ERP für den Großhandel

In vielen Branchen und Wirtschaftsbereichen nimmt die Implementierung von ERP-Systemen seit Jahren stetig zu. Immer mehr Unternehmen nutzen die Vorteile, welche die Integration der Kernprozesse in einer einheitlichen Systemplattform mit sich bringt. Der Großhandel war hier bislang tendenziell eher zurückhaltender als andere Sektoren. Das ändert sich zunehmend angesichts der großen Herausforderungen, vor denen Großhandelsunternehmen heute stehen.

Wir werden uns in diesem Artikel detailliert damit befassen,

• welche konkreten Herausforderungen für den Großhandel existieren.

• welchen Beitrag ERP-Systeme zu deren Bewältigung leisten können.

• welche ERP-Module und Funktionen für den Großhandel besonders relevant sind.

• was bei der Auswahl einer ERP-Software im Großhandel zu beachten ist.

Darüber hinaus schauen wir uns beispielhaft das Cloud-ERP Haufe X360 im Hinblick auf seine Eignung als ERP-Software für den Großhandel an.

Digitalisierung im Großhandel und die Rolle von ERP-Systemen

Im Vergleich zu anderen Sektoren wie Produktion oder Dienstleistungen, aber ebenso zum Einzelhandel gilt der Großhandel in Sachen Digitalisierung eher als Nachzügler. Inzwischen ist auch dort die digitale Transformation angekommen, für die kommenden Jahre besteht jedoch noch erheblicher Handlungsbedarf.

In einzelnen Teilbereichen wie Vertrieb, Einkauf, Logistik oder Finanzen haben jeweils 50 – 60 % der Großhandelsunternehmen digitale Prozesse eingeführt. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Großhandelsstudie von Roland Berger mit 180 befragten Unternehmen. Im Umkehrschluss bedeutet das: Nur etwa die Hälfte hat bislang durchgängige, funktions- und bereichsübergreifende Digitalisierungsinitiativen - wie beispielsweise ein ERP-System – implementiert.

Die Potenziale der unternehmensweiten Integration von Daten und Prozessen, wie sie eine ERP-Lösung bietet, sind im Großhandel also noch überwiegend ungenutzt. Das dürfte sich zukünftig ändern, denn ERP-Systeme können viel zur Lösung der spezifischen Herausforderungen des Großhandels beitragen.

Aktuelle Herausforderungen des Großhandels und ERP-basierte Lösungsansätze

Was aber sind heute konkret die wichtigsten strategischen und operativen Herausforderungen des Großhandels? Und welche Rolle können ERP-Systeme bei deren erfolgreicher Bewältigung spielen?

Fachkräftemangel

Ähnlich besorgt blickt der Großhandel auf die personelle Situation. Sowohl im kaufmännischen als auch im logistischen Bereich fehlen qualifizierte Fachkräfte und Nachwuchs. Viele der befragten Unternehmen räumen selbstkritisch ein, sich zukünftig stärker um Aus- und Weiterbildung kümmern zu müssen. Eine alternative oder parallel nutzbare Möglichkeit, dem Fachkräftemangel zu begegnen, kann in der Automatisierung von Prozessen mit ERP-Software liegen.

Neue Wettbewerber

Die zunehmende Verschiebung der Großhandelsumsätze in den Onlinekanal zieht auch neue Wettbewerber an. Große Plattformen und Marktplätze wie Amazon oder eBay weiten ihre Aktivitäten auf den B2B-Bereich aus. Mit professioneller Technik und ausgereiften, hocheffizienten Prozessen stellen sie eine starke Konkurrenz dar. Gleichzeitig gehen Hersteller vermehrt dazu über, mit eigenen Webshops direkt an Endkunden zu verkaufen.

