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Lieferantenanfragen in Haufe X360: Angebote sauber vergleichen und direkt bestellen
Wenn du im Einkauf regelmäßig mehrere Lieferanten anfragst, kennst du die typischen Reibungsverluste: Du schickst E-Mails raus, wartest auf Antworten, trägst Preise in eine Tabelle ein, vergleichst manuell, stellst Rückfragen nach Lieferterminen – und am Ende wird die Bestellung doch wieder in einem anderen System erfasst. Das kostet Zeit, macht den Prozess anfällig für Fehler und erschwert es, Entscheidungen später nachvollziehbar zu dokumentieren.
Mit Haufe X360 kannst du Lieferantenanfragen direkt im System abbilden: von der Anfrage über die Angebotserfassung bis hin zur Bestellung. In diesem Beitrag zeigen wir praxisnah, wie der Prozess aufgebaut ist, worauf du bei Vergleichbarkeit und Terminen achten solltest und wie du aus einer Lieferantenanfrage einen wiederholbaren Standardprozess machst.
Warum Lieferantenanfragen oft unnötig kompliziert werden
Lieferantenanfragen sind eigentlich ein einfacher Gedanke: Du hast einen Bedarf, fragst mehrere Lieferanten an, entscheidest dich, bestellst. In der Praxis entstehen aber schnell Brüche im Ablauf.
Typische Herausforderungen im Alltag
Anfrage per E-Mail, Preise in Excel, Liefertermine im Chat, Rückfragen telefonisch – die relevanten Daten sind nicht an einer Stelle gebündelt. Wenn jemand ausfällt oder nach Wochen eine Rückfrage kommt („Warum haben wir damals diesen Lieferanten gewählt?“), wird es mühsam.
Lieferant A antwortet mit Netto-Preis, Lieferant B mit Bruttopreis. Einer nennt Lieferkosten separat, der andere nicht. Mengenstaffeln, Mindestabnahmen, abweichende Verpackungseinheiten – ohne saubere Struktur wird der Vergleich schnell zu „Pi mal Daumen“.
Wenn am Ende der günstigste Preis gewinnt, ist das leicht. Aber oft entscheidet nicht nur der Preis: Liefertermin, Verfügbarkeit, Service, Reklamationsquote oder bestehende Rahmenbedingungen spielen mit hinein. Ohne dokumentierten Prozess fehlt dir später die Nachvollziehbarkeit.
Selbst wenn die Anfrage gut läuft, wird die Bestellung häufig separat im ERP oder im Einkaufssystem erstellt. Das heißt: Artikel, Mengen, Preise, Lieferdaten werden erneut erfasst. Das kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.
Was du mit einem systemgestützten Anfrageprozess gewinnst
Ein sauber abgebildeter Prozess in Haufe X360 bringt dir vor allem vier Dinge:
- Transparenz: alle Informationen zur Anfrage, zu Lieferanten und Angeboten an einem Ort
- Vergleichbarkeit: strukturierte Angebotserfassung statt unübersichtlicher E-Mail-Threads
- Entscheidungsfähigkeit: du kannst Preis und Termine sauber gegenüberstellen – inklusive dokumentierter Auswahl
- Durchgängigkeit: aus der Anfrage entsteht direkt die Bestellung (ohne erneute Dateneingabe)
Durch dieses einheitliche Vorgehen entstehen weniger Nacharbeit, weniger Rückfragen und ein Prozess, der auch bei mehr Volumen stabil bleibt.
Schritt für Schritt: Lieferantenanfrage in Haufe X360 abbilden
Der folgende Ablauf orientiert sich an einem typischen Beispiel aus der Praxis: Du möchtest mehrere Artikel (z. B. verschiedene Fernseher-Modelle) bei zwei Lieferanten anfragen, Angebote erfassen, vergleichen und anschließend bestellen.
Lieferantenanfrage anlegen
In Haufe X360 findest du den Prozess im Einkauf:
- Einkauf → Anfragen → (neue) Lieferantenanfrage anlegen
Beim Anlegen kannst du eine Beschreibung hinterlegen, damit im Team sofort klar ist, worum es geht (z. B. „Anfrage Q1 – Ersatzbeschaffung Displays“ oder „Aktion Kunde Müller – Angebot Einkaufspreise“).
