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Eingangsrechnungen automatisiert im Core von Haufe X360 – so funktioniert die native Verarbeitung von E-Rechnungen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Ab 2027/28 kommt die Versandpflicht – gestaffelt nach Unternehmensgröße – hinzu. Grundlage dafür sind das Wachstumschancengesetz und § 14 UStG.
Für Unternehmen bedeutet das nicht nur Compliance-Aufwand, sondern auch eine Chance, Prozesse zu verschlanken und Kosten zu senken. Wer digitale Rechnungen vollautomatisch verarbeitet, spart Zeit, reduziert Fehler und kann Skontofristen besser ausschöpfen.
Haufe X360 bietet inzwischen zwei Wege, um E-Rechnungen zu verarbeiten:
| Funktion | Haufe X360 Core | d.velop Integration |
|---|---|---|
| Zielgruppe | Unternehmen, die schnell und ohne Zusatzsystem starten wollen | Unternehmen mit erweitertem Workflow- und Archivbedarf |
| Datenbasis | direktes Auslesen der strukturierten XML-Daten | OCR & XML, ergänzt durch DMS-Funktionen |
| Archivierung | ERP-intern | GoBD-Archiv (IDW PS 880) mit Cloudspeicher |
| Workflow | einfach, ERP-intern | vollständige Workflow-Engine inkl. mobiler Freigabe |
| Setup-Aufwand | gering | mittel |
| Lizenzbedarf | im Standard enthalten | Zusatzlizenz erforderlich |
Details zur d.velop-Schnittstelle findest du in unserem separaten Fachartikel "Eingangsrechnungen automatisiert in Haufe X360 mit der d.velop Schnittstelle".
In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf die Core-Funktion – also die native E-Rechnungsverarbeitung ohne Zusatzintegration. Wir zeigen, wie XRechnungen und ZUGFeRD-Belege direkt im ERP empfangen, validiert, kontiert und gebucht werden – mit und ohne Bestellbezug.
Wie die Core-Funktion in Haufe X360 arbeitet
Das Core-Modul für E-Rechnungen wurde mit Release 13 in Haufe X360 eingeführt und ist im Standardumfang enthalten. Es ermöglicht das vollautomatische Auslesen, Prüfen und Verarbeiten strukturierter Rechnungsformate – ohne OCR und ohne Medienbrüche.
Eingangskanäle:
- Automatischer Import aus angebundenem E-Mail-Postfach (IMAP/Exchange)
- Manueller Upload via Drag & Drop in der Maske „Eingehende E-Rechnungen“
Technische Schritte:
- Import – XML-Dateien (XRechnung, ZUGFeRD) werden erkannt, PDFs ggf. als visuelle Vorschau eingeblendet.
- Validierung – Prüfung der Syntax, Pflichtfelder, Steuerangaben.
- Dublettenprüfung – Abgleich von Rechnungsnummer, Datum, Betrag.
- Matching – Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, wenn vorhanden.
- Buchungsvorschlag – Automatische Kontierung oder manuelle Zuordnung.
Vorteil: Die Verarbeitung erfolgt direkt im ERP, sodass keine Schnittstellen- oder Archivpflege in einem zusätzlichen System nötig ist.
Verarbeitung mit Bestellbezug
Wenn eine E-Rechnung mit einer vorhandenen Bestellung in Haufe X360 verknüpft werden kann, spielt das Core-Modul seine Stärken besonders aus. In diesem Szenario ist bereits ein strukturierter Datensatz im System vorhanden – bestehend aus Bestellnummer, Lieferant, Wareneingang und den erwarteten Mengen und Preisen.
Der Ablauf gestaltet sich wie folgt:
Die Rechnung wird automatisch aus dem angebundenen E-Mail-Postfach eingelesen oder manuell per Drag & Drop in der Maske „Eingehende E-Rechnungen“ hochgeladen. Haufe X360 erkennt dabei das Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) und prüft die technische Lesbarkeit.
Das System ermittelt anhand der im XML-Datensatz enthaltenen Bestellnummer den passenden Beleg in Haufe X360. Wird ein Treffer gefunden, werden die Positionen, Mengen und Preise aus der Bestellung übernommen und zum Vergleich angezeigt. Der Benutzer kann Abweichungen direkt erkennen und die gewünschten Positionen für die weitere Verarbeitung auswählen.
Liegt für die Bestellung bereits ein Wareneingang vor, verknüpft das Cloud-ERP diesen automatisch mit der Rechnung. Dadurch entfällt die manuelle Zuweisung.
