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E-Rechnung im Ausgang: Wie du XRechnung und ZUGFeRD mit Haufe X360 versendest
Immer mehr Kunden – insbesondere öffentliche Auftraggeber und große Unternehmen – verlangen E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Für dich heißt das: Du kannst Rechnungen nicht mehr einfach nur als PDF anhängen, sondern musst strukturierte Daten liefern, die von den Systemen deiner Kunden automatisch verarbeitet werden können.
Mit dem Cloud-ERP Haufe X360 hast du dafür eine sehr gute Grundlage. Entscheidend ist jedoch, dass deine Prozesse, Stammdaten und Einstellungen sauber vorbereitet sind. In diesem Fachartikel schauen wir uns an, wie du den E-Rechnungsausgang mit Haufe X360 praxisnah aufsetzt, welche Stolpersteine es gibt und wie du deine Buchhaltung damit entlastest.
Warum der E-Rechnungsausgang jetzt auf deine Agenda gehört
E-Rechnung wird vom Projekt zum Standard
E-Rechnungen sind längst kein Zukunftsthema mehr. Viele öffentliche Auftraggeber akzeptieren nur noch elektronische Rechnungen in den gesetzlich definierten Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Auch im B2B-Umfeld nimmt der Anteil an Kunden deutlich zu, die strukturierte Formate verlangen.
Für dich bedeutet das:
- du musst unterschiedliche Anforderungen deiner Kunden bedienen,
- du brauchst saubere Stammdaten und eindeutige Regeln,
- du solltest Fehler in den E-Rechnungen möglichst vor dem Versand erkennen.
Wer seine E-Rechnungen noch manuell erzeugt oder in mehreren Einzelsystemen pflegt, stößt schnell an Grenzen. Hier spielt ein integriertes ERP-System wie Haufe X360 seine Stärken aus.
Chancen für deine Buchhaltung und dein Unternehmen
Die E-Rechnung ist nicht nur eine Pflicht, sondern bietet dir konkrete Vorteile:
- Weniger Medienbrüche: Daten entstehen direkt in Haufe X360 und werden ohne Umwege in das E-Rechnungsformat überführt.
- Weniger Rückfragen: Klare Datenstrukturen und validierte Inhalte reduzieren Rückläufer und Reklamationen.
- Mehr Transparenz: Du siehst jederzeit, welche Rechnungen in welchem Format an welchen Kunden gingen.
- Basis für weitere Automatisierung: Wenn du den Rechnungsausgang strukturiert hast, fällt es leichter, auch den Rechnungseingang und nachgelagerte Prozesse zu digitalisieren.
S+S SoftwarePartner begleitet Unternehmen genau an dieser Stelle – mit Beratung, Umsetzung und Schulung, damit die E-Rechnung im Alltag funktioniert und nicht als Zusatzaufwand empfunden wird.
XRechnung und ZUGFeRD – was steckt dahinter?
XRechnung in Kürze
Die XRechnung ist ein rein datenbasiertes Format auf Basis von XML. Sie enthält alle relevanten Rechnungsinformationen in strukturierter Form. Wichtig dabei:
- Es geht nicht um ein schön gestaltetes Layout, sondern um korrekt strukturierte Daten.
- Pflichtfelder und Plausibilitätsregeln müssen eingehalten werden.
- Viele öffentliche Auftraggeber verlangen XRechnung für die weitere automatisierte Verarbeitung.
In der Praxis bedeutet das für dich: Wenn du eine XRechnung erzeugst, prüft das System, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind – zum Beispiel Leitweg-ID, Bestellnummer oder bestimmte Positionsdaten.
ZUGFeRD – PDF und strukturierte Daten in einem
ZUGFeRD kombiniert zwei Welten:
- ein PDF-Dokument, das du wie gewohnt lesen, drucken oder ablegen kannst,
- eine eingebettete XML-Datei, in der die strukturierten Rechnungsdaten enthalten sind.
