ERP im Mittelstand: Worauf kommt es an?

Ob ein ERP-System notwendig ist, ist eine wichtige Entscheidung.

Die Zeiten, in denen ERP-Software primär in großen Industriekonzernen eingesetzt wurde, sind längst vorbei. Der Anteil mittelständischer Unternehmen, die ein ERP-System nutzen oder dessen Einführung planen, steigt seit Jahren stetig. 

Worauf kommt es dabei an und was ist bei ERP-Systemen für den Mittelstand besonders zu beachten? Um das zu beantworten, befassen wir uns hier mit

  • den Anforderungen an eine ERP-Software
  • den wichtigsten Modulen und Funktionen
  • dem optimalen Betriebsmodell

aus Sicht des Mittelstands. Zuerst stellt sich aber für jedes Unternehmen, unabhängig von Branche und Größe, die Frage: Lohnt sich ein ERP bei uns überhaupt?

Die Kardinalfrage: Braucht mein Unternehmen ein ERP-System?

Für Geschäftsleitung und Inhaber steht am Anfang die Entscheidung, ob eine ERP-Einführung für das eigene mittelständische Unternehmen sinnvoll ist. Dabei wird niemand anzweifeln, dass ein solches System, in dem alle Geschäftsprozesse und Daten integriert sind, grundsätzlich erhebliche Vorteile hat. Aber: Potenziale wie Effizienzsteigerungen, Prozessoptimierung oder Automatisierung klingen zwar vielversprechend, sind jedoch als Entscheidungsgrundlage zu allgemein und deshalb unbrauchbar.

Auf die Ziele kommt es an

Ob ein ERP-System eine gute Investition ist, hängt entscheidend davon ab, ob es auf die operativen und strategischen Ziele eines Unternehmens einzahlt. Unverzichtbar ist deshalb zunächst eine Soll-/Ist-Analyse: 

  1. Wo stehen wir aktuell, was sind explizite Schwachpunkte, Stärken und Potenziale?
  2. Wohin wollen wir uns in welchem Zeitraum entwickeln?
  3. Was kann eine ERP-Lösung zu dieser Entwicklung beitragen?
Ist ein ERP-System benötig in deinem Unternehmen, dies ist abhängig von deinem Ziel.

Daraus lassen sich dann ganz konkrete Ziele ableiten, die in ein Lastenheft einfließen. Diese Ziele sollten der SMART-Regel folgen: spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Gelingt das, dann ist für alle Beteiligten klar und transparent, was genau mit der Einführung eines ERP-Systems erreicht werden soll. Und woran deren Erfolg gemessen werden kann. So wird die Investition fundiert begründet, und unklare oder überzogene Erwartungen können vermieden werden. Ein „smartes“ ERP-Ziel könnte beispielsweise lauten: „Senkung der Lagerkosten in den deutschen Werken um 15 % bis Ende 2025“.

Grundsätzliche Anforderungen an eine ERP-Software für den Mittelstand

In der Theorie können IT-Systeme individuell entwickelt oder als fertiges Produkt eingekauft werden (make-or-buy). In der Praxis stellt sich diese Frage bei einem ERP-System für den Mittelstand jedoch nicht. Eine Eigenentwicklung ist so komplex und kostenintensiv, dass sie für mittelständische Unternehmen regelmäßig nicht wirtschaftlich wäre.

Es läuft demnach auf die Auswahl einer ERP-Software hinaus. Diese sollte – unabhängig vom konkreten Funktionsumfang, den wir noch separat betrachten – vier grundsätzliche Kriterien erfüllen.

1. Konfigurierbarkeit: Besonderheiten der Branche und des eigenen Unternehmens abbilden

Moderne ERP-Systeme sind modular und flexibel. Das bedeutet: Sie sind im Kern zwar branchenunabhängige Standard-Software, können aber an unterschiedliche Branchen oder Geschäftsmodelle angepasst werden. Das geschieht beispielsweise durch zusätzliche Module, branchenspezifische Editionen oder individuelle Systemanpassungen. 

Das Ausmaß der benötigten oder gewünschten Konfigurierbarkeit ist von Unternehmen zu Unternehmen höchst unterschiedlich, ebenso die Konzepte und Kosten der ERP-Anbieter. Im Idealfall lassen sich alle Unternehmensanforderungen mit bestehenden Software-Modulen abdecken. Individuelle Um- oder Zusatzprogrammierungen hingegen können die Kosten rasch in die Höhe treiben. Gerade für den Mittelstand ist deshalb eine flexible ERP-Lösung wichtig, damit bei veränderten Anforderungen die Kosten nicht ausufern.

