazu über, mit eigenen Webshops direkt an Endkunden zu verkaufen.
Durchgängige Echtzeitdaten und integrierte Prozesse in ERP-Systemen können in beiden Fällen die Grundlage für wettbewerbsfähige E-Commerce-Prozesse der Großhändler bilden. Sie ermöglichen beispielsweise die jederzeit korrekte Anzeige von Warenverfügbarkeit und Lieferzeiten sowie kundenspezifische Preisinformationen.
Die wichtigsten ERP-Module und Funktionen für den Großhandel
ERP-Software ist heute modular aufgebaut und konfigurierbar. Basierend auf einer universell einsetzbaren Software können ERP-Systeme dadurch flexibel für Branchen, Unternehmen und Geschäftsmodelle individualisiert werden. So entstehen - ohne teure Eigenentwicklungen - weitgehend auf den jeweiligen Nutzer zugeschnittene Lösungen. Welche Module und Funktionen sind dabei für Großhandelsunternehmen besonders interessant und relevant?
Warenwirtschaft als Kernmodul eines Großhandels-ERP
Die Wertschöpfung jedes Handelsunternehmens liegt im Ein- und Verkauf von Waren, insofern ist ein ERP-System im Großhandel primär ein Warenwirtschaftssystem. Die Warenwirtschaft umfasst alle Aktivitäten von der Beschaffung bis zum Warenausgang.
Die dafür benötigten Stammdaten (Lieferanten, Kunden, Artikel, Preise und Konditionen) und Dokumente (ein- und ausgehende Angebote und Bestellungen) werden hier verwaltet. Zu den wesentlichen Funktionen der Warenwirtschaft zählen:
- Bedarfsermittlung und Bestellabwicklung (Einkauf)
- Angebotserstellung und Auftragsabwicklung (Verkauf)
- Warenein- und ausgänge sowie Bestandsüberwachung (Lager)
- Kommissionierung und Logistik (Versand)
Durch die übergreifende Nutzung von Daten und Prozessen in Echtzeit sind diese Funktionen in einer ERP-Software systemseitig integriert. Das ermöglicht umfassende Optimierungen und Automatisierungen, beispielsweise bei der Nachschubsteuerung, sowie ein effektives Lieferkettenmanagement.
Je nach Branche und Geschäftsmodell haben Großhandelsunternehmens im Bereich Warenwirtschaft häufig spezifische Anforderungen. Drei ausgewählte Beispiele hierfür:
- Komplexe und umfangreiche Warensortimente erfordern ein intelligentes und differenziertes Artikelmanagement (Steuerung von Artikelvarianten, Sortimentsklassen, Produktfamilien etc.).
- Die Rückverfolgbarkeit von Chargen- und Seriennummern spielt im Zusammenhang mit Qualitätskontrolle und Garantieabwicklung eine wichtige Rolle.
- Umverpackungen in kleinere oder größere Verkaufseinheiten sind in einigen Branchen üblich und müssen systemseitig unterstützt werden.
Leistungsstarke ERP-Software deckt solche speziellen Herausforderungen ab, ohne dass individuelle branchenspezifische Erweiterungen notwendig sind. Als Beispiel sei hier das Cloud-ERP Haufe X360 erwähnt, das zahlreiche Anwendungsfälle aus dem Großhandel (inklusiv der genannten Punkte) abbilden kann. Insbesondere im Bereich der Artikelverwaltung und -steuerung bietet Haufe X360 umfassende Möglichkeiten. Aufgrund seiner umfassenden Funktionalitäten und der branchenspezifischen Anpassungsfähigkeit wurde Haufe X360 als ERP-System des Jahres 2024 im Großhandel ausgezeichnet.
Eine weitere beliebte ERP-Software ist Oracle NetSuite. Gerade im internationalen Umfeld bietet die Lösung umfangreiche Funktionen für Großhändler.
