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Hinweise zur Umstellung von ISF und ISW auf Version G3.4
Nach einer einjährigen Betaphase und nachdem erste Alt- und Neukunden erfolgreich mit G3.4 produktiv gegangen sind, bereiten wir aktuell die Allgemeine Verfügbarkeit für unsere Softwarelösungen zur Buchhaltung ISF und zum Wertpapier- und Vermögensmanagent ISW in den Editionen SP Handel, SP Bank, SP Logistics und SP Hospitality vor. Die Version G3.4 ist das Ergebnis einiger wichtiger technischer Änderungen und zielt darauf ab, die betriebliche Effizienz zu maximieren, Compliance-Anforderungen zu vereinfachen und eine nahtlose Benutzererfahrung zu bieten. Mit unseren Hinweisen erläutern wir Neuerungen, die wichtigsten verbesserten Funktionen und beantworten häufig gestellte Fragen zur Migration und weiteren wichtigen Themen.
Im Video: Frank und Dirk geben einen Überblick auf das Release G3.4
Im Gespräch mit Dirk erläutert Frank in diesem Video, welches die wichtigsten Neuerungen im Release G3.4 für ISF und ISW sind. Die beiden gehen auf technische und inhaltliche Änderungen ein und stellen den Migrationspfad sowie die neuen Lizenzmodelle vor.
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Wesentliche Funktionen und Verbesserungen
Neben technischen Veränderungen in der Architektur und der Bereitstellung eines neuen Clients schneiden wir auch einige alte Zöpfe ab und bringen mit G3.4 einige wichtige neue Funktionen:
Neuer Client und Mac-Unterstützung
Der neue Client für ISF und ISW erhält eine neue Oberfläche mit einigen neuen Funktionen. Dieser unterstützt jetzt alle Module und ist auch in Verbindung mit allen Editionen auch für Mac OS freigegeben.
Erweiterte Buchungsverarbeitung für Mitbuchkonten
Die Verarbeitung der Buchungen wird für die Nutzung von Mitbuchkonten erweitert, was insbesondere Unternehmen mit komplexen finanziellen Strukturen zugutekommt. Diese Funktion erleichtert die doppelte Erfassung und verbessert die Transparenz in der Buchhaltung. Bei der Buchung mit Mitbuchkonto wird automatisch eine zweite Buchung auf dem Mitbuchkonto und einem Verrechnungskonto erstellt. Dies kann über die Schnittstelle oder über die manuelle Erfassung in der Anwendung erfolgen. Das Mitbuchkonto wird mit in die Buchung übernommen und in der Detailanzeige angezeigt.
Über die Einstellung in den Personenkonten wird festgelegt, für welche Konten zusätzlich Mitbuchkonten zu kontieren sind. Die Mitbuchkonten werden als Personenkonten mit Währungsunterkonten geführt. In der Kontendefinition wird für Mitbuchkonten das Verrechnungskonto hinterlegt. Beim Zahlungsausgang und Lastschrifteinzug wird die Ausgleichsbuchung automatisch aus dem offenen Posten um das Mitbuchkonto ergänzt. Bei automatischen Stornobuchungen (Belegstorno) werden die Buchungen auf den Mitbuchkonten berücksichtigt und storniert.
Mitbuchkonten dienen dazu, spezifische Details zu Transaktionen festzuhalten, die auf dem Hauptkonto nicht detailliert genug abgebildet werden können. Dies kann zum Beispiel bei der Verwaltung von Wertberichtigungen, Rückstellungen oder spezifischen Steuerangelegenheiten relevant sein. Durch die Nutzung von Mitbuchkonten können Unternehmen eine bessere Transparenz über spezielle Finanzvorgänge erhalten. Dies ist besonders nützlich für interne und externe Prüfungen, da es die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen erleichtert. In Konzernen oder Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen helfen Mitbuchkonten dabei, die Finanzströme getrennt zu halten, während sie dennoch eine konsolidierte Übersicht über die Finanzlage des Gesamtunternehmens ermöglichen.
Einige Branchen haben zudem besondere Anforderungen an die Buchführung, die durch Standardkonten nicht abgedeckt werden können. Mitbuchkonten ermöglichen es, diese speziellen Anforderungen zu erfüllen, ohne die Hauptbuchhaltung zu überladen.
- Banken erfüllen sehr spezifische regulatorische Anforderungen, die von internationalen und nationalen Behörden wie der Basel III-Vereinbarung und lokalen Bankenaufsichten festgelegt werden. Diese Vorschriften betreffen Risikomanagement, Kapitaladäquanz und Liquiditätsstandards. In der Buchhaltung müssen daher oft spezielle Konten zur Erfassung von Kreditrisiken, Wertberichtigungen und Rückstellungen für mögliche Kreditausfälle geführt werden und Mitbuchkonten erlauben auch ein deutlich erweitertes Berichtswesen beispielsweise im Zusammenhang mit Fälligkeitsstrukturen.
