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Effiziente Abwicklung von Lastschriften im Cloud-ERP Haufe X360
Die effiziente Handhabung von Lastschriften ist für viele Unternehmen ein zentraler Bestandteil ihrer Finanzprozesse. Eine reibungslose Lastschriftabwicklung kann nicht nur den Cashflow optimieren, sondern auch administrative Aufwände erheblich reduzieren. Das Cloud-ERP Haufe X360 bietet umfassende Funktionen, um diese Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. In diesem Artikel geben wir einen detaillierten Überblick über die erforderlichen Schritte zur Abwicklung von Lastschrift-Einzügen und dem Zahlungslauf in Haufe X360 und bieten zudem hilfreiche Tipps für den praktischen Einsatz.
Die Abwicklung von Lastschriften in Haufe X360 im Video
Wenn du dir den Umgang mit Lastschriften direkt im System zeigen lassen möchtest, so schau dir gerne unser Video zum Thema an. Hier zeigt dir Maximilian Fürst Schritt für Schritt, wie du Lastschriften in Haufe X360 erstellst und verwaltest.
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Grundlagen schaffen: Konfigurationen und Voraussetzungen
SEPA-Gläubiger-ID hinterlegen
Ein wichtiger erster Schritt zur Abwicklung von Lastschriften ist die Beantragung und die Hinterlegung einer SEPA-Gläubiger-ID. Diese von der Bank bereitgestellte ID dient als Grundlage für alle Lastschriftprozesse. In Haufe X360 wird die Gläubiger-ID im Firmenstamm unter dem entsprechenden Feld hinterlegt.
Zahlungsmethode prüfen
Die Zahlungsmethode für Lastschrift-Einzüge ist im Standard des Systems bereits vordefiniert. Unter der Bezeichnung „SEPALAST“ finden sich die erforderlichen Einstellungen, wie das SEPA-Format als Export-Szenario sowie die grundlegenden Merkmale von Lastschriftmandaten. Es ist empfehlenswert, diese Einstellungen zu prüfen und bei Bedarf anzupassen, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmensanforderungen entsprechen.
Bankkonto verknüpfen
Die Zahlungsmethode muss mit einem spezifischen Bankkonto verknüpft werden. Dies geschieht im Modul „Geldkonten“. Hier sollten auch Einreichungsfristen hinterlegt werden, die je nach Lastschriftart variieren können. Es ist wichtig, diese Fristen im Vorfeld mit der Bank abzustimmen, um Verzögerungen zu vermeiden.
SEPA-Mandate und SEPA-Lastschriften erfassen und verwalten
SEPA-Mandat anlegen
Für jeden Debitor, von dem eine Lastschrift eingezogen werden soll, muss ein SEPA-Mandat vorliegen. Dieses Mandat kann digital in Haufe X360 hinterlegt werden. Die nachfolgenden Informationen sind erforderlich:
- Lastschriftart: Basislastschrift oder Firmenlastschrift
- Mandatsreferenznummer: Eindeutige Kennung des Mandats
- Erstellungs- und Empfangsdatum: Zeitpunkt der Mandatserteilung und -annahme
- Bankverbindung: Angaben des Zahlungspflichtigen
Es ist entscheidend, regelmäßig die Gültigkeit der Mandate zu überprüfen, da diese im Gegensatz zu früher zeitlich begrenzt sein können.
Offene Forderungen einziehen
Fällige Belege überprüfen
Im Modul „Fällige Belege“ werden alle zu zahlenden Rechnungen angezeigt, die für den Einzug bereit sind. Das System unterscheidet hierbei zwischen einziehbaren Belegen und Ausnahmen. Diese Funktion ermöglicht eine effiziente Verwaltung solcher Belege, indem es automatisch solche, die die hinterlegten Einreichungsfristen noch nicht erfüllen, als Ausnahme markiert.
Einzugsdatum festlegen
Das Einzugsdatum kann flexibel angepasst werden. Sobald die Fristen eingehalten sind, aktiviert das System die Option „Verarbeiten“, um die Belege für den Einzug freizugeben.
Sammelzahlungen erstellen
Belege zusammenfassen
Haufe X360 ermöglicht es, mehrere Rechnungen eines Debitors zu einer Sammelzahlung zusammenzufassen. Im Verwendungszweck werden die jeweiligen Rechnungsnummern aufgeführt, um die Transaktionen für alle Beteiligten nachvollziehbar zu machen. Auf dem entsprechenden Bildschirm können Benutzer die Sammelzahlungen verwalten und optimieren. Alternativ können Zahlungen auch einzeln verarbeitet werden.
SEPA-Datei generieren
Nach der Erstellung der Sammelzahlungen wird eine SEPA-Datei generiert, die entweder direkt per API an die Bank übermittelt oder manuell ins Online-Banking hochgeladen werden kann. Beide Optionen sind im System integriert und bieten maximale Flexibilität.
Tipps für den praktischen Einsatz
Um die Prozesse weiter zu optimieren, sind hier einige nützliche Tipps:
- Regelmäßige Abstimmung mit der Bank: Halte Einreichungsfristen und spezifische Anforderungen stets aktuell.
- Schulungen: Sorge dafür, dass deine Mitarbeiter im Umgang mit dem System geschult sind, um Fehler zu vermeiden.
- Überprüfung der Mandate: Achte darauf, Gültigkeitszeiträume von SEPA-Mandaten einzuhalten, um reibungslose Lastschriftverfahren zu gewährleisten.
Fazit
Mit diesen Funktionen und Prozessen bietet Haufe X360 eine leistungsstarke Plattform für die automatisierte Abwicklung von Lastschrift-Einzügen. Die intuitive Bedienung und die klar strukturierten Abläufe erleichtern nicht nur die Implementierung, sondern sorgen auch für eine effiziente und rechtskonforme Abwicklung. Unternehmen, die diese Funktionen optimal nutzen, können ihre Finanzprozesse erheblich verbessern und Zeit sowie Ressourcen sparen.
Für weitere Fragen oder Unterstützung steht dir das Team von S+S SoftwarePartner gerne zur Verfügung. Buche dir bei Bedarf gerne einen Termin mit unseren Experten in den unten stehenden Kalendern.
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