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Eingangsrechnungen automatisiert in Haufe X360 – so funktioniert die d.velop Schnittstelle für XRechnung, ZUGFeRD & PEPPOL
Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen strukturierte Rechnungen – etwa XRechnung oder ZUGFeRD – empfangen und verarbeiten können. Für den Versand greift eine Übergangsregelung: Betriebe mit mehr als 800 000 € Umsatz wechseln spätestens 2027, alle übrigen bis 2028 vollständig auf elektronische Formate um, wie § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes festlegt.
Für den Mittelstand ist das mehr als ein Compliance‑Projekt. Eine Billentis‑Analyse beziffert die Stückkosten einer Papierrechnung mit durchschnittlich 11,20 €, während digital verarbeitete Belege nur einen Bruchteil davon verursachen.
Haufe X360 adressiert diese Hebel doppelt:
- Core‑Modul: Seit Release 13 übernimmt das ERP den kompletten E‑Rechnungseingang nativ – inklusive Viewer, Dubletten‑Check und Positionsübernahme für XRechnung und ZUGFeRD.
- d.velop‑Integration: Für Unternehmen, die zusätzlich ein revisionssicheres Archiv, KI‑gestützte OCR und 500 GB kostenfreien Cloud‑Speicher benötigen, steht die tief integrierte d.velop‑Schnittstelle bereit. GoBD‑ und IDW PS 880‑Konformität sind hier bereits bescheinigt.
Der folgende Fachartikel zeigt – vom zentralen Postfach bis zur KPI‑Auswertung –, wie du den Rechnungseingang in Haufe X360 mit der d.velop-Integration end‑to‑end automatisierst. Ein Praxisvideo mit Arne und Dirk aus dem S+S SoftwarePartner-Team wird weiter unten direkt verlinkt, damit du den Ablauf live nachvollziehen kannst.
Rechnungseingang im Haufe X360 Core
Nicht nur über die d.velop-Schnittstelle kann Haufe X360 E-Rechnungen verarbeiten. Wie der Rechnungseingang im Core von Haufe X360 funktioniert, zeigen wir dir in dem folgenden Video:
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Core oder d.velop? Warum die Integration den Unterschied macht
Die klassische Rollenverteilung zwischen ERP und Dokumentenmanagement verschmilzt in Haufe X360: Per REST‑API erscheinen OCR, Workflow und Archivfunktionen direkt in den bekannten Masken des ERPs. Das spart Systemwechsel, vereinfacht die Rechtepflege und verhindert Medienbrüche.
- Single Sign‑On: Eine Benutzerverwaltung für ERP & DMS.
- Live‑Sync: Jeder Freigabe‑ oder Buchungsstatus wird in beiden Systemen sofort gespiegelt.
- Rechtssicherheit: d.velop archiviert automatisch nach GoBD und IDW PS 880.
- Skalierbarkeit: 500 GB Cloud‑Speicher im Grundpaket, erweiterbar für rund 0,09 €/GB.
Core vs. d.velop
| Kriterium | Haufe X360 Core (ab R 13) | d.velop Schnittstelle |
|---|---|---|
| E Rechnung empfangen | ✔ XRechnung & ZUGFeRD | ✔, plus XML Schema Prüfung |
| OCR & KI Erkennung | — | ✔ Volltext OCR, KI Felder |
| Archiv / GoBD | PDF/A Viewer, kein Langzeitarchiv | ✔ GoBD & IDW PS 880 zertifiziert |
| Speicher | ERP Datenbank | 500 GB Cloud inklusive, flexibel erweiterbar |
| Workflows | 3 Stufen Freigabe im ERP | findet über Haufe X360 statt |
| Best Fit | Schneller Start ohne Zusatzsystem | hohe Volumina, Audit Nachweise |
Die Tabelle zeigt: Wer ausschließlich den gesetzlichen Mindestumfang abdecken will, fährt mit dem Core‑Modul schnell und schlank. Brauchst du jedoch revisionssichere Ablage oder große Belegmengen, liefert die d.velop‑Erweiterung den entscheidenden Mehrwert.
