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KI-Assistent im d.velop Dokumentenmanagement: mit dem eigenen Archiv chatten
KI im Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist kein Selbstzweck. Der KI-Assistent von d.velop ("d.velop KIPilot") beantwortet Fragen zu Dokumenten in natürlicher Sprache, fasst Inhalte über mehrere Akten hinweg zusammen und macht Entscheidungen schneller – transparent und nachvollziehbar.
Warum sich der Blick auf KI im DMS jetzt lohnt
Bevor wir in Funktionen einsteigen, lohnt ein kurzer Realitätscheck: In vielen Organisationen liegen die relevanten Inhalte bereits vor – nur nicht dort, wo man sie in der Situation braucht. Die klassische Suche liefert Trefferlisten, aber keine Antworten. Der KI-Assistent von d.velop setzt genau hier an und macht das vorhandene Wissen über einen Chat zugänglich. Du stellst eine Frage in natürlicher Sprache, bekommst eine präzise Antwort mit Quellenverweis und kannst bei Bedarf direkt zur Textstelle springen.
Für den Mittelstand ist das handfest: weniger Querlesen, weniger Medienbrüche, schnellere Freigaben.
Der d.velop KI-Assistent im Video
Arne aus dem S+S SoftwarePartner-Team stellt in dem folgenden Video den KI-Assistenten im Dokumentenmanagement von d.velop vor und demonstriert live im System einige der Funktionen:
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Das im Video gezeigte Szenario lässt sich verallgemeinern: Vertragslaufzeiten prüfen, Rechnungen eines Lieferanten vergleichen, Bankverbindungen abgleichen, die Stimmung in EMails einordnen oder Informationen aus mehreren Dokumenten zusammenführen – alles direkt im DMS.
Ausgangslage: typische Pain Points
In der täglichen Arbeit mit Verträgen, Rechnungen, Angeboten und EMails wiederholen sich bestimmte Hürden. Bevor wir die Funktionen bewerten, ordnen wir diese Herausforderungen ein, denn daraus ergeben sich die stärksten Anwendungsfälle für KI im Dokumentenmanagement.
- Informationssuche: Mehrere Systeme, uneinheitliche Ablagen, unterschiedliche Bezeichnungen.
- Vertragsmanagement: Laufzeiten, Kündigungsfristen, Risiken – verteilt auf Hauptvertrag und Anlagen.
- Eingangsrechnungen: Preise vergleichen, Abweichungen prüfen, IBAN kontrollieren.
- EMailFlut: Relevanz und Tonlage erkennen, Inhalte sauber an die Akte heften.
- Compliance: Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrungsfristen, Berechtigungen.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die Basis. Mit KI wird daraus ein Werkzeug, das nicht nur ablegt, sondern versteht – und damit Entscheidungen vorbereitet.
Was der d.velop KI-Assistent kann
Bevor du die ersten Prompts nutzt, hilft ein Überblick: Der KI-Assistent d.velop kombiniert die ChatFunktionalität mit dem Kontext deines Archivs. Er kann einzelne Dokumente verstehen, Informationen aus mehreren Quellen zusammenziehen und Ergebnisse stets mit der Originalquelle belegen.
Chat mit deinem Archiv – einzeln und übergreifend
Der Einstieg erfolgt über Fragen in natürlicher Sprache. Ob einzelnes Schreiben oder mehrere Akten: Der Assistent liefert Antworten, die du direkt prüfen kannst. So wird aus einer statischen Ablage ein dialogfähiges Wissenssystem.
- Einzeldokument: Stelle Fragen direkt zum Vertrag, Angebot oder zur EMail (z. B. „Wie ist die Laufzeit?“). Du erhältst eine Antwort mit Verweis auf die Textstelle im Dokument.
- Mehrere Dokumente (Crossover): Wähle mehrere Rechnungen oder sämtliche Schreiben einer Kategorie aus und lasse eine Zusammenfassung, einen Vergleich (z. B. Nettosummen) oder einen zeitlichen Verlauf erstellen.
