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Microsoft Teams für Unternehmen
Was kann es und wie funktioniert es?
Nicht erst seit Corona ist das flexible, ortsungebundene Arbeiten in der Geschäftswelt immer wichtiger geworden. Ortsungebunden bedeutet aber nicht zwangsläufig allein. Im Gegenteil. Austausch und Teamwork sind heute sogar wichtiger denn je. Und in der digitalen Welt muss die Zusammenarbeit auch dann gut funktionieren, wenn man sich nicht direkt gegenübersteht. Dazu braucht es die passenden Tools. Ein solches Tool ist Microsoft Teams. Hier erfährst du, was Microsoft Teams kann und wie es im Vergleich zu ähnlichen Lösungen abschneidet.
Grundlagen: Was ist Microsoft Teams?
Das cloudbasierte Kollaborationstool Microsoft Teams bietet eine virtuelle Plattform zur Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen oder anderen Organisationen. Unter anderem gehören Gruppenchats, virtuelle Konferenzen und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten zum Funktionsumfang. Das Kollaborationstool ist in den gängigen Microsoft 365 und Office 365 Abonnements enthalten und abhängig von der gewünschten Leistungsstufe kostenlos oder kostenpflichtig.
Microsoft Teams lässt sich unter Windows, Linux, macOS, iOS und Android nutzen und funktioniert auf den gängigen digitalen Endgeräten (Computer, Tablets und Smartphones). Es ermöglicht außerdem die Einbindung anderer Microsoft-Apps wie Word, Excel, PowerPoint und verschiedener externer Tools.
Aufbau und Funktionen: Was kann Microsoft Teams?
Der Aufbau
Wie der Name bereits verrät, soll die Software der digitalen Teamarbeit dienen. Entsprechend ist sie aufgebaut. Es können verschiedene Gruppen angelegt werden, in denen sich die gewünschten Mitglieder sammeln und austauschen. Dabei sind sowohl ständige Teams (z.B. für einzelne Abteilungen) als auch dynamisch angelegte Gruppen für projektbezogenes Arbeiten möglich. Gruppen können außerdem nicht nur unternehmensintern, sondern ebenfalls organisationsübergreifend zusammengestellt werden. Die Nutzer werden in MS Teams in unterschiedliche Rollen unterteilt und haben entsprechende Berechtigungen: Besitzer mit Administratorrechten, Mitglieder mit Benutzerrechten und externe Gäste mit eingeschränkten Benutzerrechten.
Innerhalb jedes Teams können dann Kanäle für untergeordnete Themen oder Projekte angelegt werden. Sie dienen als Workspaces und können an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden.
Es besteht die Möglichkeit, Teams und einzelne Kanäle offen (jeder hat Zugang) und geschlossen (beschränkter Zugang) anzulegen.
Die Funktionen
Feed: Er zeigt alle Teamaktivitäten im chronologischen Überblick. Du kannst Informationen teilen und per Filterfunktion bestimmte Inhalte ein- oder ausblenden.
Konversationen und Chats: Kommunikationskanäle für einzelne oder mehrere Teammitglieder. Das Anhängen von Bildern und Dateien, sowie die Vergabe von Dringlichkeitsstufen sind möglich.
Videokonferenzen und -calls: Du kannst geplant oder spontan eine Videokonferenz abhalten. Der Funktionsumfang entspricht dabei in etwa dem vergleichbarer Programme, wie Zoom oder Skype. Auch Einzelcalls, wie bei einem Videotelefonat, sind möglich.
Filesharing: Dateien können zentral zugänglich gemacht und gemeinsam bearbeitet werden. Alle Teamdokumente werden in SharePoint abgelegt. OneDrive ist als Cloudspeicher automatisch eingebunden, du kannst aber auch externe Anbieter wie Google Drive oder Dropbox nutzen. Microsoft Office-Anwendungen sind in Microsoft Teams integriert und erlauben eine direkte, gemeinsame Bearbeitung der Dokumente in Echtzeit.
Projektplanung: Für die Projektorganisation verfügt Microsoft Teams über ein Planungstool im Kanban-Stil. Zudem kann über Reiter auf Vorgänge aus den Microsoft Projektplanungstools MS Project, MS Planner oder MS Project for the Web zugegriffen werden.
Kalender: Ermöglicht die zentrale Planung von Meetings und Events in Synchronisation mit dem Outlook-Kalender.
Telefonfunktion: Telefonieren über Teams ist als Add-on verfügbar und ermöglicht das Abwickeln von Telefonaten über das öffentliche Telefonnetz. Darüber hinaus kann MS Teams die Funktion einer Telefonanlage und eines VoIP-Providers übernehmen.
Vergleich: Lohnt sich Microsoft Teams?
Der Einsatz von Microsoft Teams als Kollaborationstool hat einige große Vorteile für Unternehmen. Es bietet eine zentrale Plattform mit vielen Funktionen und kann damit zahlreiche Einzelanwendungen (z.B. E-Mail, Skype und Dropbox) ersetzen und Abläufe vereinfachen. Gezielt und ohne Umwege gelangen Informationen und Dateien sofort an die richtigen Leute und müssen nicht mehr einzeln versendet, herausgesucht und ständig manuell aktualisiert und ausgetauscht werden. Der hierarchische Aufbau der Plattform sorgt auch bei komplexeren Strukturen noch für Übersicht und schnelle Kommunikation.
Und da die Software aus dem Hause Microsoft stammt, ist dabei gleich die unkomplizierte Integration anderer gängiger Microsoft-Anwendungen gegeben. Aber auch viele Fremdprogramme lassen sich einfügen.
Als cloudbasierte Anwendung ist der Zugriff auf die Plattform unabhängig vom Aufenthaltsort und vom verwendeten Endgerät möglich. Die Browser-Version erfordert nicht einmal eine Installation.
Kritik erntete Microsoft Teams in der Vergangenheit vor allem hinsichtlich der Datensicherheit. Durch entsprechende eigene Absicherungen und Einstellungen können Unternehmen hier allerdings nachbessern.
Konkurrenzprodukte wie Skype oder Yammer können bei Funktionsumfang und Nutzen nicht mit MS Teams mithalten. Nahezu vergleichbar ist allerdings Slack. Es bietet sehr ähnliche Möglichkeiten und Funktionen und bewegt sich in etwa in derselben Preisklasse. Wo allerdings ohnehin bereits mit Microsoft-Anwendungen gearbeitet wird, ist Teams durch die einfache Integration die naheliegendere und sinnvollere Variante.
Das zeigt auch der Marktanteil des Programms. Microsoft Teams gilt als das meistgenutzte Tool für die Unternehmenskommunikation weltweit und brachte es bereits im April 2021 auf 145 Millionen tägliche Nutzer.
Wir stellen Microsoft Teams im Video vor
Was du als Unternehmer über Microsoft Teams wissen solltest, stellen Inga und Dirk dir im folgenden Video genauer vor. Hier werden auch interessante Alternativen vorgestellt:
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Du möchtest dich hinsichtlich Microsoft Teams genauer informieren? Wir stellen dir das Kollaborationstool gerne vor. Du kannst dir im folgenden Kalender einfach einen Termin für einen Videocall (nartürlich über Teams) aussuchen.
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