- In der Immobilienbranche sind die buchhalterischen Herausforderungen oft mit dem langfristigen Charakter der Investitionen und der Komplexität von Immobilientransaktionen verbunden. Es gibt spezifische Anforderungen für die Erfassung von Abschreibungen, die Behandlung von Baukosten, Mieteinnahmen und die Verwaltung von Betriebskostenabrechnungen. Hier spielen Mitbuchkonten eine Rolle, um separate Aufzeichnungen über die Entwicklung verschiedener Immobilienobjekte oder Projekte zu führen.
- Krankenhäuser und andere Gesundheitseinrichtungen müssen oft eine Vielzahl von Einnahmequellen und die zugehörigen Ausgaben detailliert nachverfolgen, darunter staatliche Fördermittel, private und gesetzliche Krankenversicherungen sowie Selbstzahler. Die Buchführung muss komplexen Abrechnungsprozessen und der Einhaltung strenger Datenschutzvorschriften gerecht werden.
- Non-Profits sind oft gefordert, strenge Vorgaben bezüglich der Verwendung von Mitteln und der Berichterstattung gegenüber Spendern, öffentlichen Stellen und anderen Stakeholdern einzuhalten. Spezialkonten sind notwendig, um zweckgebundene Mittel, Spenden und Zuschüsse korrekt zu verwalten und die Mittelverwendung transparent zu dokumentieren.
- Unternehmen im produzierenden Gewerbe müssen ihre Kostenstruktur sehr detailliert darstellen können, um die Kosten von Rohmaterialien, Arbeitskosten und Overhead genau zu verfolgen und zuzurechnen. Die Anforderungen an die Kostenträgerrechnung und die Bestandsbewertung erfordern oft spezielle Buchführungstechniken und Mitbuchkonten zur präzisen Zuordnung und Analyse.
- Telekommunikationsunternehmen und Versorgungsunternehmen verarbeiten große Mengen an Kundendaten und -transaktionen, von Anrufdaten bis hin zu Datenübertragungen. Die buchhalterischen Systeme müssen in der Lage sein, Umsätze und Kosten genau zuzuordnen, was oft durch die Verwendung von Mitbuchkonten zur detaillierten Erfassung von Dienstleistungsnutzungen und -erträgen erleichtert wird.
Mit dieser Erweiterung gelingt es uns nicht nur, die Führung von Mitbuchkonten zu erleichtern und zu automatisieren. Wir nutzen sie konkret auch im Kontext der Integration von Nebenbüchern in unsere Lösungen und für die Ablösung proprietärer oder von Kunden selbst entwickelten Software für Nebenbücher durch die Einführung von Mitbuchkonten.
Fremdwährungsbilanz
Die ISF Berichterstattung ermöglicht flexible Berichte auf Basis der Zuordnung von Konten zu Berichtspositionen. Die Berichterstattung wird für die Darstellung einer Fremdwährungsbilanz erweitert. Basis sind die Fremdwährungsunterkonten der Personenkonten. Hierzu zählen auch die Mitbuchkonten. Es wird ein spezieller Bericht eingerichtet, bei dem die Konten entsprechend zugeordnet und nur die Fremdwährungsunterkonten berücksichtigt werden. Der Ausweis erfolgt in Euro.
Digitaler Rechnungseingang und -ausgang mit d.velop invoices
Die Erweiterung zur E-Rechnung ermöglicht die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement und die Erstellung von Ausgangsrechnungen im E-Rechnungsformat ZUGFeRD. So wird der administrative Aufwand deutlich reduziert und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen werden unterstützt.
Mit d.velop invoices können eingehende E-Rechnungen automatisch interpretiert werden. Das Enterprise Content Managementsystem d.velop beinhaltet auch Funktionen, um einen digitalen webbasierten Freigabeworkflow zu implementieren. E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) und herkömmliche Rechnungen aus Portalen, dem Maileingang oder eingescannte Rechnungen können mit d.velop invoices verarbeitet, in einem Workflow freigegeben, revisionssicher archiviert und in ISF weiterverarbeitet werden.
Das Modul ISF Faktura beinhaltet die Funktion, automatisch mit einer neuen Version der Jasper Reports alle Rechnungen im Format ZUGFeRD auszugeben und diese in d.velop revisionssicher zu archivieren. Für den Empfänger, der noch nicht in der Lage ist, E-Rechnungen zu verarbeiten, hat diese Lösung den Charme, dass die E-Rechnung mit einem PDF kommt, dass noch klassisch visuell interpretiert und verarbeitet werden kann.
