Haufe X360: Die Release Infos zu Version 11

Ab Anfang September wird das neue Major Release von Haufe X360 ausgespielt. Die Version 11 bietet den Anwendern nützliche neue Funktionen und verbesserte Features.

Wir informieren dich in diesem Beitrag über den Umfang der Neuerungen. Die Highlights des Release 11 stellen Inga und Dirk dir zudem in diesem Video vor:

Finanzbuchhaltung

Steuer- und Kontenfindung

In den Steuerzonen können nun Kombinationen aus Land, Staat und Postleitzahlen hinterlegt werden. Die Angaben werden für die automatische Ermittlung der Steuerzone in Kundenaufträgen / Rechnungen genutzt, wenn im Kundenstandort keine Steuerzone hinterlegt wurde.

Forderungsmanagement

Mahnwesen

• Mahnstufe nach Kundenklasse:
  Zukünftig können Mahnstufen je Kundenklassen definiert werden. Das ermöglicht es z. B. unterschiedliche Mahnverfahren für B2B und B2C Kunden zu definieren.
• Aufnahme aller Dokumente mit offenen Salden in die Mahnbriefe:
  Zukünftig können neben den überfälligen Rechnungen auch offene Gutschriften, offene Zahlungen, Vorauszahlungen und Kundenrückerstattungen in die Mahnbriefe aufgenommen werden.
• Änderung der Mahngebühren während des Mahnverfahrens:
  Die in den Mahnungen enthaltenen Dokumente inkl. der Mahngebühren können vor Erstellen und der Freigabe des Mahnschreibens überprüft und angepasst werden. Wenn das Mahnschreiben freigegeben wird, erstellt das System eine Mahngebührenrechnung auf der Grundlage der im Mahnschreiben angegebenen Mahngebühr.

Kontoauszüge

Ausschluss von stornierten Zahlungen aus dem Kontoauszug für Debitoren:
In den Kundenauszügen des Typs „Offene Posten“ ist eine weitere Prüfung aufgenommen worden. Zahlungen im Status storniert, stornierte Zahlungen, Kundenrückerstattungen in Status storniert und stornierte Rückerstattungen werden in dem Auszug nicht mehr aufgenommen, wenn dieser Beleg vor oder am Auszugsdatum geschlossen ist.

Zahlungsläufe

Verbesserte Verarbeitung von Batch-Zahlungen (SEPA)

Zahlungssammler können nun bereits vor der Freigabe exportiert werden. Weitere Verbesserungen, die umgesetzt wurden:

• Ein exportierter Zahlungssammler kann korrigiert werden, so dass fehlerhafte Zahlungen aus dem Sammler entfernt werden können.
• Die Zahlungsdaten der Lieferanten können geändert werden und der Sammler neu exportiert werden.
• Ein Zahlungssammler kann storniert werden – somit werden alle im Sammler freigegebenen Zahlungen storniert.
• Zahlungen können zu einem bestehenden Sammler hinzugefügt werden.

Währungsmanagement

Unterstützung von mehreren Basiswährungen für Verträge

Verträge können für Unternehmen desselben Mandanten mit unterschiedlichen Basiswährungen nun im Vertragsmanagement erstellt und bearbeitet werden. Für einen Vertrag kann eine entsprechende Ausgangsrechnung erstellt werden, wenn die Basiswährung des Vertragskunden mit der Basiswährung der Niederlassung übereinstimmt.

Unterstützung von mehreren Basiswährungen im Mahnwesen

Ähnlich wie im Vertragsmanagement kann nun auch das Mahnwesen verwendet werden, wenn mehrere Unternehmen mit unterschiedlichen Basiswährungen im selben Mandanten konfiguriert sind. Das Erstellen von Rechnungen mit Mahngebühren ist somit auch in diesen Fällen möglich.

Belegerfassung allgemein

Verhinderung der Erstellung von Dokumenten mit Daten in der fernen Zukunft

Zukünftig findet eine Validierung der Datumsangaben in den Belegen statt. Daten, die nicht mit einer im Formular „Firmenübergreifende Buchungsperioden“ (GL201000) angegebenen Finanzperiode übereinstimmen, führen zu einer entsprechenden Fehlermeldung. Das soll verhindern, dass versehentliche Falscheingaben in den Belegdaten unbemerkt bleiben.

