Projektbuchhaltung leicht gemacht

Bereits wenn die Projektplanung beginnt, sieht sich die Projektbuchhaltung eines Unternehmens zahlreichen Herausforderungen gegenüber. Denn die Planung und das Management umfassen eine lange Liste von komplexen Aufgaben. Mit der richtigen Herangehensweise kannst du häufige Fehler aber leicht vermeiden. Auch unterstützende Softwarelösungen können eine erhebliche Erleichterung darstellen. Cloud-ERP-Systeme wie Haufe X360 sind hierfür bestens geeignet. Über die klassischen ERP-Funktionen hinaus helfen die Anwendungen dabei, die typischen Fallstricke der Projektumsetzung zu umgehen. Mit der daraus resultierenden effizienten Projektbuchhaltung werden Frust und Zeitfresser vermieden.
In diesem Beitrag möchten wir häufig auftretende Probleme bei der Umsetzung von Projekten beleuchten und dir Tipps mit auf den Weg geben, um solche Unwägbarkeiten professionell zu meisten.

Projekte und Probleme

Nach Abschluss der Planung und Beginn des Projekts zeigt sich bereits das erste typische Problem: unerwartete Änderungen. Ob Liefertermine nicht eingehalten werden können oder der Auftraggeber nachträglich neue Anforderungen stellt – in jedem Fall kommt es hierdurch zu notwendigen Anpassungen in Hinblick auf Zeit, Ressourcen und Vorgehen. Daraus entsteht häufig ein erheblicher Mehraufwand. Ebenso verhält es sich bei Projektrisiken, die nur schwer in der Planung berücksichtigt werden und jederzeit auftreten können.

Solche Abweichungen vom Plan sind weit mehr als ärgerlich, denn das zur Verfügung stehende Budget wird dadurch frühzeitig belastet. Eine Möglichkeit des besseren Umgangs damit ist es, von vornherein Puffer für derartige Eventualitäten einzubauen. Änderungen und Schwierigkeiten lassen sich so leichter abfangen. Wichtig ist außerdem, alle Anpassungen schriftlich festzuhalten und zu protokollieren. Dieses Vorgehen erlaubt ein hohes Maß an Transparenz für Auftraggeber und das eigene Unternehmen. Zudem wird es möglich, Auslöser für Komplikationen festzustellen und sich zukünftig darauf einzustellen.

Prognosen und Planung

Während der Planung eines Projektes sind Prognosen und Schätzungen unerlässlich. Umso präziser diese ausfallen, desto reibungsloser lässt sich das Projekt umsetzen. Fallen sie hingegen ungenau aus, ergeben sich daraus die nächsten Fallstricke.

Spätestens bei dem Projektabschluss wird das problematisch für die Projektbuchhaltung. Bereits der Vergleich zwischen der Budgetprognose und den tatsächlichen Projektkosten wird schwierig. Für die Zukunft wichtige Informationen können hierdurch nur mit erheblichem Aufwand gewonnen werden. Eine Verbesserung der Projektplanung gestaltet sich daher nicht effizient oder ist aufgrund mangelnder Zeit kaum möglich.
Eine Erleichterung kann hingegen die Digitalisierung von Dokumenten und Daten sein. Denn die Informationen lassen sich auf diese Weise leicht mit der entsprechenden Software zusammenfassen, zuordnen und analysieren. Zeit und Aufwand werden langfristig reduziert. Das senkt die Kosten und erhöht den Gewinn. Im Idealfall beruhen die Prognosen für die Planung aus einer umfassenden und jederzeit abrufbaren Erfassung aller notwendigen Daten. Zeichnen sich Engpässe ab oder treten Änderungen ein, fallen diese frühzeitig auf.

Projektbuchhaltung einfach gemacht

So zahlreich und komplex die potenziellen Probleme bei der Umsetzung von Projekten sind, es gibt zahlreiche implementierbare Lösungen dafür. Speziell darauf abgestimmte Cloud-ERPs können durch Digitalisierung und vielseitige Möglichkeiten eine erhebliche Erleichterung darstellen. Genaue Prognosen, Puffer und das Einbeziehen der Mitarbeiter sind in jedem Fall unerlässlich. Dies kommt nicht nur dem aktuellen Projekt und dem damit verbundenen Budget zugute. Die gewonnenen Daten und Ergebnisse dienen ebenso als Basis für die effizientere und effektivere Planung und Umsetzung künftiger Projekte.

Mehr zu Haufe X360 in Projekten

Das Cloud-ERP Haufe X360 und die Oracle NetSuite bieten dir im Rahmen von Projekten den besten Überblick über deine Ressourcen. Wenn du mehr dazu erfahren möchtest, wie die ERP-Lösungen dich unterstützen kann, dann vereinbare hier gerne einen Termin für ein erstes Gespräch per Videocall.