Technische Architektur & Datenfluss
Damit E‑Rechnungen ohne Medienbruch durchlaufen, greifen in Haufe X360 drei Systeme wie Zahnräder ineinander:
- Eingangsstelle – zentrales Postfach, PEPPOL‑Gateway oder manueller Upload.
- Prüf‑Engine – d.velop erkennt Format, prüft das XML‑Schema und liest Kopf‑ sowie Positionsdaten per KI-gestützter OCR aus.
- Archiv – revisionssichere Speicherung in der d.velop‑Cloud (IDW PS 880, GoBD). 500 GB Speicher sind in der Grundversion enthalten und lassen sich flexibel erweitern.
Datenfluss im Detail
| Phase | Haufe X360 | Automatisierung mit d.velop |
|---|---|---|
| Anlieferung | Postfach / PEPPOL oder manuell Drag & Drop | Routing an die dedizierte Inbox oder manuell Drag & Drop |
| Erkennung | Haufe X360 Rechnungsleser | XML Schema Check, KI OCR |
| Synch | Job „ERP Inbox“ alle 5 Min. | REST Push nach X360 |
| Validierung | X360 E-Invoice-Modul | Dubletten & PO Match |
| Freigabe & Buchung | Workflow in Haufe X360 | |
| Archivierung | Haufe X360 Datenbank | Versionierung, GoBD Siegel, d.velop documents |
Das Ergebnis: Ein Login genügt, um jeden Schritt vom Eingang bis zur Archivablage komplett in Haufe X360 zu überwachen – ohne Tabellenexporte oder doppelte ID‑Abgleiche.
Aktualisierter Prozessablauf (Schritt für Schritt)
Sobald eine XRechnung oder ein ZUGFeRD‑Beleg im Postfach landet, startet der sechsstufige Standard‑Flow. In gut konfigurierten Installationen liegt die First‑Time‑Match‑Rate, also der Wert, welcher angibt, bei welchem Anteil an verarbeiteten Rechnungen kein manueller Eingriff mehr notwendig war, bei über 90 % – Spitzenwert im Marktvergleich.
Praxis Einblick: Der automatisierte Rechnungseingang mit d.velop und Haufe X360 im Video
Im Video unserer S+S SoftwarePartner-Kollegen Arne und Dirk siehst du den kompletten Ablauf in Echtzeit – vom E‑Mail‑Eingang bis zur gebuchten Rechnung.
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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- Import des XML / PDF‑A/3 ins DMS.
- Near‑Realtime‑Sync in die X360‑Warteschlange „Eingehende E‑Rechnungen“.
- PO‑Matching & Dubletten‑Check gegen Bestellung, Lieferant, Betrag.
- Automatische Kontierung
- Zahlung & Archivierung – in Haufe X360: Fälligkeit, Skonto; in d.velop: revisionssichere Ablage.