4-Augen-Prinzip bei manuellen Buchungen und bei Rechnungseingang
Diese Sicherheitsmaßnahme erfordert die Freigabe von Buchungen durch eine zweite autorisierte Person, was die Genauigkeit und Verlässlichkeit der Finanzberichterstattung erhöht. Die Standardverarbeitung von Buchungen schreibt diese nach fehlerfreier Erfassung auf den Konten fort. Die Verarbeitung wird ab G3.4 angepasst, sodass bei der Erfassung von Buchungen im Dialog diese nicht sofort auf den Konten fortgeschrieben werden, sondern eine Freigabe durch eine zweite Person erfordern. Dazu wird der erfasste Beleg als „nicht freigegeben“ gekennzeichnet.
Über eine Anzeigefunktion werden die nicht freigegebenen Belege dargestellt und können durch einen berechtigten und vom Erfasser abweichenden Benutzer freigegeben werden. Die Freigabe wird in der Buchung dokumentiert. Buchungen aus Schnittstellen werden automatisch verarbeitet. Fehlerhafte Buchungen aus Schnittstellen erfordern eine manuelle Nachbearbeitung und damit auch eine Zweitfreigabe. Analog wird auch bei der Verarbeitung gescannter Eingangsrechnung mit Archivanbindung verfahren.
SEPA 2.0 und ISO 20022
SEPA 2.0 und ISO 20022 sind Begriffe, die eng mit der Standardisierung und Modernisierung des internationalen Zahlungsverkehrs verbunden sind. Beide spielen eine zentrale Rolle bei der Vereinheitlichung von Finanztransaktionen auf globaler Ebene.
ISO 20022 ist ein internationaler Standard für elektronische Datenaustauschprotokolle im Finanzsektor. Entwickelt von der International Organization for Standardization (ISO), ermöglicht dieser Standard die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen Finanzinstitutionen auf eine konsistente Weise. Die Hauptziele von ISO 20022 sind:
- Schaffung eines gemeinsamen Sprach- und Formatstandards für Nachrichten zwischen Banken, Unternehmen, und anderen Institutionen
- Unterstützung einer breiten Palette von Finanzdienstleistungen, einschließlich Zahlungsverkehr, Wertpapierhandel, Kredit- und Debitkartenverkehr sowie Forex-Transaktionen
ISO 20022 wird zunehmend als Grundlage für den Austausch von Finanznachrichten weltweit akzeptiert und ist die Basis für viele moderne Zahlungssysteme und -netzwerke, einschließlich der SEPA.
SEPA, das Akronym für Single Euro Payments Area, ist eine Initiative der Europäischen Union, die darauf abzielt, den europäischen Zahlungsverkehr zu vereinheitlichen und zu vereinfachen. SEPA 2.0 bezieht sich auf die fortlaufenden Updates und Erweiterungen des SEPA-Rahmenwerks, die sich aus der Einführung und Anwendung des ISO 20022 Standards ergeben.
Banken und Finanzinstitutionen müssen ihre Systeme aktualisieren, um die neuen Nachrichtenstandards unterstützen zu können, was zu Beginn erhebliche Investitionen in IT und Schulung erfordert. Aber auch Unternehmen profitieren von einheitlichen Standards.
Mit dem Release G3.4 werden die SEPA Formate in der Version 2.0 (ISO 20022 Version 2019) entsprechend der Vorgaben zum Standard DK 3.7 (Deutsche Kreditwirtschaft) unterstützt.
Massenstornos über die ISF-Import-Schnittstelle
Die Schnittstelle für die Buchungsverarbeitung im CSV-Format wird um eine Storno-Funktion erweitert. Damit können fehlerhaft eingelaufene Schnittstellendateien storniert werden. Massenstornos müssen dann in einem speziellen Verzeichnis bereitgestellt werden. Die Anwendung verarbeitet diese durch Vorzeichentausch bei Buchungs-, Fremdwährungs- und Steuerbeträgen.
Über die Funktion „Ausziffern nach Vorgangsnummer“ können stornierte Belege anschließend automatisch ausgeziffert werden. Voraussetzung dafür ist eine in der Schnittstelle gelieferte Vorgangsnummer, die bei der Originalbuchung und der Stornobuchung identisch sein muss.
Weitere wichtige Neuerungen
Die Funktion zur Umterminierung von Buchungsinformationen wird um die Rücknahme des OP-Ausgleichs erweitert. Dabei wird der Auszifferungsvorgang für alle darin enthaltenen Buchungen zurückgenommen. Über die Bedienerberechtigung wird gesteuert, welche Benutzer zur Rücknahme des OP-Ausgleichs berechtigt sind. Gleichzeitig mit der Rücknahme werden evtl. erstellte Kursdifferenzbuchungen storniert.
Die Buchungsinformationen werden um 4 Freifelder ergänzt. Diese sind im Dialog und über die CSV-Schnittstelle verfügbar.
