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ERP-Wechsel: diese Herausforderungen sind damit verbunden
Früher oder später steht so gut wie jedes Unternehmen vor einem ERP-Wechsel oder einer ERP-Einführung. Denn die Geschäftsbedingungen ändern sich und die alten Systeme können irgendwann nicht mehr allen neu hinzugekommenen Anforderungen genügen. Wir zeigen dir, was die Hürden beim Umstieg sind, wie du die ERP-Implementierung erfolgreich bewältigst und welche Voraussetzungen du dafür schaffen solltest.
Auf diese Herausforderungen triffst du beim ERP-Wechsel
Die ERP-Einführung ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die häufig mit großen Herausforderungen verbunden ist. Dazu gehört der Zeitaufwand, den die Unternehmen gerne unterschätzen. Es wirkt demotivierend, wenn das Projekt deutlich länger dauert, als ursprünglich angenommen. Je nach Größe des Betriebs und der Komplexität der vorliegenden Systeme kann der Wechsel sogar mehrere Jahre Zeit in Anspruch nehmen. Im Durchschnitt dauern die Projekte etwa 21 Monate schreibt TrueCommerce. Das ist für viele Betroffene eine große Belastung. Denn der Umstieg bindet Ressourcen und die neuen Systeme sind noch nicht ohne Einschränkungen nutzbar.
Eine weitere Herausforderung stellt die Kommunikation mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dar. Es ist manchmal schwierig, diese vom Nutzen der neuen Systeme zu überzeugen. Wer lange mit einem ERP gearbeitet hat und dieses in- und auswendig kennt, sieht häufig nicht ein, warum er sich an eine neue Software gewöhnen soll. Wenn du aber nicht jeden sofort mitnehmen kannst, kann das zu Spannungen führen und das Projekt verzögern.
Ein großes Problem stellen häufig auch das fehlende Fachwissen und eine mangelnde Erfahrung in Bezug auf ERP-Systeme dar. Wie sieht eine optimale ERP-Implementierung aus und wie können wir die Funktionalitäten an unsere Anforderungen anpassen? Auf diese Fragen haben viele Betroffene keine zufriedenstellende Antwort, weil es an Expertise fehlt. Sie sind daher nicht selten auf externe Kompetenz angewiesen, um das Projekt doch noch zu einem Erfolg führen zu können.
Das sind die wesentlichen Erfolgsfaktoren bei einem ERP-Wechsel
Ein erfolgreich umgesetzter ERP-Wechsel ist kein Zufallsprodukt. Einige Faktoren müssen erfüllt sein, damit der Umstieg gelingt.
Zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren gehört, dass dem Team genügend Ressourcen zur Verfügung stehen. Du musst sicherstellen, dass dein Projektteam fachlich versiert ist und mit allen aufkommenden Problemen umgehen kann. Häufig sind gerade solche kompetenten Kräfte jedoch diejenigen, die im Tagesgeschäft dann besonders mit ihren Fähigkeiten fehlen. Hier musst du bei der Aufgabenverteilung eine gute Balance finden. Der ERP-Wechsel ist in jedem Fall ein Job für deine fähigsten Mitarbeiter:innen.
Als Gift erweist es sich, wenn die Verantwortlichen im ERP-Projekt häufig wechseln. Das solltest du tunlichst vermeiden. Denn eine hohe Kontinuität führt am ehesten zum Erfolg. Stelle daher unbedingt sicher, dass sich die Beteiligten untereinander gut verstehen.
Nutze die Gelegenheit, um während des Systemwechsels in die Stammdatenpflege zu investieren. Dubletten solltest du zum Beispiel nicht in das neue ERP mitnehmen. Die Datenübernahme solltest du daher nicht überstürzen und ruhig ein wenig mehr Zeit für diesen Schritt einplanen.
Am Ende des Prozesses sollte ein intensives Testing anstehen. Es gilt, das neue System auf Herz und Nieren zu prüfen. Je mehr Fehler und Probleme du jetzt aufdeckst, desto reibungsloser gelingt der Betrieb im späteren praktischen Einsatz.
Unsere Kollegen Max und Dirk haben sich noch eingehender damit befasst, was ein ERP-Wechsel für ein Unternehmen bedeutet und warum du ihn nicht unterschätzen solltest:
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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So kannst du für deinen ERP-Wechsel die Voraussetzungen schaffen
Wir haben einige Punkte für dich zusammengefasst, die du vor der ERP-Einführung geklärt haben solltest. Damit schaffst du die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Umstieg und eine reibungslose ERP-Implementierung:
Passendes Team auswählen:
Wer in deinem Unternehmen sollte den ERP-Wechsel vornehmen und wie sehen die Zuständigkeiten aus? Du solltest sicherstellen, dass die zugewiesenen Mitarbeiter:innen den Prozess von Anfang bis Ende begleiten. Daher ist neben dem Fachwissen auch erforderlich, dass die Betroffenen genug Zeit für diese Aufgabe zur Verfügung haben.
Ziele festlegen:
Was funktioniert mit dem alten ERP nicht wie gewünscht und welche Erwartungen verbinden wir mit dem neuen System? Zu einer erfolgreichen Umsetzung gehört, dass du dir vergegenwärtigst, welches Ziel du überhaupt mit dem Wechsel erreichen möchtest.
Zeitlichen Rahmen festlegen:
Überlege dir genau, bis wann der Wechsel auf das neue System spätestens vollzogen sein soll. Das gehört zu einer Konzepterstellung für das Projekt unbedingt dazu und ermöglicht es, dass deine Mitarbeiter:innen sich darauf einstellen können.
Fazit
Über eines musst du dir von Anfang an im Klaren sein: Die ERP-Einführung ist ein Großprojekt, dessen Durchführung einer Menge Aufmerksamkeit bedarf. Schaffe die nötigen Voraussetzungen, um den Wechsel reibungsloser zu gestalten und den Erfolg abzusichern. Setze auf deine besten IT- und sonstigen Fachkräfte im Unternehmen, um den Prozess zu beschleunigen. Du musst in jedem Fall genügend Ressourcen zur Verfügung stellen, damit dein Team auch mit unvorhergesehenen Problemen umgehen kann.
Du planst einen ERP-Wechsel in deinem Unternehmen?
Wenn du mit dem Gedanken spielst, ein neues ERP-System einzuführen, so gibt es viele Themen zu bedenken. Unsere Experten helfen dir bei der Formulierung der Anforderungen, der Auswahl und unterstützen dich, falls das Cloud-ERP Haufe X360 zu deinen Bedürfnissen passt. Buche dir hier gerne einen ersten unverbindlichen Gesprächstermin.
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