Zahlungsbedingungen in Haufe X360 konfigurieren

Zahlreiche Unternehmen verwenden differenzierte Zahlungskonditionen

Viele Unternehmen setzen für verschiedene Kunden- oder Warengruppen unterschiedliche Zahlungsbedingungen ein, um bestimmte Ziele zu erreichen. Solche Ziele können zum Beispiel Absatzförderung, Risikominimierung oder die Optimierung der Zahlungsströme sein. Ergänzt wird das Portfolio der Zahlungskonditionen gelegentlich noch durch zeitlich befristete Sonderaktionen.

Um dies zu veranschaulichen, nehmen wir als Beispiel das fiktive Einrichtungshaus Mustermöbel:

• Grundsätzlich zahlen dort alle Kunden, wie in der Branche üblich, vor Warenübergabe.
• Für Stammkunden hat Mustermöbel jedoch eine Treuekarte eingeführt, die einen Rechnungskauf mit 30 Tagen Zahlungsfrist gewährt.
• Für hochpreisige Artikel ab 1.000 Euro Warenwert können Kunden bei nachgewiesener Bonität eine Abzahlung in zwölf Monatsraten wählen.
• Einen Sonderfall bildet das Küchenstudio, wo überwiegend Maßanfertigungen verkauft werden. Dort müssen, unabhängig von Einmal- oder Ratenzahlung, zur Absicherung des Fertigungsrisikos in jedem Fall 25 % angezahlt werden.
• Zusätzlich bietet Mustermöbel in unregelmäßigen Abständen die Aktion „Sofort mitnehmen, in 60 Tagen bezahlen“ speziell für Auslaufmodelle und B-Ware an.

Ein Unternehmen muss aber nicht nur die Zahlungsbedingungen für seine Ausgangsrechnungen, sondern auch die Konditionen der Eingangsrechnungen verwalten. Je nach Anzahl der Lieferanten kommen auch hier nochmal zahlreiche unterschiedliche Regelungen in Betracht.

In Haufe X360 lassen sich Zahlungsbedingungen flexibel definieren

Das Cloud-ERP Haufe X360 ermöglicht es seinen Nutzern, sowohl für den Einkauf wie auch für den Verkauf individuelle Zahlungskonditionen festzulegen. Im Modul „Zahlungsbedingungen“ kannst du beliebig viele verschiedene Konditionen anlegen und jeweils unter einer ID speichern. Du entscheidest, ob dieser Datensatz nur für Lieferanten (Eingangsrechnungen), nur für Kunden (Ausgangsrechnungen) oder für beide verwendet werden darf.

Alle im Eingangsbeispiel erwähnten und in der Praxis üblichen Zahlungsparameter kannst du dann einstellen und kombinieren. Da ist zunächst einmal optional eine Vorauszahlung als Prozentsatz vom Auftragswert. Für Einmalzahlungen legst du die Zahlungsfrist (Fälligkeit) fest und kannst zusätzlich bei Bedarf eine Skontofrist sowie den Skontosatz eingeben.

Bei Teilzahlungen muss ein Zahlungsplan angelegt werden. Hier hast du zwei Möglichkeiten: Zum einen kannst du einen individuellen Plan definieren. Die Zeitabstände zwischen den Zahlungen sowie die jeweils fälligen Beträge (in % vom Auftragswert) gibst du dabei einzeln ins System ein. Dieses Vorgehen eignet sich besonders für Projektfinanzierungen, wenn zu bestimmten Meilensteinen Abschlagszahlungen abhängig vom Fertigstellungsgrad geleistet werden sollen.

Einfacher ist der standardisierte Zahlungsplan, bei dem du nur die Anzahl und das Intervall der Teilzahlungen (z. B. wöchentlich oder monatlich) auswählen musst. Haufe X360 berechnet dann konstant hohe Raten (Auftragswert geteilt durch Anzahl der Zahlungen), die in festen Zeitintervallen fällig werden.

So verarbeitet Haufe X360 die eingestellten Zahlungsbedingungen

Durch Auswahl der jeweiligen ID werden ein- oder ausgehenden Aufträgen die entsprechenden Konditionen zugeordnet. Das Cloud-ERP berechnet dann automatisch die Beträge mit ihren jeweiligen Fälligkeiten und erstellt die Buchungen sowie die Belege dazu.

Vorauszahlung

Wenn du das Kästchen „Vorauszahlung notwendig“ aktiviert hast, wird der dort eingegebene Prozentsatz vorab vom Auftragswert abgezogen. Die spätere Rechnung oder der Zahlungsplan beziehen sich dann nur noch auf den verbleibenden Restbetrag. Durch Eingabe einer Vorauszahlung von 100 % kann hier sehr einfach die Zahlungsart „Vorkasse“ dargestellt werden.

Bis zum Eingang der geforderten Anzahlung vergibt Haufe X360 den Auftragsstatus „auf Zahlung wartend“ und sperrt dessen weitere Bearbeitung. Insbesondere die Auslieferung der Bestellung kann erst nach dem Zahlungseingang erfolgen.