Buchhaltung

Genehmigung von Transaktionen im Modul „Buchhaltung“

Buchungen, die manuell z. B. in der Funktion „Dialogbuchen“ erfasst wurden, können nun über einen Genehmigungsworkflow freigegeben werden. Der Genehmigungsprozess kann so definiert werden, dass Transaktionen aus der Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung hiervon ausgenommen sind.

Betriebsprüferexport

Im Betriebsprüferexport (Buchhaltung – Massenverwaltung – Betriebsprüferexport, Screen PT501000) findest du Dateien und Informationen, welche du im Falle einer Betriebsprüfung einem Betriebsprüfer zur Verfügung stellen musst. Nach Auswahl des zu exportierenden Geschäftsjahres und Aktivieren der Schaltfläche „Exportieren“ wird der Betriebsprüferexport entsprechend angestoßen. Sobald der Export durchlaufen ist, wird ein Eintrag in der Tabelle erstellt mit Angaben zu Geschäftsjahr, Ersteller und Erstellungsdatum. Außerdem sind die exportierten Daten als zip-Datei angehängt (Spalte „Dateien”).

Enthaltene Dateien in der ersten Version des Betriebsprüferexports:

• Artikel.csv
• Debitorenstamm.csv
• Firma.csv
• gdpdu-01-08-2002.dtd
• index.xml
• Inventur.csv
• Journalbuchungen.csv
• Journalbuchungen-Steuern.csv
• Kontenrahmen.csv
• Kreditorenstamm.csv
• Steuern.csv
• SummenSalden.csv

Eine zweite Version mit Export-Informationen zur Anlagenverwaltung wird baldmöglichst nachgereicht.

Verwendung von Interimskonten im Kreditoren-Zahllauf

Im kreditorischen Zahllauf ist es jetzt möglich die Zahlungen auf Interimskonten, statt direkt auf das Geldkonto zu buchen. Gesteuert wird dies flexibel über eine Konfiguration pro Geldkonto. Der Ausgleich des Interimskonto erfolgt bei der Verbuchung der Auszahlung im Bankkontoauszug.

Bankimport mit Online Banking - Synchronisierung von Konten mit Authentifizierung bei jedem Abruf

Es gibt Banken, die für bestimmte Konten bei jedem einzelnen Abruf eine starke Kundenauthentifizierung (SCA) verlangen. Bei diesen Konten war der Import der Banktransaktionen per Online Banking bislang nicht möglich. In Haufe X360 Version 11 wurde die Synchronisierung im Screen „Banktransaktionen importieren“ (CA306500) angepasst, sodass auch die Kontoauszüge von diesen Konten importiert werden können.

Auswahl der Buchungsperiode im Einfachen Dialogbuchen

Künftig kann die Buchungsperiode im Screen „Einfaches Dialogbuchen“ (GL3011PT) manuell ausgewählt oder geändert werden. Somit kann auch in vom Buchungsdatum abweichende Perioden und auch in die Korrekturperiode gebucht werden.

Anpassung der kreditorischen IBAN-Validierung

Haufe X360 enthält eine Prüfung der IBAN von Lieferanten, um fehlerhafte Überweisungen zu verhindern. Diese Prüfung im Screen „Zahlungen vorbereiten“ (AP503000) ist bislang immer erfolgt und hat auch dann Fehlermeldungen angezeigt, wenn eigentlich keine IBAN benötigt wurde. Ab Version 11 erfolgt die IBAN-Validierung nur noch, wenn in der verwendeten Zahlungsmethode eingestellt ist, dass die IBAN verpflichtend ist (z.B. bei SEPA-Überweisungen).

Stornierung von Kreditoren-Gutschriften

Die Stornieren-Funktion steht nun auch für kreditorische Gutschriften zur Verfügung. Dabei wird eine Nachbelastung erzeugt, die mit der Gutschrift ausgeglichen werden kann.

Vertragsabrechnung ohne Nullrechnungen

Bislang wurden bei jeder Vertragsaktivierung und Upgrades automatisch Rechnungen erzeugt. Auch dann, wenn kein abrechenbarer Betrag vorhanden war. In diesem Fall wurde eine Rechnung mit Betrag 0,00 generiert. Dieser Mechanismus wurde angepasst, sodass künftig nur noch Rechnungen erzeugt werden, wenn auch ein Betrag vorhanden ist.