Durchgängige Echtzeitdaten und integrierte Prozesse in ERP-Systemen können in beiden Fällen die Grundlage für wettbewerbsfähige E-Commerce-Prozesse der Großhändler bilden. Sie ermöglichen beispielsweise die jederzeit korrekte Anzeige von Warenverfügbarkeit und Lieferzeiten sowie kundenspezifische Preisinformationen.

Die wichtigsten ERP-Module und Funktionen für den Großhandel

ERP-Software ist heute modular aufgebaut und konfigurierbar. Basierend auf einer universell einsetzbaren Software können ERP-Systeme dadurch flexibel für Branchen, Unternehmen und Geschäftsmodelle individualisiert werden. So entstehen - ohne teure Eigenentwicklungen - weitgehend auf den jeweiligen Nutzer zugeschnittene Lösungen. Welche Module und Funktionen sind dabei für Großhandelsunternehmen besonders interessant und relevant?

Warenwirtschaft als Kernmodul eines Großhandels-ERP

Die Wertschöpfung jedes Handelsunternehmens liegt im Ein- und Verkauf von Waren, insofern ist ein ERP-System im Großhandel primär ein Warenwirtschaftssystem. Die Warenwirtschaft umfasst alle Aktivitäten von der Beschaffung bis zum Warenausgang.

Die dafür benötigten Stammdaten (Lieferanten, Kunden, Artikel, Preise und Konditionen) und Dokumente (ein- und ausgehende Angebote und Bestellungen) werden hier verwaltet. Zu den wesentlichen Funktionen der Warenwirtschaft zählen:

• Bedarfsermittlung und Bestellabwicklung (Einkauf)
• Angebotserstellung und Auftragsabwicklung (Verkauf)
• Warenein- und ausgänge sowie Bestandsüberwachung (Lager)
• Kommissionierung und Logistik (Versand)

Durch die übergreifende Nutzung von Daten und Prozessen in Echtzeit sind diese Funktionen in einer ERP-Software systemseitig integriert. Das ermöglicht umfassende Optimierungen und Automatisierungen, beispielsweise bei der Nachschubsteuerung, sowie ein effektives Lieferkettenmanagement.

Je nach Branche und Geschäftsmodell haben Großhandelsunternehmens im Bereich Warenwirtschaft häufig spezifische Anforderungen. Drei ausgewählte Beispiele hierfür:

• Komplexe und umfangreiche Warensortimente erfordern ein intelligentes und differenziertes Artikelmanagement (Steuerung von Artikelvarianten, Sortimentsklassen, Produktfamilien etc.).
• Die Rückverfolgbarkeit von Chargen- und Seriennummern spielt im Zusammenhang mit Qualitätskontrolle und Garantieabwicklung eine wichtige Rolle.
• Umverpackungen in kleinere oder größere Verkaufseinheiten sind in einigen Branchen üblich und müssen systemseitig unterstützt werden.

Leistungsstarke ERP-Software deckt solche speziellen Herausforderungen ab, ohne dass individuelle branchenspezifische Erweiterungen notwendig sind. Als Beispiel sei hier das Cloud-ERP Haufe X360 erwähnt, das zahlreiche Anwendungsfälle aus dem Großhandel (inklusiv der genannten Punkte) abbilden kann. Insbesondere im Bereich der Artikelverwaltung und -steuerung bietet Haufe X360 umfassende Möglichkeiten. Aufgrund seiner umfassenden Funktionalitäten und der branchenspezifischen Anpassungsfähigkeit wurde Haufe X360 als ERP-System des Jahres 2024 im Großhandel ausgezeichnet.

Eine weitere beliebte ERP-Software ist Oracle NetSuite. Gerade im internationalen Umfeld bietet die Lösung umfangreiche Funktionen für Großhändler.