Neben der inhaltlichen Prüfung kontrolliert das System, ob die Rechnung bereits vorhanden ist – beispielsweise durch denselben Betrag, dasselbe Datum oder dieselbe Rechnungsnummer.
Stimmt alles überein, erstellt das Core-Modul automatisch einen Buchungsvorschlag. Die Zahlungsbedingungen – inkl. Skontofristen – werden aus der Bestellung übernommen.
Abhängig von deinen Freigaberichtlinien kann die Buchung direkt erfolgen oder erst nach Genehmigung durch die zuständigen Personen.
Praxisvorteil:
Wenn Bestellung, Wareneingang und Rechnung ohne Abweichungen zusammenpassen, entsteht eine First Time Match Rate von über 90 %. Das bedeutet: In neun von zehn Fällen muss niemand die Rechnung manuell anfassen – die Durchlaufzeit sinkt drastisch.
Profi-Tipp:
Halte deine Lieferantenstammdaten sauber, vor allem Bestellnummern und Wareneingänge. Je vollständiger die Vorbelege, desto reibungsloser läuft der automatische Abgleich.
E-Rechnungseingang in Haufe X360 im Video
Den kompletten Ablauf einer Rechnung mit und auch ohne Bestellbezug siehst du in dem folgenden Video der S+S SoftwarePartner-Kollegen Anke und Dirk:
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Verarbeitung ohne Bestellbezug
Nicht jede Rechnung basiert auf einer Bestellung – und genau hier zeigt sich die Flexibilität des Core-Moduls. Typische Beispiele sind:
- Rechnungen für Dienstleistungen (z. B. Wartungsverträge)
- Nebenkostenabrechnungen (z. B. Strom, Wasser)
- Beschaffung von Büromaterial ohne vorherige Bestellung
So funktioniert der Ablauf in der Praxis:
Wie beim Bestellbezug erfolgt der Eingang automatisch oder per manuellem Upload. Das System erkennt das Format und prüft, ob ein passender Beleg existiert.
Findet Haufe X360 keine passende Bestellung oder keinen Wareneingang, wird die Rechnung als „ohne Bestellbezug“ eingestuft.
Die im XML hinterlegten Kopfdaten – wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze – werden vollständig übernommen.
Du kannst nun die Kostenstelle und das Sachkonto entweder manuell auswählen oder auf vordefinierte Regeln zurückgreifen. In den Einstellungen lässt sich ein Standard-Nichtlagerartikel hinterlegen, auf den solche Rechnungen automatisch gebucht werden.
Nach der Kontierung erstellt das System den Buchungsvorschlag und übergibt ihn an den Freigabe- oder Zahlungsprozess.
Auch hier kannst du rollenbasierte Freigaben nutzen – z. B. nur für Beträge ab einer bestimmten Höhe.
Praxisvorteil:
Durch die automatische Übernahme aller relevanten Kopfdaten sinkt die Fehlerquote gegenüber manueller Erfassung praktisch auf null. Auch Rechnungen ohne Bestellung sind somit in wenigen Klicks verarbeitungsbereit.
Profi-Tipp:
Lege für wiederkehrende Lieferanten (z. B. Energieversorger) feste Kontierungsregeln an. So entfällt das manuelle Zuordnen fast komplett.
Prüf- und Freigabelogik
Die native E-Rechnungsverarbeitung in Haufe X360 bietet eine mehrstufige Prüf- und Freigabelogik, die sicherstellt, dass fehlerhafte oder doppelte Belege nicht versehentlich gebucht werden.
Das System arbeitet dabei mit einer Kombination aus automatisierten Validierungen und individuellen Freigabeprozessen.
Automatische Validierungen
- Technische Prüfung des XML
Bereits beim Einlesen der Datei prüft das System, ob sie dem E-Rechnungsstandard entspricht (z. B. XRechnung EN 16931 oder ZUGFeRD 2.x). Fehlen Pflichtfelder oder sind Werte inkonsistent, erscheint sofort eine Warnung. - Dublettenprüfung
Haufe X360 erkennt potenzielle Dubletten anhand von Schlüsselwerten wie Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag und Datum. - Abgleich mit Stammdaten
Überprüft wird, ob der Lieferant im System vorhanden und vollständig gepflegt ist. Fehlende USt-IDs oder abweichende Bankverbindungen werden angezeigt. - Match mit Bestellung/Wareneingang (falls vorhanden)
Bei Abweichungen zwischen Rechnung und Bestellung (Preis, Menge) wird der Vorgang zur manuellen Prüfung markiert.