Modul Zahlungsverkehr

Das Export Szenario für Überweisungen Pain.001.001.03 wurden optimiert. Folgende Strings wurden von 4 auf 2 Nachkommastellen gekürzt: CtrlSum + InstdAmt

Warenwirtschaft

Neu in den Anfragen im Bereich Lager: Lagerumschlag (IN407010)

Mit diesem Screen kann ein Benutzer den Lagerumschlag eines Artikels und den durchschnittlichen Lagerbestand für einen ausgewählten Zeitraum berechnen sowie die durchschnittliche Anzahl an Tagen, die erforderlich sind, um den durchschnittlichen Lagerbestand in Verkäufe umzuwandeln.

Auswahl-/Anzeigemöglichkeiten:

Der Lagerumschlag ist einer der Hauptindikatoren für die Lagereffizienz. Dieses Verhältnis kann dazu genutzt werden, folgende Informationen zu erhalten:

• Wie oft wird ein Lagerartikel in einem bestimmten Zeitraum verkauft und ersetzt?
• Berechnung der Anzahl der Tage, in denen ein Lagerartikel in Verkäufe umgewandelt werden muss
• Vergleich der Benchmark-Verhältnisse mit der Branche

In den Einstellungen Lager (IN101000) gibt es jetzt einen zusätzlichen Bereich „Einstellungen für den Lagerumschlag (siehe folgenden Screenshot), um einem Administrator die Möglichkeit zu geben, die Berechnung zu konfigurieren.

Neu im Abschnitt Massenverwaltung im Bereich Lager: Management Verlauf des Lagerumschlags (IN507000)

Die Umsatzberechnungen werden in der Datenbank gespeichert. Haufe X360 bietet in der neuen Version Benutzern die Möglichkeit, neue Berechnungen zu erstellen und die vorhandenen Berechnungsergebnisse im neuen „Management Verlauf des Lagerumschlags“ zu verwalten:

Bestands- und Auftragsverwaltung: Konvertierung des Lagerstatus von Artikeln

In der neuen Haufe X360 Version gibt es jetzt die Möglichkeit, den Lagerstatus von Artikeln zu ändern. Das heißt, dass Benutzer nun Lagerartikel in Nicht-Lagerartikel und Nicht-Lagerartikel in Lagerartikel umwandeln können. Diese neue Option erhöht die Vielseitigkeit artikelbezogener Szenarien.

Ein Benutzer kann den Status eines bestimmten Artikels in dem Screen ändern, in dem er erstellt wurde, siehe Screenshot:

Alternativ kann ein neues Massenverwaltungs-Element verwendet werden (Umwandlung von Artikeltypen (IN503000)), um den Lagerstatus mehrerer Artikel auf einmal zu ändern.

Außerdem wurde eine Abfrage – Protokollierung umgewandelter Artikel (IN408500) – hinzugefügt.

Die Möglichkeit der Konvertierung des Lagerbestandsstatus von Artikeln ist nur verfügbar, wenn die Funktion Inventar bei Funktionen aktivieren/deaktivieren (CS100000) aktiviert ist und wenn mindestens eine der folgenden weiteren Funktionen aktiviert ist: Produktion, Projekte, Zeitmanagement, Servicemanagement, Gehaltsabrechnung.

Beispiele für Umstellungsszenarien

Die folgenden Szenarien veranschaulichen die mögliche Verwendung der Umwandlung des Artikelbestandsstatus:

• Ein Unternehmen wird den Verkauf einer bestimmten Warenart einstellen, die im System als Lagerartikel erfasst ist. Das Unternehmen plant nicht, diesen Artikel zu kaufen, um ihn weiterzuverkaufen. Das Unternehmen kann die verbleibende Menge aus dem Lagerbestand ausgeben und dann den Lagerartikel im System in einen Nicht-Lagerartikel umwandeln, um die Bestands-Verfolgung des Artikels einzustellen.
• Ein Unternehmen hat Prototypen von mehreren Geräten gekauft. Diese Artikel sind im System als Nicht-Lagerartikel registriert. Nach erfolgreichem Testen dieser Prototypen hat das Unternehmen beschlossen, eine große Menge dieser Geräte zu bestellen, um sie weiter zu verkaufen. Um die Geräte im Bestand verfolgen zu können, können die Nicht-Lagerartikel in Lagerartikel umgewandelt werden.