Tipp aus der Praxis:
Wenn ihr im Einkauf wiederkehrende Anfragen habt (bestimmte Artikelgruppen, saisonale Themen), lohnt sich eine klare Benennungskonvention. So findest du später auch über die Suche schnell wieder, was du brauchst.
Artikel, Mengen und Termine erfassen
Im nächsten Schritt hinterlegst du die anzufragenden Artikel in der Anfrage:
- Artikel auswählen (aus dem Artikelstamm)
- Menge/Bedarf eintragen
- Bedarfstermin definieren („bis wann brauchst du das?“)
- Lieferart/Details ergänzen (je nach Konfiguration)
Warum ist der Bedarfstermin so wichtig? Weil du damit von Anfang an klar machst, dass ein Angebot nicht nur preislich passen muss, sondern auch terminlich. Und du kannst später genau diesen Punkt in die Entscheidung einfließen lassen.
Best Practice:
Wenn du häufig Sonderartikel oder einmalige Beschaffungen hast, achte darauf, dass du trotzdem saubere Stammdaten nutzt (Einheiten, Bezeichnungen, Varianten). Je besser die Grundlage, desto weniger Diskussion entsteht später über „welches Modell war gemeint?“.
Lieferanten auswählen und Anfrage versenden
Nach den Artikeln wechselst du in den Bereich, in dem du die Lieferanten für die Anfrage hinterlegst. Dort wählst du die Lieferanten aus, die du anfragen möchtest.
Anschließend kannst du die Anfrage direkt aus dem System heraus per E-Mail versenden. Das sorgt für einen nachvollziehbaren Startpunkt: Wer wurde angefragt, wann, zu welchen Artikeln.
Praxis-Tipp zur E-Mail:
Standardisiere den E-Mail-Text (z. B. Begrüßung, Rückmeldefrist, gewünschter Liefertermin, Bitte um getrennte Ausweisung von Lieferkosten). Das kannst du als Team-Regel definieren, damit Angebote später vergleichbarer sind.
Angebote erfassen: zwei Wege, ein Ziel
Nach dem Versand vergeht meist Zeit: Lieferanten antworten, senden PDFs oder nennen Preise per E-Mail. In Haufe X360 kannst du die Rückmeldungen strukturiert erfassen.
Es gibt dafür typischerweise zwei Wege:
- Direkt aus der Anfrage heraus
Du erfasst die Lieferantenantwort/Angebotsdaten unmittelbar in der Anfrage. - Über den separaten Erfassungsbereich „Lieferantenangebote“
Im Einkauf gibt es eine Funktion, über die du Angebote zentral erfassen kannst. Dort wählst du die Anfrage-ID aus. Das System zeigt dir dabei nur Anfragen an, bei denen der Status noch auf „Angebot ausstehend“ steht.
Der Vorteil des zweiten Weges: Wenn im Team mehrere Personen Angebote erfassen oder du das Thema zentral bündeln willst, kannst du die Angebotserfassung über einen klaren „Eingangskanal“ organisieren.
Preise je Lieferant und Artikel eintragen
Pro Lieferant hinterlegst du die angebotenen Preise zu den angefragten Artikeln. In unserem Beispiel antworten zwei Lieferanten – und die Preise unterscheiden sich je Artikel:
- Lieferant A ist bei Artikel 1 günstiger
- Lieferant B ist bei Artikel 2 günstiger
Genau hier wird der Nutzen eines systematischen Vergleichs sichtbar: Du musst nicht „Gesamtsumme je Lieferant“ schätzen, sondern kannst den besten Mix aus Lieferanten und Artikeln sauber herleiten.
Wichtig:
Achte darauf, dass du die Angebote so erfasst, dass sie wirklich vergleichbar sind:
- gleicher Preisbezug (Netto/Brutto)
- gleiche Einheit (Stück, Set, Meter)
- Lieferkosten und Zuschläge klar (wenn relevant)
- Liefertermin/Verfügbarkeit dokumentiert (falls ein Lieferant abweicht)
Angebot vergleichen und Auswahl treffen: automatisch und manuell
Wenn die Angebote erfasst sind, kannst du in Haufe X360 die Entscheidung unterstützen lassen. Das System kann je Artikel automatisch das günstigste Angebot auswählen.
