Haufe X360 Version 14: Das steckt im neuen Major Release

Das neue Haufe X360 Release 14 steht in den Startlöchern und bringt eine Fülle an praxisnahen Verbesserungen sowie neuen Funktionen mit sich. Als eine der führenden ERP-Lösungen für mittelständische Unternehmen verfolgt Haufe X360 weiterhin das Ziel, deinen Arbeitsalltag effizienter, transparenter und benutzerfreundlicher zu gestalten. Mit jedem Update wird die Software technisch weiterentwickelt und gezielt auf die sich wandelnden Anforderungen moderner Unternehmen abgestimmt.

Dieses Major Release markiert einen weiteren wichtigen Schritt in der Entwicklung von Haufe X360. Im Fokus stehen optimierte Finanz- und Zahlungsprozesse (inkl. ISO-20022-Vorbereitung), ein spürbar robusterer Bankabgleich, komfortablere DATEV-Exports, Verbesserungen in CRM & Service, präzisere Werkzeuge für Projektcontrolling, praxistaugliche Neuerungen in Lager/Wareneingang und Produktion sowie sinnvolle Erweiterungen in Admin & Plattform (z. B. automatisierte Berichtsmails, moderne Schnittstellen).

In diesem Beitrag erhältst du einen kompakten, verständlichen Überblick über die wichtigsten Neuerungen von Release 14 – inklusive konkreter Tipps für die Umsetzung im Alltag. Egal, ob du Haufe X360 bereits im Einsatz hast oder eine Einführung planst: Hier erfährst du, wie du die neuen Möglichkeiten schnell nutzt und warum sich der Blick auf dieses Update lohnt.

Die Highlights des Release 14 von Haufe X360 im Video

Inga und Dirk aus unserem S+S SoftwarePartner-Team führen dich im folgenden Video durch die wichtigsten Neuerungen in Version 14 des Cloud-ERP:

Finanzbuchhaltung & Controlling

Zahlungsbestätigungen für Kunden (neu)

Mit Version 14 kannst du Zahlungsbestätigungen automatisiert erzeugen und in der Masse per E‑Mail versenden. Kernstück ist der neue Bericht „Zahlungsbestätigung (AR643000)“, der eine formale Bestätigung des Zahlungseingangs erstellt. So richtest du das im Alltag ein:

• In Zahlungsmethoden aktivierst du Automatisch Zahlungsbestätigungen erzeugen für die betreffenden Methoden (z. B. Überweisung, Lastschrift).
• In Debitorenbelege drucken/versenden (AR508000) hinterlegst du einen Automations‑Zeitplan für die Aktion Zahlungsbestätigungen per E‑Mail versenden.
• Die E‑Mail‑Betreff/‑texte und das PDF‑Layout kommen standardmäßig aus dem Report AR643000; bei Bedarf ergänzt du eigene E‑Mail‑Vorlagen.

Upgrade‑Hinweis. Um unbeabsichtigte Massenmails zu vermeiden, werden die Häkchen „Nicht drucken“ und „Nicht per E‑Mail versenden“ für vorhandene Altbelege initial gesetzt. Prüfe das nach dem Upgrade und aktiviere die Automatik gezielt für neue Vorgänge.

Optimierungen im Bankabgleich & Zahlungsverkehr

Version 14 bringt spürbar mehr Komfort und Sicherheit in den Zahlungsfluss – vom Kontoauszug über die Zuordnung bis zur DATEV‑Übergabe.

DATEV – Komfort & Refactoring

„Letzte Einstellungen merken“ (SM5080PT). Der DATEV‑Screen speichert ab sofort alle zuletzt verwendeten Exportparameter – inklusive Varianten für mehrere Firmen und Niederlassungen. Nach dem Upgrade solltest du als Administrator:in einmalig die Einstellungen in jeder Niederlassung/Firma öffnen und bestätigen, weil initial die Tenant‑Konfiguration übernommen wird.