Neu: Unterstützung durch Side Panels in verschiedenen Bereichen und Screens

In Haufe X360 Version 11 wurden bei verschiedenen Listen von Datensätzen und Dateneingabeformularen im Zusammenhang mit der Bestands- und Auftragsverwaltungsfunktionalität ein Seitenbereich hinzugefügt. Diese Side Panels bieten die Möglichkeit, eine Liste von Datensätzen anzuzeigen und gleichzeitig verschiedene Informationen zu einem einzelnen aufgelisteten Datensatz oder einer geöffneten Einheit in einem Dateneingabeformular anzuzeigen (und ggf. zu ändern).

Ein Side Panel kann nur eine Registerkarte mit einem Formular haben, das sich auf den ausgewählten Datensatz bezieht, oder es kann mehrere Registerkarten haben. Wenn das Side Panel mehrere Registerkarten hat, kann eine Registerkarte durch Anklicken des entsprechenden Symbols aufgerufen werden.

Der folgende Screenshot zeigt die Seitenleiste für die Datensatzliste Kundenaufträge (SO3010PL):

Hier stehen z.B. sechs Registerkarten (Symbole) in der Seitenleiste für den ausgewählten Datensatz zur Verfügung:

• Kundenaufträge
• Kunden
• Aufträge nach Kunden
• Auftrag (Druckvorlage)
• Status des Kundenauftrags
• Debitoren (Übersicht, siehe folgenden Screenshot):

Ähnliche Side Panels stehen jetzt auch für folgende Screens zu Verfügung:

• Lieferungen - Übersicht (SO3020PL)
• Rechnungen - Übersicht (SO3030PL)
• Bestellungen - Übersicht (PO3010PL)
• Bestellungen (PO301000)
• Wareneingang auf Bestellung – Übersicht (PO3020PL)
• Nicht-Lagerartikel – Übersicht (IN2020PL)
• Nicht-Lagerartikel (IN202000)
• Lagerartikel – Übersicht (IN2025PL)
• Lagerartikel (IN2025PL)

Inventar- und Auftragsmanagement: Verfolgung von Daten und Prozessen mit Hilfe vordefinierter Dashboards

In früheren Versionen von Haufe X360 gab es keine vordefinierten Dashboards in den Bestands- und Auftragsverwaltungsfunktionen, um Daten und Prozesse im Zusammenhang mit Bestand, Verkauf und Einkauf zu verfolgen.

In Haufe X360 Version 11 wurde nun eine Reihe von vordefinierten Dashboards implementiert, die einen Einblick in den aktuellen Stand von Lagerbestand, Verkäufen und Einkäufen des Unternehmens geben.

Neue vordefinierte Dashboards nach Arbeitsaufgaben

Jedes der neuen vordefinierten Dashboards wurde für Mitarbeiter mit bestimmten Aufgaben im Unternehmen entwickelt, so dass sie die für ihre Arbeit wichtigsten Informationen einsehen können. Die folgenden vordefinierten Dashboards sind jetzt verfügbar:

• Vertriebsmanager (SO3015DB): Ein Dashboard für einen Vertriebsleiter, der die Arbeit eines Vertriebsteams beaufsichtigt. Auf diesem Dashboard kann der Vertriebsleiter den aktuellen Stand der offenen Aufträge und Rechnungen sowie die vierteljährlichen Statistiken zu Einnahmen, Trends, Kundenwachstum und die Produktivität der einzelnen Vertriebsmitarbeiter sehen. Das Dashboard enthält auch Informationen über die wichtigsten Kunden, die wichtigsten Produkte und die Gesamteinnahmen im Vertrieb.
  • Angezeigte Widgets:
    • Offene Angebote
    • Offene Aufträge
    • Offene / überfällige Rechnungen
    • Rentabilität
    • Neue Kunden
    • Abgeschlossene Aufträge
    • Nettoumsatz letzte 12 Monate
    • Meistverkaufte Artikel
    • Top 10 Kunden

  • Hinweis:
    Das Dashboard enthält keine Informationen im Zusammenhang mit dem Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Es ist dafür gedacht, verwendet zu werden, wenn die CRM-Funktionalität von Haufe X360 im System nicht aktiviert ist.