2. Skalierbarkeit: Wenn das Unternehmen wächst, muss das ERP das mitmachen

Flexibilität ist auch im Hinblick auf Wachstum relevant. Eine ERP-Software, die schon nach wenigen Jahren teuer erweitert oder sogar ausgewechselt werden muss, kann sich kein Mittelständler leisten. Dabei ist reines Größenwachstum bei Umsatz oder Mitarbeitern das kleinste Problem. Aber wie flexibel ist ein ERP-System zum Beispiel

  • bei zusätzlichen Standorten und damit einer komplexeren Struktur?
  • bei Diversifizierung, also Aufbau zusätzlicher Geschäftsfelder?
  • bei internationalem Wachstum (innerhalb oder auch außerhalb der EU)?
  • bei unterschiedlichen Vertriebsmodellen (E-Commerce, Direktvertrieb, Händlernetz)?

Je nach Unternehmensstrategie und Eintrittswahrscheinlichkeit müssen solche und weitere Entwicklungen bei der Auswahl der Software berücksichtigt werden.

3. Kompatibilität: Prozesse, Systeme und Daten müssen integrierbar sein

Häufig wird ein ERP-System im Mittelstand nicht direkt bei der Unternehmensgründung implementiert, sondern erst später. Dann gibt es bereits eine bestehende Prozess- und Systemlandschaft. Das ERP kann möglicherweise das eine oder andere Altsystem ablösen, muss aber grundsätzlich mit bestehenden Systemen und Datenbeständen harmonieren.

4. Benutzerfreundlichkeit: Ein wichtiger Punkt, der häufig unterschätzt wird

Benutzerfreundlichkeit bei von Mitarbeitern genutzten Systemen, steigert die Arbeitsmoral.

Ein ERP-System umfasst alle wesentlichen geschäftlichen Abläufe, deshalb werden auch (fast) alle Beschäftigten mit dem System arbeiten. Wenn es möglichst einfach und intuitiv bedienbar ist, hat das gleich mehrere Vorteile:

  • Die Umstellung auf das neue System gelingt schnell.
  • Schulungs- und Supportaufwand bleiben überschaubar.
  • Die Mitarbeiterzufriedenheit wird im Idealfall gesteigert, zumindest aber nicht negativ beeinflusst.
  • Das System wird effizient genutzt.

Dem letzten Punkt kommt besondere Bedeutung zu. Positive Effekte einer ERP-Lösung können rasch verpuffen oder gar nicht erst wirksam werden, wenn die Bedienung des Systems umständlich oder fehleranfällig ist. Benutzerfreundlichkeit ist also nicht bloß ein Hygienefaktor, sondern kann harte wirtschaftliche Auswirkungen haben.

Ein weiteres entscheidendes Thema in diesem Zusammenhang ist die Aufbereitung von Daten. Analysen und Reports werden idealerweise in nutzerorientierten Dashboards bereitgestellt und lassen sich dort komfortabel auswerten und weiterverarbeiten.

Wichtige ERP-Module und Funktionen

Mit einer modular aufgebauten ERP-Software lassen sich nahezu alle geschäftlichen Prozesse abdecken. Es ist aber ebenso möglich, sich auf Kernprozesse zu beschränken oder zumindest mit diesen zu beginnen, um den Umfang später auszubauen. Das ist für jedes Unternehmen eine Frage der Zielsetzung, der Komplexität, der Kosten und des individuellen Geschäftsmodells. Letzteres bestimmt auch, welche Module eventuell verzichtbar und welche besonders erfolgskritisch sind.

Die Kernmodule eines ERP: Warenwirtschaft, Produktion, Finanzen und Personal

Ein ERP-System muss in jedem Fall den Kern der Wertschöpfungskette und dessen buchhalterische Abbildung umfassen. Das sind Beschaffung, Lagerhaltung und Absatz (Warenwirtschaft) sowie die Produktionsstufe – sofern vorhanden – und die zugehörigen Finanzfunktionen. Obwohl die Personalwirtschaft nicht direkt zu dieser Logik passt, wird sie regelmäßig ebenfalls zu den Kernmodulen gerechnet.