Für die automatisierte Weiterverarbeitung in den Systemen deines Kunden ist dabei die XML-Komponente maßgeblich. Das PDF dient vor allem der lesbaren Darstellung und zur Ablage, während die eingebetteten strukturierten Daten aus der XML-Datei als fachliche Grundlage für Prüf- und Buchungsprozesse genutzt werden.
Dein Kunde erhält damit eine Rechnung, die sowohl für die menschliche als auch für die maschinelle Verarbeitung geeignet ist. ZUGFeRD eignet sich besonders dann, wenn nicht alle Kunden schon auf reine XML-Formate umgestellt haben oder wenn du eine Mischung aus klassischen PDF-Prozessen und E-Rechnung nutzen möchtest.
Was bedeutet das für deine Einrichtung in Haufe X360?
Damit XRechnung und ZUGFeRD im Alltag zuverlässig funktionieren, müssen einige Grundlagen stimmen:
- Einheiten, Steuerschlüssel und Kontierungen sollten sauber gepflegt sein.
- Kundenstammdaten müssen E-Rechnungsformat, Versandweg und notwendige Kennungen enthalten.
- Textbausteine und Zusatzinformationen sollten so hinterlegt werden, dass sie korrekt in die XML-Daten übernommen werden.
Der Vorteil: Wenn diese Basis steht, kannst du sehr viele Rechnungen automatisiert erzeugen und versenden, ohne jedes Mal manuell eingreifen zu müssen.
E-Rechnungsausgang mit Haufe X360 – Schritt für Schritt
Im ersten Schritt erstellst du deine Rechnung in Haufe X360 wie gewohnt:
- Kunde auswählen,
- Positionen erfassen oder aus Angeboten/Aufträgen übernehmen,
- Steuern und Konditionen prüfen,
- Rechnung buchen.
Wichtig ist, dass du bereits in diesem Schritt auf saubere Daten achtest. Unklare Einheiten, fehlende Artikelnummern oder sehr freie Textpositionen machen die spätere E-Rechnung unnötig kompliziert
Der Kundenstamm ist das Herzstück deines E-Rechnungsausgangs. Hier legst du fest:
- welches E-Rechnungsformat der Kunde erhalten soll (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD),
- ob der Versand per E-Mail, über ein Portal oder auf einem anderen Weg erfolgen soll,
- welche Kennungen und Referenzen erforderlich sind (z. B. Leitweg-ID, Bestellnummer, Projektnummer).
Wenn du diese Informationen im Kundenstamm pflegst, kann Haufe X360 später im Hintergrund automatisch entscheiden, welche Rechnungen in welchem Format erzeugt und wie versendet werden.
Aus der gebuchten Rechnung erzeugst du nun die E-Rechnung. Dabei passiert im Hintergrund Folgendes:
- Haufe X360 übersetzt die Rechnungsdaten in die gewünschte XML-Struktur.
- Regeln und Pflichtfelder werden geprüft.
- Layoutinformationen werden – je nach Format – passend ergänzt.
Für dich sichtbar ist vor allem: Du erhältst eine E-Rechnungsdatei (z. B. XML oder ein ZUGFeRD-PDF), kannst diese vor dem Versand prüfen oder testweise versenden und im System jederzeit nachvollziehen, wann welche Datei erzeugt wurde.
In vielen Fällen verschickst du E-Rechnungen per E-Mail. Wichtig ist, dass:
- Betreff und Text der E-Mail klar erkennbar machen, worum es geht,
- Dateinamen aussagekräftig sind,
- bei mehreren Formaten (z. B. PDF und XML) klar ist, welche Datei für die automatische Verarbeitung gedacht ist.
Für bestimmte Kunden – etwa große Konzerne oder öffentliche Auftraggeber – kann es erforderlich sein, Rechnungen über Portale oder spezialisierte Plattformen einzureichen. In diesem Fall nutzt du die in Haufe X360 erzeugten Dateien und lädst sie in den entsprechenden Portalen hoch oder übergibst sie an angebundene Dienste.