Customer-Relationship-Management (CRM)

Großhandelsunternehmen haben im Vergleich zum Einzelhandel oft längerfristige Kundenbeziehungen mit höheren Auftragsvolumina. Entsprechend wichtig ist eine sorgfältige Kundenkommunikation, Kundenbindung und Kundenzufriedenheit. Ein CRM-Modul erfasst und dokumentiert alle Interaktionen mit einem Kunden, beispielsweise Angebote und Bestellungen, aber auch allgemeinen Schriftverkehr oder Reklamationen. Diese können im Rahmen eines ERP-Systems von verschiedenen Unternehmensbereichen genutzt werden, etwa zur Bedarfsplanung oder Angebotserstellung.

Die Auswahl einer geeigneten ERP-Software für den Großhandel

Bei der Auswahl einer ERP-Software genügt es nicht, die Module und Funktionen zu betrachten, sondern es sollten weitere wichtige Aspekte berücksichtigt werden.

1. Konfigurierbarkeit: Wie weit kann das ERP-System an unternehmensspezifische Bedürfnisse angepasst werden? Welche Einstellungen und Parameter sind in welchem Ausmaß änderbar, können beispielsweise eigene Berichte oder individuelle Benutzeroberflächen definiert werden?
2. Kompatibilität: Wie gut lassen sich andere Systeme mit dem ERP-System verknüpfen? Welche Schnittstellen sind vorhanden, welche Datenformate werden unterstützt?
3. Skalierbarkeit: Wie flexibel ist die ERP-Software im Hinblick auf Wachstum und Erweiterungen (Internationalisierung, zusätzliche Standorte, Diversifizierung der Produktpalette etc.)?

Die Relevanz der einzelnen Punkte kann sich von Unternehmen zu Unternehmen stark unterscheiden. So spielt beispielsweise bei einem Start-up das Thema Skalierbarkeit eine größere Rolle als bei einem etablierten Traditionsunternehmen. Es empfiehlt sich deshalb, vor einer ERP-Einführung die unternehmensspezifischen Anforderungen sorgfältig zu bewerten und in einem Lastenheft festzuhalten.

• Haufe X360 ist umfassend kompatibel durch seine offene Architektur, bei der andere Systeme einfach über eine API ein- und angebunden werden können
• Die für den Großhandel wichtigsten Module sind in der Basisversion bereits enthalten und verursachen somit keine Zusatzkosten.
• Haufe X360 ist benutzerfreundlich, weitreichend skalierbar und flexibel konfigurierbar.
• Zudem bietet das System die oben beschriebenen, allgemeinen Vorteile von Cloud-ERPs.

Zusammenfassung

Der Großhandel ist aktuell aus zwei Richtungen unter Druck: Problematische Lieferketten auf der Beschaffungs-, neue Wettbewerber und Vertriebskanäle auf der Absatzseite. Auf beiden Seiten hemmen der Fachkräftemangel und traditionell manuelle Prozesse die Lösungsfindung. Eine konsequent vorangetriebene Digitalisierung ist für die meisten Großhandelsunternehmen zwingend notwendig, um im Wettbewerb dauerhaft bestehen zu können.

Die Einführung eines ERP-Systems kann dabei ein zentraler Punkt der Digitalisierungsstrategie sein. Für effektives Lieferkettenmanagement und für wettbewerbsfähigen Onlinevertrieb – die beiden größten Herausforderungen - bietet es eine leistungsstarke Daten- und Prozessbasis. Generell ist dabei ein Cloud-ERP mit ausgeprägten Stärken im Bereich Warenwirtschaft sowie integriertem CRM und E-Commerce-Modul zu empfehlen. Spezifischere Anforderungen sollten vor Auswahl der ERP-Software in einem Lastenheft detailliert beschrieben werden.

Wir sind dein Ansprechpartner für ERP-Systeme im Großhandel

Als Goldpartner für Haufe X360 und als Service und Solution Provider für Oracle NetSuite kennen wir uns bestens mit Cloud-ERP-Systemen aus. Wenn du konkrete Fragen zu einer der Lösungen hast, so vereinbare gerne einen Termin zum Videocall mit einem unserer Experten.