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Haufe X360 | Rechnungen automatisch vorkontieren und verarbeiten
Rechnungen erhält jedes Unternehmen. Doch selbst wer sich für das Thema Buchhaltung eigentlich begeistert, empfindet die Erfassung von Rechnungen häufig als mühselig. Es ist daher naheliegend, gerade in diesem Bereich zu automatisieren und sich zu entlasten. Wie das mit einem ERP wie Haufe X360 funktioniert, verrät dieser Beitrag.
Rechnungseingang längst automatisiert? Das ist noch nicht bei allen Unternehmen so
Der Einsatz von Software ist heute in den Unternehmen allgegenwärtig und spielt gerade in der Buchhaltung eine wichtige Rolle. Daher sollte der Rechnungseingang doch längst bei der Mehrheit der Betrieb automatisiert sein. Das dem tatsächlich nicht so ist, zeigt die Studie „KI und Automatisierung im kfm. Bereich“ aus dem Jahr 2020. Demnach organisieren noch immer 42 Prozent der befragten Unternehmen und damit bald die Hälfte ihren Rechnungseingang manuell. Und die andere Hälfte hat sich noch nicht in jedem Fall für die Vollautomatisierung entschieden, sondern automatisiert nur teilweise.
Was hindert die Firmen noch an der Einführung?
Die Vorteile eines automatisierten Rechnungseingangs sind unbestreitbar. Du kannst damit arbeits- und zeitintensive manuelle Prozesse ausschalten und reduzierst die Kosten. Der Wechsel auf die Vollautomatisierung drängt, wenn dir eines oder mehrere der folgenden Szenarien bereits im geschäftlichen Alltag begegnet ist:
- Du konntest eine Anfrage eines Lieferanten zum aktuellen Rechnungsstatus nicht kompetent beantworten.
- Du hast die Skonti eines Lieferanten nicht genutzt.
- Du hast eine Rechnung mehrfach bezahlt.
- Die Prognosen für die verfügbaren Barbestände erwiesen sich als ungenau.
Alles das resultiert aus manuellen Prozessen, die für ihre Fehleranfälligkeit bekannt sind. Umso interessanter ist die Frage, was die Unternehmen eigentlich noch am Wechsel auf die Vollautomatisierung hindert.
Häufig treten die Hürden ganz am Anfang der Verarbeitungskette auf. Dazu gehört zum Beispiel ein fehlender zentraler Posteingang für die E-Mails. Es erweist sich für die Automatisierung als problematisch, wenn die E-Mails mit den Belegen in den verschiedensten Abteilungen eintreffen.
Daher ist es als vorbereitender Schritt erforderlich, erst einmal den Posteingang zu zentralisieren. An dieser Stelle zeigt sich wieder, wie wichtig es ist, die digitale Transformation ernst zu nehmen und seine Prozesse konsequent zu vereinfachen und zu verschlanken. Denn viele Digitalisierungsschritte bauen aufeinander auf. Wer hier bereits vorangekommen ist, hat es bei der Einführung von Automatisierungen leichter.
Automatisierung des Rechnungseingangs mit Haufe X360
Es ist immer noch der Normalfall, dass Rechnungen dein Unternehmen auf den verschiedensten Wegen erreichen. Dazu gehören E-Mails oder Belege in Papierform. Mit dem über die Cloud bereitgestellten Angebot von Haufe X360 bist du darauf besser vorbereitet, weil du Rechnungen auf Papier bei Bedarf scannen und daher digital erfassen kannst.
Die weitere Verarbeitung von Rechnungen erfolgt bei Haufe X360 vollautomatisch und die Grunddaten werden verlässlich übernommen. Ein manueller Arbeitsaufwand entsteht nur, wenn Rechnungen von der Standardkonfiguration abweichen. Text erkennen Lösungen wie zum Beispiel GetMyInvoices ebenfalls automatisch und können auch sofort eine Zuordnung der Felder vornehmen. Sie interpretieren den Rechnungskopf und die Rechnungsposition selbstständig und leiten den buchungsfertigen Export nach Haufe X360 ein.
Wie genau eingehende Rechnungen automatisch vorkontiert und buchungsfertig nach Haufe X360 übergeben werden zeigen dir unsere Kollegen Tanja und Dirk im folgenden Video:
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Das Potenzial für eine erhebliche Zeitersparnis ist erkennbar. Hinzu kommt die Fehlerreduktion, die in den Unternehmen heute eine immer größere Rolle spielt. Denn es gilt, die Rechnungen auf die Compliance hin zu überprüfen, wobei Software eine Hilfe sein kann. Je höher der Automatisierungsgrad ausfällt, desto geringer ist das Risiko für das Auftreten von Fehlern.
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist auch effizienter. Wenn du deine Geschäftsprozesse im Unternehmen optimieren möchtest, ist der Einsatz eines ERP wie Haufe X360 daher überlegenswert. Sobald du eine automatische Rechnungsverarbeitung in Echtzeit vornimmst, kannst du auf Anfragen und veränderte Anforderungen schneller reagieren.
Da du weniger Papier, Personal und sonstige Ressourcen für die Verarbeitung der Eingangsrechnungen benötigst, fallen auch die Kosten geringer aus. Ebenfalls wichtig: Je genauer und aktueller deine Finanzdaten sind, desto besser fällt die Grundlage für deine Entscheidungsfindung im Unternehmen aus.
Fazit
Die manuelle Verwaltung von Vorgängen rund um den Rechnungseingang ist in vielerlei Hinsicht problematisch. Zu nennen sind der hohe zeitliche Aufwand und die Fehleranfälligkeit. Über Haufe X360 ist eine vollständige Automatisierung dieser Prozesse für die Vorkontierung und Verarbeitung der eingehenden Rechnungen möglich. Wenn du dich dafür entscheidest, stehen dir wieder mehr Ressourcen für die erfolgskritischen Aufgaben in der Buchhaltung zur Verfügung.
Du bist neugierig geworden?
Dann lass uns gerne über das Thema Rechnungsautomation und/oder Haufe X360 sprechen. Suche dir hierfür einfach einen passenden Termin aus einem unserer Kalender aus.
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