Freigabeprozesse
- Rollenbasiert: Du kannst genau festlegen, welche Nutzergruppen Rechnungen bis zu einem bestimmten Betrag eigenständig freigeben dürfen.
- Kostenstellenbasiert: Rechnungen werden automatisch dem zuständigen Kostenstellenverantwortlichen zugewiesen.
- Mehrstufig: Für größere Beträge kann ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren aktiviert werden, bei dem z. B. zunächst die Fachabteilung und anschließend die Finanzbuchhaltung prüft.
Praxisvorteil
Durch die Kombination aus automatischer Validierung und flexiblen Freigabewegen sinkt das Risiko von Buchungsfehlern deutlich. Gleichzeitig werden Routinefreigaben beschleunigt.
Profi-Tipp
Nutze die Warnmeldungen nicht nur als „Stoppschild“, sondern auch als Trainingsinstrument. Viele Unternehmen erreichen nach wenigen Monaten eine drastische Reduzierung fehlerhafter Eingaben, wenn sie Warnhinweise systematisch auswerten.
Automatisierungsgrad & Tipps zur Optimierung
Der Automatisierungsgrad entscheidet darüber, wie viel manueller Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung übrig bleibt.
Im Core-Modul von Haufe X360 kannst du durch gezielte Einstellungen und Stammdatenpflege eine First Time Match Rate von über 90 % erreichen – also den Anteil der Rechnungen, die vollständig automatisch durchlaufen.
Wichtige Stellschrauben
- E-Mail-Postfach-Anbindung
Richte ein zentrales Postfach ein (z. B. erechnung@firma.de), das direkt in X360 angebunden ist. So entfallen manuelle Uploads. - Stammdatenqualität
- Lieferanten mit korrekter USt-ID, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen hinterlegen.
- Für wiederkehrende Lieferanten feste Kontierungsregeln erstellen.
- Bestell- und Wareneingangspflege
Achte darauf, dass Bestellungen und Wareneingänge vollständig erfasst werden, um die automatische Zuordnung zu ermöglichen. - Standard-Nichtlagerartikel
Für Rechnungen ohne Bestellbezug sollte ein Standardartikel mit passender Kontierung eingerichtet sein.
Skonto-Optimierung
Das Core-Modul übernimmt Zahlungsbedingungen automatisch aus Bestellung oder Lieferantenstamm.
Wenn die Rechnungen direkt bei Eingang geprüft und freigegeben werden, steigt die Wahrscheinlichkeit, Skonto voll auszunutzen.
Viele Unternehmen reduzieren ihre Durchlaufzeit auf unter 48 Stunden – und schöpfen damit fast 100 % der Skontofristen aus.
Praxisvorteil
Jeder Prozentpunkt Skonto, den du durch schnellere Bearbeitung nutzt, wirkt wie eine unmittelbare Kostenersparnis.
Profi-Tipp
Nutze das Dashboard in X360, um den Automatisierungsgrad regelmäßig zu überwachen. Eine kontinuierliche Auswertung zeigt schnell, bei welchen Lieferanten oder Prozessen noch Potenzial besteht.
Compliance & gesetzliche Rahmenbedingungen
Die Verarbeitung von E-Rechnungen im Core-Modul von Haufe X360 ist nicht nur eine Effizienzfrage, sondern auch ein Compliance-Thema.
Das Wachstumschancengesetz und die Anpassungen in § 14 UStG bringen klare Vorgaben:
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen in Deutschland müssen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD 2.2) empfangen und verarbeiten zu können. PDF-Dateien gelten seitdem nicht mehr als elektronische Rechnung im steuerrechtlichen Sinn.
- Ab 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz > 800 T€
- Ab 2028: Versandpflicht für alle B2B-Transaktionen
Das Core-Modul von Haufe X360 ist darauf ausgelegt, diese gesetzlichen Vorgaben ohne Zusatzsoftware zu erfüllen.
Es unterstützt die EN 16931-konforme XRechnung sowie ZUGFeRD 2.x und übernimmt die Validierung der XML-Daten bereits beim Import.
GoBD-konforme Verarbeitung
Auch ohne d.velop-Integration speichert Haufe X360 E-Rechnungen so, dass die Anforderungen der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“) erfüllt werden – insbesondere:
- Unveränderbarkeit: Importierte E-Rechnungen können nicht mehr manipuliert werden.
- Nachvollziehbarkeit: Alle Bearbeitungsschritte werden protokolliert.