Warenwirtschaft

Vor allem in der Warenwirtschaft entstehen mit der durchgängigen Vernetzung der einzelnen Teilbereiche – häufig in Echtzeit – erhebliche Potenziale. Warenströme können effizienter gesteuert, Tätigkeiten wie Bedarfsermittlung oder Bestellauslösung weitgehend automatisiert werden. 

In diesem Bereich gelten als wesentliche ERP-Funktionen:

Beschaffung/Einkauf

  • Lieferanten- und Dokumentenmanagement
  • Konditionen- und Angebotsverwaltung
  • Bedarfsermittlung
  • Bestellabwicklung

Lagerverwaltung/Bestandsmanagement

  • Bearbeitung der Warenein- und ausgänge
  • Bestandsermittlung und -überwachung
  • Kommissionierung und Versandabwicklung

Absatz/Verkauf

  • Verwaltung der Kunden- und Artikeldaten
  • Preis- und Angebotssteuerung
  • Auftragsabwicklung

Produktion

Im Gegensatz zu den anderen Kernfunktionen, die grundsätzlich in jedem Geschäftsmodell vorkommen, fehlt eine Produktionsstufe beispielsweise in Handelsunternehmen. Aufgrund ihres hohen Anteils an der Wertschöpfung ist sie trotzdem generell bei den Kernmodulen anzusiedeln. 

Ein ERP-System umfasst hier hauptsächlich die Aufgabenbereiche 

  • Verwaltung der Produktions- und Materialdaten
  • Materialwirtschaft
  • Produktionsplanung und -steuerung

Finanzwesen

Mindestens die mit Warenwirtschaft und Produktion unmittelbar zusammenhängenden Finanzfunktionen müssen im ERP-System hinterlegt sein. Diese sind

  • Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
  • Zahlungsabwicklung
  • Inkasso und Mahnwesen
  • Controlling und Reporting

Ob es Sinn macht, gleich die komplette Buchhaltung (bspw. Anlagenbuchhaltung) und eventuell weitere Finanzfunktionen hinzuzunehmen, ist unternehmensindividuell zu beurteilen. Im Mittelstand wird es häufig erstrebenswert sein, das gesamte Finanzwesen im ERP-System zu integrieren. 

Personalwesen

Zu den Personalthemen, die im ERP abgebildet werden können, zählen vor allem

  • Verwaltung der Mitarbeiterdaten
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Personalplanung
  • Rekrutierung neuer Mitarbeiter

Wesentliche Zusatzmodule für mittelständische Unternehmen

Es gibt bei modularer ERP-Software zahlreiche Zusatzfunktionen und Erweiterungsmöglichkeiten über die Kernfunktionen hinaus. Die wichtigsten und gängigsten sind CRM, E-Commerce und Projektmanagement.

Customer-Relationship-Management (CRM)

Die Pflege der Kundenbeziehungen, vorrangig in Vertrieb und Marketing, ist eine Aufgabe, die jedes Unternehmen gestalten muss. Die meisten tun das aktiv, selbst wenn sie den Begriff CRM dafür nicht explizit verwenden und vielleicht auch keine spezielle CRM-Software einsetzen. Sie betreiben dennoch eine bewusste und gesteuerte Kundenkommunikation, von der Direktwerbung bis hin zum Reklamationsmanagement. 

Um eine einheitliche und ganzheitliche Kundensicht im Unternehmen sicherzustellen, ist es empfehlenswert, das CRM ins ERP-System zu integrieren. Zumal beide auf die gleichen Kundendaten zugreifen.

E-Commerce

Der Verkauf über das Internet hat in den beiden letzten Jahrzehnten erheblich an Bedeutung gewonnen und ist stetig gewachsen. Viele mittelständische Unternehmen setzen heute E-Commerce als zusätzlichen, manche sogar als einzigen Vertriebskanal ein: Sei es über Marktplätze oder über den eigenen Onlineshop.

Ein E-Commerce-Modul ist eine Art universelle Schnittstelle sowohl zu den wichtigen Marktplätzen (zum Beispiel Amazon) als auch zu gängiger Shop-Software wie beispielsweise Shopify. So wird der Onlinevertrieb an die relevanten Kernprozesse wie Verkauf, Bestandsmanagement oder Buchhaltung im ERP-System angebunden. Darüber hinaus ist häufig auch eine eigene Shoplösung integriert, die bei Bedarf aktiviert werden kann.