In der Praxis ist aber entscheidend: Du bleibst handlungsfähig.
- Du kannst die Auswahl automatisch setzen lassen (z. B. „Ergebnis aktualisieren“)
Du kannst die Auswahl manuell übersteuern, wenn es Gründe gibt (z. B. Liefertermin, Verfügbarkeit, interne Freigabe)
Ein typischer Fall: Lieferant A ist zwar günstiger, kann aber erst in sechs Wochen liefern. Lieferant B ist etwas teurer, liefert aber rechtzeitig. Dann macht es Sinn, die Auswahl bewusst zu ändern.
Damit wird die Lieferantenanfrage zu einem Werkzeug, das Preis und Termintreue zusammenführt – statt beide Themen getrennt in unterschiedlichen Dateien zu pflegen.
Anfrage abschließen und direkt Bestellungen erzeugen
Ist die Auswahl getroffen, kannst du die Anfrage abschließen. Danach folgt der Schritt, der in vielen Unternehmen besonders viel Zeit frisst – in Haufe X360 aber direkt aus dem Prozess heraus erledigt wird:
- Aus der Anfrage heraus Bestellungen/Aufträge erstellen
Wenn du in deiner Auswahl mehrere Lieferanten hast (z. B. Artikel 1 bei Lieferant A, Artikel 2 bei Lieferant B), kann das System die Bestellungen entsprechend trennen. Du erhältst also nicht „eine Sammelbestellung“, sondern je Lieferant eine passende Bestellung.
Das reduziert doppelte Datenerfassung und sorgt dafür, dass du den Prozess von der Anfrage bis zur Bestellung ohne Medienbruch abbildest.
Sonderfall: Lieferantenanfrage für einen konkreten Kunden
Neben dem klassischen „Einkauf für Lager/Bedarf“ gibt es einen häufigen Vertriebsfall: Ein Kunde fragt einen Artikel an, du willst vorab den aktuellen Einkaufspreis absichern.
Auch dafür kann die Lieferantenanfrage genutzt werden: Du stellst gezielt eine Anfrage, um kurzfristig Preise zu erhalten – und kannst diese Informationen anschließend für dein Kundenangebot verwenden.
Gerade bei schwankenden Preisen oder knapper Verfügbarkeit hilft dir das, realistisch zu kalkulieren und Zusagen abzusichern.
Die Lieferantenanfrage Schritt für Schritt im Video
In dem folgenden Video geht Max aus dem S+S SoftwarePartner-Team Schritt für Schritt den Prozess der Lieferanteanfrage in Haufe X360 mit dir durch:
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Best Practices: So wird aus „Anfrage“ ein stabiler Einkaufsstandard
Der Funktionsumfang ist das eine. Der größere Hebel entsteht, wenn du daraus einen klaren Standard machst. Hier sind bewährte Punkte, die in Projekten immer wieder den Unterschied machen.
Klare Regeln für Vergleichbarkeit
Wenn Angebote nicht vergleichbar sind, hilft auch das beste System wenig. Definiere deshalb intern ein kleines Set an Regeln:
- Welche Preisart ist verbindlich? (z. B. Netto, frei Haus, inkl. Verpackung)
- Wie werden Lieferkosten gehandhabt? (separat oder in den Artikelpreis eingerechnet)
- Welche Rückmeldefrist gilt? (z. B. 48 Stunden, 5 Werktage)
- Welche Pflichtangaben erwartest du? (Liefertermin, Gültigkeit, Zahlungsbedingungen)
Diese Regeln kannst du als Textbausteine für die Anfrage-E-Mail nutzen und so die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass du Angebote ohne Nachfragen vergleichen kannst.
Termine nicht nur „mitnehmen“, sondern aktiv nutzen
Viele Einkaufsentscheidungen scheitern nicht am Preis, sondern am Termin. Deshalb:
- Hinterlege in der Anfrage einen Bedarfstermin.