Kontextfunktionen & Quelle öffnen
Damit Antworten belastbar bleiben, gehört die Quelle immer dazu. Aus dem Chat springst du in die Detailansicht der Quelle. So bleibst du revisionssicher: Antwort im Chat, Nachweis im Dokument. Das unterstützt Fachbereich, Revision und Datenschutz gleichermaßen.
Promptkatalog – vordefinierte Analysen
Nicht jede Frage muss man selbst formulieren. Ein integrierter Promptkatalog bietet wiederkehrende Auswertungen: Zusammenfassung, FAQGenerator, Stimmungsanalyse, RisikoCheck u. a. Das spart Einarbeitungszeit, reduziert Variabilität bei den Ergebnissen und erleichtert die Schulung neuer Kolleg:innen.
Beispiele aus der Praxis
Anhand weniger Beispiele wird sichtbar, wie der Nutzen im Alltag entsteht. Die folgenden Szenarien sind auf viele Branchen übertragbar und funktionieren ohne komplexe Umbauten.
- Verträge: Laufzeiten und Kündigungsfristen abfragen, FAQ zum Dokument erzeugen.
- Rechnungen: Nettosummen vergleichen, IBAN abgleichen, Bestelldatum herausziehen.
- Schriftverkehr: Stimmungsanalyse über ausgewählte EMails; Trends erkennen (z. B. Supportstimmung).
Kategorien & Metadaten gezielt nutzen
Damit der Assistent relevante Antworten liefert, braucht er saubere Ankerpunkte. Dokumententypen/Kategorien definieren den Geltungsbereich, Metadaten (z. B. Lieferant, Standort, Vertragsart) erhöhen die Präzision. So entstehen spezialisierte Assistenten – z. B. für „Rechnungen“, „Verträge“, „Schriftverkehr“ – statt eines einzigen AllzweckChats.
Klassische Suche vs. KI-Assistent – ein Kurzvergleich
Ein kurzer Vergleich hilft, die Erwartungen an die KI richtig zu setzen. Die klassische Volltextsuche bleibt nützlich, wenn du Stichworte kennst. Der KI-Assistent in d.velop spielt seine Stärken aus, wenn Fragen, Zusammenhänge oder Vergleiche im Vordergrund stehen.
| Kriterium | Klassische Volltextsuche | KI-Assistent in d.velop |
|---|---|---|
| Ergebnisform | Trefferliste | Antwort in natürlicher Sprache mit Quellenverweis |
| Dokumentumfang | Einzelne Fundstellen | Einzeldokument oder mehrere Dokumente (Crossover) |
| Zeitaufwand | Hoch (Querlesen) | Niedrig (gezielte Antwort) |
| Nachvollziehbarkeit | Mittel (Kontext fehlt) | Hoch (Quelle/Passage verlinkt) |
| Eignung | einfache Stichwort Anfragen | Fragen, Vergleiche, Zusammenfassungen |
Einrichtung & Governance
Die Einführung gelingt am besten, wenn Technik, Inhalte und Verantwortlichkeiten von Anfang an zusammenspielen. Dieses Kapitel fasst die wichtigsten Schritte zusammen und zeigt, worauf du bei den Rechten und der Protokollierung achten solltest.
Zubuchbares Modul
Der KI-Assistent ist als „d.velop KIPilot“ zubuchbar. In der Anwendung erscheint er als „Assistent“ und ist über Dashboard oder Schnellzugriff erreichbar. Das erleichtert den Einstieg, ohne die bestehende DMSStruktur zu verändern.
Assistenten aufsetzen
Bevor du das erste Team einlädst, lohnt ein kleiner Vorlauf. Definiere den Geltungsbereich, lege wichtige Metadaten fest und prüfe den Promptkatalog auf Passung zu euren Prozessen.
- Scope definieren: Welche Kategorien/Dokumententypen gehören zum Assistenten?
- Metadaten priorisieren: Welche Eigenschaften steuern die Relevanz der Antworten?
- Promptkatalog prüfen: Voreinstellungen anpassen, eigene Prompts ergänzen.