• Einkaufsmanager (PO3015DB): Ein Dashboard, das auf die Bedürfnisse eines Einkaufsleiters zugeschnitten ist, der die Einkaufsvorgänge für das Unternehmen oder eine bestimmte Niederlassung überwacht. Auf dem Dashboard können grundlegende Metriken in Bezug auf Bestellungen, einige Statistiken in Bezug auf die gekauften Produkte und Vorschläge für den Einkauf überprüft werden.
  • Angezeigte Widgets:
    • Offene Bestellungen
    • Bestellungen mit verschiedenen Status
    • Verkäufe in Erwartung von Einkäufen
    • Artikel mit höchstem Umsatz
    • Artikel mit niedrigster Umschlagshäufigkeit
    • Top Produkte
• Lagermanager (IN3015DB): Ein Dashboard, das für einen Lagerleiter entwickelt wurde, der für die Kontrolle und Planung der Lagerabläufe verantwortlich ist. Mithilfe des Dashboards können Informationen über die Produktivität während des Tages sowie über erwartete Sendungen, Eingänge und den aktuellen Stand offener Kundenaufträge und Bestellungen überprüft werden. Der Lagerleiter kann auch Kriterien analysieren, die ihm bei der Planung der zukünftigen Arbeit helfen.
  • Angezeigte Widgets:
    • Zu versendende Aufträge
    • Offene Sendungen
    • Erfüllungsrate
    • Noch zu erhaltende Einkäufe
    • Eingehende Retouren
    • Bearbeitete Sendungen
• Mitarbeiter Wareneingang (PO3025DB): Ein Dashboard, das sich an einen Sachbearbeiter im Wareneingang richtet, der die eingehenden Lieferungen an ein Lager verwaltet, indem er die Eingänge überprüft und unterschreibt, die eingegangenen Artikel entlädt und lagert und die eingehenden Retouren bearbeitet. Auf dem Dashboard kann der Wareneingangssachbearbeiter-Informationen über Bestellungen, die am aktuellen Tag erwartet werden, sowie Statistiken über verspätete Eingänge und eventuell eingehende Rücksendungen einsehen. Der Wareneingangsmitarbeiter kann auch eine Liste der Artikel einsehen, die noch nicht eingelagert wurden.
  • Angezeigte Widgets nach Aufgabenbereich
• Mitarbeiter Warenausgang (SO3025DB): Ein Dashboard für einen Versandmitarbeiter, der die Arbeit eines Teams verwaltet und die ausgehenden Sendungen verfolgt. Auf dem Dashboard kann Folgendes überprüft werden: Informationen über die heute zu versendenden Sendungen sowie über den Gesamtstatus der Sendungen und der zu versendenden Aufträge
  • Angezeigte Widgets nach Aufgabenbereich

Die vordefinierten Dashboards bestehen aus Widgets, die logisch gruppiert und so gestaltet sind, dass die wichtigsten Informationen leicht zu verstehen sind. Jedes Widget ist eine Komponente, die eine bestimmte Bestands- und Auftragsverwaltung verarbeitet: Verfolgung von Daten und Prozessen mit Hilfe vordefinierter Art von Informationen, z.B. einen Leistungsindikator (KPI), eine Kennzahl oder ein Diagramm. Viele dieser Widgets verwenden allgemeine Abfragen, um die zugrunde liegenden Daten zu erfassen. Benutzer können auf die Dashboards über den Arbeitsbereich Dashboards zugreifen, wo sie unter der Kategorie Inventar aufgelistet sind.

Beispiel Dashboard Verkaufsmanager:

Update der Shopify API Version

Mit der Version 11 wird die Shopify API Version 2023-01 ausgerollt. Diese löst die Version 2022-07 ab.

Kundenübersicht (AR4090PT)

Der Screen AR4090PT Kundenübersicht wurde entfernt. Die bereitgestellten Informationen werden über Side Panels zur Verfügung gestellt. Dies ist ein weiterer Schritt näher am Acumatica Kern zu bleiben, um so zukünftig mehr Stabilität zu gewährleisten.