Customer-Relationship-Management (CRM)
Großhandelsunternehmen haben im Vergleich zum Einzelhandel oft längerfristige Kundenbeziehungen mit höheren Auftragsvolumina. Entsprechend wichtig ist eine sorgfältige Kundenkommunikation, Kundenbindung und Kundenzufriedenheit. Ein CRM-Modul erfasst und dokumentiert alle Interaktionen mit einem Kunden, beispielsweise Angebote und Bestellungen, aber auch allgemeinen Schriftverkehr oder Reklamationen. Diese können im Rahmen eines ERP-Systems von verschiedenen Unternehmensbereichen genutzt werden, etwa zur Bedarfsplanung oder Angebotserstellung.
E-Commerce
Aufgrund der zunehmenden Bedeutung des Onlinehandels im B2B-Geschäft ist ein E-Commerce-Modul inzwischen auch im Großhandel unverzichtbar. Es verknüpft das ERP-System mit dem eigenen Webshop oder mit Online-Marktplätzen wie etwa Amazon. Meist ist auch eine optionale Shop-Funktion integriert. So kann der Onlinekanal über die ERP-Software direkt an Buchhaltung, Lager und Versand angebunden werden.
Buchhaltung und Finanzwesen
Bei den besonders wichtigen ERP-Modulen darf der Finanzbereich nicht fehlen, auch wenn dessen Relevanz nicht speziell für den Großhandel, sondern generell gilt. Ähnlich wie die Warenwirtschaft sind Buchhaltung und Finanzen Basisfunktionen einer ERP-Anwendung. Durch die buchhalterische Abbildung aller Leistungsbeziehungen direkt im ERP-System werden die Vorteile der Prozess- und Datenintegration umfänglich genutzt. Die Kreditoren- und Debitoren-Buchhaltung bilden den Kern dieses Moduls. Daran angebunden sind Zahlungsabwicklung und Mahnwesen. Finanzfunktionen, die nicht unmittelbar operativ sind (zum Beispiel Anlagenbuchhaltung oder Controlling), können optional integriert werden.
Die Auswahl einer geeigneten ERP-Software für den Großhandel
Bei der Auswahl einer ERP-Software genügt es nicht, die Module und Funktionen zu betrachten, sondern es sollten weitere wichtige Aspekte berücksichtigt werden.
- Konfigurierbarkeit: Wie weit kann das ERP-System an unternehmensspezifische Bedürfnisse angepasst werden? Welche Einstellungen und Parameter sind in welchem Ausmaß änderbar, können beispielsweise eigene Berichte oder individuelle Benutzeroberflächen definiert werden?
- Kompatibilität: Wie gut lassen sich andere Systeme mit dem ERP-System verknüpfen? Welche Schnittstellen sind vorhanden, welche Datenformate werden unterstützt?
- Skalierbarkeit: Wie flexibel ist die ERP-Software im Hinblick auf Wachstum und Erweiterungen (Internationalisierung, zusätzliche Standorte, Diversifizierung der Produktpalette etc.)?
Die Relevanz der einzelnen Punkte kann sich von Unternehmen zu Unternehmen stark unterscheiden. So spielt beispielsweise bei einem Start-up das Thema Skalierbarkeit eine größere Rolle als bei einem etablierten Traditionsunternehmen. Es empfiehlt sich deshalb, vor einer ERP-Einführung die unternehmensspezifischen Anforderungen sorgfältig zu bewerten und in einem Lastenheft festzuhalten.
Warum Cloud-ERPs für den Großhandel eine gute Wahl sind
Im Großhandel finden sich überwiegend Unternehmen mittlerer Größe mit vergleichsweise niedrigem Digitalisierungsgrad und geringer IT-Infrastruktur. Hierfür sind cloudbasierte ERP-Systeme die optimale Lösung.