Refactoring der Exportlogik. Die Debitoren‑Dokumenttypen wurden technisch überarbeitet; etliche Konstellationen sind schon vollständig abgedeckt, weitere folgen in kommenden Releases. Für dich heißt das: weniger Sonderfälle, stabilere Exporte – und klarere Protokolle im Fehlerfall.

Lastschriftavise – Massenverwaltung (neu)

• Mit Version 14 kannst du Lastschriftavise gesammelt drucken oder automatisiert per E‑Mail versenden. Dafür gibt es den neuen Screen Lastschriftavise drucken/versenden (AR5221PT) im Arbeitsbereich Debitoren → Massenverwaltung. Standardmäßig ist er nicht im Schnellmenü.

  So funktioniert’s in der Praxis:

  • Drucken: Erstellt eine Sammel-PDF des Berichts Lastschriftavis (AR6610PT), pro Avis eine neue Seite. Nach erfolgreicher Verarbeitung setzt das System in jedem Avis automatisch das Häkchen Gedruckt.
  • Per E‑Mail versenden: Erzeugt für jedes Avis eine E‑Mail‑Aktivität, die an die zugehörige Zahlung in Zahlungen/Verrechnungen (AR302000) angehängt wird. Es wird die Mailing‑ID DIRECTDEBITNOTIFICATION verwendet. Falls diese beim Kunden fehlt oder deaktiviert ist, weist dich das System darauf hin. Die Mailing‑ID kannst du anpassen (z. B. weitere Empfänger).

  Typische Anwendungsfälle: Monatsläufe mit vielen SEPA‑Lastschriften, Nachversand einzelner Avise im Stapel, oder das parallele Drucken für die Ablage.

CRM & Servicemanagement

Termine wieder in Verarbeitung setzen

Im Servicealltag kommt es vor, dass ein Termin abgeschlossen wurde, obwohl am zugehörigen Serviceobjekt noch offene Arbeiten hängen. In Version 14 kannst du solche Termine gezielt zurück in den Status „In Verarbeitung“ setzen – ohne Umwege, ohne neue Termine anlegen zu müssen. Das reduziert Doppelaufwand und hält die Historie sauber.

Chargen‑/Seriennummern in Terminen – auch mit mobiler Nutzung

Viele Services sind chargen- oder seriennummernpflichtig. In Version 14 sind diese Informationen auch dann sicher in Terminen hinterlegt, wenn die Mobile App im Prozess eingesetzt wird. So bleiben Rückverfolgbarkeit, Gewährleistung und Ersatzteil‑Logistik durchgängig gewährleistet.

Projektbezogene Bestände im Service

Wer Serviceaufträge mit Projektbeständen abwickelt, profitiert von kleineren UX‑Verbesserungen und klareren Bezügen – relevant vor allem in Umgebungen mit Mischlager/Projektlager.

Projektbezogene Bestände im Service

Wer Serviceaufträge mit Projektbeständen abwickelt, profitiert von kleineren UX‑Verbesserungen und klareren Bezügen – relevant vor allem in Umgebungen mit Mischlager/Projektlager.

CRM: Ticketverpflichtungen & SLA‑Analysen (neu)

Zur besseren Steuerung von Support‑SLAs gibt es drei neue Auswertungen: Initiale Antwortzeiten (CR3065BI), Antwortzeiten (CR3066BI) und Lösungszeiten (CR3067BI). Sie verknüpfen eingehende und ausgehende Aktivitäten und zeigen Soll‑/Ist‑Werte und Fälligkeiten (Antwort fällig, Erste Antwort fällig, Auflösung fällig). Damit wird transparent, ob die erste Rückmeldung, jede weitere Antwort und die Lösung innerhalb der verabredeten Zeit erfolgten. Die Daten lassen sich für Dashboards und externe BI nutzen.