Rollen, Rechte, Protokollierung
Der sichere Umgang mit deinem Archiv wird durch klare Zuständigkeiten gewährleistet. Sinnvoll definierte Rechte entscheiden darüber, welche Dokumente dein KI-Assistent „sehen“ darf; Protokolle schaffen Nachvollziehbarkeit bei Audits und in sensiblen Vorgängen.
- Rollen & Rechte steuern, welche Dokumente ein Assistent überhaupt „sehen“ darf.
- Protokollierung schafft Nachvollziehbarkeit (Wer hat was gefragt? Auf Basis welcher Quellen wurde geantwortet?).
- Qualitätssicherung: Antworten mit Quelle gegenlesen; FeedbackSchleifen einplanen.
Datenhoheit & Architektur
Die Verarbeitung findet im d.velopUmfeld statt – integrativ zum DMS. Für regulierte Bereiche sind der Betrieb in zertifizierten deutschen Rechenzentren, DSGVOKonformität und GoBDPrüfung verfügbar. Für Azurebasierte Anbindungen (z. B. Anmeldung via Azure AD/OpenID Connect) existieren BestPracticeSetups. So bleibt die Hoheit über Daten und Zugriffe bei deiner Organisation.
Sicherheit, Datenschutz & Compliance (DSGVO)
Geordnete Zuständigkeiten beschleunigen Entscheidungen und verhindern Grauzonen. Vor allem bei sensiblen Inhalten ist eine klare Trennung hilfreich.
- Rollen: Fachbereich (inhaltlich), IT (Berechtigungen/Technik), Datenschutz (DSGVO), Revision (Nachvollziehbarkeit).
- Datenkategorien: Personenbezogene Daten, vertrauliche Inhalte, Schutzklassen.
- Aufbewahrungsfristen & Löschung: technisch im DMS abbilden; KI‑Assistent greift auf denselben Datenbestand zu.
Transparenz der Antworten
Der Nutzen der KI steht und fällt mit der Nachprüfbarkeit. Deswegen sollte jede Antwort die Quelle benennen und auf Wunsch zur genauen Passage springen.
- Quellenverweis ist Pflicht: Jede KI‑Antwort muss auf die zugrunde liegenden Dokumente zeigen.
- Versionen dokumentieren: Quelle mit Stand und Gültigkeit einsehen.
EU AI Act im Blick
Mit dem EU‑AI‑Act kommen stufenweise Pflichten für Entwickler und Betreiber von KI‑Systemen. Für dich wichtig: Risiko‑Bewertung, Dokumentation der Zwecke, technische und organisatorische Maßnahmen, Schulung der Mitarbeitenden. Wer früh mit strukturierten Use‑Case‑Steckbriefen und Risiko‑Checks startet, reduziert späteren Anpassungsaufwand.
Praxisleitfaden zur Einführung
Die Einführung des KI‑Assistenten in d.velop gelingt am besten iterativ. Kleine, gut abgegrenzte Schritte liefern schnelle Ergebnisse und schaffen Akzeptanz in den Teams. Die folgende Vorgehensweise hat sich in Projekten bewährt.
Starte dort, wo der Nutzen schnell sichtbar wird: Verträge, Rechnungen, Schriftverkehr. Formuliere je Use Case 3–5 Beispielfragen (z. B. „Welche Kündigungsfrist gilt?“, „Vergleiche Nettosummen nach Lieferant X“, „Wie ist die Stimmung Richtung Support in Q2?“).
Sind die Kategorien sauber gepflegt und Metadaten konsistent (z. B. Lieferantennamen, Kostenstellen)? Fehlende Felder ergänzen, Dubletten bereinigen.
Kleines, repräsentatives Testdatenset (z. B. 50–200 Dokumente) auswählen. Erfolgskriterien definieren: Trefferqualität, Suchzeit, Anzahl manueller Nacharbeiten, Akzeptanz.
Standard Prompts nutzen (Zusammenfassung, FAQ, Stimmungsanalyse), eigene Prompts hinzufügen (z. B. „Liste Vertragsrisiken mit Textstellen“). Gute Prompts zentral ablegen und versionieren.