Neuerungen im Service Release 13.014 (04/2025)
Mit dem Service Release 13.014 hat Haufe X360 die E-Rechnungsverarbeitung noch einmal spürbar verfeinert. Für dich als Anwender bedeutet das in erster Linie mehr Transparenz, zusätzliche Automatisierungsschritte und eine bessere Abdeckung von Sonderfällen, die bislang oft manuell gelöst werden mussten. Eine der wichtigsten Ergänzungen ist das GoBD-Siegel auf Belegebene. Jede Buchung wird jetzt in der Prüf-Historie einzeln mit dem Siegel versehen, das von Revidata zertifiziert ist. Damit kannst du im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht nur nachweisen, dass dein System GoBD-konform arbeitet, sondern auch jede einzelne Verbuchung lückenlos belegen. Neu ist außerdem die vollständige Verarbeitung von Gutschriften des Typs 381 inklusive Bestell-Matching. In der Vergangenheit mussten diese in manchen Branchen, etwa im Anlagenbau oder im Projektgeschäft, manuell nachbearbeitet werden, wenn eine Position einer Bestellung zugeordnet werden sollte. Mit dem aktuellen Release geschieht das automatisch, was gerade bei umfangreichen Gutschriften mit vielen Einzelpositionen erheblich Zeit spart. Darüber hinaus lassen sich Abschlagsrechnungen positionsgenau kontieren. Das war ein oft geäußerter Wunsch aus der Praxis, weil es in Projekten mit Teilzahlungen wichtig ist, jede Zahlung exakt der richtigen Kostenstelle und dem richtigen Projektabschnitt zuzuordnen. Diese Erweiterungen sind kein Selbstzweck – sie zielen direkt auf eine höhere First Time Match Rate und eine Verkürzung der Durchlaufzeiten ab. Weniger Nacharbeit heißt: schnellere Prozesse, weniger Rückfragen und mehr Sicherheit, dass alle Daten korrekt und prüfbar sind.
Compliance & gesetzliche Rahmenbedingungen
Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur ein Digitalisierungsthema, sondern vor allem eine gesetzliche Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 musst du elektronische Rechnungen empfangen können, und zwar in einem strukturierten Format gemäß der europäischen Norm EN 16931. Klassische PDF-Rechnungen gelten nach aktueller Gesetzeslage nicht mehr als elektronische Rechnung.
Die Versandpflicht kommt stufenweise:
- ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800 000 € Jahresumsatz
- ab 2028 für alle B2B-Transaktionen, unabhängig von der Unternehmensgröße
Grundlage ist § 14 des Umsatzsteuergesetzes in Verbindung mit dem Wachstumschancengesetz. Ziel des Gesetzgebers ist es, Mehrwertsteuerbetrug einzudämmen, Prozesse zu beschleunigen und langfristig die Einführung eines nationalen Continuous Transaction Control (CTC)-Systems vorzubereiten.
Für dich bedeutet das:
- Du musst E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können.
- Die Archivierung muss den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) entsprechen.
- Das System muss Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit sicherstellen.
Das d.velop-Archiv ist nach IDW PS 880 zertifiziert. Dieses Testat bestätigt, dass alle GoBD-Kriterien erfüllt sind und Änderungen an archivierten Dokumenten unmöglich sind, ohne dass dies protokolliert wird. So kannst du jederzeit den gesetzlich geforderten Nachweis erbringen, dass deine Rechnungen unverändert vorliegen.
Ein weiterer Vorteil: Die 500 GB inklusive Cloud-Speicher sind nicht nur für die Ablage von E-Rechnungen nutzbar, sondern auch für andere buchhaltungsrelevante Dokumente. Brauchst du mehr, kannst du flexibel aufstocken – aktuell für rund 0,09 € pro GB und Monat.
Gerade für mittelständische Unternehmen ist diese Kombination aus gesetzeskonformer Archivierung und skalierbarer Infrastruktur entscheidend: Du erfüllst nicht nur die aktuellen Anforderungen, sondern bist auch für kommende Erweiterungen wie CTC-Meldesysteme vorbereitet.
Implementierungsschritte der d.velop-Schnittstelle in Haufe X360
Ein strukturierter Ansatz ist entscheidend, um die Integration von d.velop documents in Haufe X360 erfolgreich zu gestalten – ohne den Betrieb zu stören. Der Prozess lässt sich in fünf zentralen Phasen gliedern:
- DMS-Initialisierung in d.velop
Im nächsten Schritt wird der Mandant in d.velop documents eingerichtet. Die Basisversion enthält bereits 500 GB Cloud‑Speicher zur revisionssicheren Ablage. Berechtigungskonzepte für Rollen wie „Buchhaltung“ oder „Einkauf“ sollten parallel erstellt und mit Haufe X360 synchronisiert werden. - Postfach-Setup und Verbindung zu X360
Zunächst richtest du ein zentrales E‑Mail-Postfach wie rechnungen@firma.de ein und darin eine Weiterleitung an eine einzurichtende E-Mail-Adresse in d.velop. So stellst du sicher, dass alle eingehenden Rechnungen automatisch im System landen. - Prüfregeln & Toleranzen
Standardprüfungen auf Preis- und Mengenabweichung, Dubletten und Bestellreferenzen finden in Haufe X360 automatisch statt.
