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Haufe X360-Einführung bei Spiegel21
Die Ares GmbH, besser bekannt unter dem Namen Spiegel21, produziert und vertreibt seit 2012 maßgeschneiderte Spiegel und Glasmöbel. Als das Unternehmen immer stärker wuchs, stießen die vorhandenen IT-Lösungen an ihre Grenzen. Gemeinsam mit S+S SoftwarePartner stellt CFO Amir Renner deshalb schrittweise auf das Cloud-ERP Haufe X360 um.
Vom Start-up in der Garage zum erfolgreichen Mittelständler
Spiegel21 startete als Ein-Mann-Unternehmen. Der Gründer und heutige CEO Erkan Doganay fertigte seine ersten Spiegel, deren Besonderheit die individuelle Beleuchtung ist, in der elterlichen Garage. „Mit einer Pistole und einem Kompressor für 30 Euro aus dem Baumarkt“ zum Sandstrahlen habe er angefangen, erinnert sich Doganay. Er verkaufte seine Produkte online, denn über Erfahrung im E-Commerce verfügte er bereits aus früheren Tätigkeiten.
Die innovativen Spiegel waren erfolgreich, und so baute Erkan Doganay die Ares GmbH auf, die in den folgenden Jahren rasant expandierte. Ein Jahrzehnt später hat sein Unternehmen über 150 Mitarbeiter, mehr als 70.000 Kunden und verkauft rund 150.000 Artikel jährlich. Längst bietet Spiegel21 eine breite Palette an Möbeln an und verfügt über einen Produktionsstandort mit eigener Glaserei, Schreinerei und modernen CNC-Maschinen. Doganay wurde mit zahlreichen Preisen für innovatives Unternehmertum ausgezeichnet, und sogar die Financial Times berichtete über die Erfolgsstory.
Mit dem neuen CFO kommt ein Cloud-ERP ins Unternehmen
Wie häufig bei derart schnell wachsenden Unternehmen, gab es IT-seitig zunächst separate Systeme für jeden einzelnen Bereich. Diese funktionieren für sich genommen auch alle ganz ordentlich, es sind jedoch letztlich mehr oder weniger Insellösungen. Ein „Flickenteppich von Systemen“, wie Amir Renner es nennt. Der kommt im Jahr 2020 als neuer CFO in das Unternehmen und erkennt rasch, dass mit der bestehenden Systemlandschaft eine vernünftige Unternehmenssteuerung (Controlling) unmöglich ist.
Er entschließt sich deshalb, ein Cloud-ERP einzuführen. Sein wichtigstes Ziel dabei ist „eine einheitliche und qualitativ hochwertige Datenbasis, mit der man die Geschäftsprozesse abbilden kann“. In Zusammenarbeit mit S+S SoftwarePartner, die Spiegel21 später auch während des gesamten Einführungsprojekts begleiten werden, entwickelt und verfeinert er das Pflichtenheft. Nach Prüfung diverser ERP-Anbieter entscheidet Renner sich schließlich für das Cloud-ERP Haufe X360, welches den definierten Anforderungen am besten gerecht wird.
Das Einführungsprojekt in drei Schritten
Die Einführung von Haufe X360 beginnt Ende 2020 und erfolgt modular in drei Schritten. Weil Finanzdaten und Controlling der größte Schmerzpunkt sind, setzt das Projekt dort als Erstes an.
In der Finanzbuchhaltung war seinerzeit DATEV im Einsatz. Das ist für das reine Accounting akzeptabel, aber – so der CFO: „Es ist halt ein Buchhaltungsprogramm und hat nicht die Intelligenz eines ERP-Systems.“ Daher werden im ersten Schritt Vertrieb und Debitorenbuchhaltung, im zweiten Schritt dann Warenwirtschaft und Kreditoren auf Haufe X360 umgestellt.
Rückblickend betrachtet ist diese stufenweise Einführung ein guter Ansatz. Während im ersten Schritt alles noch sehr neu und ungewohnt ist, fällt der zweite Schritt schon wesentlich leichter. Die Erfahrungen mit Handhabung, Mechanik und Oberfläche von Haufe X360 vereinfachen den Einstieg in weitere Module. „Was wir im Debitorenbereich hatten, hast du dann 1:1 auch bei den Kreditoren“, erinnert sich Renner.
Als dritter und letzter Schritt steht nun die Produktion an. Dort werden die Produktionsassistenzsysteme an Haufe X360 angebunden, und zwar bidirektional. Das Cloud-ERP wird also sowohl Daten an die Produktion liefern als auch Daten von dort erhalten.
Im Interview mit Dirk berichtet CFO Amir Renner von der Einführung des Cloud-ERP bei Spiegel21 und von seinen Erfahrungen mit Haufe X360.
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Was hat sich durch Haufe X360 bei Spiegel21 verändert?
Das erste und ursprüngliche Ziel für die Implementierung eines Cloud-ERP waren einheitliche, integrierte und auch bessere Datenbestände. Dieses Ziel wurde voll erfüllt. Dank Haufe X360 habe er heute komplett neue und deutlich hochwertigere Daten für sein Controlling, sagt Amir Renner. Das ist aber nicht die einzige positive Veränderung. „Was man auch nicht unterschätzen darf: Man hat bei einem ERP einen durchgehenden Workflow. Und wenn ich einmal ein vernünftiges Set-up gemacht habe, lässt sich vieles automatisieren.“
Die bevorstehende Integration der Produktionsstufe wird in Sachen Controlling und Reporting erhebliche weitere Verbesserungen bringen. Die Kalkulation der effektiven Herstellkosten, Ermittlung des Materialverbrauchs, Bewertung der fertigen und halbfertigen Erzeugnisse: Alles soll wesentlich exakter und weitgehend automatisiert erfolgen. Dafür sei sein Cloud-ERP „natürlich Gold wert“, freut sich der Finanzvorstand.
Der Schlüssel zum Erfolg einer ERP-Einführung
Die Einführung von Haufe X360 hat bei Spiegel21 zu einer deutlichen Optimierung der Prozesse und Daten geführt. Das lässt sich bereits jetzt festhalten, auch wenn die Implementierung noch nicht vollständig abgeschlossen ist. Der entscheidende Erfolgsfaktor dabei ist für Amir Renner die gute Vorbereitung. Sein Tipp: Sich vorab intensiv mit den eigenen Prozessen auseinandersetzen und diese detailliert dokumentieren. Das ist aus seiner Sicht bei einem ERP-Projekt der Schlüssel zum Gelingen.
Infoblatt zu Haufe X360 in produzierenden Unternehmen
In unserem Informationsblatt erfährst du, welche Funktionen Haufe X360 speziell für produzierende Unternehmen bietet und wie Spiegel21 damit arbeitet. Lade es dir hier kostenfrei herunter:
Wir beantworten deine Fragen zu Haufe X360
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