Projektmanagement

Für projektorientiert arbeitende Unternehmen macht es Sinn, Projektplanung und -steuerung in eine ERP-Lösung zu integrieren. Denn die meisten Projekte greifen auf Ressourcen und Daten aus anderen Unternehmensbereichen zu, die bereits im ERP-System verwaltet werden.

Cloudbasierte ERP-Lösungen als optimales Betriebsmodell

Beim Betrieb eines ERP-Systems gibt es grundsätzlich zwei unterschiedliche Möglichkeiten: die Cloud- und die On-Premise-Lösung. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Für den Mittelstand ist fast immer das Cloud-ERP die bessere Wahl.

Warum ein lokales On-Premise ERP für den Mittelstand meist nachteilig ist

Das Übernehmen von Wartung von ERP-Systemen als Mittelständisches Unternehmen ist undenkbar.

Bei einer On-Premise-Lösung befinden sich ERP-Software und ERP-Daten auf dem Server des Unternehmens. Dabei wird die Software gekauft, um die benötigte Hardware und IT-Infrastruktur sowie deren Betrieb und Wartung muss sich das Unternehmen selbst kümmern. Beim Mittelstand, wo häufig weder Serverkapazität noch IT-Expertise in ausreichendem Maße vorhanden ist, kann das erhebliche Zusatzkosten und Betriebsrisiken bedeuten.

Großunternehmen mit eigenen Rechenzentren und IT-Abteilungen haben diese Einschränkungen nicht. Sie wählen On-Premise-Modelle, wenn sie unabhängig von externen Providern bleiben und ihre Prozesse und Daten nicht auslagern wollen. Für Mittelständler sind diese Argumente nur im Einzelfall ausschlaggebend.

Die Vorteile von Cloud-ERPs für den Mittelstand

Bei einer Cloud-Lösung stellt der ERP-Anbieter das System gegen eine Lizenzgebühr zur Verfügung. Dabei befinden sich Programme und Daten in seiner IT-Infrastruktur, der Zugang der Nutzer erfolgt über das Internet. In einem solchen Modell geben Unternehmen zwar einen Teil der Kontrolle über System und Daten ab, profitieren aber von entscheidenden Vorteilen:

  • Keine Anschaffungskosten für Hard- und Software.
  • Kein Aufwand für Betrieb und Wartung der IT.
  • Weitreichende Skalierbarkeit.
  • Automatische Software-Updates.
  • Vergleichsweise einfache und schnelle Implementierung.

Aus diesen Gründen ist ein Cloud-ERP für mittelständische Unternehmen die bevorzugte Lösung. Ein weiterer Vorteil, der durch den Trend zu mobilem Arbeiten und Homeoffice immer relevanter wird, ist der standortunabhängige Zugriff über das Internet.

Zusammenfassung: Was ist bei einem ERP für den Mittelstand besonders wichtig?

  1. Konkrete Ziele und ein sauberes Lastenheft sind Pflicht, um eine erfolgreiche ERP-Einführung zu starten.
  2. Eine ERP-Software sollte vier Ansprüche erfüllen: Sie muss konfigurierbar, skalierbar, benutzerfreundlich und kompatibel mit bestehenden Prozessen und Systemen sein.
  3. Ein ERP-System muss mindestens den Kern der Wertschöpfungskette inklusiv Buchhaltung abdecken, um wirksam werden zu können. In der Regel gilt: Je mehr Geschäftsprozesse integriert werden, umso höher ist das Optimierungspotenzial des ERP-Systems.
  4. Cloud-ERPs sind das bevorzugte und empfohlene Modell für den Mittelstand.

ERP-Software für den Mittelstand: Haufe X360 und Oracle NetSuite

Zwei empfehlenswerte Produkte für den Mittelstand, die wir auch als Partner und Service Provider vertreten, sind Oracle NetSuite und Haufe X360. Das eine ist bereits seit 25 Jahren erfolgreich und heute weltweiter Marktführer bei den cloudbasierten ERP-Lösungen. Das andere vergleichsweise neu und derzeit das am schnellsten wachsende Cloud-ERP.

Oracle NetSuite

Oracle Netsuite ist Lösungsorientiert und nutzbar für Mittelständische Unternehmen.

NetSuite nicht nur ein ERP-System, sondern darüber hinaus eine vollständig integrierte Business-Management-Suite, in der praktisch alle Geschäftsprozesse abgebildet werden können. Primäre Zielgruppe ist der Mittelstand, wobei eine Skalierung bis zur MDAX-Größe möglich ist.

