Anwenderbericht Hermes Logistik Gruppe

Heute lassen die bundesweit über 13.000 PaketShops kaum noch an die bescheidenen Anfangszeiten erinnern. Mit weit über 250 Millionen bewegten Sendungen pro Jahr ist die Hermes Logistik Gruppe, wie sie inzwischen heißt, einer der größten Distributions-Allrounder Deutschlands und der größte postunabhängige Logistik-Dienstleister im Endverbrauchermarkt. Auch international brauchen sich die Hamburger nicht zu verstecken: Seit 2007 hat Hermes eine eigene Gesellschaft in Österreich. Darüber hinaus hält Hermes Hems H Beteiligungen an der TNT Post einer Briefzustellorganisation in Deutschland sowie an dem italienischen Paket- und Logistikunternehmen Swiss Post Porta a Porta. Joint Ventures wie zum Beispiel zusammen mit der Schweizer Post an der primeMail zählen ebenso zu den internationalen Aktivitäten wie die enge Zusammenarbeit mit dem britischen Schwesterunternehmen ParcelNet und Mondial Relay in Frankreich. Der Gruppenumsatz liegt bei über 1 Milliarde Euro.

Anhand dieser bemerkenswerten Entwicklung wird schnell klar, dass derartige Volumina nicht mit einer Standard-Datenverarbeitung zu bewerkstelligen sind. Also ging man auf die Suche nach einer Lösung, die zum einen die Massen an auflaufenden Daten zuverlässig und weitestgehend automatisch verarbeiten kann und die mandanten- sowie konzernfähig ist.

Massenverarbeitung in der Logistikbranche

Nun geht es bei einem Unternehmen, das so stringent auf Wachstum ausgerichtet ist wie die Hermes Logistik Gruppe, nicht allein um die Buchung der laufenden Geschäftsvorfälle. Entsprechend mussten für die Zukunftsplanung zeitnahe Daten aus allen Tätigkeitsfeldern zur Verfügung stehen. Die besondere Herausforderung dabei war die Internationalität der Gruppe. Denn trotz des vereinten Europas hat jedes Land seine eigenen Buchhaltungs- und Bilanzierungsregeln, eigene Umsatzsteuersätze, unterschiedliche Abgabenregelungen usw. Es bedurfte also einer Software-Architektur, die die besonderen Anforderungen an eine europaweit einsetzbare Finanzbuchhaltung verfügt, um die bestehenden Aufgaben zu lösen und auf die kommenden Herausforderungen vorbereitet zu sein.

Hoch automatisiert und zukunftsfähig

Die Wahl der Hermes Logistik Gruppe fiel auf die Logistik-Software für Sendung- und Leistungsabrechnung der Stemweder S+S Softwarepartner. Hier fanden die Hamburger eine umfassende Software-Architektur, die nicht nur punktgenau auf die unternehmensinternen Anforderungen passte, sondern darüber hinaus zeitaufwendige und fehlerbehaftete, bislang vielfach manuell erledigte Aufgaben systemgesteuert übernimmt. Außerdem konnten die Entscheider bei Hermes sicher sein, dass die Gesamtanwendung auch in den nächsten Jahren noch den stetig steigenden Anforderungen gewachsen sein wird.

In der Finanzbuchhaltung fließt alles zusammen

Die Basis der kompletten Architektur bildet das Finanzbuchhaltungsprogramm ISF, in dem alle anfallenden Daten und Buchungen zusammenfließen. Zusätzlich wird sie von den anderen integrierten Programmen – auch den bereits installierten, in denen beispielsweise die Personal- und Speditionsabrechnungen, Abrechnungen aus den Paketshops usw. erstellt werden, gespeist und überträgt die wichtigsten Kennzahlen an wiederum angeschlossene Planungs- und Statistikanwendungen. Hierbei werden nicht nur die parallele Rechnungslegung nach HGB und IFRS und die Konsolidierung aller Firmen der Hermes Gruppe unterstützt. Die besonderen Anforderungen an die Rechnungslegung, die europaweit agierende Firmen wegen der unterschiedlichen Vorschriften haben, werden ebenfalls durch die Lösung abgedeckt. Zudem ist es möglich, eine Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren, wie es von der Hauptgesellschafterin, der Otto Group, verlangt wird, zu erstellen.