Checkliste Go-Live
Diese Punkte haben sich in vielen Projekten bewährt, um einen reibungslosen Start sicherzustellen. Am besten gehst du sie in einem gemeinsamen Jour fixe mit Buchhaltung, Einkauf und IT durch.
- Postfach & Connector aktiv
Prüfen, ob neue Rechnungen innerhalb weniger Minuten im DMS-Rechnungsleser in Haufe X360 erscheinen. - Workflow-Matrix in Haufe X360 getestet
Genehmigungen über alle Betragsstufen und Rollen simulieren. - Lieferanten informiert
Rundmail mit neuer Empfangsadresse und bevorzugtem Format (XRechnung/ZUGFeRD) versenden.
Wenn alle Punkte abgehakt sind, steht dem Echtbetrieb nichts im Weg – und du kannst schon am ersten Tag sehen, wie viele Rechnungen ohne manuelles Zutun gebucht werden. Das schafft Vertrauen im Team und liefert messbare Erfolge für dein Reporting.
Fazit
Die Kombination aus Haufe X360 und d.velop documents schafft einen lückenlosen, rechtssicheren Rechnungseingang – von der Inbox bis zur Zahlung. Dabei entscheidest du selbst, ob du mit der Core-Funktion startest oder den vollen Leistungsumfang der d.velop-Integration nutzt.
Gerade für mittelständische Unternehmen bedeutet das:
✔ schnellere Durchlaufzeiten – Genehmigungen können in Stunden statt Tagen erfolgen
✔ höhere Datenqualität – dank automatisierter Validierung und Dublettenprüfung
✔ messbare Kostensenkung – laut Marktstudien bis zu 74 % geringere Bearbeitungskosten pro Beleg
In der Praxis lässt sich der produktive Betrieb oft in wenigen Wochen erreichen. Der Umstieg ist damit kein Mammutprojekt, sondern ein gut planbarer Schritt in Richtung gesetzeskonformer und zugleich effizienter Prozesse – genau rechtzeitig vor dem Beginn der Versandpflicht ab 2027/2028.
Häufige Fragen
Nein. Seit 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für strukturierte elektronische Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD). Die Versandpflicht greift stufenweise: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800 000 € Jahresumsatz und ab 2028 für alle B2B-Transaktionen.
Ja. Die d.velop-Integration und das Core-Modul sind auf EN 16931-konforme Formate ausgerichtet (XRechnung, ZUGFeRD), zusätzliche Gateways wie PEPPOL können über Partnerlösungen angebunden werden.
Ja. d.velop documents ist nach IDW PS 880 zertifiziert und erfüllt alle GoBD-Kriterien – einschließlich Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Versionierung und vollständiger Protokollierung.
Standardmäßig sind 500 GB Cloud-Archiv enthalten. Mehr Speicher ist optional buchbar – Preise sollten tagesaktuell bei d.velop erfragt werden.
Ja. Die OCR-Erkennung der d.velop-Integration liest auch gescannte Dokumente und PDFs aus und bringt sie in den gleichen Prüf- und Freigabe-Workflow wie E-Rechnungen.
S+S SoftwarePartner hilft dir bei der Umsetzung von E-Rechnungen in Haufe X360
Wenn du noch Fragen zum Umgang mit E-Rechnungen in Haufe X360 oder zur d.velop-Schnittstelle hast, sind die Experten von S+S SoftwarePartner GmbH gerne für dich da. Vereinbare einfach einen Termin in einem der Kalender:
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