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Doppelgänger unerwünscht: Dublettenprüfung in Haufe X360
Der Ärger mit doppelten Daten
Doppelt hält besser: Dieser Spruch mag auf vieles im Leben zutreffen, nicht aber auf Datenbestände! Gerade bei Kontaktdaten ist es wichtig, dass diese eindeutig und einmalig sind. In der Praxis kommt es jedoch immer wieder vor, dass hinter zwei unterschiedlichen Datensätzen die gleiche Person oder Firma steckt.
Die Auswirkungen solcher Dubletten sind ärgerlich. Da geht dann Schriftverkehr mit der Gutmann GmbH mal an deren Hauptsitz und mal an eine Filiale. Oder Hans Maier wird gleichzeitig als Neu- und als Stammkunde geführt. Vom Marketing bis zur Buchhaltung können diverse Bereiche betroffen sein, von der Imagewirkung auf Kunden und Geschäftspartner ganz zu schweigen.
Das bietet Haufe X360: Eingabewarnung und Massenverarbeitung
Im Idealfall sollten Dubletten erst gar nicht entstehen, also schon bei der Datenerfassung unterbunden werden. Und falls das nicht gelingt, sollten sie rasch gefunden und eliminiert werden. Die Dublettenprüfung im Cloud-ERP Haufe X360 kann beides.
Zum einen kann für das Anlegen eines neuen Datensatzes eine Dublettenwarnung aktiviert werden. Das System weist den Nutzer dann darauf hin, dass ein ähnlicher Eintrag bereits vorhanden ist. Der Anwender kann nun wahlweise den Vorgang abbrechen oder den Datensatz trotzdem abspeichern.
In der Praxis entstehen Dubletten allerdings oft nicht durch manuelle Erfassung, sondern beim Datenimport. Ein typisches Beispiel ist die Übertragung von Kundendaten aus einer angebundenen Shop-Software. Für solche Fälle steht in Haufe X360 die Massenverarbeitung zur Verfügung. Das System gleicht dabei alle Datensätze untereinander ab und erzeugt eine Liste, in der mögliche Dubletten markiert sind. Diese Auswertung kann zur weiteren Bearbeitung als Bericht gespeichert oder in ein Dashboard gestellt werden.
Die Konfiguration der Dublettenprüfung in Haufe X360
Die Kriterien, nach denen Datensätze von Haufe X360 als Dubletten eingeordnet werden, kann der Anwender unter „Einstellungen Dublettenprüfung“ selbst festlegen. Dazu sind zunächst die Datenfelder auszuwählen, die bei der Prüfung betrachtet werden sollen. Bei Personendaten zum Beispiel mindestens Nachname, Telefonnummer und E-Mail. Es können aber beliebig viele weitere Felder einbezogen werden (Vorname, Straße und Wohnort usw.).
Anschließend werden folgende Eingaben und Einstellungen vorgenommen:
- Für jedes beliebige Feld kann bei Bedarf die Eingabewarnung aktiviert werden.
- Für jedes Datenfeld wird ein individueller Gewichtungsfaktor eingegeben.
- Es wird ein Schwellenwert eingetragen.
Nun kann es sinnvoll sein, die Prüfkriterien für verschiedene Gruppen unterschiedlich zu gestalten. Das ist in Haufe X360 möglich: So können zum Beispiel für Leads andere Prüfparameter eingestellt werden als für Kundendaten. Doch was bewirken diese Einstellungen überhaupt?
So funktioniert die Dublettenprüfung
Zunächst zur Eingabewarnung: Ist sie aktiviert, warnt das System direkt bei der Datenerfassung, dass ein Eingabewert bei einem anderen Datensatz bereits existiert. Hilfreich ist das bei Feldern, die eindeutig sein sollten, zum Beispiel Telefonnummern oder Mailadressen. Bei Nachnamen oder Wohnorten macht die Warnung hingegen wenig Sinn.
Differenzierter als dieser unmittelbare Schnell-Check ist die Prüfung mit Gewichtungsfaktoren und Schwellenwert. Sie arbeitet wie folgt: Beim Abgleich zweier Datensätze werden die Gewichtungsfaktoren jener Felder addiert, in denen identische Werte gefunden werden. Erreicht oder übersteigt diese Summe den vorgegebenen Schwellenwert, werden die beiden Datensätze als mögliche Dublette eingestuft.
Dazu ein einfaches Beispiel mit drei ausgewählten Feldern: Nachname, Telefonnummer und E-Mail. Nachname und Telefon werden mit dem Wert 2 gewichtet, die Mailadresse mit 4. Der Schwellenwert ist ebenfalls auf 4 gesetzt. Findet Haufe X360 nun zwei Datensätze mit der gleichen E-Mail, dann ist der Schwellenwert 4 schon erreicht. Das System erkennt in diesem Fall eine mögliche Dublette. Sind hingegen die Mailadressen unterschiedlich oder nicht eingetragen, wird trotzdem eine Dublette erkannt, wenn Nachname und Telefonnummer identisch sind. Denn deren Gewichtungsfaktoren erreichen in Summe (2+2) ebenfalls den Schwellenwert 4. Ein gleicher Nachname oder eine gleiche Telefonnummer allein reichen hingegen nicht aus.
Das Beispiel zeigt, dass die Auswahl der Felder und deren Gewichtung das Ergebnis entscheidend beeinflussen. Im Beispiel würde das Ehepaar Hans und Ursula Maier mit gemeinsamer Telefonnummer als mögliche Dublette angezeigt. Tatsächlich handelt es sich aber um zwei unterschiedliche Kunden. Das Prüfergebnis wäre anders, in diesem Fall treffender ausgefallen, wenn zusätzlich der Vorname als Prüfkriterium eingeflossen wäre.
Die Dublettenprüfung in Haufe X360 im Video
Schau dir Konfiguration und Handhabung der Dublettenprüfung am besten direkt im System an. In unserem Video erklären Dirk und Tom Schritt für Schritt die Einstellungen und die Bedienung.
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Fazit
Die Dublettenprüfung in Haufe X360 ist eine hilfreiche Unterstützung zur Verbesserung der Datenqualität. Wichtig sind passende Einstellungen für den Datenabgleich. Dabei dürfen die Prüfwerte anfangs ruhig etwas großzügiger gesetzt werden. Der eine oder andere „Fehlalarm“ bei den möglichen Dubletten ist unkritisch und hilft, das Tool besser zu verstehen und seine Handhabung zu optimieren.
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Als Haufe X360 Goldpartner begleiten wir Unternehmen von der Suche nach dem passenden ERP-System bis hin zum Implementierungsprozess und nötigen Schulungen. Wenn du dich für Haufe X360 interessierst, so vereinbare gerne einen Termin zum Videocall mit einem unserer Kollegen. Sie beantworten dir deine Fragen zum Cloud-ERP.
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