Ebenfalls im Vordergrund bei der Entscheidung für ISF stand, dass das Programm die Erfassung aller täglich eingehen Kontoauszüge von den verschiedenen Banken unterstützt. Dies ist durch eine parametrierbare, detailliert ausgeklügelte Zuordnungsfunktion möglich, die in der Lage ist, einen Großteil der, auch internationalen, Zahlungstransaktionen automatisch den jeweiligen Konten zuzuordnen und zu verbuchen. Hierzu gehören zum Beispiel die Abrechnung der Leasingraten und Versicherungsbeiträge für die Kraftfahrzeuge der privaten Hermes-Mitarbeiter sowie der Schäden aus der Gepäck- und Paketbeförderung. In diesem Zusammenhang sei noch erwähnt, dass das Mahnwesen in den Bereichen Privat- und Firmenkunden flexibel gestaltet ist und ausgemahnte Kunden automatisch an das Inkasso weitergegeben werden.

Selbst die Abrechnung und Buchung der Nachnahmesendungen funktioniert inzwischen automatisch. Möglich ist das durch INKA Nachnahmeabrechnung. Mit diesem Programm werden die Belege automatisch zwischen den Depots und der Buchhaltung abgestimmt. Darüber hinaus übernimmt das System die automatische Abrechnung der Nachnahmebeträge zwischen Hermes und dem Kunden. Bemerkenswert hierbei ist der Abrechnungszeitraum: Binnen zwei Tagen hat der Kunde seine Forderungen aus Nachnahmesendungen auf seinem Konto gutgeschrieben. Alle in INKA auflaufenden Daten werden automatisch in die Finanzbuchhaltung eingespeist.

Unterschiedliche Sendungen brauchen eine umfangreiche Leistungsabrechnung

Nun lebt ein Unternehmen aber nicht von fiskalischen Datenbuchungen, sondern von den Leistungen, die es für Dritte übernimmt und mit denen es abrechnet. Bei einem so stark expandierenden Konzern wie Hermes werden dafür extrem hohe Anforderungen an die eingesetzte Software für das Logistikunternehmen gestellt. Diesen Anforderungen ist ISL Leistungsabrechnung gewachsen. Als nachgelagerte Anwendung ist das Programm in die operativen Systeme integriert und in der Lage, die Sendungen den verschiedenen Leistungsarten und Konditionen zuzuordnen und gleichzeitig alle Sendungsinformationen zu nutzen. Hierfür werden die Sendungsdaten aller Hermes-Konzernfirmen automatisch aus dem operativen System Hermes@vanced übernommen. Neu dazu kommende Leistungen können sogar durch eine entsprechende Parametrierung meistens ohne zusätzlichen Programmieraufwand eingebunden werden. Dadurch sind auch neue Angebote ohne große Zeitverzögerung abrechenbar. Außerdem übernimmt ISL Leistungsabrechnung die interne Faktura zwischen den Unternehmen der Hermes Logistik Gruppe.

Systemgesteuerte Zukunftsplanung mit der Controlling-Software von S+S SoftwarePartner GmbH

Und noch mehr: Es ist möglich mit Hilfe von Multi-Dimensions-Reports schnell und flexibel Auswertungen der Datenbestände aus allen Anwendungen zu erstellen. Die Funktion kommt insbesondere dem ebenfalls bei der Hermes Logistik Gruppe installierten ISC Controlling zugute. Dieser Teilbereich der Gesamt-Architektur unterstützt die Kostenplanung und Prognoserechnung maschinell, indem sie die Verantwortungsbereiche und Ergebnishierarchien durch spezielle Auswertungen in Echtzeit abbilden kann. Damit wird der Konzern in die Lage versetzt, auch künftig auf Basis neuester Daten Entscheidungen zu treffen und weiter zu wachsen.