Das Besondere an NetSuite sind die verschiedenen vorkonfigurierten Editionen, die Best-Practice-Lösungen für unterschiedliche Branchen und Geschäftsmodelle umfassen. Zudem erhält jeder Anwender als Oberfläche ein auf seine Rolle und Funktion zugeschnittenes Dashboard. Konfigurierbarkeit, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit sind bei NetSuite besonders hoch.

Haufe X360

Haufe X360 ist nutzerfreundlich und leistungsstark.

Für mittlere bis kleine Unternehmen geeignet ist Haufe X360, das Anfang 2020 auf dem deutschen Markt eingeführt wurde. Das System basiert auf der erfolgreichen Software Acumatica aus den USA. Haufe X360 wurde aufgrund seiner Leistungsfähigkeit und Nutzerfreundlichkeit schnell bekannt und mit diversen Preisen ausgezeichnet.

Haufe X360 umfasst bereits in der Basisversion alle wesentlichen Geschäftsprozesse und ist darüber hinaus erweiter- und anpassbar. Eine Besonderheit ist die offene Architektur, durch die Partner- und Drittsysteme einfach über eine API angebunden werden können. Dadurch hat dieses ERP-System spezifische Stärken im E-Commerce und bei digitalen Geschäftsmodellen.

FAQ: Häufige Fragen zu ERP-Systemen für den Mittelstand

Wofür steht die Abkürzung ERP?

ERP steht für „Enterprise Resource Planning“, also die Ressourcenplanung eines Unternehmens.

Seit wann gibt es ERP-Systeme?

Die Bezeichnung ERP wurde erstmals in den 1990er-Jahren verwendet. Vorläufer waren die sogenannten MRP (Material Requirement Planing), die bereits in den 1960er-Jahren entwickelt wurden. Der Fokus von MRP war die Materialbedarfsplanung für die Produktion, erst mit ERP wurden weitere Unternehmensbereiche integriert.

Welches sind die wichtigsten ERP-Anbieter?

SAP war im Jahr 2022 mit ca. 19 % Marktanteil Weltmarktführer vor Oracle mit ca. 11 %. Dabei ist SAP führend bei On-Premise-Systemen, Oracle bei Cloud-Lösungen. Mit Marktanteilen von 4-6 % folgen Microsoft, Infor und Sage (Quelle: erp.de, Ein Blick auf den ERP-Markt). 

Welches ist das beste ERP für den Mittelstand?

Diese Frage lässt sich so nicht beantworten. Die Eignung einer ERP-Software für ein Unternehmen hängt von zahlreichen individuellen Faktoren und Anforderungen ab. Das ERP-System mit den weltweit meisten Installationen in Unternehmen mittlerer Größe ist Oracle NetSuite.

Was kostet ein Cloud-ERP?

Für Cloud-Software werden Lizenzkosten berechnet. Diese können je nach Anbieter, Funktionsumfang und Systemanpassungen sehr unterschiedlich ausfallen. Die meisten größeren ERP-Anbieter (bspw. SAP, Oracle) kommunizieren keine Standardpreise, sondern erstellen individuelle Angebote. Bei den Anbietern, die mit Einheitspreisen arbeiten (bspw. Microsoft, Sage), beginnt die Spanne bei etwa 50 Euro pro Monat und User.

Gibt es kostenfreie ERP-Systeme?

Sogenannte Open-Source-ERPs sind lizenzkostenfrei nutzbar. Sie haben zudem einen offen zugänglichen Quellcode, der verändert werden kann und darf. Meist steht hinter den Open-Source-Systemen eine Entwicklercommunity, die bei Bedarf Anpassungen vornimmt und auch Schulung und Support abdeckt. Diese Leistungen sind dann allerdings kostenpflichtig. Für den Mittelstand sind solche Systeme aufgrund verschiedener Nachteile eher nicht geeignet (kein formaler Support, potenzielle Sicherheitslücken etc.). Zielgruppe sind eher Selbstständige, Freiberufler und Kleinstunternehmen.

Wir beraten rund um das passende ERP-System

Wenn du deine Fragen rund um ERP oder die Digitalisierung im Mittelstand loswerden möchtest, so sind wir der richtige Ansprechpartner. Unsere Experten beraten dich gerne und prüfen bei Bedarf, welche ERP-Lösung für dein Unternehmen passen könnte. Buche dir in den Kalendern gerne einen passenden Termin für ein unverbindliches Gespräch. 

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