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Informationen rund um Anwendungen im Bereich Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management aus der Sicht von Experten: Hier finden Sie aktuelle Informationen und Entwicklungen rund um das digitale Dokumentenmanagement. Erfahren Sie, wie die Digitalisierung papierbasierter Prozesse die Abwicklung des betrieblichen Schriftverkehrs erleichtert und übersichtlicher macht. Lesen Sie hier, wie Geschäftsprozesse sicher in der Cloud abgewickelt werden können, wie Ihr Unternehmen von der elektronischen Signatur profitiert, wie Sie Ihre Dokumente rechtskonform digital archivieren und wie die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung funktioniert.

Ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement ist heute für moderne Unternehmen unverzichtbar. Das cloudbasierte Enterprise Content Management (ECM) unseres Partners d.velop ist der Schlüssel für den einfachen, effizienten und optimierten Umgang mit Informationen. Es umfasst drei Bereiche: die Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Unternehmensinformationen. Der wichtigste Vorteil: Alle Daten sind zentral verfügbar, was die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit enorm fördert und die Produktion ankurbelt.

Das Herzstück der ECM-Lösung ist das Dokumentenmanagement-System (kurz DMS). Es verwaltet sämtliche unternehmensrelevanten Dokumente und erledigt zum Beispiel die Vertragsverwaltung. Im DMS laufen also alle papierlosen Prozesse über jegliche Abteilungen des Unternehmens zusammen. Abgerundet wird diese Prozessbeschleunigung durch die Einführung einer digitalen Unterschrift, für die d.velop bzw. S+S SoftwarePartner ebenfalls die nötige Unterstützung liefern. Wie die elektronische Signatur funktioniert, erläutern wir in unserem Blogbeitrag zum Thema.

Die digitale Dokumentenverwaltung bietet zahlreiche Vorteile: Sie macht Schluss mit verschwundenen Unterlagen, übersehenen Aufträgen und fehlerhaft beschrifteten Aktenordnern. Digitale Archive sind zudem bestmöglich vor unberechtigten Zugriffen geschützt, revisionssicher und erfüllen die Anforderungen des Gesetzgebers (GoBD und DSGVO).

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung verringert Zeitverluste und bringt Entlastungen bei Routineaufgaben. Klug organisierte Zugriffsberechtigungen und Suchfunktionen sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter jederzeit auf die für seine Arbeit nötigen Dokumente zugreifen kann. Der Schriftwechsel mit externen Partnern profitiert ebenso wie die unternehmens- und standortübergreifende Zusammenarbeit. Aussagekräftige Reports geben stets und in Echtzeit einen transparenten Überblick. Da die Prozesse cloudbasiert sind, können Mitarbeiter diese Vorteile ortsunabhängig nutzen.

 

d.velop und Microsoft 365 - Ein starkes Team

28.06.2021

Mit d.velop documents for Microsoft 365 verschmelzen zwei Plattformen zu einem intelligenten System.

Komplexe Verträge einfach verwalten: Digitales Vertragsmanagement

11.03.2021

Wie Sie Ihre Verträge übersichtlich archivieren und Vertragsabschlüsse beschleunigen.

Wie digitale Rechnungsverarbeitung funktioniert

01.02.2021

Eingangsrechnungsverwaltung leicht gemacht - Rechnungsprozesse transparent, schnell und sicher in der Cloud abwickeln.

Elektronische Signatur - Dokumente rechtsgültig digital unterschreiben

15.12.2020

Das händische Unterschreiben eines in Papierform vorliegenden Dokumentes kann Geschäftsprozesse unnötig verzögern. Erfahren Sie, wie digitale Signaturen funktionieren.

Wie digitales Dokumentenmanagement für Übersichtlichkeit sorgt

23.11.2020

Manuelle Papierablage und klassische Dokumentenarchivierung können getrost der Vergangenheit angehören. Einfach erklärt: Dokumentenmanagement-System.

Dokumente digital und rechtskonform archivieren

30.10.2020

Verabschieden Sie sich vom Papierchaos. Die Archivierung sämtlicher Geschäftsunterlagen in digitalen Akten ist kein Hexenwerk. Um diese Prozesse komplett rechtskonform zu gestalten, ist eine entsprechende Software-Lösung hilfreich.

S+S SoftwarePartner bringt viel Know-how im Bereich Digitalisierung des Mittelstandes mit, davon profitiert auch d.velop als Partner in Sachen ECM-System. Da bei der Buchhaltung immer komplexere gesetzliche Anforderungen erfüllt werden müssen, steigen gerade bei den KMU’s die Herausforderungen. Die digitale Dokumentenverwaltung bildet die Grundlage für eine effiziente und papierlose Finanzbuchhaltung.

Wird auf „papierfrei“ umgestellt, scannt man im ersten Schritt alle Dokumente, die in Papierform vorliegen. Anschließend können die digitalen Akten mit der Lösung von d.velop passend zugeordnet und abgelegt werden. Diese Archivierung erfolgt stets rechts- und revisionssicher. Ist das Ende der Aufbewahrungsfrist erreicht, werden die Dokumente aus dem digitalen Archiv gelöscht. So kann man sicher sein, dass allen Vorschriften des Gesetzgebers genüge getan ist und man jeder Betriebsprüfung gelassen entgegensehen kann. Die Digitalisierung macht zudem das zeit- und kostenintensive Entsorgen der Dokumente nach dem Ablaufen der Frist überflüssig.

Eine papierlose elektronische Dokumentenverarbeitung bringt zudem deutliche Kosteneinsparungen durch eine Verringerung der nötigen Arbeitszeit für das Verwalten von papierbasierten Rechnungen, Verträgen etc. mit sich. Jedes Unternehmen profitiert bei Einsatz eines DMS außerdem von sichereren und effizienteren Prozessen, die viel Wachstumspotenzial bieten. Die rechtskonforme Archivierung und digitale Verwaltung machen die Abläufe zeitsparender, unkomplizierter und transparenter. Auch das Vertragsmanagement profitiert in allen Vertragsphasen von einer digitalen Abwicklung und von der digitalen Signatur, die rechtsgültige und schnelle Abschlüsse möglich macht.

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