- Auffindbarkeit: Rechnungen können über Suchfunktionen jederzeit wiedergefunden werden.
Praxisvorteil
Wer schon heute auf eine GoBD-konforme E-Rechnungsverarbeitung setzt, vermeidet spätere Umstellungen und spart Zeit bei Betriebsprüfungen.
Profi-Tipp
Dokumentiere deinen E-Rechnungsprozess schriftlich, damit er im Prüfungsfall sofort vorgelegt werden kann. Haufe X360 bietet hierfür Exportfunktionen für Bearbeitungsprotokolle.
Roadmap & Ausblick
Haufe X360 entwickelt die Funktionen zur E-Rechnung kontinuierlich weiter. Bereits heute stehen im Core-Modul der E-Rechnungseingang (XRechnung, ZUGFeRD), Dubletten-Prüfung, Viewer und GoBD-konforme Ablage zur Verfügung.
In den kommenden Minor-Releases werden unter anderem Verbesserungen bei der Performance, Detailfunktionen für den Workflow und optimierte Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungssystemen wie DATEV angekündigt. Offiziell bestätigt ist außerdem, dass der Core-E-Rechnungseingang sukzessive um weitere Automatisierungsmöglichkeiten ergänzt wird. Dazu gehören unter anderem erweiterte Validierungsregeln sowie Detailoptimierungen für den Viewer, um die Bearbeitung noch schneller und intuitiver zu gestalten. Für dich bedeutet das: Auch nach dem erfolgreichen Go-Live profitierst du von einem System, das sich fortlaufend an geänderte gesetzliche Vorgaben und technologische Entwicklungen anpasst – ohne, dass du selbst zusätzliche Updates oder Migrationsprojekte starten musst.
Implementierung – Praxisfahrplan ohne Zusatzmodule
Auch wenn das Core-Modul von Haufe X360 keine externe DMS-Integration benötigt, ist eine strukturierte Einführung entscheidend, um den maximalen Automatisierungsgrad zu erreichen.
Die Erfahrung aus Kundenprojekten zeigt: Wer technische Einrichtung, Stammdatenpflege und Prozessschulung sauber kombiniert, hat in kürzester Zeit einen stabilen, rechtskonformen Workflow.
Richte ein dediziertes E-Mail-Postfach ein (z. B. erechnung@firma.de) und hinterlege es direkt in den Einstellungen für eingehende E-Rechnungen.
Haufe X360 ruft dann automatisch neue E-Rechnungen ab, validiert sie und legt sie in der Bearbeitungswarteschlange ab.
- Vollständige Lieferantendaten inkl. USt-ID und Bankverbindung hinterlegen.
- Zahlungsbedingungen sauber pflegen, um Skonto- und Fälligkeitsberechnungen zu automatisieren.
- Standard-Nichtlagerartikel für Rechnungen ohne Bestellbezug definieren.
Nutze die rollen- und kostenstellenbasierten Genehmigungsworkflows in Haufe X360.
Beispiel: Beträge < 500 € werden automatisch gebucht, ab 500 € erfolgt eine Fachprüfung, ab 5.000 € eine zusätzliche kaufmännische Freigabe.
Importiere eine kleine Menge realer E-Rechnungen, um Dublettenprüfungen, Bestellabgleich und Kontierungsregeln in der Praxis zu prüfen.
Nach erfolgreichem Testlauf können alle Rechnungen automatisiert eingelesen werden.
Über das Dashboard lässt sich der Automatisierungsgrad sofort überwachen – ein wichtiges Instrument, um die First Time Match Rate schrittweise zu steigern.
Profi-Tipp:
Auch ohne d.velop kannst du Belege revisionssicher ablegen, indem du die exportierten XML-Dateien im Haufe X360-Archiv sicherst. So erfüllst du GoBD-Anforderungen vollständig.
Tipps, um Stolpersteine zu vermeiden
Auch im Core-Modul können Abläufe ins Stocken geraten. Die gute Nachricht: Die meisten Ursachen lassen sich schnell beheben.