Bevor du E-Rechnungen in großer Zahl verschickst, lohnt sich ein Blick auf die Qualität deiner Daten. Ein E-Rechnungschecker hilft dir dabei, typische Fehler zu erkennen:
- fehlerhafte oder fehlende Pflichtfelder,
- unplausible Beträge oder Steuersätze,
- fehlende Referenzen zu Bestellungen oder Verträgen.
So erkennst du frühzeitig, wo deine Stammdaten oder Prozesse noch nachgeschärft werden müssen. Gerade in der Einführungsphase ist dieser Schritt wertvoll, um saubere Standards zu etablieren
Mehr Effizienz mit Regeln und Massenverarbeitung
Formate pro Kunde automatisch wählen
Wenn du viele Kunden mit unterschiedlichen Anforderungen hast, möchtest du nicht bei jeder Rechnung überlegen, welches Format im Einzelfall passt. Haufe X360 unterstützt dich dabei, indem du pro Kunde festlegst, welches E-Rechnungsformat verwendet wird, auf welchem Weg die Rechnung versendet werden soll und welche Zusatzinformationen – etwa Ansprechpartner, Referenzen oder Portale – berücksichtigt werden.
Bei der Massenverarbeitung werden diese Einstellungen automatisch berücksichtigt. Du erzeugst mit wenigen Klicks E-Rechnungen für viele Kunden – jede im richtigen Format.
Typische Szenarien aus der Praxis
Einige Beispiele, wie Unternehmen den E-Rechnungsausgang in der Praxis nutzen:
- Öffentliche Auftraggeber: Rechnungen an Behörden laufen als XRechnung, oft mit Leitweg-ID und weiteren Referenzen.
- Große Konzerne: Diese erwarten häufig ZUGFeRD oder andere standardisierte Formate und verwalten Rechnungen zentral.
- Kleinere Geschäftskunden: Sie erhalten weiterhin klassische PDF-Rechnungen, weil ihre Systeme E-Rechnungen noch nicht verarbeiten können.
Mit klaren Regeln im System kannst du all diese Szenarien parallel bedienen, ohne manuell eingreifen zu müssen.
Der E-Rechnungsausgang in Haufe X360 im Video
Wenn du den beschriebenen Prozess einmal Schritt für Schritt in der Praxis sehen möchtest, empfehlen wir dir das dazugehörige Video: Dort zeigen dir Anke und Dirk aus dem S+S SoftwarePartner-Team direkt in Haufe X360, wie aus einer Ausgangsrechnung eine E-Rechnung wird – inklusive Einstellungen im Kundenstamm, XRechnung, ZUGFeRD und Massenverarbeitung.
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Mit S+S SoftwarePartner zum tragfähigen E-Rechnungsprozess
S+S SoftwarePartner unterstützt dich dabei, Haufe X360 an deine Prozesse anzupassen. Wir bringen Erfahrungen aus zahlreichen Einführungsprojekten ein und helfen dir, typische Fehler zu vermeiden.
E-Rechnung als Baustein deiner Digitalisierungsstrategie
Der E-Rechnungsausgang ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu durchgängig digitalen Finanzprozessen. Wenn Rechnungen strukturiert erzeugt und versendet werden, ist der Schritt zu automatisierten Workflows, digitalen Freigaben und einem integrierten Berichtswesen deutlich kleiner.
Haufe X360 bietet dir dafür eine skalierbare Plattform. Gemeinsam mit S+S SoftwarePartner kannst du darauf aufbauen – vom soliden Einstieg in die E-Rechnung bis hin zu umfassenden Digitalisierungsprojekten rund um Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und weitere Bereiche. Vereinbare gerne einen Beratungstermin mit unseren Experten in einem der Kalender.
Deine Ansprechpartner
Solltest du Fragen zu Haufe X360 oder auch speziell zu programmierten Erweiterungen im Cloud-ERP haben, so sprich uns jederzeit an. Unsere Experten helfen dir gerne weiter. Unten kannst du direkt einen Termin für ein erstes Gespräch per Microsoft Teams vereinbaren.
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