Was sich im Ticket ändert:

• Beim Anlegen eines Tickets erzeugt Haufe X360 automatisch eine erste Systemaktivität, wenn es keine eingehende Aktivität gibt. Diese Zeitmarke dient als Startpunkt für SLA‑Berechnungen.
• Im Ticket erscheint das (schreibgeschützte) Feld Lösung bereitgestellt am, passend zur jeweiligen SLA‑Stoppregel der Ticketklasse.

Rollen & Rechte (Out‑of‑the‑box): Admin/Support‑Admin dürfen löschen, Support‑Agent einfügen, Viewer nur lesen.

Lager & Auftragsabwicklung

Wareneingang im Vier‑Augen‑Prinzip (Prüfen vor Buchen)

Im Screen Wareneingang prüfen lässt sich der Eingang noch vor der Verbuchung systemgestützt prüfen. Ein neues Dashboard‑Widget „Wareneingänge zu prüfen“ zeigt offene Fälle. Das verhindert Fehleinlagerungen, falsche Mengen und vermeidet spätere Korrekturen.

Bessere Bestandszuweisung bei mehreren Maßeinheiten

Gerade im Großhandel sind mehrere Maßeinheiten pro Artikel üblich (z. B. Stück/Karton/Palette). Version 14 verbessert die Reservierungslogik für teilbare Einheiten – so landet die Reservierung zuverlässiger in der benötigten UOM; Über‑/Unter‑Reservierungen werden seltener.

Retouren‑Aufträge mit Vorauszahlungen

Du kannst Vorauszahlungen jetzt direkt im RMA‑Prozess (Return Merchandise/Material Authorization: ein standardisierter Vorgang, mit dem du Kundenrücksendungen und Reklamationen sauber abwickelst) abbilden. Der Systemstatus „Auf Zahlung warten“ sorgt dafür, dass Rücksendungen/Wechsel nur dann weiterlaufen, wenn die Zahlungsbedingung erfüllt ist – besonders hilfreich bei kostenpflichtigen Prüfungen oder Vorkasse‑Reparaturen.

„Lieferscheinnummer“ als Barcode

Im Empfangen & Einlagern lässt sich optional der Barcode so konfigurieren, dass die Lieferscheinnummer mitgeführt wird. Das beschleunigt die Identifikation im Wareneingang und reduziert Tippfehler.

Produktion & Disposition

Vorkalkulation: Preisstaffeln innerhalb einer Revision

Kalkulator:innen können innerhalb einer Revision für verschiedene Mengen Preisstaffeln hinterlegen (z. B. 100/500/1.000 Stk.). Das macht die Make‑or‑Buy‑Entscheidung transparenter und erleichtert Angebotskalkulationen in Varianten.

Unteraufträge: flexible ID‑Vergabe

Für Unteraufträge ist die ID‑Struktur flexibler: Ein Suffix im ID‑Segment hilft, Ableitungen klar zu kennzeichnen (z. B. „MO‑12345‑U1“). Das verbessert Suche, Rückverfolgbarkeit und Auswertungen.

MRP: zusätzliche Spalten & klarere Konsolidierung

Die Materialbedarfsplanung zeigt neue Informationsspalten (u. a. „Erstellter Planbedarf“) und arbeitet mit Konsolidierungs‑IDs und Nummernkreisen konsistenter. Ergebnis: weniger manuelle Nacharbeit beim Freigeben/Anpassen von Vorschlägen.

Produktion: Schneller entscheiden, ob ein Auftrag startklar ist

Die neue Abfrage Produktionsaufträge – Bereit zur Produktion (AM409000) zeigt pro Auftrag einen Bereitschaftsstatus (grün/hellgrün/gelb/rot) basierend auf der tatsächlich fest verfügbaren Materialmenge. Sidepanel‑Tabs verlinken in Produktionsaufträge verwalten, zeigen Fehlteile & Materialverfügbarkeit und erlauben das direkte Drucken der Papiere.

Dashboard: Geplante Ressourcenauslastung (AM0044DB)

Grafischer Überblick über die Auslastung einzelner Ressourcen im Zeitverlauf (mit Farbbereichen). Voraussetzung: Erweiterte Planung & Terminierung ist aktiviert. Ideal für Kapazitäts‑Checks und Engpass‑Analysen.