Um Kassenbuchungen nur mit einer festgelegten Belegart zuzulassen, wird die Zuordnung einer Belegart zum Sachkonto vorgenommen. Bei der Verarbeitung der Buchung wird diese geprüft und bei Abweichung die Buchung als fehlerhaft gekennzeichnet.
Bei der Buchungserfassung und beim Verarbeiten der Buchungen aus Schnittstellen werden Buchungen als fehlerhaft gekennzeichnet, sofern kein tagesaktueller Kurs im System vorliegt.
Migrationspfad und technische Änderungen
Die Versionen G3.2 und G3.3 unserer Software werden noch bis Ende 2025 gewartet. Wir bieten einen Migrationspfad zu G3.4 bis Ende 2027, was allen Anwendern ausreichend Zeit gibt, ihre Systeme entsprechend zu planen und zu aktualisieren. Migrationstermine können vorbehaltlich einer Allgemeinen Verfügbarkeit und der Freigabe der Migrationswerkzeuge mit Herrn Heyn (f.heyn@softwarepartner.net) abgestimmt werden. Auch mit den Kunden im Rechenzentrum stimmen wir den Termin individuell ab, da auf allen Arbeitsplätzen ein neuer Client ausgerollt wird.
Mit dem neuen Release endet die Unterstützung für das die AS/400. Die Lösungen unterstützt zukünftig Linux und Windows Server Plattformen in Verbindung mit Microsoft SQL Server oder Oracle als Datenbanklösungen. Ab 2026 stellen wir für frühere Releases als 3.4 keine Wartungspakete oder Patches oder individuellen Anpassungen zur Verfügung, da es in der technischen Basis erhebliche Unterschiede gibt. Für Kunden, die die alte Version weiter nutzen wollen und nicht umstellen endet automatisch Ende 2025 der Vertrag für Wartung und Support.
Lizenzmodelle und Kundenbetreuung
Um flexibel auf unterschiedliche Anforderungen reagieren zu können, führen wir neben dem klassischen Named User auch Kategorien für Gelegenheitsnutzer und passive, nur lesende Nutzer ein, mit entsprechend günstigeren Lizenzen mit Abschlägen in Höhe von 50 beziehnugsweise 75 Prozent. Dies soll die Kostenstruktur transparenter und gerechter gestalten.
Kunden mit älteren Verträgen, die noch Lizenzen erworben haben, werden mit G3.4 auf die 2020 eingeführten Lizenzierungsmodelle mit Subskriptionen umgestellt. Die Subskription im Vertragsmodell Business beinhaltet dabei alle künftigen Updates, die AnwenderUnterstützung über das Ticketportal oder per E-Mail. Die Subskription im Lizenzmodell Premium beinhaltet auch Patches nach Bedarf und eine Betreuung per Telefon und per Fernwartung. Premium ist für Kunden im Rechenzentrum bei SoftwarePartner in der Subskription immer inkludiert.
Bereits erworbene Lizenzen werden auf den Lizenzanteil in der Subskription voll angerechnet und reduzieren die Subskription entsprechend. Auf den Lizenzanteil rechnen wir ab dem 61 Monat zudem einen Treuebonus auf den Lizenzanteil an, abhängig vom Lizenzumfang. Weitere Vergünstigungen gibt es abhängig von der Zahlungsweise, dem Zahlungsrythmus und der vereinbarten Laufzeit zwischen 3 bis 72 Monaten. Mit einer vereinbarten Laufzeit garantieren wir entsprechend auch die Wartung und Fortführung der Lösung bis zum vereinbarten Laufzeitende. Micro Focus ist künftig immer inkludiert und muss nicht mehr getrennt lizenziert werden.
Um die Wartung auch individueller Anpassungen zu vereinfachen, integrieren wir je nach lizenziertem Umfang auch die Kundenbetreuung, Wartung und ggf. Betrieb im Rechenzentrum für diese mit einem transparenten Aufschlag auf das Nutzungsentgelt (Subskription).
Die Anzahl der installierten Mandanten spielt künftig keine Rolle mehr. Berechnungsgrundlage sind die lizenzierten Module und die Anzahl der Anwender. Je Named User sind eine definierte Anzahl von Einzelbuchungen inkludiert. Unternehmen mit einem höheren Buchungsvolumen je Anwender können das Buchungsvolumen selbstverständlich erweitern.
Mit den neuen Verträgen werden dann auch alle alten Verträge abgelöst und an den aktuellen Rechtsrahmen angepasst.
Beratung rund um ISF und ISW
Wenn du Fragen zu unseren Lösungen zur Finanzbuchhaltung (ISF) oder zum Wertpapiermanagement (ISW) hast, so ist unser Experte gerne für dich da. Vereinbare einfach einen Termin zum Videocall im untenstehenden Kalender.
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