- Dokumentiere Abweichungen in den Angebotsdaten (wenn ein Lieferant später liefert).
- Nutze die Möglichkeit, die Auswahl manuell zu steuern, wenn Termintreue wichtiger ist als der letzte Euro.
Das klingt simpel, schafft aber im Alltag Stabilität – weil du weniger Überraschungen in der Lieferung hast.
Verantwortlichkeiten und Vertretung klar machen
Ein häufiger Engpass: Angebote kommen rein, aber niemand fühlt sich zuständig, sie sauber zu erfassen. Kläre deshalb:
- Wer legt Anfragen an?
- Wer erfasst Angebote?
- Wer entscheidet und schließt ab?
- Was passiert bei Abwesenheit?
Wenn du die Angebotserfassung über „Lieferantenangebote“ bündelst, kannst du hier mit klaren Rollen arbeiten – und die Datenqualität steigt.
Dokumentation: Entscheidung begründen, ohne Aufwand zu erzeugen
Du brauchst keine langen Texte. Oft reicht ein kurzer Hinweis, warum du abweichend vom günstigsten Angebot gewählt hast:
- „Lieferant B wegen Liefertermin“
- „Lieferant A wegen Rahmenvertrag“
- „Lieferant C wegen Mindestabnahme/Verpackungseinheit“
Der Nutzen kommt später: weniger Diskussionen, mehr Nachvollziehbarkeit, schnelleres Onboarding neuer Kollegen.
Kennzahlen, die wirklich helfen
Wenn du den Anfrageprozess im System abbildest, kannst du daraus schrittweise Kennzahlen ableiten, die dem Einkauf wirklich helfen – ohne Controlling-Overhead:
- durchschnittliche Durchlaufzeit von Anfrage bis Bestellung
- Anzahl angefragter Lieferanten pro Kategorie
- Preisabweichung zwischen günstigstem und gewähltem Angebot
- Anteil manueller Übersteuerungen (als Hinweis auf Termin- oder Qualitätsfaktoren)
Wichtig: Starte klein. Eine Kennzahl, die du regelmäßig nutzt, ist besser als zehn, die niemand ansieht.
Change im Team: lieber „ein Standard“, statt „jeder macht’s anders“
Technik ist selten das Problem. Häufig ist es die Gewohnheit: „Ich mache das seit Jahren mit Excel.“
Was in der Praxis gut funktioniert:
- Ein kurzer Prozessleitfaden (1 Seite) mit dem Standardablauf
- Ein gemeinsamer Musterfall (z. B. 2 Artikel, 2 Lieferanten) zum Üben
- Eine klare Entscheidung: Anfragen laufen ab Datum X über Haufe X360
Wenn du dabei Unterstützung brauchst: Genau an dieser Stelle begleiten wir als S+S SoftwarePartner typischerweise – nicht nur in der Einrichtung, sondern auch in der Umsetzung im Alltag.
Häufige Fragen zur Lieferantenanfrage in Haufe X360
Ja. Du hinterlegst in der Anfrage die gewünschten Lieferanten und versendest die Anfrage direkt aus Haufe X360. So ist nachvollziehbar, wer wann angefragt wurde.
Du kannst die Preise und Konditionen strukturiert im System erfassen – entweder direkt in der Anfrage oder gesammelt über den Bereich „Lieferantenangebote“ mit Bezug zur Anfrage-ID.
Du kannst die automatische Auswahl (nach Preis) nutzen und anschließend bewusst manuell überschreiben – zum Beispiel, wenn Termintreue wichtiger ist.
Lege intern einfache Standards fest (z. B. Netto-Preis, Einheit, Lieferkosten separat, Rückmeldefrist, gewünschter Liefertermin) und nutze einen einheitlichen Anfrage-Text. Das reduziert Nachfragen und macht Entscheidungen belastbar.
Falls du Fragen zum Einsatz von Haufe X360 hast, sind unsere S+S SoftwarePartner Kollegen gern für dich da. Vereinbare einfach einen Termin in den folgenden Kalendern.
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