- XML nicht lesbar
Prüfe, ob die Datei dem EN 16931-Standard entspricht. Bei Abweichungen muss der Lieferant die Rechnung korrigieren. - Dublettenmeldung
X360 prüft Rechnungsnummer und Betrag. Bei wiederholtem Testimport oder Zahlendrehern kann eine fälschliche Dublettenwarnung entstehen. - Bestellung wird nicht gefunden
Kontrolliere, ob die Bestellnummer in der E-Rechnung exakt dem Format im System entspricht – inkl. führender Nullen. - Skonto verpasst
Lange Liegezeiten im Freigabeprozess reduzieren die Skontoquote. Prüfe, ob Workflows und Stellvertreterregelungen aktiv sind. - Artikel nicht zuordenbar
Ohne Artikelnummer oder mit abweichender Schreibweise greift der Standard-Nichtlagerartikel. Dieser sollte korrekt konfiguriert sein.
Tipp:
Über das Fehlerprotokoll im Modul „Eingehende E-Rechnungen“ erhältst du schnell eine Übersicht, welche Belege hängengeblieben sind.
Implementierungsschritte der d.velop-Schnittstelle in Haufe X360
Ein strukturierter Ansatz ist entscheidend, um die Integration von d.velop documents in Haufe X360 erfolgreich zu gestalten – ohne den Betrieb zu stören. Der Prozess lässt sich in fünf zentralen Phasen gliedern:
- DMS-Initialisierung in d.velop
Im nächsten Schritt wird der Mandant in d.velop documents eingerichtet. Die Basisversion enthält bereits 500 GB Cloud‑Speicher zur revisionssicheren Ablage. Berechtigungskonzepte für Rollen wie „Buchhaltung“ oder „Einkauf“ sollten parallel erstellt und mit Haufe X360 synchronisiert werden. - Postfach-Setup und Verbindung zu X360
Zunächst richtest du ein zentrales E‑Mail-Postfach wie rechnungen@firma.de ein und darin eine Weiterleitung an eine einzurichtende E-Mail-Adresse in d.velop. So stellst du sicher, dass alle eingehenden Rechnungen automatisch im System landen. - Prüfregeln & Toleranzen
Standardprüfungen auf Preis- und Mengenabweichung, Dubletten und Bestellreferenzen finden in Haufe X360 automatisch statt.
Checkliste für den erfolgreichen Go-Live
Damit der Start mit dem Core-Modul reibungslos funktioniert, hat sich diese Checkliste in der Praxis bewährt:
- Postfachanbindung getestet – Neue Rechnungen erscheinen in der Warteschlange.
- Stammdaten gepflegt – Lieferanten- und Artikelinformationen sind vollständig.
- Genehmigungsregeln aktiv – Freigabegrenzen und Workflows sind hinterlegt.
- Standard-Nichtlagerartikel definiert – Für Belege ohne Bestellbezug vorhanden.
- Testläufe erfolgreich – Mindestens 10 reale E-Rechnungen fehlerfrei durchgelaufen.
- Dashboards konfiguriert – KPI-Kacheln für Automatisierungsgrad, Skontoquote, Durchlaufzeit eingerichtet.
- Team geschult – Anwender wissen, wie Import, Prüfung und Freigabe im Core-Modul funktionieren.
Erst wenn alle Punkte abgehakt sind, solltest du in den Echtbetrieb starten. Erfahrungsgemäß lassen sich die Vorteile – geringere Bearbeitungszeiten, weniger Fehler und höhere Skonto-Ausnutzung – schon nach wenigen Tagen messen.
FAQ - Häufige Fragen zum Core Modul
Nein. Die Funktion ist Bestandteil von Haufe X360 ab dem entsprechenden Release. Du benötigst lediglich die Einrichtung des Postfachs und gegebenenfalls Anpassungen in den Workflows.
Das Core-Modul verarbeitet strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 – insbesondere XRechnung und ZUGFeRD (Profil EN 16931).
Bei ZUGFeRD wird nur der XML-Anteil ausgewertet, das PDF dient rein der Visualisierung.
Ja. Neben dem automatischen Abruf aus einem E-Mail-Postfach kannst du Dateien per Drag & Drop in den Bereich Eingehende E-Rechnungen ziehen.
Im Dialog wird der Status angezeigt. Zudem ist in der Rechnungsübersicht ein Häkchen bei „E-Rechnung“ gesetzt.
Fehlerhafte Dateien (z. B. unvollständige XML-Struktur) werden als „Ungültig“ markiert und nicht gebucht. So wird verhindert, dass falsche Daten ins System gelangen.
S+S SoftwarePartner hilft dir bei der Umsetzung von E-Rechnungen in Haufe X360
Wenn du noch Fragen zum Umgang mit E-Rechnungen in Haufe X360 hast, sind unsere SoftwarePartner Kollegen gerne für dich da. Buche dir dazu einfach einen Termin in einem der Kalender:
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