Ein Cloud-ERP wird dem jeweiligen Anwender über das Internet zugänglich gemacht, für die Nutzung erhebt der ERP-Anbieter Lizenzgebühren. Betrieb, Wartung und Updates des ERP-Systems übernimmt der Anbieter, auf dessen Server die ERP-Software läuft. Somit benötigt der Großhandel weder eigene Hardware noch speziell geschultes IT-Personal. Der Nachteil gegenüber einem On-Premise-Modell, bei dem das Unternehmen ein System einkauft und vollständig selbst betreibt, ist eine gewisse Abhängigkeit vom ERP-Provider. Für den Großhandel überwiegen die genannten Vorteile jedoch deutlich.
Haufe X360 als ERP-Software für den Großhandel
Unter den Cloud-ERPs zählt Haufe X360 zu den jüngsten (die Markteinführung in Deutschland war im Jahr 2020) und zugleich am schnellsten wachsenden Anwendungen. Obwohl nicht auf bestimmte Branchen oder Geschäftsmodelle spezialisiert, ist die ERP-Software aufgrund verschiedener Kriterien sehr gut für den Großhandel geeignet.
- Die funktionalen Stärken im Bereich Warenwirtschaft haben wir bereits hervorgehoben. Eine detaillierte Erläuterung mit zahlreichen Anwendungsbeispielen aus Großhandelsunternehmen verschiedener Branchen stellt Haufe in einem Whitepaper zur Verfügung:
Whitepaper zur Nutzung von Haufe X360 im Großhandel
In unserem Whitepaper erfährst du, wie das Cloud-ERP Haufe X360 die Gestaltung und Verwaltung von Artikeln vereinfacht. Lade es dir jetzt kostenfrei herunter:
- Haufe X360 ist umfassend kompatibel durch seine offene Architektur, bei der andere Systeme einfach über eine API ein- und angebunden werden können
- Die für den Großhandel wichtigsten Module sind in der Basisversion bereits enthalten und verursachen somit keine Zusatzkosten.
- Haufe X360 ist benutzerfreundlich, weitreichend skalierbar und flexibel konfigurierbar.
- Zudem bietet das System die oben beschriebenen, allgemeinen Vorteile von Cloud-ERPs.
Zusammenfassung
Der Großhandel ist aktuell aus zwei Richtungen unter Druck: Problematische Lieferketten auf der Beschaffungs-, neue Wettbewerber und Vertriebskanäle auf der Absatzseite. Auf beiden Seiten hemmen der Fachkräftemangel und traditionell manuelle Prozesse die Lösungsfindung. Eine konsequent vorangetriebene Digitalisierung ist für die meisten Großhandelsunternehmen zwingend notwendig, um im Wettbewerb dauerhaft bestehen zu können.
Die Einführung eines ERP-Systems kann dabei ein zentraler Punkt der Digitalisierungsstrategie sein. Für effektives Lieferkettenmanagement und für wettbewerbsfähigen Onlinevertrieb – die beiden größten Herausforderungen - bietet es eine leistungsstarke Daten- und Prozessbasis. Generell ist dabei ein Cloud-ERP mit ausgeprägten Stärken im Bereich Warenwirtschaft sowie integriertem CRM und E-Commerce-Modul zu empfehlen. Spezifischere Anforderungen sollten vor Auswahl der ERP-Software in einem Lastenheft detailliert beschrieben werden.
Wir sind dein Ansprechpartner für ERP-Systeme im Großhandel
Als Goldpartner für Haufe X360 und als Service und Solution Provider für Oracle NetSuite kennen wir uns bestens mit Cloud-ERP-Systemen aus. Wenn du konkrete Fragen zu einer der Lösungen hast, so vereinbare gerne einen Termin zum Videocall mit einem unserer Experten.
An dieser Stelle würden wir dir gerne einen Kalender mit möglichen Gesprächsterminen anzeigen. Zur Anzeige ist es notwendig, Drittanbieter-Inhalte unseres Partners Calendly zu akzeptieren.
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