Kurzformate reichen: 45 Min Sessions je Rolle, Beispiele aus dem eigenen Archiv, „Dos & Don’ts“ (z. B. nie ohne Quellenprüfung Entscheidungen treffen).
Vorher/Nachher vergleichen: Suchzeit je Vorgang, Zeit bis Vertragsfreigabe, Fehlerquote in Rechnungsprüfung. Ergebnisse sichtbar machen.
Erfolgreiche Use Cases stufenweise ausweiten (weitere Kategorien, Standorte). Governance fortschreiben.
Ausblick: Prozesse mit KI noch einfacher modellieren
Das d.velop process studio bildet Abläufe nach BPMN 2.0 ab. Künftig werden KI Unterstützungen hier helfen, Prüf und Routine schritte eleganter zu modellieren (z. B. Vertrags Reminder, Lösch /Aufbewahrungsfristen). Für dich heißt das: weniger Script Logik, mehr visuelle Steuerung. Wer heute mit sauberen Kategorien und Metadaten startet, profitiert morgen von besserer Automatisierung.
Kosten /Nutzen Einordnung
Eine solide Entscheidung braucht beides: einen Blick auf Lizenz‑ und Einführungsaufwände sowie auf die messbaren Effekte im Alltag. Das folgende Raster hilft bei der Einschätzung und bei Gesprächen mit Management und Fachbereichen.
- Lizenz: Der d.velop KI‑Pilot ist zubuchbar.
- Aufwand: initiale Einrichtung von Assistent und Kategorien, Schulung, Qualitätssicherung.
- Nutzen: messbar weniger Suchzeit, stabilere Compliance, schnellere Entscheidungen.
- Schnellrechner: Wenn zehn Mitarbeitende täglich je 15 Minuten Suchzeit sparen, sind das ~2,5 Stunden pro Tag. Auf das Jahr hochgerechnet ergibt das deutliche Effekte.
Kennzahlen, die sich im KI-Pilot bewährt haben
- Zeit bis zur Erstantwort (Chat) < 5 Sek. bei Einzeldokumenten.
- Trefferqualität (Antwort korrekt & durch Quelle gedeckt) ≥ 85 % im Pilot; Ziel ≥ 92 % im Rollout.
- Anteil beantworteter Standardfragen ohne Eskalation ≥ 70 %.
- Audit‑Quote: 100 % der Antworten mit Quellenlink.
Kostenblöcke
- Lizenzen (Pilot bzw. Assistent), Einrichtungsaufwand, Datenbereinigung, Schulungen, Change‑Kommunikation.
Checkliste: startklar in 30 Tagen
Die Checkliste bündelt die wichtigsten Schritte für einen kompakten und realistischen Einstieg. Sie eignet sich als Projektfahrplan für die ersten vier Wochen.
- Ziele und Use Cases festlegen (1 Tag)
- Kategorien/Metadaten prüfen und bereinigen (3–5 Tage)
- Testdatenset bereitstellen (1–2 Tage)
- Assistent(en) konfigurieren, Prompts anpassen (2–3 Tage)
- Schulungen (2×45 Minuten je Rolle)
- Pilotbetrieb (10–14 Tage)
- Review & Rollout‑Plan (1 Tag)
Kurzes FAQ
Zum Schluss die häufigsten Fragen in Projekten – kompakt beantwortet und gut als interner Merkzettel geeignet.
Der Betrieb des DMS ist flexibel; für streng regulierte Umfelder stehen deutsche Rechenzentren und geprüfte Sicherheitsstandards zur Verfügung.
Durch Quellenverweis auf das Originaldokument und – je nach Konfiguration – markierte Textstellen.
Schutzklassen definieren, Berechtigungen rollenbasiert steuern, Audit‑Trails aktivieren, Lösch‑/Aufbewahrungsregeln im DMS umsetzen.
Mit einem klaren Pilotprojekt (z. B. 100 Verträge), guter Metadatenpflege und drei definierten Erfolgskriterien.
S+S SoftwarePartner berät dich rund um den KI-Assistenten in d.velop
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