Forecast vs. Sales – mehr Transparenz in der Disposition

Auf Prognose/Forecast (AM202000) und Übersicht Prognose/Forecast (AM000005) gibt es Sidepanels Forecast vs. Verkäufe und Forecast vs. Verkaufsdetails (AM404100/AM404200). Damit siehst du je Intervall Bestellmengen und Abweichungen und findest die Aufträge, die Forecast verbrauchen – in der Forecast‑Einheit harmonisiert.

E Commerce & Shopify

Preislisten: Mindestmengen & Preisstaffeln exportieren

Preisregeln, die Sie in Verkaufspreise bearbeiten (AR202000) pflegen, können jetzt als Mengenregeln (Mindestmengen) und Preisstaffeln nach Shopify exportiert werden. Pro Preiscode und Währung wird automatisch ein Katalog erzeugt (z. B. „LOCAL‑EUR“). Einige Randbedingungen:

• Exportiert werden nur am Synchronisationstag gültige Preise.
• Pro Artikel sind max. 11 Preisstaffeln möglich; Bruchmengen müssen zu den Shopify‑Regeln passen.
• Bei Parallelpreisen (regulär + Aktionspreis) gewinnt der Aktionspreis.

GraphQL statt REST

Die Shopify‑Integration setzt auf GraphQL (zukunftssicher, performanter). Mapping‑Tabellen für Lager‑/Nichtlager‑/Vorlagen‑/Variantenartikel sind im System hinterlegt; Bestands‑ und SEO‑Informationen werden sauber geführt. Praktisch: Bei Mehrwährung entstehen automatisch getrennte Kataloge pro Preiscode/Währung.

Verbesserter Preislisten‑Export

Beim Abgleich der Preislisten enthält der Shopify‑Katalog nur noch Produkte mit gültigem Preis in der jeweilig exportierten Kundenpreisklasse; alle anderen landen im Bereich „Ausgeschlossen“. Das hält die Shop‑Preisdaten schlank und reduziert Supportfälle.

Systemverwaltung: E Mail Planung für Berichte (neu)

Die bisherige Schaltfläche Zeitplanvorlage auf Berichten wurde abgelöst. Stattdessen planst du Berichte jetzt sauber über E‑Mail‑Vorlagen (SM204003):

• Auf dem Bericht zum Tab E‑Mail‑Benachrichtigung wechseln und Bericht planen klicken.
• Haufe X360 erstellt eine passende E‑Mail‑Vorlage (Adressaten, Betreff, Report, Format und Parameter werden vorbelegt) und öffnet sie.
• Im Tab Nach Zeitplänen senden den eigentlichen Zeitplan anlegen (öffnet Automation – Zeitpläne (SM205020) im Pop‑up).
• Ausführungsverlauf direkt im Zeitplanverlauf einsehen. Das ersetzt veraltete Mechanismen und macht Report‑Versand konsistent – inkl. Parameter‑ und Vorlagenverwaltung.

Weitere Hinweise für Admins

• DeviceHub aktualisieren (lokale Installationen), sonst funktionieren Waagen/Labeldrucker nach dem Update nicht.
• Neue Screens prüfen und ggfs. Rollen/Rechte anpassen (z. B. AR5221PT, AM409000, AM0044DB, AM404100/AM404200).

Fazit

Haufe X360 Version 14 ist kein „Show‑Release“ mit einer großen Einzelneuheit, sondern ein Praxis‑Release: Viele kleine, aber sehr wirksame Verbesserungen sparen täglich Zeit und Nerven – besonders im Zahlungsverkehr, Wareneingang und in der Zusammenarbeit zwischen Innen‑ und Außendienst. Wer das Upgrade geplant angeht (Mapping prüfen, Zahlungsformate und Automatismen justieren), profitiert sofort – mit stabileren Prozessen, weniger Rückfragen und mehr Transparenz in den Zahlen.