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Wir haben noch eine Rechnung offen: Das Mahnwesen in Haufe X360
Wie sieht ein idealer Mahnprozess aus?
Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, verschickt das betroffene Unternehmen in der Regel eine oder mehrere Mahnungen. Ziel ist es, den säumigen Partner zur Zahlung zu bewegen, um Außenstände zu reduzieren und die Liquidität zu sichern. Bleibt das erfolglos, wird der Vorgang meist an ein Inkassobüro oder einen Anwalt übergeben.
Das klingt nach einem einfachen Standardprozess. Doch in der Praxis wird dessen Ausgestaltung von mehreren Faktoren beeinflusst:
- Sind Stammkunden oder Neu- und Einmalkäufer betroffen? Im Interesse der Kundenbeziehung und Kundenbindung können diese Gruppen unterschiedlich behandelt werden. Gerade bei langjährigen „guten“ Kunden kann eine persönliche, individuelle Klärung angebrachter sein als ein Formschreiben.
- Geht es um private oder gewerbliche Kunden? Bei einem Privatkunden ist die Mahnung zwingend notwendig, um ihn in Verzug zu setzen. Das ist wichtig, falls es später um Verzugszinsen oder allgemein um Schadenersatz geht. Bei gewerblichen Kunden (Vollkaufleuten) muss rechtlichen Schritten keine Mahnung vorausgehen.
- Wie hoch ist das durchschnittliche Belegvolumen des Unternehmens? Ein Onlineshop mit einer fünfstelligen Anzahl an monatlichen Aussendungen hat großen Bedarf an Standardisierung und Automatisierung. Bei einem Juwelier oder einem Architekten sieht das eventuell ganz anders aus. Dort ist nicht die Belegmenge, sondern die Höhe des Auftragswertes ausschlaggebend.
Es gibt also nicht den idealen Prozess. Deshalb sollte das Mahnwesen in einem Cloud-ERP flexibel gestaltbar sein und eine unternehmensspezifische Optimierung ermöglichen.
Das Mahnwesen in Haufe X360 konfigurieren
Im Cloud-ERP Haufe X360 kann der Mahnprozess allgemein, pro Kundengruppe und teilweise auch kundenspezifisch definiert werden.
Die allgemeinen Einstellungen
Die grundlegende Konfiguration erfolgt in den „Einstellungen Debitoren“. Dort können Mahnstufen angelegt werden, die dann jeweils ab einem bestimmten Zahlungsverzug greifen. Die Anzahl der Stufen sowie deren zeitliche Abfolge sind frei wählbar, ebenso die optionale Berechnung von Mahngebühren. Typisch wäre etwa das gängige dreistufige Verfahren, bei dem alle zwei Wochen eine weitere Mahnung ausgelöst wird.
Des Weiteren kann der Nutzer hier die automatische Freigabe der Mahnschreiben aktivieren. Und er kann festgelegen, ob die Schreiben auch künftig fällige Rechnungen sowie offene Zahlungen und Gutschriften ausweisen sollen.
Anpassungen für Kundenklassen oder einzelne Kunden
Beim Anlegen einer neuen Kundenklasse werden zunächst die allgemeinen Einstellungen übernommen, diese sind aber innerhalb der Klasse änderbar. Dadurch können dann zum Beispiel gewerbliche und private Kunden oder Inlands- und Auslandskunden als Klassen definiert und unterschiedlich gemahnt werden. Möglich ist etwa, die Anzahl der Mahnstufen, die Taktung der Mahnschreiben oder die Mahngebühren zu differenzieren.
In gewissem Umfang kann auch für einzelne Kunden eingegriffen werden. Die Versandart einer Mahnung – Brief oder E-Mail – ist beispielsweise im Kundenstamm individuell anpassbar. Noch wichtiger aber ist die Möglichkeit der Mahnsperre: Wenn sie aktiviert ist, erhält ein Kunde grundsätzlich keine Mahnschreiben. Je nach Gestaltung der Kundenbeziehung ist diese Option in bestimmten Fällen durchaus sinnvoll.
Den Mahnprozess in Haufe X360 durchführen
Der Mahnprozess kann im Cloud-ERP teilweise oder vollständig automatisiert, bei Bedarf aber auch komplett manuell gesteuert werden.
Mahnschreiben vorbereiten
Mit der Funktion „Mahnschreiben vorbereiten“ im Bereich Massenverwaltung wird der Prozess angestoßen. Das geschieht entweder zeitgesteuert in regelmäßigen Abständen oder manuell durch Anklicken des Menüpunktes.
Abhängig vom Datum (Berechnung des Zahlungsverzugs) und den hinterlegten Einstellungen werden die überfälligen Belege vom System selektiert und als Liste angezeigt. Dabei wird auch die Historie mitgeführt, sprich: ob, wann und in welcher Stufe Rechnungen bereits zuvor gemahnt wurden. Belege, bei denen der Haken „Mahnsperre“ gesetzt ist, werden nicht angezeigt. Mahnsperren können also nicht nur auf Kundenebene, sondern auch für einzelne Rechnungen vergeben werden. Das kann zum Beispiel angebracht sein, wenn eine Faktura vom Kunden reklamiert wurde und sich noch in Klärung befindet.
Die Belege aus dieser Liste können nun einzeln oder komplett (Menüpunkt „Alle verarbeiten“) weiterverarbeitet werden. Haufe X360 erzeugt dann im Hintergrund die entsprechenden Mahnschreiben.
Mahnschreiben freigeben
Falls in den Einstellungen die Option „Mahnschreiben automatisch freigeben“ gewählt wurde, sind keine weiteren Eingriffe mehr möglich. Die systemgenerierten Schreiben sind dann gültig und gehen direkt in den Versand an die Kunden. Anderenfalls können die Mahnungen vor der finalen Freigabe angeschaut und abgeändert werden. Insbesondere ist es dann noch möglich, nachträglich Mahnsperren zu setzen und dadurch Vorgänge aus dem Mahnprozess herauszunehmen.
Das Haufe X360 Mahnwesen im Video
Wie der Mahnprozess in Haufe X360 individuell konfiguriert und gesteuert werden kann, zeigen Max und Dirk in unserem Video.
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Hohe Flexibilität bei einfacher Handhabung
Zurück zum Anfang: Ein idealer Mahnprozess ist immer an die Besonderheiten des Unternehmens und der Kunden angepasst. Das Cloud-ERP Haufe X360 bietet dafür die entsprechenden Möglichkeiten:
- Von komplett manuell bis komplett automatisiert.
- Von der Einheitskonfiguration bis zur Einstellung nach Kundenklassen.
- Optionen, um bei einzelnen Kunden oder Rechnungen individuell einzugreifen.
Wir beraten dich zu Haufe X360
Wenn du Fragen zu Haufe X360 hast oder dir bestimmte Funktionen einmal live im System zeigen lassen möchtest, so sind unsere Kollegen gerne für dich da. Vereinbare über die unten stehenden Kalender einfach einen Termin zum Gespräch per Videocall.
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