X360 Shopify Public App

Im Shopify App Store gibt es ab sofort die X360 Shopify App. Mit Hilfe dieser könnt Ihr vereinfacht eine Verbindung zwischen X360 und einem Shopify Store für die Synchronisierung zwischen X360 und Shopify herstellen.

Connector zu Shopware 6 nicht mehr verfügbar

Wie angekündigt wurde in der Version 11 der X360 Shopware 6 Connector rückgebaut und kann somit nicht mehr verwendet werden. Abhängige Daten wurden entfernt. Betroffen sind folgende:

• SM206026 Ersetzungslisten: SPWSTATE, SPWTAXCLASSES
• Medientypen: Thumbnail, Cover, PDF
• Lagerartikel: Lieferzeit in Tagen (PTDeliveryTime)

Technische Release Notes

DATEV-Export Migration

Der DATEV-Export läuft nun vollständig innerhalb von Haufe X360 und benötigt keinen externen Service mehr. Daher ist es nicht mehr nötig,

• im DATEV-Export Screen das Passwort einzugeben
• die Benutzerrolle ODATA zu haben.

Das bedeutet unter anderem auch, dass mit dieser Änderung bestehende Probleme mit dem DATEVExport bzgl. Authentifizierung behoben sind. Z.B. gibt es nun keine Einschränkungen mehr bzgl. der Multifaktor-Authentifizierung (MFA).

Aus dem gleichen Grund wurden die drei Allgemeinen Abfragen TaxARGLLink, TaxAPGLLink und TaxCAGLLink entfernt. Sie wurden nur vom externen DATEV-Export Service benötigt. Da der DATEV-Export sehr große Dateien erzeugen kann, haben wir das Upload-Limit in “Maximale Größe für das Hochladen von Dateien in KB” von 25MB auf 100MB erhöht. Für Kunden, welche den DATEV-Export verwenden und dabei den Beleg-Export nutzen wollen, empfehlen wir das Limit manuell höher zu setzen (Screen SM202550). Damit kann die Fehlermeldung “Die Datei überschreitet die maximal zulässige Größe (100000 KB)” beim Export vermieden werden.

DATEV empfiehlt, bei der Upload-Größe unter 100MB zu bleiben. Gegebenenfalls sollte der Export auf kürzere Zeiträume eingeschränkt werden.

DATEV-Export Performance

Durch die Migration des DATEV-Exports in Haufe X360 konnte ein deutlicher Performance-Gewinn erzielt werden.

Folgende Optimierungen wurden implementiert:

• PDFs für debitorische Rechnungen werden nur noch on-the-fly generiert, wenn die entsprechende Rechnung noch kein Attachment hat.
• Die Generierung der PDFs für debitorische Rechnungen wurde technisch optimiert und deutlich schneller gemacht.

Zusammenfassende Meldung

Beim Versand der Zusammenfassenden Meldung per Elster ist der Firmenname auf 30 Zeichen beschränkt. Auf dem Screen “Zusammenfassende Meldung” wurde das Feld “Firmenname” im Bereich “Hauptkontakt” um eine Validierung und Hinweismeldung erweitert: “Das Feld Firmenname im Bereich Hauptkontakt enthält mehr als 30 Zeichen. Bitte kürze den Feldinhalt im Screen Firmen / Bereich Hauptkontakt.”

Information für Kunden, die die HubSpot Integration nutzen

Nach dem Update kann es passieren, dass die Authentifizierungsmethode im DataProvider mit "HAPI Key" überschrieben wird (wo vor dem Update noch "PAT" stand). Das Secret ist davon nicht betroffen. Wenn man diese Option wieder auf den richtigen Wert stellt, dann funktioniert wieder alles.

Du hast Gesprächsbedarf?

Du hast noch Fragen zum Update des cloudbasierten ERP von Haufe? Oder möchtest dich grundsätzlich zum ERP-System informieren? Dann kontaktiere uns gerne oder buche dir direkt hier einen Gesprächstermin. Wenn du erst einmal mehr zu S+S SoftwarePartner erfahren möchtest, so schaue gerne auf unsere Haufe X360 Partnerseite.